SFAとは？CRM・MAとの違いや導入成功へ導く4つのポイントを解説

SFA（営業支援システム）とは、営業メンバーの行動管理や商談の進捗状況を共有するツールを指します。本記事では、営業活動やマネジメントを効率化してくれるSFAの主な機能やシステム導入によるメリット・デメリット、導入の際に選ぶポイントを解説します。

目次

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1. SFA（営業支援システム）とは
2. SFAとCRM・MAの違い
3. SFA（営業支援システム）の機能
4. SFA（営業支援システム）のメリット
5. SFA（営業支援システム）のデメリット
6. SFA導入成功へ導く4つのポイント
7. SFA（営業支援システム）の選び方
8. その他のSFA（営業支援システム）の選び方
9. まとめ

SFA（営業支援システム）とは

SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、「営業支援システム」「営業支援ツール」を意味しています。SFAは営業活動の可視化を計り、業務の効率化と生産性の向上を目指すツールです。

国内の営業現場において、さまざまな課題が山積みになっています。「営業報告に時間がかかる」「顧客との関わり方が見えない」など業務内容が組織内に共有されていない営業の属人化が、課題の根本になっているのが現状です。

営業報告においては、営業担当者による営業日報・報告書の作成や顧客管理、営業事務担当によるレポート補助作業など、営業から帰社後の担当者が行うため時間を要します。また、営業内容は組織内で共有されにくいケースが多いです。

これらの営業の属人化を可視化し、自動化することで営業活動・報告業務を効率的に行えるように手助けしてくれるのがSFAです。　

SFA（営業支援システム）の導入形態

SFAには、インターネット上でログインしてオンラインで使用するクラウド型と、ベンダーとライセンス契約ののち、自社のサーバーを使用して独自に運用していくオンプレミス型の導入形態があります。それぞれにメリット・デメリットがあるのでチェックしていきましょう。

SFAとCRM・MAの違い

SFAに関連するツールとして、CRMとMAがあります。重複する機能を持つ3つのツールですが、それぞれ異なった役割があります。業務の流れに沿って解説すると3つの明確な違いが見えてきます。

1. 商談に繋がる見込み客を獲得するのが「MA」
2. 獲得した見込み客に営業・商談し、顧客へ昇格させるのが「SFA」
3. 顧客の満足度向上しリピート化を図るのが「CRM」

いずれの業務でも、活動内容の可視化によって業務効率の向上が図れます。それぞれツールの役割を把握し、効果的な導入・活用につなげましょう。

CRM（顧客管理システム）とは

CPMとは、「Customer Reletionship Manegement【カスタマーリレーションシップマネジメント）」の略で、「顧客関係管理」「顧客関係性マネジメント」などを意味します。CRMは、顧客情報を最大限に生かし、良好な関係を構築・維持し向上させるための手助けをしてくれるツールです。

また、CRMは顧客情報の組織内共有が可能です。販売管理や売上予測分析も行えるため、キャンペーンの企画や受注以降のコミュニケーションを取りやすくなります。

顧客管理の内容は、既存の顧客概要情報だけでなく見込み客の管理機能・商談取引履歴など顧客との関係を管理し、ニーズに合わせた対応を行うことを目的としています。そういった観点から、CRMは顧客満足度を高め長期に渡り良好な関係を築いていけるため、リピート率や販売拡大させていくためサポートするツールです。

MA（マーケティングオートメーション）とは

MAとは「MA（マーケティングオートメーション）」の略で、マーケティング業務を自動化するツールのことです。商談につながる見込み客を獲得するため、リードジェネレーション・リードナーチャリング・リードクオリフィケーションの3段階に分けて効果的なアプローチを図ります。

1. リードジェネレーション：広告や宣伝、SNSなどを利用し見込み客を集客・発掘
2. リードナーチャリング：メルマガやリード管理で見込み客を育成
3. リードクオリフィケーション：見込み度を分析し、商談可能な見込み客を選別

