仮払金とは？メリット・デメリット、仮払金精算書の書き方も解説

仮払金とは、金額が確定していない費用の発生を見越して事前に渡すお金のことです。主に従業員が出張するための旅費などで採用されています。この記事では仮払金のメリット・デメリットや精算の手順、仮払金精算書の書き方、気をつけたいポイントを詳しく解説します。

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目次

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1. 仮払金とは
2. 仮払金のメリット・デメリット
3. 仮払金精算の手順
4. 仮払金の仕訳例
5. 未精算の仮払金を残してはいけない理由
6. 会計ソフトと連携できる経費精算システムで効率化
7. まとめ

仮払金とは

仮払金とは「金額が確定していない経費の支払予定がある従業員に対して、企業が一時的に渡すお金」をさします。仮払金は、主に出張する際に発生する旅費交通費や宿泊費などの支払いに利用されることが多いです。

とくに出張が長期間にわたる際は、経費も高額になることが見込まれますが、仮払金を利用することで、従業員の一時的な金銭的負担が少なくなります。

仮払金は一時的な勘定科目ですので、後日、従業員が仮払金と実際にかかった費用との過不足を精算する際に、正規の勘定科目に振り替える必要があります。

仮払金と立替金の違い

「仮払金」と混同されやすいものとして「立替金」があります。双方とも、一時的に支払うお金という点では同じですが、仮払金はのちに会社の「経費」になるもので、立替金は「金銭債権」という違いがあります。

仮払金は「会社の経費になる予定のお金」ですが、立替金は「本来支払いをするべき社員や取引先に代わって会社が一時的に支払うお金」ですので、のちに会社が対象者から回収することが前提です。

立替金が使用される例として、休職した従業員の社会保険料の支払いや、本来取引先が負担する配送料を支払ったときなどがあげられます。

仮払金のメリット・デメリット

自社で仮払金を採用するかは、メリットとデメリットの双方が発生することを踏まえて検討することも必要になるでしょう。以下に、それぞれを具体的に解説していきます。

メリット

仮払金を利用する大きなメリットとして、従業員側の一時的な金銭的負担を少なくできることがあげられます。また、複数人で出張をした際に飲食をしたときなど、代表者が仮払金から支払うことで、支払いへのストレスやトラブルを防ぐ効果もあります。

従業員の長期出張や経費の立て替え払いが多い会社にとっては、仮払金を取り入れることは、従業員の不便・不満を解消しやすくなる非常に有効な方法といえるでしょう。

デメリット

一方、企業側にとって仮払金は経理事務（現金の取り扱い・伝票処理）が増えてしまい、ミスも発生しやすくなるデメリットがあります。また、従業員が仮払い精算をするときに、経費のかさ増しや私的利用などの不正が行われるリスクもあります。

さらに、月末や決算時に仮払金の処理漏れがないかのチェックを行わなければならず、経理担当者の業務が増えるといった問題もあります。

仮払金精算の手順

仮払金精算を行うときは、どのような手順を踏んでいくのでしょうか。一例として、出張をするときの仮払金の申請から精算完了までの具体的な流れを解説していきます。

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仮払金の受取人が「仮払金申請書」を記入し申請する

会社によってフォーマットは異なりますが、まず出張する予定がある従業員が「仮払金申請書」を記入して、経理担当者へ提出します。経理担当者は、提出された仮払金申請書の記入漏れがないかなどをチェックします。

このとき注意したいのは、「申請理由・出張期間・金額」などから、仮払金として申請された概算金額が、実際にかかる予定の経費からみて妥当な金額であるかを精査する必要があることです。

経理担当者から仮払金を渡す

経理担当者から、管理者へ承認依頼をしたのち、記載内容に問題がないと判断されたら、従業員へ仮払金が支払われます。支払われた金額は「仮払金」として計上して伝票処理を行い、会計ソフトを使用している場合は仕訳に沿って伝票入力を行います。

出張が終わったら「仮払金精算書」を提出してもらう

従業員が出張から戻ったら、使った経費の領収書・レシートを添えて「仮払金精算書」を経理担当者へ提出してもらいます。仮払金を使い切らずに現金が余った場合は、精算書とともに残金を返してもらうことになります。

なお、仮払金ではまかないきれずに従業員が立て替えた場合は、内容が正当なものかを経理担当者にて確認したのち、超過した金額を支給します。

仮払金精算をするときは当月の経費として計上するために、基本的には月をまたぐ精算を避けるよう、従業員に周知しておきましょう。決算期をまたがなければ税法上の問題はありませんが、月またぎの精算は月末から出張する場合などルールを決めておくのがベストです。

仮払金精算書の書き方

仮払金精算書の様式はそれぞれですが、おおよそ以下については共通した必須項目になります。

1. 申請者の氏名
2. 提出年月日
3. 仮払金：仮払金の受取日・金額を所定の場所へ記入します。
4. 支払日：仮払金から経費の支払をした年月日を、領収書ごとに精算書へ記入します。
5. 内容・支払先：仮払金支払日と同じ行へ、経費内容・支払先を記入します。
6. 支払金額：勘定科目欄があり・なしのどちらの場合も、所定の位置へ記入します。

