マニュアル作成時の言葉遣いの注意点｜読みやすくするポイントも解説

業務マニュアルを効果的に活用するには、読み手の立場に立って読みやすく伝わりやすい文章で作成することが重要です。この記事では、マニュアル作成における文章・言葉遣いの注意点や、読みやすいマニュアルを作成するためのポイントを解説します。

目次

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1. 適切な文章・言葉遣いでマニュアルを作成しよう
2. マニュアル作成における文章・言葉遣いの注意点
3. 読みやすいマニュアル作成のポイント
4. まとめ

適切な文章・言葉遣いでマニュアルを作成しよう

マニュアルは、手順や指示を明確にまとめて作成することで、作業や操作の効率化や品質向上を図れます。明確で分かりやすいマニュアルは、新規スタッフの教育やトレーニングに役立ちます。

また、マニュアルによって一貫性のある作業手順が確保され、ミスや混乱を減らすことができます。ただし作成時には言葉遣いや文章の構成に注意が必要であり、わかりやすい表現や図解を用いることで読み手の理解を促進します。

分かりやすいマニュアルがあることで効率的な業務遂行が実現でき、組織の生産性や信頼性を向上させることが期待できます。

マニュアル作成における文章・言葉遣いの注意点

マニュアルを作成する際は、適切な文章や言葉遣いに注意しましょう。ユーザーが簡単に理解し、正確に業務を実行できるようにするために、明確で一貫した表現を使用することが重要です。ここでは、マニュアル作成における文章や言葉遣いの注意点を解説していきます。

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要点を簡潔にまとめる

マニュアルを作成する際は、簡潔さと明確さに注意しましょう。長くなりすぎないように要点をまとめ、読者が混乱しないように配慮することが重要です。冗長な表現や繰り返しを避け、必要な情報を的確に伝えましょう。

また複雑な言葉や専門用語は極力避けて、一般的な語彙を使うことで、幅広い読者に伝わりやすくなります。さらに、文や段落の構造を整え、見出しや箇条書きを活用して、情報を整理しましょう。

視覚的な要素も活用し、図や表を使って情報を補完することで、読者は理解しやすくなります。これらの注意点を踏まえてマニュアルを作成することで、読者が迅速に必要な情報を理解しやすくなり、作業効率が向上します。

読み手は誰かを考える

マニュアル作成時は、読者が誰であるかを考え、その読者に合った言葉や表現を選ぶことが重要です。特に専門用語や業界固有の言葉を使用する場合には、読者が理解できるようにそれらを解説する必要があります。

例えば、医療用語を使用する場合、一般の人々には馴染みが薄い場合があります。患者やその家族が読む可能性があることを考慮して、わかりやすい説明を加えることが重要です。

また、読者の背景や知識レベルに合わせて、言葉の選び方や文章の構造を調整することも重要です。これにより、読者が迅速に情報を理解しやすくなり、マニュアルの有用性が高まります。

ら抜き言葉・い抜き言葉を使わない

マニュアル作成において、会話と書き言葉は異なります。そのため、普段使うような言葉をそのまま記載するのは避けましょう。特に、ら抜き言葉やい抜き言葉に注意が必要です。

例えば、「見れる」「付いてる」などは会話ではよく使いますが、文章で表現する際には「見られる」「付いている」と省略せずに正しく表記します。

また、自分にとっては馴染み深い表現でも、読み手にとっては理解しにくい場合があります。読者の立場に立って、相手が迅速に理解できる言葉を選ぶよう心がけましょう。

表記を統一する

マニュアルを作成する際は、表記を統一することを心がけましょう。例えば、「研修」「トレーニング」「指導」といった類似した意味の言葉がある場合、一貫して使用する言葉を決めておくことが大事です。

表記の統一がないと、読者はそれぞれの言葉に意味や用法の違いを求める可能性があり、混乱や誤解を招くおそれがあります。

また、常体と敬体も統一することも重要です。マニュアル全体で一貫した文体を使うことで、読みやすさを向上させるだけでなく、文書の品質を高めることができます。

常体・敬体とは

常体は「である調」、敬体は「ですます調」とも呼ばれています。表現の違いであり、どちらにも正解・不正解はありませんが、両者の与える印象は異なります。

例えば「使用後は施錠する」と「使用後は施錠します」という文章を比較すると、前者の方がやや威圧的で堅い印象です。後者は柔らかい印象ですが、厳守して欲しい事項を記すにはインパクトに欠けるかもしれません。

