マニュアル作成におけるレイアウトの重要性｜作り方のポイントも解説

マニュアルのレイアウトにおいて大切なのは、視認性の高さです。文字や写真の配置に規則性を持たせたり、フォントや色を統一したりすることで、視認性が高くわかりやすいマニュアルを作成できます。本記事では、マニュアル作成におけるレイアウトの重要性やポイントを解説します。

目次

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1. マニュアル作成におけるレイアウトの重要性
2. 見づらいマニュアルの特徴
3. 見やすいマニュアルレイアウトの作り方
4. 悩んだらテンプレートやツールの活用もおすすめ
5. まとめ

マニュアル作成におけるレイアウトの重要性

マニュアル作成において、読者の理解度を高めるためには、視認性の高さを意識することが大切です。マニュアルの視認性が高いと、読者はテキストや図表などの情報を迅速に把握しやすくなり、内容をより深く、簡単に理解できるようになります。

また、特定の情報を探す際に、視認性の高いレイアウトなら目的の情報を見つけやすくなります。情報がはっきりとしていて読みやすいマニュアルは、誤解を防ぐ上でも有効です。これは特に、安全に関する指示や操作手順など、正確な理解が求められる場合に重要です。

このように、マニュアルの視認性は、情報の伝達効率を高めるために欠かせない要素です。そして、視認性の高いマニュアルを作成するためには、情報の階層化・規則性・視覚的要素などを意識する必要があります。

見づらいマニュアルの特徴

マニュアルにおける見やすいレイアウトを作るために、まずは見づらいマニュアルの特徴を押さえておきましょう。以下のような特徴が見られると、読み手に正確な内容が伝わらず、マニュアルとしての効果を発揮できなくなってしまうため注意が必要です。

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不適切なフォントと文字サイズ

マニュアルのテキストが小さすぎる、読みにくいフォントを使用している、または行間が狭すぎる場合、読み手は情報を理解しにくくなります。

例えば、装飾的なフォントや細かいデザインが入ったフォントは、情報伝達に適していないことがあります。また行間が狭すぎると、テキストが詰まって見え、読み手が文章を追いにくくなります。シンプルで読みやすいフォントと適切な行間を設定しましょう。

不要な情報の記載や情報過多

マニュアルに不要な情報が含まれている場合、読み手は本質的なポイントを見失いやすくなります。また1ページに情報を盛り込み過ぎている場合も、情報の取捨選択が難しくなり、読み手にストレスを与えます。

マニュアルには、必要な情報だけを盛り込みましょう。そして冗長な記述を避け、簡潔にまとめて伝えることが大切です。

画像や図がない

画像や図が使われていないことも、マニュアルを見づらくしてしまう要因の1つです。マニュアルを作成する際は、文字ばかりにせず画像や写真も適宜挿入し、視覚的な理解を促すようにしましょう。

特に、システムや機械などの操作方法を説明したい場合は、写真やイラストを活用するのがおすすめです。また、業務フローを示す際にも、矢印や図を用いるなどして、一目で内容が分かるように工夫しましょう。

見やすいマニュアルレイアウトの作り方

マニュアル作成において視認性を高めるためには、文字や写真の配置に規則性を持たせたり、時系列に沿って構成したりなどの工夫が必要です。ここでは、見やすいマニュアルレイアウトを作るためのポイントを解説します。

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文字や写真の配置に規則性を持たせる

見やすいマニュアルレイアウト作りでは、文字や写真の配置に規則性を持たせることが重要です。規則性とは、ページ内の要素が一定のルールに従って配置されていることを意味します。

例えば、一貫性のあるレイアウトとして、縦軸を揃えることが挙げられます。ページ内の要素（テキスト・写真・図表など）の縦軸を揃えることで、マニュアルは整然とした印象になり、読者の視覚的な負担を軽減できます。

また、テキストブロックや画像が予測可能なパターンで配置されていることで、読者はテキストや画像を追いやすくなるでしょう。これにより、情報の理解も早くなります。

規則性のあるレイアウトを実現するためには、作成ツールのグリッド機能で、ページをグリッドに分割する方法が有効です。他にも、作成前にテキストや画像をどのように揃えるのか、決めておくことも大切です。

