Notionでマニュアル作成を行う方法｜メリットや作成のポイントも

Notionは、ノート作成・タスク管理・プロジェクト管理などの多くの機能を、1つのアプリ内で使えるツールです。複数の機能を使いながら、利便性の高いマニュアルを作成できます。本記事では、Notionでマニュアルを作成する方法やポイントを解説します。

目次

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1. Notionを活用してマニュアル作成
2. Notionでマニュアルを作成するメリット
3. Notionでマニュアルを作成する手順
4. Notionでマニュアルを作成する際のポイント
5. Notionで作成したマニュアルの管理方法
6. まとめ

Notionを活用してマニュアル作成

Notion（ノーション）は「Notion Labs Inc」によって開発されたクラウドツールです。メモ作成・タスク管理・チームWiki・ロードマップ・ドキュメント管理・カレンダーといった多彩な機能を備え、業務フローやデータの一元管理を実現できます。

サイドバーとエディターで構成される使いやすいインターフェースや、フリープランでも多くの機能が使える点など、幅広いニーズに対応できるツールです。

日報の作成、社内wiki、採用ページの作成といったさまざまな用途での利用に加え、マニュアル作成も可能です。テンプレート機能やデータベース機能を活用することで、効率的で見やすいマニュアルを作成し、チーム内で共有・管理できます。

Notionでマニュアルを作成するメリット

効率的なマニュアル作成のためには、情報を整理して一貫性を持たせたり、使いやすく便利なツールを利用したりすることが大切です。ここでは、それらのニーズを満たすツールとして、Notionでマニュアルを作成するメリットについて解説します。

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担当業務ごとに構造化したマニュアルを作成できる

Notionでのマニュアル作成は、柔軟にカスタマイズしやすい点がメリットです。担当業務ごとに情報を構造化・細分化し、わかりやすいマニュアルを作成できます。

Notionはページ内にさまざまなサブページを作成し、それぞれのページに担当業務に特化した情報をまとめることが可能です。例えば、最初にマニュアルのメインとなるページを作成し、これが目次や概要ページとなります。

次に、各業務やトピックごとに「受付手続き」「書類作成ガイド」などのサブページを追加し、適切なカテゴリーで細分化できます。最後に各ページのコンテンツを充実させれば、Notionでのマニュアル作成は完了です。

テンプレートを使用すれば、一貫したフォーマットで情報を整理でき、構造化・細分化されたマニュアルが作成しやすいです。マニュアルを読む人にとっては、関心のある部分だけにアクセス可能なわかりやすさと利便性におけるメリットがあります。

業務関連ドキュメントの一元管理が可能

Notionは業務関連ドキュメントの一元管理に最適なツールです。マニュアルや業務に関するさまざまな情報やドキュメントを、Notion内で統合的に管理できます。

その結果、社内で情報やデータがバラバラに扱われ、どの情報が最新で正しいのかがわからなくなる非効率さを防げます。また、検索機能や整理ツールを駆使すれば、情報の検索性を高めたり、より効率的に整理したりすることが可能です。

例えば、タグ付け機能では、読んだ記事やドキュメントにタグを付けられるため、見返したい場合に目当ての箇所が発見しやすくなります。さらに、よく使うページやドキュメントをサイドバーに配置し、必要な情報に素早くアクセスできるように整理することも可能です。

その他にも、すべての情報を見渡せる親ページを作成したり、Web上の情報を保存して整理したりなど、情報の整理・共有・検索に役立つ機能を利用できます。

参考URL・画像・動画などの挿入が簡単

Notionではマニュアル作成の際、マニュアルの各ページに参考URL・画像・動画を挿入することが可能です。これらにより、テキストのみの説明よりも理解しやすいマニュアルを作成できます​​​​。

そして、マニュアルを読みやすくするために、目次の作成・見出しの利用・アイコン・イラストの挿入なども可能です。情報の構造を明確にし、視覚的な魅力を加えることで読者の理解を深められます。

更新内容をリアルタイムで共有できる

Notionでは、マニュアルの内容をリアルタイムで更新して、チームメンバーや関係者と簡単に共有することが可能です。共有したいマニュアルのページ内で、「共有」オプションを選択すれば、簡単に共有設定が行えます。

また、Notionはページの変更履歴を自動的に保存するバージョン管理機能が備わっています。そのため、誤って情報を失っても以前のバージョンに簡単に戻すことができ、どのような経緯で変更が行われたのかを追跡する際にも役立ちます。

