マニュアル作成の目的とは｜必要性やメリット・デメリットを解説

マニュアル作成の目的は業務品質の統一や業務効率化、ノウハウの共有などです。マニュアル作成の第一歩として目的を正しく理解することが、効果的に活用されるマニュアル作りに繋がります。本記事では、マニュアル作成の目的や必要性・メリット・デメリットを解説します。

目次

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1. なぜマニュアルが必要とされるのか
2. マニュアル作成の目的とは
3. マニュアルを作成するメリット
4. マニュアルを作成するデメリット
5. マニュアルの定着・活用を成功させるポイント
6. まとめ

なぜマニュアルが必要とされるのか

マニュアルは、業務や使い方などに関する手順や情報をまとめた資料です。具体的には、業務手順やプロセス、必要なルールなどが明記されています。

このマニュアルによって、様々な業務プロセスや手順が明確になり、従業員が統一された方法で業務が行えるようになります。そのため、作業の一貫性が生まれ、ヒューマンエラーや混乱が減少します。

マニュアルは新入社員の教育やトレーニングにも活用され、効果的な業務の遂行をサポートします。本記事では、マニュアル作成の目的や必要性・メリット・デメリットを解説します。

マニュアル作成の目的とは

マニュアル作成には、業務品質の統一や業務効率化、知識・ノウハウの共有などの目的があります。ここからは、その目的について詳しく解説します。

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業務品質の統一

マニュアル作成により、業務品質の統一や向上が可能です。従業員はマニュアルを通じて、業務の具体的な手順や判断基準を把握し、その結果として業務品質を一定の水準で維持できます。

各従業員がマニュアルを参照することで、個々のスキルや経験のばらつきに左右されず、均一な品質の業務を実施可能です。組織全体で同じ手順や基準に基づいて業務を進めることで、ミスやトラブルの防止にも寄与します。

業務効率化

マニュアル作成は業務の実態を明確に把握し、これに基づいて無駄を省くことにつながります。業務の手順やプロセスをマニュアルに整備することで、従業員は迅速に必要な情報を把握でき、作業中の疑問や誤りを最小限に抑えられます。

たとえば、新しい業務に取り組む際や問題が生じた時、マニュアルを参照することでスムーズに対処できます。そのため、業務の中断や作業のやり直しを防ぎ、全体の業務進行が円滑になります。

知識やノウハウの共有

マニュアル作成により、組織内で知識やノウハウの共有が可能となります。優れた業績を上げている優秀な従業員が実践している方法や、未経験者がよく問い合わせる質問など、貴重な情報をマニュアルにまとめることで共有可能です。

マニュアルには、経験豊富な社員が持つノウハウが文書として残り、これが新入社員や他の部署のメンバーと共有されることで、組織内での知識共有が円滑に進みます。

そのため、組織全体で均一なスキルや知識の水準が保たれ、業務の質や効率が向上し、さらには教育の効率化にも繋がります。

マニュアルを作成するメリット

マニュアルを作成することで、業務効率化による時間短縮や人件費・教育費の削減など多くのメリットがあります。ここからは、そのメリットに注目して詳しく解説します。

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業務効率化による時間短縮

マニュアル作成は業務をスムーズに進め、作業者の負担を軽減し、作業時間を短縮する効果があります。具体的には、マニュアルには業務の手順やプロセスが記載されており、これを参照することで担当者は作業に迅速かつ効果的に取り組めます。

たとえば、作業者が特定の手順や情報を確認する際、マニュアルが整備されていれば迅速に必要な情報を確認できます。そのため、作業者の迷いや不確実性を減少させ、業務のスムーズな実施が可能です。

時間短縮と同時に、作業者はより効率的に業務を遂行し、業務の質や精度も向上させることが期待できます。

人件費や教育費の削減

マニュアル作成によって、新人や異動者の業務理解にかかる時間を短縮でき、これが人件費や教育費の削減に繋がります。

通常、新入社員や異動者は業務の流れを理解するまでに時間を要しますが、整備されたマニュアルがあれば、従業員は素早く業務内容を把握できます。この効果により、教育担当者やトレーナーの負担が減少し、人件費の削減が実現します。

また、従業員が効率的に業務に参加できることで、生産性が向上し、結果的に人件費や教育費のコストが削減される利点があります。

新人の業務遂行をサポート

新入社員や中途採用者などの従業員は、業務の流れや判断基準などを理解するまでに時間がかかります。しかし、適切なマニュアルが用意されていれば、素早く業務を覚えられるでしょう。

また、疑問点や不明確な事項があれば、マニュアルを参照することで迅速に解決できます。新人や中途者が迅速に業務に慣れ、生産性を向上させるためには、適切で分かりやすいマニュアルが不可欠です。

