ETCの交通費申請は利用明細で可能｜利用明細のもらい方などを解説

ETCカードを利用した場合は、領収書をもらうことができません。しかし、ETCカードを利用した際の利用明細書・利用証明書を領収書代わりにすることができます。本記事では、ETCの利用明細書のもらい方や仕訳方法、ETCの経費精算業務を効率化する方法を解説しています。

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目次

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1. ETCの領収書は利用明細で代用できる
2. ETCの領収書代わりになる利用明細書のもらい方・発行方法
3. 出張先のレンタカーでETCを利用した場合は？
4. ETCはインボイス対応されているのか
5. ETCカード利用時の経費精算の勘定科目・仕訳方法
6. ETCの利用明細を交通費・経費精算する流れ
7. ETC利用明細の経費精算を効率化する方法
8. まとめ

ETCの領収書は利用明細で代用できる

ETCの領収書は、ETCの利用明細書で代用することができます。高速道路や有料道路の料金をETCで支払う場合、領収書を受け取ることができません。

経費で交通費として計上する場合は、各事項の内容が確認できるものが必要になるため、領収書の代わりに利用明細書で代用しましょう。ETCの利用明細には、以下の項目が記載されていれば領収書として利用できます。

1. 利用日時
2. 利用した内容
3. 利用明細の発行元
4. 支払い金額

ETCの利用明細書と利用証明書の違い

利用明細書と利用証明書は、どちらも呼び方と出力される内容に少し違いがあります。ETCの利用明細書とは、ETCのクレジットカード利用明細、ETC利用照会サービスで出力できる利用明細などを指します。

一方で利用証明書は、ETC利用照会サービスで出力できる書類で、利用明細書より取扱番号など一部の記載内容が追加されて出力されるものです。

どちらもインターネット上で無料で確認・発行できますが、事前にサービスへの登録が必要です。また、清算してから反映されるまでにタイムラグがあることを理解しておきましょう。

利用証明書に関しては、表記されている金額と、実際に請求される金額が異なっていることもあります。高速道路や有料道路は、NEXCO以外にもさまざまな会社が運営しているためです。料金制度が異なる管轄を跨いで利用した場合は、料金計算が複雑になり、請求時に料金が調整されることもあります。利用証明書を発行した際は、料金計算に相違がないか毎度確認するようにしましょう。

ETCの領収書代わりになる利用明細書のもらい方・発行方法

ETCの利用明細書がETCの領収書代わりになることは理解しましたが、実際に利用明細書をどうやってもらうのか、発行するのか分からないという方も多いのではないでしょうか。ここからは、利用明細書のもらい方・発行方法について詳しく解説します。

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一般レーンで受け取る

利用明細書がすぐに欲しい場合は、高速道路や有料道路の一般レーンで受け取る方法があります。ETCレーンを通過するのではなく、「一般レーン」または「ETC/一般レーン」を通過して領収書を発行する方法です。

ただし、この方法は一般と同じルートで清算するため、ETCの割引が適用されません。ETCの割引は、無線走行が割引の条件となるため、割引を適用したい場合は、ETCレーンで清算しなければならないため注意が必要です。

ETC利用履歴発行プリンターで取得

2つ目は、ETC利用履歴発行プリンターで利用履歴を取得する方法です。サービスエリア・カー用品店などに設置されており、ETCカードに記録されているデータをETC利用履歴発行プリンターで印刷することができます。

ただし、ETC利用履歴発行プリンターでは、確定している交通料金の明細書でなければ発行できません。出口を通過していなければ情報が反映されていないため、高速道路や有料道路を利用中に取得することができないのが難点です。

ETC利用履歴発行プリンターは、家電量販店や通販サイトなどでも購入できるため、ETCの利用が多い企業は導入を検討してみましょう。

ETC利用照会サービスを利用する

3つ目は、ETC利用照会サービスを利用する方法です。ETC利用照会サービスは、インターネット上で利用登録を行い、明細書・証明書の確認・発行などが行えます。

利用明細は、PDFファイルなら500件、CSVファイルなら5,000件まで一度に出力が可能です。また、利用証明書は、PDFファイルで1度に50件まで出力でき、利用明細書より取扱番号など一部の記載内容が追加されて出力されます。

ETC利用照会サービスに登録すると、違う車でETCカードを利用しても明細が確認できます。ただし、過去15ヶ月以内に利用履歴がないと利用照会サービスに登録できないなどの条件がある場合もあるため、各カードの利用条件を確認しておきましょう。