さらに、情報の更新に役立つ機能では、特定の情報ブロックを複数のページで同期させることもできます。1箇所で情報を更新すると、同期されたすべての場所で更新が反映されるため、マニュアル間の情報に一貫性を保てます​​。

なお、マニュアルの内容を保護したい場合には、ページのロックも可能です。ロックされたページは、特定のユーザー以外による編集が防止されるため、誤った情報の変更や削除のリスクが低減します。

シンプルで直感的に操作できるUI設計

Notionは、サイトバーとエディターから構成される見やすい管理画面をはじめ、直感的でシンプルなUI設計によって誰でも簡単に使い始めることができます。

ページ作成や編集は簡単なマウス操作とキーボード操作で済み、ドキュメントの作成は「/」コマンドで簡単に行えます。テンプレートギャラリーを使って、短時間でマニュアルを作成することも可能です。

ページ内のコンテンツを移動したり、配置を変えたりしたい場合は、ドラッグ＆ドロップで簡単に変更することができます。誰でも使いやすいUI設計により、ユーザーは作業を直感的に進められます​​。

外出先からモバイル端末で操作できる

Notionは、Web版・デスクトップ版・モバイル版があり、ユーザーがさまざまなデバイスで同じ作業環境を利用できます。その結果、場所を選ばずに情報の確認や編集が可能になり、ユーザーの利便性が大幅に向上します。

例えば、外出先でモバイル端末を使用しても、オフィスでデスクトップ版を使用していた時と同じようにNotionを操作できます。日常的にNotionを利用するユーザーにとっては、柔軟性の高い作業ツールであることから、業務効率化に大きく役立ちます。

Notionでマニュアルを作成する手順

Notionは便利なツールですが、効率的にマニュアルを作成するためには、適切な手順で行う必要があります。ここでは、Notionでマニュアルを作成する手順について解説します。

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業務内容を整理して各作業を洗い出す

Notionでマニュアルを作成する際には、業務内容を整理して具体的な作業を洗い出すことが重要です。

まず業務の全体像を理解し、それを構成する各作業やステップに分けます。次に、各作業が明確かつ実行可能であることを確認しましょう。作業が不明確で実行が困難な場合、マニュアルは役に立たず、混乱を招く可能性があります。

対策としては、作業を可能な限り具体的にし、必要に応じて分割して実行可能な小タスクにすることが大切です。また、不明確な部分があれば関連するチームメンバーや管理者に確認を取り、明瞭なガイドラインと手順を設定しましょう。

これにより、全員が理解しやすく、実行可能なマニュアルを作成できます。

作業ごとにページを作成して構造化する

作業を洗い出した後、各作業をNotion内で組織化して、マニュアルの骨組みを作成します。作業ごとにページを作成し、関連する情報や手順を明確に記述していきましょう。

そして、作業間の関連性を明示するために、リンクやデータベースの関係を設定します。構造化によって、わかりやすくアクセスしやすいマニュアルの作成が可能です。

ページごとに具体的なタスクをまとめる

作業ごとにページを作成して構造化した後は、各ページに具体的なタスクをまとめましょう。まず、各タスクを可能な限り詳細に記述し、必要な情報や手順をわかりやすく整理します。

その際、タスクの依存関係や優先順位を明確にし、必要に応じてチェックリスト・期限を設定することが重要です。

社内の業務は、他の業務と関連していることが多いです。そのため、タスクの依存関係や優先順位を明確にすることで、最も効率的な手順で作業を進められるマニュアルを作成できます。

チェックリストの活用とタスクの期限設定

作業の進行状況を可視化するためには、チェックリストを活用したり、タスク完了の期限を設定したりすることが大切です。実際の作業をより現実的にイメージしやすくなれば、抜けやミスを防止しながら業務の効率化を図れます。

なお、タスクをまとめる際には、ページ内で情報が散在しないように関連する内容を適切にリンクさせましょう。それにより、誰もが迅速かつ正確にアクセスできるため、必要な情報を見つけやすくなります。

Notionでマニュアルを作成する際のポイント

Notionで効果的なマニュアルを作成するためには、ツールの機能に頼るだけではなく、さまざまな工夫が必要です。ここでは、Notionでマニュアルを作成する際のポイントについて解説します。

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目次や見出しを作成する

目次や見出しの作成は、Notionで効果的なマニュアルを作る際に重要です。例えば、大きなトピックを見出しで区切り、関連するサブトピックやタスクをサブ見出しで整理します。

目次をページの先頭に設置することで、全体の構造が一目でわかり、読者が興味のあるセクションに直接ジャンプできるようになります。目次や見出しは、マニュアルの構造化に役立ち、使いやすさと効率性を大幅に向上させます。

