ChatGPTでマニュアル作成｜作成の手順やコツ・注意点も解説

ChatGPTとは、高度なAIを活用して質問に対する自然な受け答えが可能なチャットサービスです。ChatGPTを活用することで、業務マニュアルを自動生成できます。本記事では、ChatGPTでマニュアル作成を行う手順やコツ、注意点を解説します。

目次

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1. ChatGPTを活用してマニュアル作成
2. ChatGPTでマニュアルを作成するメリット
3. ChatGPTでマニュアルを作成する手順
4. ChatGPTでマニュアルを作成するコツ
5. ChatGPTでマニュアルを作成する際の注意点
6. まとめ

ChatGPTを活用してマニュアル作成

ChatGPTとは、自然言語処理（人間のように自然な会話を行うことができる）を採用した人工知能技術・生成AIです。

ChatGPTは機械学習により、大量のテキストデータを学習します。その学習データに基づき、自然で流暢な対話形式を用いて、ユーザーの質問に答えたり、説明を提供したりするテキストを生成できます。

この仕組みによりさまざまなタスクをサポートすることができ、社内マニュアル作成や手順書作成に応用することも可能です。本記事では、ChatGPTを活用したマニュアル作成について、そのメリットや作成する際のポイントについて解説します。

参考：ChatGPT

ChatGPTでマニュアルを作成するメリット

ChatGPTは、利用の仕方次第で効率性や作業性を大幅に向上させることができます。ここでは、ChatGPTでマニュアルを作成するメリットについて解説します

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マニュアル作成の手間や時間を削減できる

ChatGPTは、質問や指示に対して即時にテキストを生成します。また、マニュアルの内容や構成に関するアイデアがまとまっていない場合でも、さまざまな提案を即座に提供できます。この即時性の高さは、マニュアル作成の効率を大幅に向上させます。

さらに、複雑な情報を簡潔かつ明確に整理して説明できるため、読み手が理解しやすいマニュアルを作成できます。

「初心者にもわかりやすく」「実際の場面をイメージしやすいように」などの指示を加えることで、専門用語や複雑な概念も、理解しやすい言葉で説明することができます。

リアルタイムに正確な情報を共有できる

ChatGPTは一度に大量のテキストを生成しますが、その過程で用語の使い方や表現のスタイルを一貫させることができます。人が複数のセクションを独立して書く場合、用語の不統一やスタイルのブレが発生しやすいですが、ChatGPTはこれを避けることが可能です。

テキストは自動的に生成されるため、人的ミスが発生しにくく、常に一定の品質を保ちます。また短時間で大量のテキストを生成でき、異なる情報源からの知識を組み合わせて、包括的で正確なマニュアルを作成することが可能です。

さらに、新しい情報が入手できた場合、ChatGPTを使って即座にマニュアルを更新し、新しいバージョンを生成することができます。これにより、情報が古くなるリスクを最小限に抑え、リアルタイムに最新の情報を共有できます。

多言語に対応しており自動翻訳も可能

ChatGPTは、世界中の多種多様な言語のテキストデータを使って訓練されているため、多言語に対応でき、自動翻訳の機能も持っています。これにより、英語だけでなく、多くの異なる言語での会話やテキスト生成が可能になります。

多言語対応であることは、海外に支社がある場合や、さまざまな国籍の従業員を採用している場合に非常に便利です。多言語対応の業務マニュアルなら、言語を問わず誰でもその内容を理解することができます。

ChatGPTは多言語対応に加え、テキスト生成の即時性や一貫性を高く保つことができます。そのため、人が翻訳を行うよりも翻訳の工程が高速化され、マニュアルとしての正確性を向上させることもできます。

