動画形式でマニュアル作成｜手順やコツ、作成ツールの選び方を解説

動画形式のマニュアルは、内容を視覚的に伝えられるため理解しやすく、文章では表現しにくい細かいニュアンスも伝えられるメリットがあります。本記事では、動画マニュアルを作成する手順やコツ、動画マニュアル作成ソフトの選定ポイントなどを解説します。

目次

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1. 視覚的に分かりやすい動画マニュアルを作成しよう
2. 動画マニュアルを作成する手順
3. 動画マニュアルを作成する際のポイント
4. 動画マニュアルの作成にはツールの活用がおすすめ
5. まとめ

視覚的に分かりやすい動画マニュアルを作成しよう

動画マニュアルとは、音声・動画・テロップなどを使用した動画形式のマニュアルのことです。マニュアルの内容を視覚的に伝えられるため、文章だけのマニュアルよりもわかりやすい特徴があります。

動画マニュアルは、社内での業務手順の共有やチュートリアルの提供に役立ちます。また、営業ツールとしても使用可能です。

本記事では、動画マニュアルのメリット・デメリットや作成手順について解説します。動画マニュアルの作成を効率化する動画マニュアル作成ソフトの選び方についても触れているため、ぜひ参考になさってください。

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動画マニュアルの種類

動画マニュアルには、いくつかの種類があります。社内で使用する業務手順マニュアル・営業マニュアル・研修マニュアルに加え、顧客に提供する製品のチュートリアルにも、動画マニュアルが用いられています。

例えば、業務手順マニュアルは、社内研修や現場で使用されます。社員に対する業務手順の解説を効率的に行えるほか、指導する社員の負担を軽減させる効果も得られます。

また、研修マニュアルを使用すれば、電話応対やマナーをはじめとする定型的な業務の伝達に役立ちます。加えて、営業マニュアルの活用によって、営業部署の社員に必要なスキルを習得できるため、営業活動の精度向上が期待できます。

さらに、製品のチュートリアルを動画で解説すれば、取扱説明書の内容をわかりやすく顧客に伝えることができます。以下に、代表的な動画マニュアルの概要や活用の場を記載します。

種類	概要	活用の場
業務手順マニュアル	業務の流れや作業手順などを説明	社内研修や現場
営業マニュアル	営業のプロセス・ノウハウ・スキルを伝える	営業部署
研修マニュアル	社内ルール・マナー・電話対応などのトレーニング	新人研修
製品のチュートリアル	使用方法・組立方法・操作方法を解説	顧客への配信

動画マニュアルのメリット

動画マニュアルを活用すれば、内容を視覚的に理解できます。また、文章よりも内容が伝わりやすいため、指導者の負担が軽減されるなどのさまざまなメリットがあります。ここでは、動画マニュアルがもたらすメリットについて解説します。

内容を視覚的に理解できる

動画マニュアルは、画像や文章による解説が難しい内容を動画で伝えることができます。これにより、内容を視覚的に理解できるというメリットが得られます。

例えば、作業手順などを解説する際、文章だけでは細かいニュアンスが伝わりにくい場合があります。動画マニュアルでは、前後の流れや実際の動作を動画で確認できるため、内容を直感的に理解できるでしょう。

また、文章の解釈違いや読み飛ばしなどによる操作ミスを防ぎ、マニュアルの内容を正確かつスピーディーに理解できます。

指導者の負担を軽減する

動画マニュアルは、繰り返し再生できるという特徴を持っています。学習者は、理解しづらいと感じた箇所を繰り返し再生できるため、自分のペースで理解を深めることができます。

例えば、社内業務を動画マニュアルで学ぶ場合、従業員が動画マニュアルの視聴によって問題を自己解決できれば、指導者に対する質問が減少します。これにより、質問対応にかかる指導者の負担を軽減できるというメリットが得られます。

また、指導者に質問せず疑問を解決するという経験を積むことで、従業員の問題解決能力が向上するといった効果も期待できるでしょう。

時間や場所による制限がない

時間や場所を選ばず視聴できることは、動画マニュアルのメリットのひとつです。動画マニュアルをクラウド上にアップロードすれば、マニュアルの内容を確認したいときにいつでも動画マニュアルにアクセスできます。

また、クラウド上にアップロードした動画マニュアルは、パソコンやスマートフォンからでも視聴できます。社外からもアクセスできるよう設定を行えば、外出中やリモートワークの際にも、動画マニュアルを視聴することが可能です。