1つのマニュアルに常体・敬体を混在させてはいけませんが、作成するマニュアルの種類や重要度などによって、常体・敬体を使い分けても良いでしょう。

接続詞を使いすぎない

マニュアルを作成する際は、接続詞の使用に注意しましょう。接続詞は文章と文章のつながりを示す役割を果たしますが、使いすぎると冗長になり、読み手にとって理解しにくくなる可能性があります。

例えば、「そして」「しかし」「また」などの接続詞は、連続して使用すると煩雑になります。接続詞を使いすぎないことで、文章がシンプルで明確になり、読者が迷うことなく手順や指示を理解できるようになります。

読みやすいマニュアル作成のポイント

読みやすいマニュアルを作成するためには、上述の点に注意しながら、以下のポイントを押さえましょう。ここでは、読み手が迷うことなく情報を理解できる、読みやすいマニュアル作成のポイントについて解説します。

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Zの法則を意識する

マニュアル作成において、読みやすさを向上させるためには、Zの法則を意識することが重要です。Zの法則とは、文章や資料を横書きで読む際に、左から右、上から下へとZ字型に視線を移動させる傾向があるという考え方です。

Zの法則に基づいて、読者がZ字型に読めるようマニュアルの構成を考えましょう。まず、ページの上端から左上にタイトルや重要な情報を配置し、本文や図表を配置します。最後に、左下から右下にかけて視線を移動させ、まとめや補足情報を配置します。

このようにZ字型に情報を配置することで、読者が自然な流れでページを読み進めることができます。

5W1Hを意識する

5W1Hは、誰に（Who）・いつ（When）・どこで（Where）・何を（What）・なぜ（Why）・どのように（How）という、情報を明確に整理するための基本的な要素です。マニュアル作成においては、これらの要素を意識することが重要です。

5W1Hの要素を含んだ説明は内容が明確になり、読者は情報の理解や実行が容易になります。マニュアル作成においては、5W1Hを意識して情報を整理し、読者にとって分かりやすい資料を提供することが重要です。

装飾は適度に抑える

マニュアル作成における読みやすさを考える際、装飾は適度に抑えましょう。適切な装飾は視覚的な興味を引きつけますが、過剰な装飾は逆効果になり、読み手の注意を散漫にさせます。

装飾は情報の補完や強調を目的とするものであるため、必要最低限の使用に留め、読み手の理解を助ける役割を果たすよう心がけましょう。

見出しをつける

マニュアル作成において、見出しをつけることは情報を整理し、読み手にとってわかりやすくするために重要です。見出しをつけることでどこに何が書いてあるかが明確になり、読者は必要な情報に素早くアクセスできます。

さらに、階層構造にすることで情報の関連性や重要度を明示し、読者は情報を段階的に理解しやすくなります。見出しを使うことで、マニュアルの使いやすさが向上し、効果的な情報伝達が可能になります。

図や画像を入れる

図や画像は、言葉だけでは伝えにくい情報を視覚的に表現するのに役立ちます。特に複雑な手順や機械の構造、プロセスなどを理解するのに図や画像は効果的です。これにより、読者は情報を視覚的に理解しやすくなります。

また作業効率が向上し、ミスや手戻りの削減にもつながります。さらに、図や画像は言葉だけでは不十分な情報を補完し、異なる言語や文化を考慮する際にも有用です。

ただし、適切な図や画像を選択して、適度に使用することがポイントです。過剰な図や画像は逆効果になるため、必要に応じて適切に挿入しましょう。

レイアウトを統一する

マニュアル全体で、レイアウトを統一することも重要です。1ページの上下左右にどの程度の余白を設けるか、文章は何行で改行するか、行間はどの程度空けるかなどをあらかじめ決めておき、一貫したレイアウトで作成しましょう。

またフォントサイズや強調する箇所も、ページごとにばらばらだと読みづらいため統一すべきです。レイアウトを決めるのが難しい場合は、インターネット上でダウンロードできるテンプレートを利用するのもおすすめです。

まとめ

マニュアル作成の際には、まず読み手の立場に立って考えることが重要です。読者が誰なのかを意識して、適切な言葉遣いや表現を使いましょう。ら抜き言葉やい抜き言葉、接続詞の過剰な使用を避け、丁寧な文章を心がけることもポイントです。

読みやすいマニュアルを作成するためには、Zの法則を意識し、情報を整理して配置します。5W1Hを意識して、誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのようにの各要素を明確にすると、読者は理解しやすくなります。

そして、適度な装飾や必要に応じて図や画像を挿入したり、見出しを付けて階層構造を明示したりすると、視覚的にも内容を把握しやすいです。これらの要点を意識することで、読み手にとって分かりやすく、使いやすいマニュアルを作成することができます。