自社に合わせて柔軟なカスタマイズを行える

ChatGPTが生成するテキストは、ユーザーからの具体的な指示によって、フォーマット・スタイル・内容の要件を変更することができます。

簡単な例を挙げると、作業手順を箇条書きの形式で生成させることが可能です。また、従業員が疑問を持ちやすい項目について、FAQの形式にカスタマイズすることもできます。指示の仕方次第で、柔軟にテキストの生成様式をカスタマイズできます。

さらに、企業が保有するデータや情報に基づいてテキストを生成させることも可能なため、より具体性の高いマニュアルを作成することができます。

ChatGPTでマニュアルを作成する手順

効率的にマニュアルを作成するためには、計画性が非常に重要です。ここではチャットGPTでマニュアルを作成する手順について解説します。

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業務プロセスや作業内容を整理する

質の高いマニュアルを作成するためには、ChatGPTを使用する前に業務プロセスや作業内容を整理することが重要です。

まず、マニュアルに記載する予定のすべての業務や作業をリストアップします。小さな作業でも、全体のプロセスに影響を与える場合があるため、すべてを洗い出すようにしましょう。

次に、各業務や作業がどのように連携しているかなど、全体の流れを整理します。業務の流れを正確に把握することで、マニュアルの有用性が高まります。

ChatGPTに学習させる情報を収集する

業務プロセスや作業内容を整理したら、ChatGPTに学習させるための情報を収集します。これは、ChatGPTが正確で有用なマニュアルを生成するために必要な工程です。

最も基本的な情報として、各業務や作業の詳細な手順の情報を収集しましょう。また、作業を行う上で必要となる具体的なツール・機器・資材に関する情報をリストアップします。

業務や作業で使用される専門用語について定義しておくことも大切です。これは、使用される略語についての説明も含みます。必要に応じて、よくある質問とその回答や、業務の成功事例・効率的な方法などの情報も収集しておきましょう。

業務内容に関連する法律がある場合は、法規制・安全基準・業界のガイドラインなども集めておくことが大切です。

マニュアルを自動生成する

ChatGPTに学習させるための情報を収集したら、実際にChatGPTに指示を出す前に、マニュアルの目的・対象者・構成・内容を再確認します。これらが明確になっていることで、より効果的なマニュアルを自動生成しやすくなります。

まずは「新入社員が基本的な業務プロセスを理解し、自立して作業できるようにする」のように、マニュアルの具体的な目的と対象者を明らかにします。

次に、マニュアルの構成として、導入・各セクションのタイトル・結論部などを計画し、各セクションごとの主要なポイントや情報をリストアップします。

これらの用意が整ったら、ChatGPTに対して、テキスト生成の指示を出します。いきなりマニュアル全体を作成する指示を出すのではなく、1つのセクションごとに指示を出すことをおすすめします。

例えば、「新入社員向けに、基本的な業務プロセスを説明するマニュアルの導入部を作成してください」のような簡潔かつ具体的な指示を出します。一度にマニュアルすべてを作成しようとすると、情報が複雑になり、求めている回答が得られにくくなります。

また、ChatGPTの能力の観点からも、膨大な情報量を一度に処理しようとすると、回答の具体性や正確性が損なわれる可能性があります。

人間の目で確認して必要があれば改善する

ChatGPTを活用してマニュアルを自動生成したら、必ず人間の目で確認するようにしましょう。

ChatGPTは大量のデータに基づいてテキストを生成しますが、学習データが常に最新で正確であるとは限りません。そのため、テキスト生成後の確認・修正作業は必要不可欠です。

また、生成されたテキストは、特定の文脈やニーズに必ずしも一致しない場合があります。マニュアルの目的・対象者に合った適切な内容にするためには、人間による編集が大切です。

マニュアルの各セクションを丁寧に確認し、見落としがないようにしましょう。特に、重要なポイントや手順に誤りがないかを重点的に確認するのがポイントです。必要に応じて、専門家の意見を求めることも重要です。

マニュアルを共有して運用を行う

人間の目で確認・修正が完了したら、そのマニュアルを共有して、実際に運用するステップに移ります。マニュアルの共有方法には、紙の文書の配布・社内ネットワークの活用・クラウド共有ツールの活用などがあります。