手探りで顧客獲得に奔走するのではなく、潜在的なニーズを把握して興味や関心を高め見込み客を育成、最適なタイミングでアプローチする一連の流れを自動化し、マーケティングそのものを強化できるのがMAの特徴です。

SFAとCRMの違い

CRMは顧客管理・カスタマーサポートやマーケティングをサポートし、SFAは営業報告・商談案件管理など営業活動を支援するツールです。

SFAで商談し受注・販売までの役割を行い、CRMは顧客となってからのコミュニケーションの役割を行い、顧客との関係をより強化させていくための管理・分析を目的としています。

SFAとCRMのどちらを導入するか検討する際は、「どのような目的があり顧客情報を管理するのか」という点に着目してみましょう。顧客に対する営業活動の情報を共有したいならSFA、顧客満足度の向上などのために情報を共有したいならCRMが向いています。

SFAとMAの違い

SFAは商談から受注までの営業活動、CRMは受注後の顧客管理の役割を担っていますが、MAはSFA以前の段階で、見込み客を獲得するためのシステムです。MAにて獲得した見込み客はSFAの管轄になります。

MAにおいては、見込み客を見つけるリードジェネレーション・見込み客の興味をさらに引き上げるリードナーチャリング・商談可能な見込み客を獲得するリードオフィケーションの段階を踏み、リードの可視化をはかります。

SFA（営業支援システム）の機能

SFAには営業活動の効率化を図るために、効果的な機能が備わっています。主に顧客管理機能・案件管理機能・予実管理機能・営業日報機能・行動管理機能・営業活動分析機能です。それぞれどのような機能なのか解説します。

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顧客情報管理機能

顧客管理機能では、外出先からでも顧客へのアプローチ履歴や情報を確認できます。また、名刺管理機能を備えたタイプもあるため、担当者名や役職名を確認したいときにも大変便利です。また、組織内で共有も可能なため退職や転勤の際には後任者への引継ぎもスムーズにできます。

SFAでは顧客の所在地などの概要だけでなく、営業活動においてどのようなコミュニケーションを取っているか履歴も残すことができます。顧客とのやりとりの履歴を管理していき、さらなるデータ分析ができるのもSFAシステムの魅力です。

案件管理機能

案件管理機能では、現在の商談の進捗状況が組織全体でリアルタイムで確認できます。また、案件データの分析を行い受注見込みや売上見込みを表示することも可能です。さらに放置案件のアラート機能が搭載されたものもあり、無駄のない営業活動ができます。

また、見積作成機能が搭載されているものは、外出先からも見積作成・提示が可能なため見積作成業務の短縮や管理も楽に済みます。入力された情報履歴は、商談案件の成否に関わらずこの先の貴重な資料となるため、従業員全体として確認できることは大きなメリットといえるでしょう。

予実管理機能

予実管理とは、予算と実績を管理するビジネスシーンにおいて不可欠な進捗確認です。営業実績を数値化することで目標達成意識を高められます。予実管理をエクセルなどを使用して予算・実績・達成率を手動で管理している企業も多く、手間がかかるのが現状です。

しかし、SFAの予実管理機能なら営業担当が商談進捗情報を入力すれば、SFAがリアルタイムで分析してくれます。入力は外出先から行えるのもメリットです。タイムリーな情報を組織内で共通できるのも目標達成への近道になります。

営業日報機能

営業日報は営業活動を終えた担当者が日々提出する不可欠な書類です。営業から戻って日報を作成し、提出・確認するまで時間を要し管理しきれないケースもあります。しかし、SFAなら社内SNSを使用し営業日報として共有できるため、上司への提出もスムーズです。

また、過去の日報を検索できるのも嬉しい機能です。商談において、似通った事例が過去に合った場合、参考資料となり即時に対応できるため営業効率もアップします。以前はスムーズにいかなかった営業担当者への確認事項も、営業日報の共有により省略できるのもポイントです。

行動管理機能

SFAの行動管理機能では、営業担当が日々どのような行動をとっているのか可視化し、管理していく機能です。顧客に対するアポイント・商談・訪問の実績件数を記録し分析していきます。