加えて、近年ではYoutubeなどの動画投稿サイトによって、自社サービスのチュートリアルを一般公開するといった活用方法も見受けられます。顧客にメリットを提供できるほか、知名度の向上にも役立つでしょう。

印刷コストがかからない

動画マニュアルは、印刷コストがかからないメリットがあります。従来の紙のマニュアルを使用する場合、マニュアルデータの作成に加え、印刷や保管にコストがかかっていました。またマニュアルを共有する際は、郵送費がかかる場合もありました。

対して動画マニュアルは、印刷が不要なためコストを大幅に削減できます。また、一度動画を作成すれば何度も視聴でき、マニュアルの補充や在庫管理などの作業が不要です。

さらに、マニュアルを共有する際は、動画マニュアルにアクセスできるURLを送付するだけで簡単に共有できるため、郵送費もかかりません。

営業ツールとしても使用可能

動画マニュアルは、営業ツールとしても使用できます。例えば、紙のマニュアルやパワーポイントなどを使用して、顧客への商品説明や提案などを行う際は、担当者による口頭での説明が必要です。

そのため、説明を行う担当者の力量により、情報量にばらつきが生じる場合がありました。しかし動画に最初からナレーションを入れておけば、毎回口頭でプレゼンテーションをする必要はなくなります。

また説明したい商品のサイズが大きく、物理的に持ち運びが困難な場合も、動画を見せることで商品のイメージを伝えることが可能です。

さらに、動画マニュアルを営業ツールとして活用すれば、リモート商談の際もスムーズに商品説明を行えるというメリットが得られます。動画を再生するだけで内容を伝えられるため、担当者に関わらず正確な情報を届けることができます。

動画マニュアルのデメリット

動画マニュアルによってさまざまなメリットが得られる一方、注意が必要なデメリットも存在します。

動画を作成する際は機材や環境の整備が必要であるため、コストがかかってしまいます。また、作成するには一定のスキルが求められるでしょう。ここでは、動画マニュアルを使用する際のデメリットについて解説します。

機材や環境を整える必要がある

自社で動画マニュアルを作成する際は、動画の作成に必要な撮影機材や編集ソフトを準備しなければなりません。また、動画マニュアルを視聴する際は、Wi-Fiやインターネットをはじめとする視聴環境の整備が必要です。

これらの対応を行うためには、一定のコストがかかります。特に動画マニュアルを作成する際は、機材やソフトの購入などにかかる初期コストを見積もっておきましょう。

情報を見落とす可能性がある

動画マニュアルは、原則として一定の速度で再生されます。そのため、複雑で詳細な内容を動画で解説すると、視聴者が必要な情報を見落としてしまう可能性があります。

動画マニュアルの長所は、視覚的に情報を伝えられる点です。その反面、詳細なデータの共有や、長い文章による解説には不向きであるため、必要に応じてテキストベースのマニュアルと使い分けて使用しましょう。

一定の作成スキルを要する

わかりやすく良質な動画マニュアルを作成するためには、一定のスキルが必要です。まず、伝えたい内容を整理し、構成を行わなければなりません。

また、音声や動画の撮影・収録・編集などを行わなければならないため、求めるクオリティによっては多くの工数がかかる場合もあります。

加えて、社内に専門的なスキルを有するスタッフがいない場合は、担当者がスキルを習得する必要があります。自社での対応が難しい場合は、外注も検討しましょう。

動画マニュアルを作成する手順

動画マニュアルを作成するためには、まず構成や目次の作成が必要です。また、情報取集を行い、動画の撮影やナレーションの習得なども行う必要があります。ここでは、動画マニュアルの作り方を解説します。

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構成や目次を作成する

動画マニュアルを作成する際は、構成や目次の作成から始めましょう。まずは明確なターゲットとテーマの設定を行い、作成する動画のコンセプトを決定します。動画マニュアルを使用する場面や、使用者の属性なども想定しておきましょう。

その際、1つの動画に複数のテーマを盛り込まず、1動画で解説する内容は1つに絞ることで、わかりやすい動画マニュアルを作ることができます。

情報収集を行う

構成や目次を作成したら、動画の作成に必要な情報収集を行いましょう。構成の作成段階で決定した動画のコンセプトに基づき、希望する仕上がりをイメージしながら情報を集めることが重要です。