スムーズな引き継ぎを支援

マニュアルがあることで、業務の引き継ぎをスムーズに進めることが可能です。このマニュアルには様々な作業の詳細や進捗状況が詳細に記載されており、これが他の従業員と共有されることで、業務の引き継ぎがスムーズに行えます。

新しい担当者やチームメンバーが業務を引き継ぐとき、マニュアルを参照することで即座に必要な情報を理解し、業務を円滑に引き継ぐことができます。そのため、マニュアルは引き継ぎの手間を最小限に抑える重要なツールとなっています。

業務の可視化と改善

マニュアル作成は業務を可視化し、無駄な作業や業務の偏りを改善する効果があります。この業務の可視化により、無駄な作業や時間の浪費が明確になり、効率的な業務プロセスが確立されます。

従業員はマニュアルを通じて業務の全体像を理解し、各作業の重要性や優先度を認識できます。これにより、同じ業務に従事するチームメンバーが連携しやすくなり、無駄な作業が減少します。

さらに、業務の偏りや負担の不均等もマニュアルを通じて把握でき、改善策を検討できます。共通の基準に基づいて業務を行うことで、業務の改善ができ、効率化と品質向上が可能です。

属人化の防止

マニュアル作成によって、業務を行える社員が増加し、それに伴い属人化を防止することが期待されます。特定の従業員だけが持つ技能やノウハウは、他の人が理解しにくく、組織にとってリスクとなります。

しかし、マニュアルを通じて業務手順やノウハウが明確に共有されると、他の社員も同様の業務を遂行できるようになります。たとえば、言語化やマニュアル化が可能なスキルやプロセスに関しては、従業員同士で知識を共有しやすくなります。

これにより、一人の従業員だけに依存せず、複数のメンバーが同じ業務を行えるようになり、業務の属人化を回避できます。

マニュアルを作成するデメリット

マニュアルを作成することには、多くのメリットがありますが、手間やコストがかかるなどのデメリットも存在します。ここからは、そのデメリットに注目して詳しく解説します。

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マニュアル作成に手間やコストがかかる

マニュアル作成には手間やコストがかかるデメリットがあります。マニュアルをゼロから構築する場合、その作業には相応の労力が必要です。新しい業務や変更事項が発生した場合、都度更新が必要であり、これが追加の手間を生む要因となります。

また、手間だけでなく、プロのライターやデザイナーを雇って高品質なマニュアルを作成する場合、これには一定のコストがかかります。

予算や人員不足といった制約がある場合、マニュアル作成が後回しにされたり、クオリティが低下したりする可能性があります。これらの課題に対処するには、適切なリソースと計画を用意する必要があります。

マニュアルが活用されない場合もある

作成したマニュアルが社内で十分に活用されないケースも少なくありません。たとえば、マニュアルに記載されている業務内容が実態と異なる場合や、見づらいデザインの場合、マニュアルを活用しない傾向があります。

また、マニュアルの保管場所が不明確であると、必要な時にすぐに確認することが難しいです。これらの課題があると、マニュアルの有効性が損なわれ、従業員が手に取りにくくなります。

そのため、マニュアルの作成においては、内容の正確性とわかりやすさだけでなく、確認しやすい形で提供することが重要です。

社員が工夫を怠るようになる

マニュアルが徹底されると、社員は手順や指針に縛られてしまい、自らの工夫を怠る可能性があります。また、マニュアルに記載されていないイレギュラーな事案に対応する力が低下する可能性もあります。

業務においては予測不能な状況や変化が発生することがあり、その際に柔軟な対応が求められます。しかし、マニュアルに依存しすぎると、新しい課題に適応する能力が低下し、結果として問題解決が難しくなることが考えられます。

マニュアルの徹底使用は重要ですが、社員が柔軟に業務に取り組める環境を整えることも欠かせません。マニュアルはあくまでガイドラインと捉え、柔軟性を保つことが重要です。

マニュアルの定着・活用を成功させるポイント

マニュアルの定着・活用を成功させるためには、目的・役割の周知や担当者の決定など、いくつかのポイントに注意する必要があります。効果的にマニュアルを活用するために、ここからはマニュアルの定着・活用を成功させるポイントを解説します。

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マニュアル作成の目的や役割を周知する

マニュアル作成の目的を従業員に明確に伝え、その役割を理解させることは、マニュアルを定着・活用させる上で重要です。まずは、マニュアルがなぜ必要なのか、どのような役割を果たすのかを周知しましょう。

マニュアルは業務の標準化や品質維持、スムーズな業務遂行のためのガイドブックです。これを理解することで、従業員は自身の業務を効率的に行う手段としてマニュアルを活用しやすくなります。