そのため、どのようなプロセスを踏めば売上に繋がるのか、また失敗するのか指示しやすくなるのがメリットです。売上や訪問件数が伸びていない原因を行動管理機能でデータ化し、今後の営業活動の質を高めるためにアドバイスしやすくなります。

営業活動分析機能

SFAでは、営業活動の管理や可視化することはもちろん、入力したデータを分析し営業活動における問題点や改善策など課題を発見できるのもポイントです。日々の顧客対応や組織のチーム力や失注例などさまざまな視点から分析します。

課題を発見することで、活動の改善策が可視化され営業担当者の育成にも繋がります。課題を実行することにより、営業活動の効率化や目標達成へ向けた行動を指示しやすくなる便利な分析機能です。

SFA（営業支援システム）のメリット

SFAの導入には多くのメリットがあります。システムの導入によって従業員の負担軽減やリスク・コスト軽減が期待できますが、どのようなメリットがあるのか具体的にみていきましょう。

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営業業務を効率化できる

営業活動における課題の多くは、業務内容が組織内で共有されていない属人化が根本の原因です。SFAを導入すれば、管理しにくい営業日報の作成・提出などの定型業務を効率化できます。

さらに、顧客情報を外出先でもスマートフォンなどで即時に確認できるため、スムーズな顧客管理で営業の精度とパフォーマンスが向上します。営業活動を可視化し、組織内で共有することで、営業の属人化を解消できるのがメリットです。

社員の負担軽減に繋がる

営業担当者は営業活動の後、帰社してから営業日報を作成したり、見積書を作成したり業務の負担が大きく残業も多くなりがちです。しかし、SFAの導入することによりこれらの業務負担を大きく軽減できます。

外出先からでもリアルタイムで営業日報を作成できるため、帰社後の業務負担が軽減され、残業時間も減らせます。また、データの一元管理で情報入力や資料作成などの手間も減らせるため、営業担当者以外の事務担当など従業員の負担も軽減されるのがメリットです。

営業活動を視える化できる

営業活動は社外に外出して行われる業務のため、進捗状況が見えづらい傾向にあり、それが営業活動の属人化と問題視される原因です。SFAを導入すれば、営業活動の状況をリアルタイムで把握できるので、上司からの適切なフィードバックやアドバイスを行えます。

また、SFA分析により精度の高い売上予測や問題点の発見・改善にも繋がり、営業マネジメントの効率化を図れます。今まで見えなかった営業活動の現場がリアルタイムで共有できるのが最大のメリットです。

成功例を共有することで、営業力向上に繋がる

SFAは社員教育のツールにも活用できます。過去の資料を登録したり、強化商品などの成功例をリアルタイムで共有したり、情報は組織内でいつでも閲覧が可能です。目標達成への参考資料にもなるため、教育コストの削減にも繋がります。

そのため、SFAに日々入力されている営業活動は、案件の成否に関わらず今後のための貴重な資料となります。

SFA（営業支援システム）のデメリット

以上のようにSFAには多くのメリットがありますが、一方導入の仕方によってはデメリットが発生する可能性があります。システム導入を検討する際はこれらの事項にも注意しなければなりません。

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ツールへの入力が社員の負担になる

SFAは社内でのパソコンや、外出先でスマートフォンやタブレットから入力して使用します。しかし、簡単な操作でも人によっては難しいと感じたり、入力項目が多いと作業が増えたと感じたり、社員の負担になる可能性があります。

導入する際は、構成がシンプルで簡単に操作できるSFAを選びましょう。また、導入前後においては、企業全体での組織的な支援とアフターフォローをしっかりと行っていくのもSFA活用の大きなポイントになります。

システム導入にはコストがかかる

SFAの導入は初期費用や維持費などコストがかかってきます。特にオンプレミス型の場合は、ライセンス・自社サーバー・ハードウェアなど比較的多くの経費が必要です。導入後も保守料金・維持費でさまざまな費用が発生します。

