SuicaやPASMOで交通費を精算する方法は？経費精算のポイントを解説

外出が多い営業の方は、電車賃などの交通費精算を面倒だと感じているのではないしょうか。この記事では、SuicaやPASMOでの交通費精算について、履歴の印字方法、交通費精算の流れや領収書発行方法、モバイルのSuicaやPASMOで精算を行うメリットについて解説します。

目次

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1. SuicaやPASMOで交通費を精算する方法
2. 基本的な交通費精算の流れ
3. SuicaやPASMOの履歴印字方法
4. SuicaやPASMOの領収書発行方法
5. モバイルSuicaの領収書発行・履歴確認方法
6. モバイルPASMOの領収書発行・履歴確認方法
7. モバイルのSuicaやPASMOで交通費精算を行うメリット
8. 履歴の印字などの簡略化には経費精算システムがおすすめ
9. 経費精算システム導入時の注意点
10. まとめ

SuicaやPASMOで交通費を精算する方法

企業・個人事業主がSuicaやPASMOで交通費精算をする方法は主に3つあります。

1. 利用履歴を利用する方法
2. 領収書を発行する方法
3. ICカードリーダーを利用する方法

代表的なのは利用履歴を印字する方法です。印字は駅構内に設置された自動券売機などで可能です。表示できる件数・期間には制限があるため注意してください。

同じく領収書も自動券売機やチャージ専用機械などで発行できます。ただし、領収書が発行できるのは原則として定期券購入・入金（チャージ）のときのみです。

交通費精算システムを導入している場合、専用のICカードリーダーで利用履歴を確認・申請できることもあります。カードリーダーにICカードをかざすだけで良いため、最も簡単な交通費精算方法といえるでしょう。

基本的な交通費精算の流れ

企業で交通費精算をする際のステップは、書類の作成・承認・申請・支給の4段階です。各ステップのやり方・注意点などをご紹介していきます。

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交通費精算書類を作成する

交通費精算書とは、「何のために・何で・どこに行ったのか」を報告する書類です。多くの企業は交通費精算書のフォーマットが用意されているため、まずは経理担当者などに問い合わせてみましょう。

フォーマットがない場合は、自分で自由に作成できます。書き方に決まりはありませんが、一般的には次のような項目が必要です。

1. 日時
2. 利用交通機関
3. 利用経路
4. 運賃（最短経路で算出・定期券利用区間は抜く）
5. 訪問先
6. 訪問目的

利用経路や料金は、原則として最短経路で申請します。また、定期券がある場合、その利用区間の分の料金は申請できません。

なお、交通費精算書とあわせて、領収書・利用履歴・出金伝票などの提出を求められる場合もあります。必要ならば準備しておきましょう。

上司のチェックおよび承認を得る

交通費精算書は経理部に提出しますが、その前に上司のチェックを受けることが一般的です。ミスや水増し請求がないかを調べるためです。

特に問題がなければ承認印が押されるため、そのまま経理部へ交通費精算書を提出しましょう。

経理部のチェックを受ける

提出した交通費精算書は経理部でチェックされます。経理部では、主に次のような内容をチェックされます。

1. 利用日時・料金に誤りはないか
2. 最短経路で算出しているか
3. 訪問目的・訪問先は適切か
4. 定期券利用区間を差し引いて申請しているか

特に問題がなければ承認され、経費精算システムなどに内容が入力されます。

交通費を受け取る

交通費精算書の内容が無事に承認されれば、立て替えた分の交通費が経費から支給されます。支給方法は企業によって異なりますが、給料と一緒に振り込まれるケースが多くなっています。

SuicaやPASMOの履歴印字方法

SuicaやPASMOの利用履歴を印字する際は、印字項目・印字場所・印字件数に注意しましょう。それぞれのポイントを詳しく解説します。

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履歴に印字される項目について

Suica・PASMOで印字できる履歴の項目は次の通りです。

1. 利用日
2. 利用駅
3. 種別（乗車or下車）
4. 残高

PASMOの場合は、運賃減額区間が表示されることもあります。また、エリアによっては駅名やバス停名が正確に印字できないことがあります。この場合は、対応の仕方を経理担当者に問い合わせましょう。

