わかりやすいマニュアルとは？NG例とマニュアル作成のポイント
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- わかりやすいマニュアルとは、画像や動画の活用が効果的で要点が整理されているもの
- 情報の探しにくさや内容の伝わりにくさなどがあると、マニュアルが活用されにくい
- わかりやすいマニュアルを作成するには、ツールやテンプレートの活用も効果的
わかりやすいマニュアルを作成するには、画像・動画・図などを効果的に挿入したり、5W1Hを意識した伝わりやすい文章表現をしたりするなどの工夫が必要です。本記事では、わかりにくいマニュアルの例と改善方法を踏まえて、業務マニュアル作成のポイントを解説します。
わかりやすい業務マニュアルとは
わかりやすい業務マニュアルは、内容が明確かつ直感的に理解できるもので、利用者が求める情報を迅速に見つけ出せるように構成されています。
例えば、画像・動画・図などの視覚的要素が効果的に挿入されており、複雑なプロセスや手順を分かりやすく説明しています。また、5W1Hを意識した文章表現により、業務の流れや必要な行動が具体的にまとめられているなどの特徴があります。
そのため、利用者はマニュアルの指示に従いやすくなり、業務の効率化とエラーの削減を期待できます。
マニュアル作成とは？メリット・デメリット、ツールの選び方を解説
マニュアルを作成することで、教育コストを削減し、業務の効率化や属人化防止に効果的です。またマニュアル作成ツールを導入することで、マニュアル作成に関する課題の解決に役立ちます。本記事では、マニュアル作成の手順やマニュアル作成ツールの選び方などを解説しています。
わかりやすい業務マニュアルを作成するためには、伝わりやすい表現を意識する、マニュアルの利用者をイメージする、といったコツを抑えることが大切です。本記事では、マニュアルの基本的な作成方法を交え、作成のコツや運用のコツなどを解説します。
わかりにくいマニュアルの例と改善方法
わかりにくいマニュアルは、情報の伝達を妨げて業務の効率を低下させる原因となります。そのため、どのようなマニュアルがわかりにくいと言えるのかを知ることが大切です。ここでは、わかりにくいマニュアルの例とその改善方法を取り上げます。
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わかりにくいマニュアルの例と改善方法
複数の業務を一つにまとめている
複数の業務内容を1つのマニュアルにまとめると、情報が過密になり、利用者が特定の業務に関する具体的な指示を見つけるのが困難になりがちです。さらに、異なる業務が混在することで、各業務の流れが不明瞭になり、利用者の混乱を招く原因となります。
この問題を解決するには、まず業務ごとにマニュアルを分けることが効果的です。各マニュアルが1つの業務、または関連する一連の業務を扱うことで、内容の明瞭さとアクセスの容易さが大幅に向上します。
さらに、業務の全体像を概説するセクションを設けることで、利用者はその業務が組織内でどのような役割を果たしているのか、他の業務とどのように関連しているのかを理解できます。
改善方法①｜業務ごとにマニュアルを分ける
業務やテーマごとにマニュアルを分けて作成することは、情報の明確性とアクセスの容易さを大幅に向上させる効果的な改善方法です。各マニュアルが特定の業務やプロセスに特化しているため、利用者は関連する情報を迅速に見つけ出し、理解することが可能になります。
また、1つひとつが長く複雑になり過ぎることを防げるため、利用者の負担を軽減できます。さらに、業務が変更された場合や新しいプロセスが導入された場合にも、特定のマニュアルだけを更新すれば良いため、メンテナンスが容易です。
さらに、業務ごとに分けることで、マニュアルの作成者はその業務に最も関連性の高い情報に集中し、不必要な詳細を省略できます。
改善方法②｜業務の全体像を把握する
マニュアルをよりわかりやすくするためには、単に業務手順を記載するだけでは不十分です。例えば、その業務が企業全体の中でどのような位置づけにあるのか、他部署とどのように関連しているのかといった全体像を把握することが重要です。
業務の全体像を理解することで、マニュアル作成者は、その業務が組織全体の目標にどのように寄与しているかを明確に把握できます。さらに、業務の全体像をマニュアルに反映させることで、マニュアルの区切りが明確になり、情報の整理が容易になります。
