飲食店におすすめの電話代行サービス｜選ぶ際のポイントも解説

電話代行サービスには、飲食店に特化したものもあります。飲食店で電話代行サービスを利用すれば、予約の取りこぼしを防げるだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。本記事では、飲食店におすすめの電話代行サービスや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 飲食店における電話業務の課題
2. 飲食店が電話代行サービスを利用するメリット
3. 飲食店向け電話代行サービスの選定ポイント
4. 飲食店におすすめの電話代行サービス
5. その他の電話代行サービスの選び方
6. まとめ

飲食店における電話業務の課題

飲食店の経営業務には、顧客からの予約や予約のキャンセル、求人への応募などにおける電話業務も含まれています。電話での対応をスムーズに行えると、店舗の売上アップにつながりますが、飲食店の電話業務はいくつかの課題も抱えています。

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多忙な混雑時に丁寧な対応ができない

混雑時には顧客からの電話に出られないことがあり、出られたとしてもスタッフが多忙なため、迅速かつ丁寧に対応できません。そして、電話業務の対応が粗雑になると、店舗の評判を落とす事態にも発展してしまいます。

また、予約の受付やキャンセル対応で接客中にミスが増えたり、電話対応に気を取られたりすることにより、店舗内の顧客へのサービス低下が起こる可能性もあります。

求人応募やクレーム対応に時間が割けない

飲食店では、来店した顧客に対しての食品提供が重要な業務であり、電話での求人応募や顧客からのクレーム対応にも時間を割けません。そこで、飲食店には電話代行サービスの導入がおすすめです。

電話代行サービスとは、店舗への予約やキャンセルをはじめ、顧客からのクレームへの対応など、飲食店が行う電話業務を委託できる便利なサービスです。電話代行サービスに電話業務代行を依頼することで、本業に注力することができます。

また、混雑時の問い合わせにおいても、店舗の状況に関係なく質の高い顧客対応が可能になるため、提供するサービスの質を高められます。

予約のキャンセルを埋められず機会損失が発生する

電話予約で大人数の宴会や個室の確保を受け付ける飲食店では、利用者の都合で急な予約のキャンセルが生じる場合があります。その際、新たな予約を受け付けられなければ、大きな機会損失が発生してしまう恐れがあります。

特に、飲食店ではキャンセル料を設定することが少なく、勝手な都合でキャンセルされてしまうことも多いです。したがって、オンラインのシステムを活用し、キャンセルになった部分を即座に予約可能な空きとして利用者に認知させることが大切です。

飲食店が電話代行サービスを利用するメリット

飲食店は電話代行サービスを利用し、顧客からの予約・クレーム・求人の応募など、電話業務に関する万全の体制を構築することで、さまざまなメリットを享受できます。ここでは、飲食店が電話代行サービスを利用するメリットを解説します。

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予約の取りこぼしを防ぐ

飲食店が電話代行サービスを利用すると、予約の取りこぼしを防ぐことができます。電話代行サービスでは、ユーザー店舗専用の電話番号を設けており、顧客からの電話には担当者が店舗の従業員として応対します。

そのため、店舗の混雑時や仕込み時に電話に出られないといったことを防げます。また、電話代行サービスは店舗の営業時間外でも予約への対応をしている場合が多く、飲食店は顧客獲得の窓口を広げられます。

スタッフが本業に集中できる

飲食店のスタッフは、電話代行サービスを利用すると本業に集中することができます。電話代行サービスでは店舗専用の電話番号を設けるため、営業電話や間違い電話などに対して、スタッフがすべて対応する必要はありません。

したがって、スタッフは来店する顧客への接客に集中できます。常に電話対応しなければならないという意識を減らすことにより、ストレスの軽減にも寄与するでしょう。

顧客満足度向上につながる

電話代行サービスの利用により、顧客満足度の向上にもつながります。電話代行サービスでは、飲食業の電話業務に関する研修を受けたプロの担当者が電話業務を代行します。そのため、顧客からの新規予約、予約の変更・キャンセルの手続きが停滞しません。

また、電話業務を電話代行サービスに任せることで、店舗内のスタッフにも好影響をもたらします。スタッフは、電話での問い合わせに対応する必要がなくなるため、飲食の提供や接客に集中でき、従来よりも質の高いサービスを顧客に提供できるようになります。

複数店舗の一元管理が可能

通常、複数店舗を運営する場合には店舗ごとに電話環境を構築する必要があります。しかし、電話代行サービスを活用すれば、複数店舗における電話業務を一元管理することが可能です。