クレジットカード会社から明細書を発行してもらう

3つ目は、クレジットカード会社から明細書を発行してもらう方法です。クレジットカードに付帯するETCカードを利用している場合は、毎月利用明細が発行されます。

クレジットカードの利用明細に、利用日時・利用した内容・利用明細の発行元・支払い金額が明記されていれば、領収書の代わりとして清算することが可能です。

ただし、クレジットカードは利用した翌月に請求される場合が多いため、タイムラグが発生することを理解しておきましょう。

出張先のレンタカーでETCを利用した場合は？

レンタカーを借りる際には以下の4点をメモする習慣をつけましょう。

1. ETCカード番号
2. ETC無線通行した利用年月日
3. ETC無線通行した車の車載器管理番号
4. 車両番号下4桁

出張先でレンタカーを借り、ETCを使用した場合でもETC利用照会サービスで利用明細書を発行することができます。利用明細取得には上記4点の情報が必要なため、事前にメモしておきましょう。万が一忘れた場合でもレンタカー会社に問い合わせることはできますが、同様の車両が貸出されていてすぐには対応できない場合も考えられます。

ETCはインボイス対応されているのか

ETCを使用した高速道路の利用については、ETC利用照会サービスで発行した利用証明書が簡易インボイスとして認められています。通行料金確定後に利用証明書をダウンロードし、保存することで仕入税額控除を行うことができます。

高速道路の利用が頻繁にあり利用証明書の保存が困難な場合は、一定の要件を満たしたクレジットカードの利用明細書と、利用した高速道路会社の任意の一取引に係る利用証明書をダウンロード、保存することで仕入税額控除を行えます。詳細は以下のリンクから確認してください。

参考：消費税の仕入税額控除制度における 適格請求書等保存方式に関するＱ＆Ａ

ETCカード利用時の経費精算の勘定科目・仕訳方法

ETCカードの利用時は、どういった仕訳をすれば良いのか、勘定科目は何になるのか分からない方も多いのではないでしょうか。ここからは、ETCカード利用時の経費清算の勘定科目・仕訳方法について解説します。

営業や出張でETCカード利用時の勘定科目は「旅費交通費」

営業や出張時にETCカードを利用した際は、勘定科目は「旅費交通費」で仕訳を行います。基本的には、業務に関わる交通費や出張費などが該当します。

ガソリン代や自動車保険料などの車の維持費を合わせて「車両費」として処理することも可能ですが、内訳を細かく把握するためにも、旅費交通費と車両費は分けて仕訳するのがおすすめです。

高速道路を利用したときの仕訳

ETCで高速道路を利用した時の仕訳は、借方は「旅費交通費」、貸方は「未払金」で処理します。実際にETCカードで3,000円分を利用した際の仕訳は、以下の通りです。ETCカードを利用時は、基本的に後払いとなるため、未払金で処理します。

借方	金額	貸方	金額
旅費交通費	3,000円	未払金	3,000円

クレジット代金が引き落とされたときの仕訳

ETCカード利用後にクレジット代金が引き落とされた際の仕訳方法は、借方は「未払金」、貸方は「普通預金」で処理します。実際に未払金が会社の口座残高から、3,000円分引き落とされた際の仕訳は、以下の通りです。

借方	金額	貸方	金額
未払金	3,000円	普通預金	3,000円

貸方に計上した3,000円の未払金を失くし、普通預金から3,000円減ったことを示しています。このようにETCカードを利用した際は、利用時と引き落とし時の2回の仕訳が必要になることを覚えておきましょう。

ETCの利用明細を交通費・経費精算する流れ

ETCの利用明細を交通費・経費清算するには、実際に経費計上したことのない人にとっては具体的なイメージを描きにくい部分もあるでしょう。

ここからは、実際にETCの利用明細を交通費として経費清算する流れを順番に解説していきます。

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出張の申請

ETCカードを使って出張をする際は、出張計画書や出張申請書などの企業によって定められた出張許可を事前に得る必要があります。インターネットやアプリでETCの利用料金が確認できるため、交通費を計算して申請しておくと作業が円滑化します。

個人所有のETCカードを使って高速料金などを立て替える場合は、許可を受けていないと経費として承認されないケースもあります。トラブルを防ぐためにも、前もって許可を取得しておきましょう。