履歴を印字できる場所について

Suica・PASMOの利用履歴を印字できる場所は次の通りです。

1. 自動券売機
2. チャージ専用機
3. 多機能券売機

上記のような機械は駅構内に設置されています。

ICカードリーダーで履歴を確認することもできる

ICカードリーダーと呼ばれるICカード専用の読み取り機器、あるいはアプリを用意すれば、SuicaやPASMOの履歴を自社内で確認することができます。券売機と同じように履歴データが取得でき、データはエクスポートすることもできます。

わざわざ駅の券売機などを利用せずとも好きなタイミングで読み取りができるので、SuicaやPASMOでの交通費精算が多い企業はよく利用しています。

履歴を印字できる件数について

Suica・PASMOで印字できる利用履歴は最大100件です。なお、印字できるのは26週間以内の利用履歴に限ります。また、Suicaは1日の乗車回数が21回以上の場合、すべてを正しく印字できない可能性があるため注意してください。

SuicaやPASMOの利用履歴の印字件数には制限があり、頻繁に移動する場合はすべてを印字できない可能性があります。この場合は運賃ごとに精算するのではなく、チャージ金額で交通費精算する方法があります。

ただし、これはチャージ分をすべて事業のために利用することが前提です。全額交通費に使った場合は、仕訳の勘定科目は旅費交通費とします。

SuicaやPASMOの領収書発行方法

SuicaやPASMOの領収書は、基本的にチャージのときにのみ発行されます。自動券売機やチャージ専用機でチャージする際に、画面に出る「領収書発行ボタン」を押すだけで、発行可能です。

なお、原則としてチャージ金額は経費計上はできません。チャージしたお金は業務だけでなく、私的な移動や買い物にも利用できるためです。ただし、SuicaやPASMOの利用履歴件数には限りがあることから、企業によってはチャージ代を経費精算できる場合もあります。

モバイルSuicaの領収書発行・履歴確認方法

近年はモバイルSuicaを利用する人も増えています。モバイルSuicaは、インターネットやアプリから領収書の発行・履歴確認ができます。それぞれの方法をご紹介します。

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領収書発行方法

モバイルSuicaの領収書は、手持ちのパソコンやスマートフォンから会員メニューサイトにアクセスして確認できます。プリンターと接続すれば印字も可能です。

インターネットを利用して領収書を発行する方法は次の通りです。

1. モバイルSuicaサイトにアクセス・ログイン
2. 領収書を発行したいSuicaを選択する
3. 「会員メニュー」の「ご利用明細書（領収書）／払戻計算書」を選択
4. 画面内の印刷ボタンを押し、接続しているプリンターで印刷