必要な情報だけを取捨選択し、無駄な情報の収集に時間をかけすぎないよう注意しましょう。

台本を用意する

情報収集に続いて、動画の台本を準備します。台本を作成する過程で、情報の不足や仕上がりのイメージが不十分であることに気付く場合もあります。そのため、短い動画の場合も台本の作成は省略せず、しっかりと行いましょう。

また台本を作成する際は、完成後のボリュームを想定しておくことも重要です。仕上がり後の再生時間を想定し、テロップやナレーションのセリフなどを挿入するのがおすすめです。

最初に想定したターゲットに合った内容になっているかを確認し、解説の内容や順番を確認しましょう。

動画を撮影する

台本が完成したら、動画の撮影を行いましょう。動画マニュアルの最も重要な部分である解説を行う場面から撮影するのがおすすめです。

商品の撮影を行う場合と人物を撮影する場合では、適した照明やマイクの設定などが異なります。それぞれの場面ごとに最適な設定を行う必要があるため、時間的に余裕を持って行いましょう。

ナレーションを収録する

動画マニュアルを作成する際は、ナレーションによる解説を入れるとわかりやすくなります。人物が直接解説を行う場合はナレーションの収録は不要ですが、ナレーションの収録を別途行う場合は、ナレーション用の台本を作成しておく必要があります。

また、ナレーションをナレーターに依頼する場合は、話し方に関する打ち合わせを行っておきましょう。収録時間に合わせるための調整が必要になる場合があるため、事前に打ち合わせを済ませておくのが望ましいでしょう。

動画を編集する

ここまでの工程で必要な素材が揃ったら、動画の編集を行います。動画を編集する際は、動画の再生時間が想定した範囲内に収まっているかどうかを確認しましょう。冗長な部分がある場合は、編集で短くカットし、コンパクトにまとめるのがポイントです。

また、編集の時点で第三者に動画のチェックを依頼して、わかりにくい点がないかどうかを確認してもらうことも有効です。実際に動画マニュアルを使用するスタッフからのフィードバックを受けられれば、よりわかりやすいマニュアルに仕上がるでしょう。

動画マニュアルを作成する際のポイント

動画マニュアルを作成する際は、まず目的やターゲットを明確にすることが重要です。また、撮影環境やカメラワークに注意し、必要に応じてテロップや図の挿入を行いましょう。ここでは、動画マニュアルを作成する際のポイントについて解説します。

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目的やターゲットを明確にする

動画マニュアルを作成する際は、作成の目的や、動画マニュアルによって情報を伝えたいターゲットを明確にすることが重要です。解決したい課題を洗い出し、必要な情報を把握した上で、動画マニュアルの作成に着手しましょう。

目的やターゲットが曖昧だと、誰に向けてどのようなコンテンツを作成するかを明確に定めることができません。また、社内向けのマニュアルを作成する場合は、対象となる部署や、動画マニュアルを視聴するスタッフのスキルなども考慮しましょう。

撮影環境やカメラワークに注意する

動画マニュアルの作成には、多くの手間と時間がかかります。コストを無駄にしないためにも見やすく伝わりやすい動画を撮影できるよう、撮影環境やカメラワークに注意しましょう。

例えば、照明の明るさが不足していると、暗くて何が映っているのかわからない動画になってしまいます。また、カメラワークが誤っていると、伝えたい内容が画面に収まらないといったケースも見受けられます。

このような事態を防止するには、明るさを確保するために照明機器を使用し、客観的な目線で撮影を行うことが効果的です。実際に動画マニュアルを使用する視聴者の目線に立って、動画を撮影しましょう。

テーマごとに5分程度の動画にまとめる

動画マニュアルを作成する際は、再生時間が長くなりすぎないように注意しましょう。テーマごとに動画を切り分け、1つのテーマに対して5分程度の長さにまとめるのがおすすめです。

動画が長すぎると、視聴者が求める情報をスムーズに取得できません。また、視聴者の集中力が途切れてしまい、離脱されてしまう恐れがあります。

テーマごとに5分程度の短い動画を作成すれば、視聴者は必要な動画を選択して視聴することができます。また、情報をコンパクトにまとめることで、内容を理解しやすくなるでしょう。

必要に応じてテロップや図を挿入する

必要に応じてテロップや図を挿入することで、わかりやすい動画マニュアルを作れます。動画のナレーションが聞き取りづらい場合も、テロップがあれば正しい内容を確認できます。