しかし、クラウド型の場合は1ユーザーあたりの月額費用が0円から18,000円ほどで金額に差があります。費用が高くなるほど多くの機能を備えている傾向にありますが、最低限の機能だけ欲しい場合や、お試しで使ってみたいなら無料トライアルを活用したり、コストに注目してサービスを選ぶのもひとつの手段です。

新しいシステムへの適応に時間がかかる

SFAに限らず新しいシステムを導入する際は、操作方法や業務への取り入れ方がスムーズにいかないケースが多く、社員の適応に時間がかかります。また、新しい業務内容を覚える必要があるため社員の負担にもなりかねません。

導入後はスムーズな移行を叶えるために、社内の規定やワークフローを整備する必要もあり、新しい業務スタイルに移行し慣れるのに時間がかかることもあるかもしれません。また、トラブルが発生した際の対処方法も事前に準備する必要があります。

SFA導入成功へ導く4つのポイント

システムの導入だけでは、SFAの効果を実感することはできません。SFAの導入はあくまでスタートラインであり、以降の活動次第で営業プロセスを改善していけるかが大きな分岐点となるでしょう。

それではSFA導入を成功へと導くためには何に着目していくべきなのか、自社の課題とあわせて確認し、より綿密な活動計画を練っていきましょう。

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研修やサポート体制を整える

SFAの導入には社員研修を行い、全員が使用できる環境を整える必要があります。また、マネージャーや上司は操作をより熟知し、部下への質問に答えられるように社内でのサポート体制も準備しておくようにしましょう。

SFAの管理者として万全なスキルを身に付けたいなら、SFA管理者研修を受講するのもひとつの手段です。SFAの全体像から運用方法、機能の活用方法から業務改革に至るまでSFAのすべてを熟知できます。

社員にSFAを使用するメリットを理解してもらう

SFAを導入する際は、社員に導入の目的や、使用するメリットを理解してもらう必要があります。営業担当者の業務負担・残業の軽減や、商談進捗状況・顧客情報の確認を共有できるため、効率化できるメリットを伝え、社員に周知しておくことも重要です。

SFAを営業活動の中心に据える

SFAの導入を成功させるポイントは、SFAを営業活動の中心に捉えることです。常にSFAを意識して取り組めばシステムを最大限活用でき、質の高い情報収集が行えます。また、データを活用してKPI（重要業績評価指標）を設定し、PDCAサイクルを回すことが重要です。

営業活動の属人化を解決し、共有化した営業活動に移行できれば、さまざまな進捗状況が自動的にデータ化され、リアルタイムで分析が可能です。SFAイコール営業のツールとして活用していくことが目標達成へのマネジメントに繋がります。

PDCAを継続し続ける

SFAを導入したからといって、すぐに営業プロセスが改善できるわけではありません。前述した対策を講じても、習慣化したプロセスやマネジメントが影響し、正しいプロセスで営業活動し続けることは難しいものです。

常に改善へつなげPDCAサイクルを回し続けるために、外部のコンサルティングや支援サービスを活用することも効果的です。既存の営業プロセスやマネジメントの改善へもフォーカスし、課題解決のための周期的なマネジメントを行っていきましょう。

SFA（営業支援システム）の選び方

それでは実際に導入するSFAを厳選していくなかで、着目すべきポイントを紹介していきます。どれも最終的に導入を決定づける重要な要素となっているので、自社の状況や課題と照らし合わせてチェックしてみてください。

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直観的に操作できるものを選ぶ

SFAのデメリットでも挙げられたのが、操作に関する問題点です。社員誰でも使いやすく、業務負担にならないことが重要になります。システムによっては細かい入力項目が設定されているものもありますが、できるだけ直感的な操作で情報を一元化してくれるシステムが理想的です。

単純に営業日報・顧客情報だけをSFAに求める場合など、重要視する機能を絞って入力項目を少なくし、シンプル操作で済むSFAを選びましょう。

自社に見合った料金体系のものを選ぶ

クラウド型のSFAは初期費用・月額料金の設定はさまざまです。高機能なシステムほど高額になってきます。高機能なものでも使いこなせなければ、コストばかりかかり逆効果になってしまうので、必要な機能が最低限備わっているものを選びましょう。

