経費管理とは？重要性や注意点・経費管理を行う方法などを詳しく解説

経費管理とは、会社の事業運営にかかる支出の把握や、資金が適切に利用されているかの確認・調整を行うことです。決算や経営分析を正確に行い、不正な経費利用から会社財産を守ることに繋がります。本記事では、経費管理の重要性や注意点、経費管理を行う方法などを解説します。

目次

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1. 経費管理とは
2. 経費管理の業務内容
3. 経費管理における注意点
4. 経費管理を行う方法
5. まとめ

経費管理とは

経費管理とは、会社の支出の把握や、資金が適切に利用されているか、会社の経費について確認・調整を行うことです。経費管理を行うと、従業員が適正に経費を使うことができたり、不正な経費の使用を防止したりすることができます。

経費管理として会社で行われているのは、経費の申請・承認などが挙げられます。経費管理を遅延なく行うためには、会計ソフトや経費管理システムを利用して経費管理の簡素化・業務の効率化を図るのがポイントです。

経費とは

経費とは、事業を行うために使用した費用のことを指します。売上から必要経費を引くと会社の利益となるため、売上を上げるためには適正な経費管理が必要不可欠です。

経費になるかの判断基準は、事業の運営に関係する費用かどうかがポイントです。例えば、出張などで使われる新幹線や飛行機代などは旅費交通費、お歳暮やお中元などのギフトは接待交際費として計上することができます。

経費を正しく利用すれば節税対策にもなるため、経費になるもの・ならないものを把握し、正しく経費管理を行うことが大切です。

経費管理の重要性

経費管理は、決算や経営分析を正確に把握する、資金需要の予測をする、会社の財産を守るために重要な役割を担っています。ここからは、経費管理の重要性について詳しく解説します。

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決算や経営分析を正確にするため

経費管理は、決算や経営分析を正確にするために非常に重要な業務です。経費が月ごとに正確に計上されていなければ、月ごとの利益が正確に把握できなくなってしまいます。

また、当月の経費が翌月の処理にずれ込んだ場合、当月の利益が過大に算出されたり、翌月の利益が過小評価されたりしてしまいます。このように、経費の処理が誤って一月にまとまってしまうと、その月は経営不振だと判断されてしまうことにもなりかねません。

そのため、決算や経営分析などを正確に行うためには、経費はその経費が発生した当月中に正確に処理する必要があります。

資金需要の予測

適切な経費管理は、資金需要の予測にも役立つのが特徴です。必要経費がしっかり管理できていれば、来期以降の企業に必要な資金を予測しやすくなります。

会社の資金は、運転資金・設備資金・その他の資金に分類できます。しかし、経費管理が月ごとに適切に行われていない場合、これらの資金について正確に管理することができません。

資金需要を正確に予測するためにも、月に1回経費精算をし、正しい経費管理を行う必要があります。

会社財産を守るため

経費管理は、会社財産を守るためにも重要なポイントです。例えば、経費となる物品やサービスを購入する際、従業員に判断を委ねるものが多いですが、その際に、業務と関係ないものまで経費として計上されてしまうと、会社の財産を浪費するリスクがあります。

こういった、無駄な経費の使用や従業員の不正利用を防ぐことで、会社の資金を守ることにもつながるため、適切な経費管理を行う必要があります。

経費管理の業務内容

経費管理は、会社の運営にとって非常に重要ですが、実際どのような業務内容を行うのかイメージしづらい部分もあるでしょう。そこで、ここからは経費管理の業務内容について詳しく解説します。

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社員が経費を立て替える

経費管理は、社員が経費となる物品やサービスを購入する業務から始まります。購入の際に、社員の現金・クレジットカードなどで経費を立て替えてもらいます。その経費の内容は、タクシー代やバス代などの運賃、駐車場代、消耗品費などさまざまです。

会社の小口金などを持ち出す方法もありますが、出張時など、すぐに精算できないことも多いため、社員が経費を立て替える場合が多くなっています。

また、立て替え後の申請書の作成・申請には、必ず金額や購入日時などの詳細が分かる領収書やレシートやレシートが必要であるため、担当者には必ず受け取るように社内周知を徹底しましょう。

立て替えた経費の申請・承認を得る

経費精算のため、立て替えた経費の申請書作成と承認申請を行います。申請書作成の際は、領収書などの購入の証拠となるものを添付し、会社の業務に必要である経費なのかどうかを確認して、社内の承認フローを経由した後に承認を得ます。

申請時は、物品やサービスを購入した際の領収書の内容を基に、購入日時・内容・支払先・勘定科目・金額などの申請書の記入が必要です。その後所属部門の上司・役員などの確認が行われ、経費精算が承認される流れとなります。

経理が会計システムに入力・社員へ精算

経費精算の承認後、経理担当者が会計システムに入力を行います。会計システムに入力が行われた後、社員に小口金から現金で立替金を手渡したり、個人の銀行口座宛てに入金したりする方法で精算が行われます。

社員に経費を立て替えてもらうことは、「借入」という状況になるため、精算までのタイムラグが発生します。よって、このタイムラグを短くすることが課題であるため、経費管理システムなどの導入を検討し、素早く処理できる環境を整備しましょう。

経費管理における注意点

経費管理は、会社の経営や資産管理などに係わる重要な業務です。経費申請が適切か、会社経費として妥当かどうかなどを判断し、適正に管理していかなくてはなりません。ここからは、経費管理における注意点について解説します。