フォントサイズや色を統一する

マニュアル作りでは、フォントサイズや色を統一することも重要です。マニュアルのフォント・サイズ・色がバラバラだと、読者は内容よりも視覚的要素に注意を向ける時間が増えるため、理解の妨げとなってしまいます。

フォント・サイズ・色が統一されていることで、読み手は情報を追いやすくなり、内容を理解しやすくなります。ただし、フォント・サイズ・色の変更は、見出しや重要な部分などに限定して行うのが有効です。

特にフォントの色は情報を区別して、特定の部分を強調する効果的な手段です。しかし、多くの異なる色を使用すると、反対に読み手を混乱させかねません。

基本的なテキストは黒を使用して、強調したい部分に限って赤などの色を用いるようにします。多数の色を使うことは避け、3色程度にとどめておきましょう。

マニュアル作成に適したフォントとは

上述のように、マニュアル作成ではフォントを統一すべきですが、どのフォントを使うかも重要なポイントです。フォントには大きく分けてゴシック体と明朝体がありますが、この2つはマニュアル内で適切に使い分けましょう。

結論から言うと、タイトルや見出しにはゴシック体、本文には明朝体がおすすめです。ゴシック体は線の太さが均一なため視認性が高く、目立たせたい箇所に向いています。そして明朝体は可読性が高いため、長文に向いているという特徴があります。

逆に、避けた方が良いフォントとしては、手書き感の強いものや、デザイン性が高いものなどが挙げられます。マニュアルは読んでもらうことが目的のため、個性的なフォントの使用は避け、誰でも読みやすいものを選ぶようにしましょう。

時系列に沿って構成する

情報を時系列に沿って整理し、大見出しや小見出しを使って情報を階層化することは、効果的なマニュアル作成における基本的な方法です。

時系列に沿って大見出しから小見出しへ情報を整理することで、読み手はページを行ったり来たりすることなく、必要な情報を効率的に得ることができます。

大見出し・中見出し・小見出しと階層化されていることによって、「どの作業のどの部分について解説されているのか」もわかりやすくなります。

ページと内容の区切りを合わせる

異なる内容が同じページに記載されていたり、内容が中途半端なところで次のページに続いていたりすると、確認したい項目を探しにくくなってしまいます。

できるだけ1ページに1つの内容を記載することで、使いやすいマニュアルになります。ボリュームが少ない項目があっても、次の項目は次のページに記載します。また、内容が数ページに及ぶ場合も、区切りの良い所で次のページに移行するようにしましょう。

このような構成にすることで、「見づらいマニュアルの特徴」で述べたような情報過多で見づらいマニュアルになることも防ぐことができます。

関連する情報はまとめて記載する

マニュアル内で関連する情報を一箇所にまとめることで、読み手は必要な情報を一目で見つけやすくなります。この方法は、読み手が情報を検索しやすくするだけでなく、全体の文脈を理解しやすくする効果もあります。

関連情報がマニュアル内でバラバラに記載されていると、読み手はページを行き来する手間が増え、理解するスピードも低下します​​​​。

関連情報を効果的にまとめる手法には、チェックリスト・箇条書き・表などがあります。例えば、チェックリストをマニュアルに組み込むことで、読み手は必要な作業を順番に確認しながら進めることができるでしょう。

箇条書きも内容を明瞭かつ簡潔に伝える効果的な方法です。読み手が重要なポイントを迅速に把握しやすくするため、特に手順や要点を列挙する際に特に有効です​​​​。また、表も情報をまとめる際に役立ちます。

余白を上手く活用する

余白は、読み手の集中力を高めるための大切な要素です。余白が適切に配置されていると、情報が整理されていて読みやすくなり、重要なポイントに目が行きやすくなります。

また、文章や図表がページにぎっしりと詰まっていると、圧迫感を感じることがありますが、余白を適切に使うことで読み手のストレスを軽減できます。特定の情報や図表の周囲に余白を多く取ることにより、その部分を強調し、読み手の注意を引く効果も生まれます。