自社のニーズ・システム環境・セキュリティ要件などに合わせて、適切な方法を選択しましょう。特定の対象者に向けたマニュアルの場合、その対象者が最もアクセスしやすい方法が推奨されます。

次に、関係者が必要な時にマニュアルに簡単にアクセスできるように整備します。オンラインで共有する場合は、検索機能を備えていることが理想的です。最後に、マニュアルが利用できることの通知や、マニュアルに関する質問や不明点に対応して、定着を図ります。

マニュアル共有後も、従業員からのフィードバックを収集して、定期的な改善を行うことが大切です。また、マニュアルの正確性を維持するためには、業務プロセスの変更・新しい技術の導入・法規制の更新などに迅速に対応し、内容を最新の状態に保つ必要があります。

ChatGPTでマニュアルを作成するコツ

ChatGPTは、マニュアル作成に有用なツールですが、効果的に使いこなすためにはコツが必要です。ここでは、ChatGPTでマニュアルを作成するコツについて解説します。

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的確なプロンプトを入力する

プロンプトとは、ChatGPTのようなAIを利用するシステムに対して、入力する指示や質問のことを指します。プロンプトは、AIがユーザーのニーズを理解する上で重要です。

プロンプトの質は、生成されるテキストの品質や関連性に直接影響を与えるため、的確なプロンプトを入力することが重要です。プロンプト入力のコツは、具体的な表現を心がけ、詳細・目的・対象を明確にすることです。

例えば、「電話対応のマニュアルを作ってください」は、不適切なプロンプトといえます。指示が漠然としており、目的も不明確であるため、自社のニーズに適した回答が得られる確率は低いです。

この場合は「顧客サービス担当者向けの電話応対のマニュアルとして、顧客の問題を聞く際の注意点を解説してください」のようなプロンプトが考えられます。必要に応じて「箇条書きにしてください」「実用例を挙げてください」などの追加指示を加えることも有効です。

プラグインを活用する

ChatGPTのプラグイン機能とは、ChatGPTに追加の能力や情報源を組み込むことができる拡張機能です。

プラグインを活用すると、例えば、特定の業界やサービスに関する最新の情報やデータをオンラインから直接取得できます。また、マニュアル内で説明する内容を視覚化する画像やグラフを自動生成することもできます。

さまざまなプラグインが用意されており、どのようなことができるかはプラグインによって異なります。活用の仕方次第では、マニュアル作成の効率や、マニュアルの質をさらに向上させることができます。

無料版では利用できない

ChatGPTには無料版と有料版があり、プラグインは有料版でしか利用できません。プラグインの有無によって作成できるマニュアルの質は大きく変わってくるため、企業には有料版がおすすめです。

有料版では、プラグインが利用できるだけでなく、生成できる文字数が多い・より精度の高い回答が得られる・レスポンスが速いなどのメリットもあります。1ヶ月単位での契約もできるため、マニュアルを作成する時だけ有料版を使うことも検討してみてください。

ChatGPTでマニュアルを作成する際の注意点

ChatGPTでマニュアルを作成する際には、ChatGPTの能力の限界や性質について理解しておくことが重要です。ここでは、ChatGPTでマニュアルを作成する際の注意点について解説します。

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情報漏洩などのリスク対策が必要

マニュアルには企業の重要なデータが含まれるため、情報漏洩などのリスクに注意を払う必要があります。

ChatGPTは、ユーザーから提供された情報を外部に公開することを意図した設計にはなっていませんが、機密情報を扱う際には慎重に検討しましょう。これは、ChatGPTに限らず、インターネット全般において注意が必要です。