費用を立て替える

法人用のETCカードがない場合は、個人のETCカードや現金で交通費を立て替えることになります。会社によって領収書が必要な場合もあるため、事前に利用明細書で精算処理ができるかどうか経理に確認しておきましょう。

領収書が必要な場合は、「一般レーン」または「ETC/一般レーン」通って領収書を発行してください。ETCの利用明細書は、ETCの利用照会サービスやETC利用履歴発行プリンターを利用して発行しましょう。

旅費精算書を作成

次に、旅費精算書の作成を行います。旅費精算書とは、出張で利用した高速道路や有料道路の料金、ガソリン代などを記載するものです。主に以下のような内容を記載します。

1. 出張日時
2. 訪問先
3. 出張の目的
4. 高速道路・有料道路の利用区間と料金
5. ガソリン代

日時や内容が領収書が利用明細の内容と合わないと、経費として認められなくなる場合もあります。記載内容にミスがないか十分に確認し、正確に旅費精算書の記入を行いましょう。

上司に承認を得る

作成した旅費精算書は、上司に承認を得ます。旅費精算書と利用明細などを照会し、不要な支出や記入内容にミスがないか確認してもらいましょう。

事前に申請を行った金額や内容と違いがある場合は、なぜ内容が変更になったのかを説明できるようにしておくことが大切です。

経理に提出・承認を得る

無事に上司の承認を得たら、最後は経理に提出・承認を得る流れとなります。経理担当は、旅費精算書の内容、役員の承認など内容に不備がないか最終チェックを行います。

経費の処理は、原則経費が発生した月に処理しなければいけません。特に月末は忙しくなるため、経理担当の負担を減らすためにも、できる限り早めに処理を行いましょう。

精算金を受け取る

経理担当から承認を得たら、ETC利用の料金を精算してもらえます。これらの手順を効率的に行うためには、経費精算の手順をフロー化しておくのがおすすめです。

交通費を従業員が立て替える場合の処理は、従業員や経理担当の業務負担が大きくなってしまいます。出張などが多い企業は、法人のETCカードの導入や経費精算システムの導入を検討しましょう。

ETC利用明細の経費精算を効率化する方法

ETCの経費精算は、多くの手順を踏まなければならないため、処理のミスが起こりやすいことが課題です。こうした課題に対処するために、ETCの利用明細の経費精算の効率化する方法について解説します。

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経費精算業務におけるルールを明確にする

スムーズに経費精算の承認を得るには、経費精算業務におけるルールを明確にしておくことが大切です。ルール化していないと内容に不備があったり、正確な経費データの集計ができなかったりする可能性があります。

具体的には、勘定科目を統一する、立替精算の書類締日を明確にするなどのルールを作り、従業員全員がスムーズに精算業務が行えるようにしましょう。

法人向けクレジットカードを活用

法人向けのクレジットカードを活用すれば、業務効率化や経費削減に繋がります。個人が交通費を立て替えると、書類作成や承認までの時間や労力の負担がかかります。

法人向けのクレジットカードを利用すれば、旅費交通費などの経費を一元化できるのが特徴です。また、毎回ETCの利用割引が受けられるため、経費削減にもなります。総合的なコストを削減するためにも、ぜひ法人向けのクレジットカードを活用しましょう。

経費精算システムを導入

経費精算システムの導入も、業務効率化に繋がります。経費精算システムとは、経費精算の際に必要な書類作成・承認までを効率的に行えるシステムのことをいいます。

経費精算で必要な流れを自動的に進めてくれるため、記入ミスなどで差し戻しされるリスクを大幅に軽減できるのが強みです。

さらに高速道路・有料道路の料金やルートなども自動で算出してくれるため、下調べの必要もなくなり、不正申請を防止できるのもメリットです。経費精算システムの導入には、さまざまなメリットがあるため、導入を検討してみましょう。

まとめ

ETCカード利用時は、利用明細書・利用証明書が領収書の代わりになります。しかし、従業員のETCカードで立て替えを行った場合、経費精算の精算書の作成・承認までに多数の手順を踏まなければなりません。

これらの業務を効率的に行うには、ルールを明確にする、法人向けのクレジットカードの作成、経費精算システムを利用するなどの方法があります。経費精算における課題を的確に把握し、適切なシステムをスムーズに導入できるように工夫が必要です。

ETCカード利用時の交通費については、この記事を参考にシステムの選定や準備を行い、業務効率化や経費削減といったシステムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。