また、重要な部分にだけテロップを入れ、表現にメリハリをつけることも効果的です。図解によって視覚的な情報を伝え、テロップで補完することで、スムーズな理解を促せるでしょう。

想定される閲覧環境に配慮する

動画マニュアルを作成する際は、動画マニュアルを閲覧する環境にも配慮が必要です。視聴者がどのような環境から動画を閲覧するかを想定し、文字サイズや画質などを調整するのがおすすめです。

例えば、スマートフォンから動画を視聴する場合、テロップのフォントサイズが小さいと文字が読みにくくなります。パソコンから視聴するのか、スマートフォンから視聴するのかによって適切な表現方法が異なるため、デバイスに応じて調整しましょう。

内容が推測できるタイトルをつける

作成した動画マニュアルを保存する際は、内容を推測しやすいタイトルを付けましょう。動画マニュアルのタイトルがわかりにくいと、どの情報がどの動画に保存されているかがわからないため、スムーズに視聴者が求める動画マニュアルにアクセスできません。

簡潔で内容を推測しやすいタイトルを付けることで、情報を検索しやすくなり、必要な情報をすぐに見つけられるでしょう。

紙マニュアルの併用を検討する

動画マニュアルにはさまざまなメリットがありますが、場合によっては紙マニュアルとの併用も検討しましょう。動画マニュアルは、短時間で多くの情報を伝えられるため、細かい手順や操作方法を実演して説明するのに適しています。

その一方で、インターネットの環境がある場所でしか視聴できない場合が多いです。また、マニュアルにメモを書き込んだり、必要な部分だけをピンポイントで確認したりすることができません。

対して紙マニュアルは、文章や図解を用いて情報を提供し、テキストベースで情報を伝えたい場合に適しています。また、インターネット環境がない場所でも閲覧できるほか、手元にマニュアルがあれば誰でも内容を確認できます。

動画マニュアルと紙マニュアルそれぞれのメリット・デメリットを踏まえ、必要に応じて併用するのがおすすめです。

静止画と組み合わせる

動画マニュアルは業務全体の流れや操作方法などを視覚的に伝えやすい一方で、仮に視聴者が理解できていなくても内容が勝手に進んでしまうというデメリットがあります。そのため、必要に応じて静止画と組み合わせて構成してみましょう。

例えば、業務に必要な道具一覧や、物品の固定位置などを示したい場合には、動画よりも静止画の方が適しています。強調したい箇所には静止画を何秒間か挟むことで、より分かりやすいマニュアルの作成が可能です。

動画マニュアルの作成にはツールの活用がおすすめ

動画マニュアル作成ソフトとは、動画マニュアルの作成を効率化するためのツールです。動画マニュアルをスムーズに作成するには、動画マニュアル作成ソフトを活用することがおすすめです。

以下で、動画マニュアル作成ソフトを活用するメリットや、自社に合った動画マニュアル作成ソフトの選定ポイントについて解説します。

動画マニュアル作成ソフトを活用するメリット

動画マニュアル作成ソフトの活用によって、動画マニュアルの作成を効率化できます。マニュアルを作成する際は、正確な情報をわかりやすく伝える必要があるため、一定のスキルが必要です。

動画マニュアル作成ソフトを使用すれば、見栄えがよくわかりやすい動画マニュアルを簡単に作成できます。また、内容の更新も簡単に行えるため、紙のマニュアルのように古いマニュアルと新しいマニュアルを差し替える手間がかかりません。

一度作成した動画マニュアルは何度も繰り返し視聴できるため、紙のマニュアルよりもコストを削減できます。

動画マニュアル作成ソフトの選定ポイント

動画マニュアル作成ソフトを選定する際は、自社の目的に合ったタイプのものを選びましょう。自社に必要な機能を備えており、操作がしやすいものを選ぶのがポイントです。ここでは、動画マニュアル作成ソフトの選定ポイントについて解説します。

自社の目的に合ったタイプか

動画マニュアル作成ソフトを選ぶ際は、自社の目的に合ったものを選びましょう。動画マニュアル作成ソフトには、動画マニュアル作成に特化したものや、紙で出力できるマニュアルにも対応できるものなど、複数のタイプがあります。

動画・テキスト・画像を組み合わせたオリジナルのマニュアルを作成したい場合や、テキストが中心の紙マニュアルを作成したい場合には、紙出力を含めたマニュアル作成全般に対応したタイプがおすすめです。