マニュアル作成の指示を出す際には、企業名・個人情報・IDやパスワードなどの具体的な情報の入力は避け、抽象化・一般化して指示することを推奨します。

その他、マニュアルの内容や情報共有の在り方にも気をつけなければいけません。マニュアルの内容に機密情報を記載することは避けて、必要な情報のみを提供します。アクセス管理や暗号化などのセキュリティ対策を行い、適切な情報共有を図る事も大切です。

オプトアウト設定を利用しよう

ChatGPTでは、プロンプトに入力した情報が学習データとして利用され、第三者への回答に使われることがあります。この仕組みが情報漏洩の原因の1つとなっているため、企業で利用する際はオプトアウト設定をしておくのがおすすめです。

オプトアウト設定とは、ChatGPTに入力データを学習させないための機能です。過去のチャット履歴を確認できなくなる点はやや不便ですが、セキュリティを強化するためには設定しておきましょう。

自動生成で誤りが発生する場合もある

ChatGPTは発展途上の技術であるため、生成される内容に誤りが含まれたり、意図しない表現が現れたりする可能性があります。

誤りが生じる原因として、参照しているインターネット情報に間違いがあるケースや、文脈を誤解してしまうケースがあります。また、ChatGPTの学習データは一定時点で固定されているため、最新の情報やイベントに関する知識が不足している可能性があります。

これらの性質を理解した上で、正確なマニュアルを作成するためには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。

1つ目のポイントは、専門性の高い内容については、生成されたテキストについて専門知識を持つ人に検証してもらうようにしましょう。2つ目は、複数の情報源から情報を収集して、内容を照合しながら正確性を高めるようにします。

そして最後に、完成したマニュアルを共有した際に、読者から積極的にフィードバックを収集するようにしましょう。収集したフィードバックに基づいて、内容を改善していく姿勢が大切です。

人間による確認や修正が不可欠

AIによる自動生成テキストには限界があり、ChatGPTの精度も完全ではありません。そのため、テキストの生成後は、人間の目による確認や修正が不可欠です。

人間の目による確認や修正作業においては、専門的な内容だけでなく、基本的な文法・スペル・表現の適切さなどについても確認するようにします。

またマニュアルの正確性について、特定の担当者だけでなく、すべての従業員が正確性の確保に寄与する姿勢を促すことも重要です。内容の誤りを発見した際には報告するように促し、確認後、適切な内容に修正します。

時間が経過すると、過去には正しかった情報も、現在の状況に対しては不適切になる場合があります。情報の変化に対応して、マニュアルを定期的に更新し、内容を最新の状態に保つようにしましょう。

提供する情報の正確性が求められる

ChatGPTを活用して正確なマニュアルを作成する際には、提供する情報の正確性が重要です。ChatGPTに正確な情報を提供するためには、信頼できる情報源や、公式に認められた情報源から情報を収集することが大切です。

また、単一の情報源だけに依存せず、複数の信頼できる情報源から同じトピックについての情報を収集し、内容を照らし合わせることで、情報の正確性を確認するようにします。

情報が急速に変化する分野では、最新の情報を持っているかどうかが重要です。公開日付を確認して、可能な限り最新の情報を収集することがポイントです。これらのことを意識しながら、マニュアルの正確性を維持し続けるようにしましょう。

まとめ

ChatGPTを活用することで、マニュアル作成の効率性は飛躍的に向上します。即座に大量のテキストを生成できるため、マニュアル作成の手間や時間を大幅に削減することが可能です。また、多言語対応のため、グローバルなビジネス環境においても有効です。

ただし、ChatGPTによるマニュアル作成には注意が必要です。自動生成されたテキストに誤りや不適切な表現が含まれる可能性があり、情報の正確性や最新性を確保するためには、人間による検証と修正が不可欠です。適切なセキュリティ対策を講じることも重要です。

能力の限界や性質を理解した上で、適切に活用すれば、ChatGPTはマニュアル作成の強力な支援ツールとなります。本記事を参考に、ChatGPTを活用したマニュアル作成をぜひご検討ください。