目的が理解されることでマニュアルが定着し、適切に活用されることが期待できます。

マニュアル作成や管理の担当を決める

マニュアルを作成する際は、事前に作成や管理を行う担当部署を定めましょう。この部署は、マニュアルの新規作成や修正、最新版への更新、必要に応じたトレーニングの実施などを担当します。

管理の担当部署を定めることで、更新や改訂がスムーズに行われるため、業務の変化に迅速に対応しやすくなり、マニュアルの定着と活用が促進されます。定期的な更新や改訂が行われることで、マニュアルがより現場に密着し、効果的に活用されやすくなります。

理解しやすさや探しやすさを工夫する

マニュアルを作成する際は理解しやすさや探しやすさを考慮し、工夫を行いましょう。文字の大きさやフォント、色使いなどを適切に調整し、読み手が疲れずに情報を取得できるように工夫します。

強調したい部分には太字やアンダーラインを活用し、重要なポイントを明確に示したり、図形やイラスト・写真などを活用したりすることで、よりわかりやすくなります。

また、レイアウトには適度な余白を設け、情報が詰まりすぎないようにすることで、読み手が疲れずにマニュアルを閲覧できます。これらの工夫によって、マニュアルは利用者にとって使いやすく、理解しやすいものとなります。

1. 文字のフォントを統一する
2. 太字やアンダーラインを活用する
3. 図形やイラスト・写真などを挿入する
4. レイアウトには余白を設ける

暗黙知を形式知に変えることを目指す

暗黙知は個々の経験や知識であり、口頭での共有が難しい特徴があります。一方、形式知は文章や図表によって表現され、組織内で効果的に共有できるナレッジです。組織内での知識共有の課題として、特定の個人に依存する暗黙知が挙げられます。

こうした暗黙知を形式知に変換するためには、マニュアル作成が有効です。マニュアルには具体的な手順・知識が文章や図表で明確に記述され、それを組織全体で共有できるようになります。

暗黙知を形式知に変えることで、組織は特定の個人に頼らずに一貫性のある業務遂行が可能になります。

業務の実態を把握して作成する

マニュアルを作成する際には、業務の実態を正確に把握することが重要です。実際の業務プロセスや手順を理解することで、必要な情報を的確に記載して、冗長な部分や不正確な情報を省けます。

業務の実態を把握した上でマニュアルを作成することで、従業員はよりスムーズに業務を遂行可能です。さらに、正確で実用的な情報が充実しているマニュアルは、信頼性が高まって活用されやすくなります。

定期的な更新・改善を徹底する

マニュアルは始めから完璧なものを作成しようとせず、運用しながらフィードバックを回収して改善させていくのがおすすめです。また、業務プロセスの変更などマニュアルの記載内容に相違が生じたら、その都度マニュアルを更新して最新版を維持しましょう。

加えて、法改正や新たな規制の施行時など、業務に変化が加わるタイミングでもマニュアルの見直しが必要です。正確さが保たれた最新のマニュアルを常に社員に提供することで、マニュアルの利用が促進され、効果的な業務効率化や品質向上が実現します。

日々の業務の中で軽微な変更や社員同士の認識のずれが生まれる可能性もあるため、特に大きな変化がなくても半年に一度など、定期的に現場の利用状況や意見を収集し、点検を行うことで、マニュアルの正確性や効果を維持しやすくなるでしょう。

マニュアル作成ツールを活用する

マニュアル作成ツールとは、マニュアルを簡単かつ効率的に作成できる機能を備えたツールです。多くのツールでは、マニュアル作成だけでなく管理も効率化できるため、マニュアルの定着・活用の促進にも役立ちます。

例えば、検索機能を活用すれば、知りたい情報を解説したマニュアルを簡単に探し出せるため従業員の利便性が向上し、マニュアルが活用されやすくなります。

また、閲覧状況確認機能があるツールでは、従業員の閲覧状況や検索ワードを確認できるため、従業員が抱える悩みの把握に役立ち、マニュアルの精度向上に活かせます。ツールにより搭載する機能はさまざまであるため、比較して自社に適したものを選びましょう。

まとめ

マニュアルの作成には業務効率化やコスト削減のメリットがあり、従業員が適切な手順やガイドラインに従って業務を行えるようになります。これにより、業務の実態の把握や無駄を省くことができ、業務効率が向上します。

ただし、作成したマニュアルが見づらいデザインや実態と異なる内容では、従業員が活用しない可能性があるため、注意が必要です。業務の実態を踏まえ、必要な情報を把握することで、マニュアルがより有効に機能し、業務における品質と効率を向上させます。

これらの要点を理解して目的を正しく把握することが、効果的なマニュアル作成とその活用に繋がります。本記事で紹介したポイントを参考に、マニュアル作成をしてみましょう。