例えば、異なる部署間で共通のプロセスがある場合や、特定の業務が他の業務に直接影響を与える場合、その関係性をマニュアル内で明示することで、業務間の連携と一貫性を強化することが可能です。
何を伝えたいのかわからない
情報が無秩序に記載されていたり、必要以上に複雑で冗長な表現が使われていたりする場合、読み手はマニュアルから具体的な行動指針や解決策を見つけることが困難になります。
このような状況は、マニュアルの利用者に不必要な混乱を引き起こし、業務の効率を低下させる恐れがあります。そのため、まずはマニュアル内で伝えたい要点を明確にし、それらを簡潔にまとめて記載しましょう。
また、重要なポイントや行動指針は視覚的に強調し、マニュアルの中で際立たせることも重要です。これにより、読み手が重要な情報を見落とすことなく、迅速な行動を促せるでしょう。
改善方法①｜要点をまとめて記載する
マニュアルが伝えたい要点を効果的に伝えるためには、長文のテキストを避け、シンプルかつ伝わりやすい表現で情報をまとめることが重要です。過剰な情報は、読み手を混乱させ、本来伝えたいことから注意をそらす可能性があります。
そのため、マニュアルの各セクションで最も重要な情報を簡潔にまとめ、読み手が必要とするポイントを明確にすることが必要です。要点をまとめる際には、箇条書きや番号付きリストを使用して手順やチェックポイントを示し、読み取りやすくしましょう。
改善方法②｜重要なポイントは強調する
重要なポイントを視覚的に強調することで、読み手の注意を重要な内容に導くことができるため、マニュアルの利用効率が高まります。
例えば、ラインマーカーやアンダーライン、太字や異なる色のテキストなどを使用することで、読み手が重要な情報を見落とさないように配慮できます。
強調する部分は、安全に関する注意事項や業務のキーとなるステップなど、特に重要なポイントに対して行うことが推奨されます。さらに、マニュアルの内容を迅速にレビューしたい場合にも有効です。
改善方法③｜5W1Hを意識する
マニュアル作成において、5W1Hを意識した文章構成を取り入れることで、内容の明確さと理解のしやすさが大幅に向上します。これにより、読み手はマニュアルが提供する情報の各側面を網羅的に把握できるため、具体的な行動や決定を下す際の明確な指針を得られます。
特に業務手順やポリシーを説明する際には、これらの要素が全て含まれていることが重要です。5W1Hをマニュアルの各セクションに組み込むことで、情報はより体系的に整理され、読み手は必要な情報を迅速に見つけ出せます。
改善方法④｜読み手をイメージする
マニュアルを作成する際には、読み手の立場に立って内容を構成することが重要です。特に読み手が初心者である場合、直面するであろう疑問や不安を予測し、それに応える形で情報を提供する必要があります。
具体的には、専門用語の使用を控え、基本的な概念から説明を始めるなどの配慮が挙げられます。また、業務の背景や目的を明確にして、なぜ特定の手順やポリシーが存在するのかを説明することで、読み手の理解を深めることができます。
マニュアルが読み手のニーズに応えるように設計されていれば、読み手は情報をより簡単に吸収し、実際の業務に適用しやすくなるでしょう。
改善方法⑤｜画像や図などを効果的に挿し込む
テキストだけの説明では伝わりにくい複雑なプロセスや手順も、視覚的に示すことで直感的かつ迅速に理解することが可能になります。例えば、機械の部品の配置や組み立て手順を示す図解は、文字での説明よりも明確でわかりやすいと言えます。
また、動画を用いることで実際の作業の流れやスピード感を示し、より実践的な理解を深めることができます。視覚的要素をマニュアルに挿入する際には、それらがテキストの内容を補完し、読み手の注意を適切に導くようにしましょう。
動画だけを使って作成している
動画をマニュアルに使用することは、複雑なプロセスや手順を視覚的に示す際に効果的です。しかし、動画では特定の情報を素早く参照したり、簡単に戻って確認したりすることが困難です。
また、動画の長さや視聴環境によっては、利用者が必要な情報を得るまでに時間がかかることがあり、効率性に欠けることがあります。そのため、まず動画のメリットとデメリットを理解し、動画を使用する場面を適切に選択しましょう。