なお、領収書を発行できるのは手動でクレジットカードからチャージした場合です。次のようなチャージについては領収書発行はできないため、他の方法を取ってください。

1. 現金チャージ：券売機・チャージ機で発行
2. クレジットカードのオートチャージ：クレジットカードの利用明細を確認
3. Suicaポケット

履歴確認方法

モバイルSuicaの履歴確認は、会員メニューサイトまたはアプリから可能です。それぞれの確認方法は次の通りです。

【会員メニューサイト】

1. モバイルSuicaサイトにアクセス・ログイン
2. 「SF(電子マネー)利用履歴」を選択
3. 表示対象期間を入力し、「検索」を選択

パソコンをプリンターに接続し、画面内の「表示された履歴を印刷」ボタンを押せば、印刷も可能です。

【モバイルSuicaアプリ】

1. モバイルSuicaアプリを起動・ログイン
2. 利用履歴を確認したいSuicaを選択
3. 「SF利用履歴」を選択

モバイルPASMOの領収書発行・履歴確認方法

モバイルPASMOもモバイルSuicaと同様、会員メニューサイトやアプリから領収書の発行や履歴の確認が可能です。それぞれの方法を詳しくご紹介していきます。

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領収書の発行方法

モバイルPASMOの領収書は会員メニューサイトから確認できます。パソコンをプリンターに接続すれば印刷も可能です。

1. モバイルPASMOサイトへログイン
2. 会員メニューの「ご利用明細書（領収書）／払戻計算書］」を選択
3. 種別・利用日など必要項目にチェックを入れる
4. 画面内の「表示」ボタンを選択
5. 画面内の「印刷」ボタンを選択

履歴確認の方法

モバイルPASMOの利用履歴は会員メニューサイトまたはアプリから確認できます。

【モバイルPASMOアプリ】

1. モバイルPASMOアプリを起動・ログイン
2. 「残額履歴」を選択

【会員メニューサイト】

1. モバイルPASMOサイトへログイン
2. 会員メニューの「ご利用明細書（領収書）／払戻計算書］」を選択
3. 種別・利用日など必要項目にチェックを入れる
4. 画面内の「表示」ボタンを選択

モバイルのSuicaやPASMOで交通費精算を行うメリット

従来のSuica・PASMOに比べ、モバイルSuica・モバイルPASMOは利用履歴や領収書の発行が手軽に行えるため、交通費精算の際にもさまざまなメリットが期待できます。ここでは、モバイルSuica・モバイルPASMOを交通費精算に利用するメリットを解説します。

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金額や経路が自動的に記録され、交通費入力が楽になる

モバイルSuicaやモバイルPASMOを交通費精算に利用すると、交通費精算の申請が簡単になるというメリットがあります。

従来のSuicaなどの交通費精算では、利用した交通機関・金額・経路などを交通費精算書にまとめて提出しなければなりませんでした。あわせて利用履歴や領収書の提出も必要ですが、これらは駅構内の自動券売機などでしか行えませんでした。

一方、モバイルSuicaやモバイルPASMOはパソコンやスマートフォンから領収書等の発行が可能です。また、経費精算システムと連携させておけば、ICカードを使った時点で、利用交通機関・金額・経路が自動でシステムに入力されます。

従来のように手動で移動方法をまとめたり、領収書をもらいに行ったり、といったコストをかけずに済むため、業務の効率化につながるでしょう。

経理担当者のチェックが簡単にできるようになる

モバイルSuica・モバイルPASMOでの交通費精算には、経理担当者にも大きなメリットがあります。具体的には、申請された交通費の内容を簡単にチェックできるようになります。

従来の交通費精算では、申請内容に誤りがないか調べるために、利用区間や金額をインターネットなどでの再調査が必要でした。定期券がある場合は、定期区間を省いた金額かどうかにも目を光らせなければなりませんでした。

一方、モバイルSuicaやモバイルPASMOを経費精算システムと連携させれば、利用区間・利用料金は自動で登録されるため、改めて調べる必要はありません。また、定期区間についても自動控除される場合がほとんどです。

特に従業員数が多い企業の場合は、手動でのチェック作業には限界があります。モバイルSuica・モバイルPASMOを利用することで、経理担当者の業務負担軽減は大きく軽減されます。

履歴の印字などの簡略化には経費精算システムがおすすめ

交通系ICカードでの交通費精算には履歴の印字などのステップが必要です。しかし交通費精算システムを導入すれば、従来の交通費精算のステップを大きく削減できるほか、利用料金の自動計算や自動仕訳が可能になります。

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読み取り機能により、手書きや手入力が不要になる

経費精算システムには、領収書や利用履歴の読み取り機能が利用できるものもあります。また、モバイルSuicaなどと連携できるシステムならば、利用履歴などの情報は自動でシステムに登録されます。

従来の交通費精算のように手動で入力せずに済むため、交通費精算の申請が楽になるでしょう。さらに利用区間・料金は自動で正しい情報が入力されるため、手動入力のような計算ミス・入力ミスのヒューマンエラーのリスクを大きく低減できる点もメリットです。