仮払金を精算し、仕訳する

経費精算前は「仮払金」で計上していますが、一時的な勘定科目になりますので、出張後に仮払金精算書が提出されて精算する時点で、正規の勘定科目に振り替える必要があります。

「仮払金」を「旅費交通費」や「交際費」といった実際の科目に振り替えて、仮払金の勘定科目の相殺処理を行っていきます。会計ソフトなどへ入力するとともに、使い切らなかった仮払金を従業員から受け取り、現金出納帳へ記入することも忘れないようにしましょう。仕訳例については次項で解説していきます。

仮払金の仕訳例

ここからは仮払金を利用した際の仕訳方法を状況に応じて確認していきましょう。

5万円の仮払金を支給した時

借方	貸方
仮払金　50,000円	現金　50,000円

従業員に5万円の仮払金を支給した時点での仕訳です。出張や外出から戻った従業員に仮払経費精算書を提出してもらい、費用の詳細がわかったら相殺処理を行いましょう。

振替仕訳：仮払金が余った場合

借方	貸方
旅費交通費　30,000円	仮払金　50,000円
交際費　10,000円
現金　10,000円

余った仮払金は「現金」で処理し、貸方の仮払金と金額がそろうようにします。摘要欄などで「〇月〇日 仮払金精算」と記載しておけば後の確認でもスムーズに対処できます。

振替仕訳：仮払金が不足し立替払いをした場合

借方	貸方
旅費交通費　40,000円	仮払金　50,000円
交際費　30,000円	現金　20,000円

仮払金が不足し、従業員が立替払いをした場合は貸方で「現金」の勘定科目を立て、不足分の金額を処理します。仮払経費精算書にある金額と同じになるようにしましょう。

仮払金と混同しやすい勘定科目

①立替金

立替金は、取引先や子会社、従業員などの関係者に対し、会社が一時的に金銭を立て替えた場合に計上する勘定科目です。会社の利益に直接関係がないもので、事前に使用目的が明確な点が特徴です。

②預り金

預り金は、第三者に納付するために取引先や従業員から一時的に預かったり、給料から天引きする場合に用いられます。代表的なものに源泉所得税や住民税、社会保険料などがあります。

③前払金

前払金は、備品などの購入時に商品を受け取る前に支払った費用を指します。身近な例としては賃貸マンションの契約時に前払いをするケースや保険料の先払いなどがあります。

未精算の仮払金を残してはいけない理由

仮払金が発生したときは、経費精算を終えたらすみやかに相殺処理をすることが原則です。もし、月末や決算期をまたいで未精算の仮払金があると、どんな問題があるのでしょうか。

以下に、税務署と金融機関との双方の視点から、仮払金を残してはいけない理由を解説していきます。

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税務署からチェックされる可能性がある

仮払金として一時的に計上される経費は、ルールに沿って正しく運用されている場合は問題ありませんが、会社によっては、業務と関係のないものに使われていたり、経営者が用途を明確にしないまま持ち出した現金を仮払金として処理しているケースもみられます。

その結果、仮払金が未精算のまま残高が増えていってしまいます。税務調査では、未精算の仮払金の内容についても細かなチェックを受ける対象になります。

税務調査で発覚する未精算の仮払金は、経営者側に支払われているケースが多くみられます。この場合「経営者への貸付金」もしくは「経営者への給与扱い」のいずれかとみなされ、経営者へ貸付金利息の発生、もしくは多額の追徴課税が課せられることにもなります。

金融機関からの融資が受けられなくなる可能性がある

未精算の仮払金の残高が増えることで発生するリスクは、金融機関からの視点からも存在します。仮払金は言い換えると「使いみちが不明なお金」であるともいえ、金融機関が融資を行うときにはとくに警戒する勘定科目になります。

金融機関は融資を行うとき「その他流動資産」にあたる勘定科目に注目していて、仮払金はそのひとつにあたります。仮払金の多すぎる金額など資金の流れに不審な点がみられると、融資が受けられなくなる可能性もあります。

会計ソフトと連携できる経費精算システムで効率化

仮払金は会社によっては必要不可欠なものですが、仮払金の処理件数が増えるほど、会社や経理担当者にとっては業務の煩雑化につながり、ミスが発生しやすいという課題も抱えています。

仮払金精算などの経費精算に関する負担を軽減するには、経費精算システムの導入も効果的な方法です。自社で使用している会計ソフトと連携できるシステムを取り入れることで、仮払い精算もよりスムーズに行え、人的ミスの削減やペーパーレス化も推進できるでしょう。

まとめ

仮払金とは「金額が確定していない経費の支払予定がある従業員に対して、企業が一時的に渡すお金」を指します。

仮払金は従業員の一時的な金銭的負担を減らすメリットがありますが、会社側としては、業務負担が増え、不正が発生するリスクがあるデメリットがあります。

決算期に仮払金を未精算のまま残すと、税務調査で追徴課税を課せられるリスクや、金融機関から融資を受けられなくなるリスクがあります。そういったリスクを防ぐためにも、仮払金を運用するときには明確な社内ルールを設けておくことが大切です。