また、動画とテキストや画像を組み合わせることで、動画の視覚的な利点を活かしつつ、情報への迅速なアクセスや参照の容易さも確保できます。
改善方法①｜動画のメリット・デメリットを理解する
動画のメリットは、実際の動きや手順をわかりやすく示すことができる点にあります。複雑なプロセスや手順を視覚的に捉えやすくなり、理解と記憶の促進が期待できます。
また、動画は非言語的な情報も伝達できるため、操作感や作業の流れなど、テキストや静止画では表現しづらいニュアンスを伝えることが可能です。一方、動画のデメリットとしては、特定の情報を瞬時に参照することが難しい点が挙げられます。
動画は連続した流れで情報が提供されるため、特定の部分にすぐにアクセスしたい場合には不便を感じることがあります。そのため、動画の特性を最大限に活かしつつ、テキストや図とのバランスを考慮しましょう。
改善方法②｜動画や画像・テキストを使い分ける
動画は実際の一連の動きや手順を把握でき、特に操作方法や動作の流れを示す際に非常に有効です。一方、画像は特定の瞬間を捉えることに優れており、機器の部品配置や特定の設定値など、静的な情報を視覚的に示すのに適しています。
テキストは、具体的な定義や詳細な説明、注意事項など、正確で簡潔な情報を提供するのに最適です。これらを適切に使い分けることで、マニュアルの内容をより明確にし、利用者が求める情報を効率的に提供できます。
具体的には、動画でプロセスを示しつつ画像でポイントを強調し、テキストで詳細な説明を加えるといった方法が考えられます。
知りたい情報がどこにあるかわからない
マニュアルが分かりにくくなる1つの原因として、利用者が必要とする情報を簡単に見つけられないことが挙げられます。この問題は、マニュアルの構造が論理的でない場合や、情報が不規則に配置されている場合に発生しやすいです。
このような場合、利用者は時間を浪費し、業務に必要な情報を得るために無駄な労力を費やすことになります。さらに、適切な索引や目次、または検索機能が欠けていると、情報のアクセシビリティが大幅に低下し、マニュアルの有用性が損なわれます。
改善方法①｜内容が推測できるタイトルをつける
マニュアルのわかりやすさを高めるためには、各セクションやトピックの内容を明確に示すタイトルをつけることが重要です。内容が推測できるタイトルを使用することで、利用者はマニュアルを通して、迅速に必要な知識や指示を見つけ出すことが可能になります。
さらに、内容が推測できるタイトルを使用することは、マニュアル全体の一貫性と組織性を向上させるのにも役立ちます。そのため、マニュアルの各部分が互いにどのように関連しているかが明確になり、利用者はより簡単に情報を理解し、業務に適用することができます。
改善方法②｜目次や見出しを設定する
目次はマニュアルの全体構造を一覧で示し、読み手が必要な情報を素早く見つけられるように導きます。また、見出しはマニュアル内の各セクションの主要なポイントを強調し、読み手が内容を理解して、特定の情報に直接アクセスする際のガイドとなります。
各セクションやトピックが明確に区切られ、論理的な順序で配置されることで、マニュアルの内容が一目で理解でき、検索性が高まります。
特にデジタル形式のマニュアルでは、目次や見出しをクリック可能なリンクとして設定することで、読み手が文書内の特定の位置に即座にジャンプできるようにすることも可能です。
改善方法③｜業務内容を時系列で整理する
時系列で情報を整理することで、読み手はマニュアルを順を追って読むことができ、各ステップの前後関係や時間的な文脈が理解しやすくなります。
これにより、業務の全体像を把握しやすくなり、特定の手順やガイドラインがいつ適用されるのかを容易に見つけ出すことができます。
さらに、新入社員や他部署から移動してきた従業員は、業務の流れをステップバイステップで追うことで、業務の全体的な流れを自然に学べます。
マニュアルで不明点が解消されない
マニュアルで不明点が解消されない場合、その主な原因は情報の不足や不明瞭さにあります。マニュアルが必要な詳細情報を提供せず、あるいは提供された情報が曖昧な場合、読み手は業務の実行方法や問題の解決策を正確に理解することができません。
また、重要なポイントが適切に強調されていない場合や、業務のコンテキストが十分に説明されていない場合も、読み手の不明点が残る原因となり得ます。
改善方法①｜マニュアルの最後にFAQを作成する