Notionには、目次の自動作成機能や見出し作成機能があるため、読みやすいマニュアルを作るために積極的に活用するのがおすすめです。

視覚的な要素を盛り込む

視覚的要素として画像や図を使って説明を補足すると、テキストだけよりも内容が理解しやすくなります。そして、アイコンや絵文字を使用したり、テキストを強調して情報の重要性を際立たせたりすることで、マニュアルの可読性と視覚的な魅力が向上します。

さらに、画像サイズの統一もマニュアル全体の整った見た目を保ち、ユーザーの注意を散漫させないために役立ちます。これらのポイントを押さえれば、初心者でもわかりやすい魅力的なマニュアルを作成することが可能です。

テーブルを活用する

テーブルを活用することも、読みやすいマニュアル作りにおいて大切なポイントです。テーブルは、2つ以上の事柄を比較したり集約したりする際に便利な機能です。

例えば、タスクリスト・タスクのプロセス・チェックポイント・スケジュール計画・リソースの割り当てなどを明確に示すことができます。

さらに、それぞれのタスクやアイテムごとに、状態・責任者・期限などの属性を列にして整理し、プロジェクトやチームの活動を一元管理する際にも役立ちます。

読者は必要な情報を一目で理解しやすくなり、マニュアル全体の読みやすさが向上します。そして、情報が一箇所に整理されるため、管理者は更新や管理を効率的に行うことが可能です。

テンプレートを活用する

Notionには、豊富なテンプレートが用意されています。テンプレートを活用することで、さまざまな用途のマニュアルやドキュメントを簡単に作成できます。

マニュアル作成に役立つテンプレートには、業務手順書・プロジェクト管理計画・オンボーディングガイド・操作手順書・FAQ集などがあります。これらにより、必要な情報の構造を事前に整え、内容を効率的に埋め込むことが可能です。

例えば、オンボーディングガイドのテンプレートを利用すれば、新入社員が知るべき情報を簡単に整理できます。そして、操作手順書のテンプレートでは、具体的なステップや必要なツールを明確に示すことが可能です。

オリジナルのテンプレート作成も可能

Notionでは多数のテンプレートを配布していますが、オリジナルのものを自作することもできます。独自のページ構造やレイアウトにしたい場合は、自社でテンプレートを作成してみましょう。

使用するのは「データベーステンプレート」という機能です。一度作成すれば、いつも同じフォーマットのページが作れるようになり、テンプレートには画像やサブページなど、あらゆるコンテンツを追加できます。

機能は使用しながら覚える

Notionには、マニュアル作成に役立つ機能が豊富に搭載されています。しかし多機能ゆえに、初めから全ての機能を使いこなすのは簡単ではありません。

機能は、使いながら必要なときに覚えていくようにしましょう。マニュアル作成の作業をしていれば、「もっとこうしたい」といった要望が出てくるため、それが実現できる機能をその都度利用していきます。

Notionには無料で利用できるフリープランもあるため、まずは最低限の機能で使い勝手を試してみるのもおすすめです。

Notionで作成したマニュアルの管理方法

Notionで作成したマニュアルは、データベースビューを活用すると整理・管理しやすくなります。マニュアルを複数管理する場合や、カテゴリ別に仕分けたい際に便利です。

例えば、Excelのような行・列の形式で一覧表示したり、カード形式・リスト形式・カレンダーでの確認ができたりします。フィルター機能や並び替えも行えるため、各マニュアルに共通の構成を事前に設定しておけば、統一感のあるマニュアルの整理・管理が可能です。

その他、外部ツールや別のデータベースとの連携で、より実践的に使いやすくすることもできます。

まとめ

Notionは多機能で柔軟性の高いツールであり、マニュアル作成においても、プロセスの効率化と質の向上をサポートします。テンプレートの活用・タスクの明確化・文書の視覚化・リアルタイムでの共有に至るまで、Notionなら情報の一元管理と容易なアクセスが可能です。

そのため、読者にとって理解しやすく、作成者にとって管理しやすい、高品質なマニュアルを作成できます。情報を整理しながら画像やアイコンなども効果的に利用し、どんな業務内容でも、視覚的・魅力的なマニュアルに仕上げることが可能です。

マニュアル作成は、企業にとって、業務プロセスの明確化・品質の一貫性保持・知識の蓄積と共有など、さまざまなメリットがあります。効率的で読みやすいマニュアルを作成するために、必要に応じてNotionの活用を検討しましょう。