場面の切り分けが必要な手順書などを作成する際は、紙マニュアルと動画マニュアルの併用が必要になる場合もあるため、汎用性が高いソフトを選ぶと良いでしょう。

必要な機能は備わっているか

動画マニュアル作成ソフトの選定においては、自社に必要な機能の有無を確認することが重要です。作成したいマニュアルの内容から、どんな機能が必要かをピックアップしておきましょう。

例えば、動画マニュアルの作成時間を短縮したい場合は、テンプレートが充実しているものがおすすめです。また、外国語の動画マニュアルを作成したいなら、自動翻訳の機能を備えたものや、多言語に対応可能なものが便利です。

さらに、eラーニングなどのトレーニング機能を備えたものもあるため、用途や目的に応じて、自社に合ったものを選びましょう。

動画をドキュメントとして出力できるか

動画マニュアルと併せて紙マニュアルも用意するのが理想ですが、両方を一から作るのは大きな負担です。そのため、マニュアル作成ソフトを選ぶ際には、動画マニュアルをそのままドキュメントとして出力できるものがおすすめです。

動画と同じ内容をドキュメントとして残しておければ、動画の一部だけを見返したい場合にも、再生し直して見たいところで停止する、といった手間もなくなります。動画をExcelやPDFドキュメントなどに出力できるかも確認しておきましょう。

スムーズに操作できるか

少ない工数で直感的に操作できる動画マニュアル作成ソフトなら、効率よくマニュアルを作成できます。操作画面がシンプルで、スムーズに操作できるものが望ましいです。

簡単に操作できる動画マニュアル作成ソフトを使用すれば、初心者や特別なスキルがないスタッフでも、クオリティの高いマニュアルを作ることができます。また、短い時間でマニュアルを作成できるため、人的コストを削減する効果も期待できるでしょう。

無料のトライアル期間を利用し、インターフェースや操作性を事前に確認しておきましょう。

サポート体制が充実しているか

動画マニュアル作成ソフトを使用する際は、操作方法に関する疑問や、トラブルの解決に関するサポートを得られるかどうかを確認しましょう。これらの問題を解決できない場合、動画マニュアルの作成に時間がかかってしまいます。

メール・電話・チャットなどの問い合わせ方法や、サポートを受けられる時間帯なども確認しておくのがおすすめです。また、カスタマーサポートだけでなく、セキュリティ対策やデータ損失時の対応についてもチェックしましょう。

サポート体制が充実した動画マニュアル作成ソフトを選択することで、迅速にトラブルを解決でき、業務効率の向上に繋がるでしょう。

費用対効果が見合っているか

動画マニュアル作成ソフトには、無料で使用できるソフトと有料のソフトがあります。有料ソフトを使用する際は、プランの内容・料金・使用できる機能などを確認し、費用対効果が見合っているものを選ぶことが重要です。

無料で使用できる動画マニュアル作成ソフトは、使用できる機能の数や無料で使用できる期間が限定されている場合があります。

反対に費用が高すぎるソフトを選ぶと、導入コストやランニングコストが高額になり、動画マニュアルの導入によって得られるコスト削減効果が低下してしまう可能性があります。

また、多くの有料ソフトは、費用と使用できる機能の量が比例する傾向にあります。自社が使用しない機能を備えたものを選ぶと、無駄な機能に高い料金を支払うことになり、コストパフォーマンスが低下します。

オーバースペックになりすぎないよう機能と料金を確認し、自社に合った適切な料金体系のものを選びましょう。

まとめ

動画マニュアルは、紙のマニュアルよりも情報量が多く、画像や文章での解説が難しい内容も、わかりやすく伝えることができます。また、内容を視覚的に伝えられるため、細かいニュアンスや前後の流れなどをスムーズに理解できます。

動画マニュアルには、いくつかの種類があります。社内での研修や自己学習の教材に加え、顧客に対して、製品の使用方法や組み立て方法を解説するチュートリアルなどが代表的です。目的に応じて活用できるため、さまざまな場面で役立ちます。

わかりやすい動画マニュアルを効率良く作成するためには、動画マニュアル作成ソフトの活用がおすすめです。動画マニュアル作成ソフトを選ぶ際は、自社の目的に合っているかどうかをチェックし、必要な機能を備えたものを選びましょう。