FAQは、マニュアルの本文で詳細に説明されていないような一般的な疑問や、頻繁に遭遇する問題に対する解答を提供します。このセクションにより、利用者は自身の不明点に対して、迅速に解答を得られます。
また、利用者からのフィードバックや疑問に基づいてFAQを定期的に更新することで、マニュアルの内容を利用者の実際のニーズに合わせて、継続的に改善できます。そのため、常に最新の情報と実践的なアドバイスを提供することが可能となります。
改善方法②｜問い合わせ先を決めておく
マニュアルには、業務の実行に必要な情報が網羅的に記載されていることが理想的です。しかし、全ての疑問や特殊な状況を事前に予測することは簡単ではありません。
そのため、不明点が発生した際に迅速に対応できるよう、明確な問い合わせ先をマニュアル内に設定しておくことが非常に重要です。問い合わせ先が決められていると、利用者は発生した疑問や問題について専門の担当者に直接相談でき、スムーズに解決できます。
改善方法③｜フィードバックを元に改善を繰り返す
マニュアルの有効性と実用性を高めるためには、利用者からのフィードバックを積極的に収集し、それを基にマニュアルの改善を繰り返すプロセスが不可欠です。
フィードバックに基づいた改善を行うことで、内容の不明瞭な箇所の修正や欠けている情報の追加、使い勝手の向上など、マニュアルをより活用しやすいものへと改善できます。これは、組織の変化や業務のアップデートに柔軟に対応し続けるためにも重要です。
ツールやテンプレートを活用するのもおすすめ
わかりやすいマニュアルを作成する上で、専用のツールやテンプレートを活用することは、効率的で一貫性のある文書を生み出すために効果的です。
これらのツールやテンプレートは、マニュアル作成のプロセスを大幅に簡素化します。また、見出しや目次、図表などの要素を簡単に挿入し、編集することができるため、時間と労力を節約しながらプロフェッショナルな資料を作成することが可能です。
さらに、テンプレートを使用することで、マニュアル全体で一貫したスタイルとトーンを維持できます。
わかりやすいマニュアルを運用する際の注意点
マニュアルは、わかりやすいだけでなく、適切に運用することも重要です。ここでは、マニュアルを運用する際の注意点について解説します。
マニュアルを定着化させる
マニュアルは、読めば誰もが内容を理解できるのが理想です。しかし、現場の上長や管理者がマニュアルから外れた業務を行っていると、マニュアルを参照する意味がなくなり、統一化された業務の遂行が困難になってしまいます。
したがって、多数の従業員にマニュアルの内容を実践してもらうためには、まず役職の高い人材に対してマニュアルを定着化させ、間違いなく広められるように整えておくことが大切です。マニュアルの説得力を高めるためにも、自然な業務への定着を意識しましょう。
継続的な改善と更新を行う
マニュアルは一度作成したら終わりではなく、継続的な改善と更新を行う必要がありますす。これは、新しい情報や変更事項に適応し、マニュアルを常に最新の状態に保つために重要です。
新しい技術や規制の導入、業務プロセスの変更など、組織内外でさまざまな変化が生じます。古いマニュアルではこれらの変更に柔軟な対応ができず、従業員が正確な情報を得ることが難しくなります。
そのため、マニュアルは定期的に見直し、変更点を反映させることが大切です。継続的な改善と更新を通じて常に最適な状態を保ち、組織内外の利用者が信頼できる情報を得られるようにしましょう。
まとめ
マニュアルをわかりやすく作成するためには、業務やテーマごとに情報の整理や、時系列に沿って展開するなどして、内容を理解しやすくすることが重要です。これにより、読み手は情報を論理的な順序で追うことができ、業務プロセスの全体像を容易に把握できます。
また、内容が推測できるタイトルを使用し、目次や見出しを設定することで、マニュアルのナビゲーションが向上します。その結果、読み手は必要な情報を迅速に見つけ出せるようになります。
マニュアルで不明点が解消されない場合は、FAQセクションを設けたり、問い合わせ先を明記したりすることで、利用者は迅速に解答を得られます。様々なポイントを押さえることで、わかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
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