余白の活用方法はいくつかあり、例えば、テキストブロックや図表の周囲に余白を設けることが挙げられます。この余白は、マージン（外側の余白）とパディング（内側の余白）の２種類があり、いずれも一定の間隔で統一性を持たせることが重要です。

テキストにおいては、段落間と行間に余裕を持たせることも、余白の有効な使い方です。段落間や行間の適度な余裕は、情報の密度が高くなり過ぎることを防ぎ、テキストの読みやすさを向上させます。

さらに、内容のセクションごとに余白を設ける方法もあり、これによってマニュアル全体の構造がわかりやすくなります。

適切な目次を設定する

適切に目次が設定されていると、読み手は必要な情報にすぐに辿り着くことができます。適切な目次とは、各項目がその内容を正確に反映している目次のことです。

さらに、情報が階層化されており、一貫性のある見出しで作られていることも、読み手にわかりやすい目次の必要条件です。加えて、目次だけで情報過多にならないよう、簡潔にすることも意識しましょう。

視線移動（Zの法則）を意識する

Zの法則は、人の視線が自然と動くパターンを表したものです。この法則では、人の視線はページの左上から始まり、右へと横に移動し、その後ページの下部へとZ字型に動きます。

この自然な視線の流れを理解し、マニュアルのレイアウトに活かすことで、読み手が情報を効率的に処理することが期待できます。

Zの法則をマニュアルに活用する場合、最も重要な情報をページの左上と右下に配置することが考えられます。例えば、導入部や重要な見出しをページの左上に、結論や行動を促す情報を右下に配置すると、Zの法則に従ったマニュアルになるでしょう。

フィードバックを得て改善する

通常、マニュアルは多くの人に読んでもらうことを想定して作成します。そのため、実際に読む人からのフィードバックを得て、改善に繋げることが重要です。

フィードバックによって、マニュアル作成の担当者だけでは気づかない問題点や改善点を、他人の視点から指摘してもらえます。実際の利用者がどのような情報を求めているのか、どの部分が理解しやすく、どの部分が理解しにくいのかを把握できます。

マニュアルの改善を実施するためには、まず、関係者や利用者の意見を収集しましょう。その際は、可能な限り具体的な改善点と理由も一緒に聞いておくのがおすすめです。

すべてのフィードバックに対応しようとすると時間がかかるため、特に影響の大きい改善点について優先順位を決定しましょう。レイアウトを改善し、再度フィードバックを求めることで、さらなる改善点を見つけ出します。

一度のフィードバックで完璧なレイアウトが完成するわけではありません。このようなサイクルを繰り返すことで、質の高いマニュアルレイアウトに近づけることができます。継続的に改善していく姿勢が大切です。

悩んだらテンプレートやツールの活用もおすすめ

WordやExcelのデザインテンプレートや、専用のマニュアル作成ツールを活用すると、デザイン性の高いマニュアルを手軽に作成することができます。

特にマニュアル作成を専門とするツールは、ドラッグ＆ドロップの編集・カスタマイズ可能なテンプレート・他のソフトウェアとの統合機能などを提供しています。

これらの便利な機能により、専門的なデザインスキルがなくても見やすいレイアウトのマニュアルを簡単に作成できます。マニュアルレイアウトに悩んだ際には、これらのツールの利用も検討してみましょう。

まとめ

マニュアル作成では、読者の理解を深めるために視認性を高めることが重要です。具体的な手法としては、文字や画像の配置に規則性を持たせたり、フォントサイズや色を統一したりすることが挙げられます。

また、情報を時系列に沿って階層化し、関連する情報をまとめて記載することも有効です。そして、余白の上手な活用や適切な目次の設定、視線移動（Zの法則）を意識することも、マニュアルの使い勝手を向上させるために役立ちます。

マニュアルの作成にはWordやExcelの他、専用のマニュアル作成ツールの利用もおすすめです。自社に合ったツールで見やすいレイアウトのマニュアルを作成し、業務効率化を図りましょう。