乗換案内ソフトが内蔵されており、定期区間は自動で控除される

経費精算システムの多くは、乗り換え案内ソフトが内蔵されています。乗り換え経路や金額の入力は自動で正しく行われるため、手動入力のような手間・計算ミスの心配はありません。

また、多くのシステムは定期区間の控除にも対応しています。すなわち定期券がある区間分の料金は自動で差し引かれるため、金額計算をやり直す必要もありません。

計算ミスのリスクを大きく低減できるほか、申請者本人・経理担当者のチェックの手間を省ける点がメリットです。

いつ・どこにいても申請や承認が行えるようになる

クラウド型の経費精算システムであれば、システムへは手持ちのスマートフォン・パソコンを使ってアクセスできます。つまり社外からでもアクセス可能なため、交通費申請を場所・時間を問わずに行えるようになります。

たとえば出張先で交通機関を利用する際は、その場で利用履歴の登録などが可能なため、入力忘れなどのヒューマンエラーを防止できます。

自動仕訳機能で経理業務が簡略化される

経費精算システムでは、申請内容は自動で承認・仕訳されます。申請内容にミスがあれば申請者への差し戻しも自動で行われるため、経理担当者は最終チェックをするだけで済みます。よって、経理業務の大幅な効率化を期待できるでしょう。

特に交通費精算は、利用経路や利用料金の再検索・定期区分の控除といった工程数が多く、作業が繁雑になりがちです。従業員数が多い企業の場合、交通費精算だけでも経理担当者の大きな負担となります。

経費精算システムを使うことで、交通費精算をはじめ、さまざまな経費精算のステップを簡略化できます。そのぶん経理担当者は他の業務に力を注げるようになるため、業務全体の効率化にもつながるでしょう。

紙の書類管理が不要になる

経費精算システムを使えば、交通費のデータはすべて電子上で処理されるため、紙の領収書や申請書は基本的に不要になります。従業員の移動が頻繁に発生する企業では、証憑類が日々大量に発生するため、紙ベースでは保管・管理が煩雑になりがちです。

ICカードのSuicaやモバイルSuicaと経費精算システムを連携しておけば、データは自動で蓄積されるため、書類の保管場所は必要ありません。紛失の心配もなく、ペーパーレス化を推進できます。

ただし、新幹線やタクシー代など金額が高額になる場合は、紙の領収書が必要になるケースもあるため留意しておきましょう。

交通費計算機能付きのおすすめ経費精算ソフト

経費精算システム導入時の注意点

経費精算システム導入時は、上記で紹介したような機能の充実度を確認しながら、自社の目的や課題に見合ったものを選択することが重要です。

また、導入コストがかかるため、費用対効果が見込めるかの確認も必要です。一般的に利用人数が多ければランニングコストも大きくなりますが、従量課金制や月額固定料金のものもあるため、自社に有利な料金形態のシステムを選択しましょう。

加えて、導入後は従業員への使い方の周知が欠かせません。勘定科目の選び方はもちろん、申請・承認フローを明確に設定し、全員が使いこなせるよう説明する必要があります。

まとめ

SuicaやPASMOの利用履歴・領収書発行は駅構内に設置された自動券売機などで行えます。交通費精算の際は、作成した交通費精算書とともに、領収書や利用履歴の印字を提出しなければなりません。

一方、モバイルSuica・モバイルPASMOではインターネット経由で利用履歴などのダウンロードが可能です。また、経費精算システムと連携させれば、利用履歴は自動でシステムに入力されるため、印字や交通費精算書の作成といった手間を省けます。

経費精算システムの多くは、利用区間や利用料金の登録のほか、定期区分の料金控除などにも自動対応しています。経理業務の大幅な効率化を図れるため、交通費精算の申請者・経理担当者の双方にとってメリットがあるでしょう。

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