また、はじめてSFAを導入する場合はオープンソースの費用がかからないシステムをお試しで導入してみるのもおすすめです。

導入実績が豊富なものを選ぶ

SFAを選ぶにあたって、システムの導入実績はなによりも信用に値する判断基準です。営業力強化のためにSFAを導入し実際に効果を得るためには、試行錯誤のもとPDCAを継続し続ける必要があります。

導入実績が多いほどツールの安定性は高く、効果を実感するまでのノウハウも蓄積されているということになります。掲げる課題や規模が近い企業の導入実績も参考にしながら、自社の営業プロセス改善に着手していきましょう。

その他のSFA（営業支援システム）の選び方

前述した他にもSFAの導入を検討する際、最低限のポイントをチェックしておきましょう。より自社にあったものを選ぶために、具体的な機能の詳細や無料トライアル期間の有無なども把握しておくのがおすすめです。セキュリティ対策やサポート体制が手厚いものなら、より安心して利用できます。

これらのポイントを念頭に置き、複数のサービスを比較検討することでSFAを絞り込めます。より良い業務効率化が見込める最適なシステムを導入しましょう。

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自社サービスに合ったスペック・機能かどうか

SFAのシステムにより搭載している機能は異なります。営業活動における自社の課題や問題点の解決のために必要な機能を考えて選びましょう。また、今後の事業拡大なども視野に拡張性・カスタマイズ性を考慮するのも重要なポイントです。

そのために、どんなスペックや機能があるのかしっかりと把握してから導入することが必要です。オーバースペックにならないように、自社の社員が使いこなせるかどうか見極めて機能を選択しましょう。

他システムと連携できるか

既にSFAやMAを導入している場合は、既存のシステムと連携できるかどうか、もしくは今後連携する可能性がある場合も他システムと連携ができるか確認しておく必要があります。既存のシステムで管理されている情報が連携できると移行の際もスムーズです。

サポート体制は手厚いか

オンプレミス型のSFAを運用する場合は、トラブルが発生した際にベンダーのサポート体制が整っているか事前に確認しておくと安心です。また、ベンダーが休日にサポートを行っているか把握しておきましょう。

また、クラウド型のSFAをはじめて導入する際も、準備や導入後のアフターフォローやトラブルへの対処方法などサポート体制がどんな仕組みになっているか確認し、できるだけ充実したサービスを提供しているシステムを選ぶと良いでしょう。

セキュリティ対策は万全か

特にクラウド型のSFAの場合、顧客情報を扱うため、ロック機能やアクセス制限・プライバシーマークの取得などは、セキュリティリスクを避けるために確認すべきポイントです。社外で使用するケースが多い場合は、画面の覗き見対策として、特定の端末以外からアクセスできなくなるような機能があると安心です。

また、オンプレミス型のSFAを運用している場合は、自社で独自のセキュリティレベルを設定することで対策を立てられます。

無料トライアルはあるか

操作性がシステム導入の重要な要素となり得るように、無料トライアルも実際のシステムに触れられる貴重な機会です。説明から魅力を感じた機能も、実際に使用し複雑な操作が伴うのであれば、導入後の営業活動に活用される機会は減ってしまいます。

機能内容の確認だけでなく、マネージャーや営業担当、利用する社員全員が扱えるツールとなるよう、複数のトライアルで試用し比較することも大切です。

まとめ

SFAは営業活動に伴う業務を効率化し、従業員の負担軽減や業務の効率化をサポートする便利なシステムです。上手に活用すれば、コスト削減だけでなく営業に紐づく業務もスムーズに行えます。

ただし、SFAにはさまざまな機能や料金体系・運用の形があるため慎重な選定が必要です。また、社内規定の整備や従業員への周知・検収といった導入前の準備も求められます。自社の営業活動における課題を的確に把握し、適切なシステムをスムーズに導入できるよう工夫しましょう。

SFA（営業支援システム）の導入を検討する際は、この記事を参考に利用するシステムの選定や準備を行い、効率化やコスト削減といったシステムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。