つまり、1つのシステムで全店舗の情報を管理し、各店舗に対する入電を本社で対応したり、店舗ごとの営業時間に合わせて時間外のアナウンスを流したりなど、環境に合わせた一元的な運用が行えます。

飲食店向け電話代行サービスの選定ポイント

電話代行サービスは、飲食店に大きなメリットをもたらす有用なサービスです。数多く存在するサービスの中から、自店舗に合ったものを選びましょう。ここでは、飲食店向け電話代行サービスの選定ポイントを解説します。

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飲食店向けのサービスがあるか

飲食店が電話代行サービスを選ぶ際は、飲食店向けのサービスを提供している会社かどうかを確認しましょう。飲食店には、予約の受付・変更・キャンセル、求人応募への対応など、飲食店向けのサービスを提供している電話代行サービスがおすすめです。

予約の受付

飲食店には、予約受付業務を依頼できる代行会社が推奨されます。飲食店にとって、予約の受付は非常に重要な業務です。顧客からの問い合わせに丁寧な対応を行い、予約日時や人数を伺ってから予約状況を確認し、時間・席数を提案しなければなりません。

予約受付業務を依頼できる電話代行サービスなら、すべてを担当者に依頼できます。飲食店向けのサービスを提供している会社は、担当者への研修を事前に行っているケースが多いため、予約受付の手続きをスムーズに進められるでしょう。

予約の変更・キャンセル

飲食店が電話代行サービスを利用する際は、予約の変更とキャンセル受付、それに伴うデータの修正などを依頼できるかどうかも確認しましょう。予約の変更・キャンセルの際は、顧客との信頼関係を損なわないように手続きを進める必要があります。

電話代行サービスに予約の変更・キャンセルを依頼できると、顧客の要望や不満に対して丁寧なヒアリングが行え、真摯な対応も可能になります。また、予約の変更やキャンセル受付時のミスも減り、スタッフの業務負担も軽減できるでしょう。

なお、予約の変更・キャンセルに伴うデータの修正はオペレーターが行うため、スタッフが忙しい中で顧客にヒアリングをしたり、事務作業をしたりする必要はありません。

求人応募への対応

電話代行サービスが求人応募への対応も行っていると、飲食店から見た利便性が高くなります。飲食店では、求人の応募者には電話で対応するケースが一般的です。その際、氏名などの個人情報、面接日時・希望する勤務時間などのヒアリングが必要になります。

しかし、店舗の繁忙時には丁寧な対応ができません。そこで、求人応募への対応ができる電話代行サービスなら、担当者が応募者に対して細かくヒアリングを行えるため、人材確保の機会を逃す可能性を軽減できます。

柔軟な対応が可能か

電話代行サービスを選ぶ際は、柔軟な対応が可能かどうかも確認しましょう。代行会社の中には、利用したい時間だけ代行を依頼できる会社や、営業時間外は留守番電話にできる会社があります。

柔軟な対応のできる電話代行サービスなら、店舗の混雑する時間だけ電話業務の代行を依頼したり、定めた予約受付時間の間だけ代行を依頼したりするなど、利用方法の工夫でコスト削減にもつながります。

飲食店におすすめの電話代行サービス

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際には、オペレーターの品質とコストが適正かどうかにも注目しましょう。顧客からの問い合わせに対応するオペレーターの品質は、店舗の評判に直結します。

さらに、重要なポイントに加え、受電内容の報告方法も確認するのがおすすめです。電話代行サービスごとに、顧客からの受電内容をメールやビジネスチャットを通じて報告する会社もあれば、特定の電話番号にのみに知らせる会社もあります。

メールやビジネスチャットで報告を受けるタイプであれば、業務を中断することなく、空き時間に受電内容の確認ができます。その他にも、以下のようなポイントに注目するのが大切です。

【重要なポイント2つ】

1. オペレーターの品質をチェック
2. コストは適正か

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか

まとめ

飲食店では、店舗の混雑時に電話業務が疎かになるという課題があります。店舗が混雑して忙しくなると電話に出られないケースがあり、予約の受付やキャンセル、店舗への問い合わせに迅速で丁寧な電話対応ができなくなります。

電話代行サービスは、飲食店特有の課題解決にも非常に有効です。代行会社には、予約の受付・変更・キャンセル、求人応募への対応など、飲食店の電話業務全般を任せられるため、問い合わせに対して質の高い応対が可能になります。

また、電話業務は飲食店の電話業務に関する研修を受けたオペレーターが行うため、顧客満足度の向上にもつながります。飲食店が抱える電話業務の課題を解決したい場合には、電話代行サービスの利用も検討してみましょう。