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経費申請が適切か確認

経費管理業務を行う上で、経費申請が適切かどうかの確認が必要です。経理担当者はさまざまな社員からの精算処理を行うため、チェック段階で正確に申請できているか入念に確認することが大切です。

もし、経理でミスが発覚すると最初からやり直しになってしまうため、精算までのタイムラグが長くなってしまいます。

金額・日時・項目などを領収書で参照しながら、社員同士でダブルチェックを行い、適切な申請書の作成が行われているか、ミスのないよう十分に確認を行うようにしましょう。

人的な紛失・入力ミスをなくす

経費管理においては、人的な紛失・入力ミスといった失態をなくすことが重要です。例えば、申請書を作成して承認まで完了したのに、管理者の管理不十分によって大切な書類を紛失してしまったり、上長の承認まで入力ミスに気付かなかったりするケースです。

こういった事態は、ダブルチェックや管理者の徹底によって減らすことができますが、経費精算に関するシステムを導入することで、人的な作業を減らして解決することもあります。極力人的なミスを減らしたい場合は、システムの導入も検討しましょう。

会社の経費として妥当か確認

承認の際は、会社の経費として妥当かどうかを確認する必要があります。仮に、経費として認められないものまで承認してしまい、それが常駐化すると、会社財産が頻繁に浪費される危険もあるため注意が必要です。

よって、作成者・承認者がお互いに申請書の内容を精査し、会社の経費として認められるかどうかをその都度判断してください。

もし、経費として認められるかどうか迷う場合は、事前申請などを活用し、経費として認められる事項なのかどうか、申請前に確認しておくとその後の承認がスムーズになります。

経費精算・立替金の入金をスピーディーに行う

経費精算・立替金の入金は、なるべくスピーディーに行うことが重要です。特に出張や外回り、接待が多い営業などの部署は、立替精算が多くなりがちなため、立替金によって生活に影響を及ぼす可能性もあります。

また、経費精算を素早く行うことで、会社の売上や経費の利用状態を把握しやすくなります。そのため、小口現金による精算・法人カードの導入や経費精算システムなどを利用し、スピーディーな経費精算を行うことが大切です。

経費管理を行う方法

経費管理を行う方法はさまざまな方法があるため、どの方法で管理したらいいのか分からなくなることがあります。ここでは、経費管理を行う方法について解説します。

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Excel

まずは、Excel（エクセル）などの表計算ソフトで経費管理を行う方法です。既にExcelを使用している企業は、基本的な使用方法にも慣れている上、新たな導入コストがかからないのがメリットです。

ただし、経費が発生する度に仕訳帳に記帳、総勘定元帳・現金出納帳に転記しなければなりません。現行のフォーマットに合わせて、会社・部署などに適応した自由なフォーマットを作成できますが、経費精算・管理のルールを明確に設定する必要があるでしょう。

会計ソフト

2つ目は、会計ソフトを使って経費管理を行う方法です。ソフト上の仕訳帳に入力するだけで、総勘定元帳・現金出納帳に自動転記されるため、面倒な転記業務がなくなるのがメリットです。

Excelなどの管理方法と比べると、業務を大幅に効率化できるため、多くの企業で会計ソフトが導入されています。ただし、会計ソフトの導入には、ソフトウェアの購入費用や月額料金などのランニングコストがかかる点はデメリットです。

自社開発システム

3つ目は、自社開発システムを利用して経費管理を行う方法です。自社の仕組みに合わせたシステムの構築ができるため、市販のシステムより使いやすいのがメリットといえるでしょう。

ただし、自社システムを開発するには、それなりの手間やコストがかかります。近年では、IT企業などで導入が推進されていますが、システム構築の知識やメンテナンス、ノウハウの蓄積も必要になるため、一般の企業では難易度が高い方法でしょう。

経費精算システム

4つ目は、経費精算システムを利用する方法です。経費精算システムを利用すれば、交通費や出張経費などの申請承認・立替金の精算など、面倒な作業を自動で行ってくれるため、業務効率化が図れます。

さらに期や年ごとなどの予算管理が可能で、セグメントごとの予算管理や集計ができるのもメリットです。経費の利用状況などが明確に把握できることで、無駄な経費の浪費の抑制にも繋がります。

ただし、経費管理システムも導入や運用にコストがかかる点には注意しましょう。それでも、自社の会計システムなどを連携できるものなら、大きな業務効率化が図れるため、コスト以上の効果が期待できるでしょう。

経費精算アプリ

経費精算アプリとは、スマートフォンやタブレット端末にインストールしたアプリ上で、経費精算の申請・承認が行えるものです。近年では、多数の経理業務に関するシステムが開発されており、この経費精算アプリも非常に注目度の高いサービスとなっています。

経費精算アプリを活用すれば、社外でも簡単に経費精算に関する申請・承認を行え、承認フローの迅速化にもつながります。その他にも、ICカードや領収書の読み取り・入力項目の不備チェックなども行えるため、経費管理を行う上で大きな力となるサービスです。

まとめ

経費管理とは、事業にかかる支出の把握や、資金が適切に利用されるように調整する非常に重要性の高い業務です。経費管理を適切に行うことで、不正や経費の使用や会社財産を守ることに繋がります。

経費管理の業務効率化を図るには、経費管理システムや会計システムなどを利用する方法があります。経費管理における課題を的確に把握し、適切なシステムをスムーズに導入できるように工夫が必要です。

経費管理を適切に行うためには、この記事を参考に管理方法の選定や準備を行い、業務効率化や予算管理といった、システムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。