法律事務所向け電話代行サービスおすすめ2選｜選定のポイントも解説

電話代行サービスは、電話による新規問い合わせが多い傾向にある法律事務所にとって、メリットが大きいサービスです。営業電話に出るために業務を中断する手間を省けます。本記事では、法律事務所向けのおすすめの電話代行サービスや、選定するポイントなどを解説します。

目次

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1. 法律事務所における電話代行サービスの必要性
2. 法律事務所向け電話代行サービスを利用するメリット
3. 法律事務所向け電話代行サービスを利用するデメリット
4. 法律事務所向け電話代行サービスを選定するポイント
5. 法律事務所向け電話代行サービスおすすめ2選
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. まとめ

法律事務所における電話代行サービスの必要性

電話代行サービスは、企業や団体が自ら電話応対を行う代わりに、外部の専門業者に電話対応を委託する代行サービスです。顧客対応や問い合わせ対応をはじめ、予約管理など多岐にわたる業務領域において、業務効率化のために電話代行サービスが利用されています。

法律事務所では、日頃から電話による問い合わせや依頼が多く、電話対応に追われて本来の業務に集中して取り組めないなどの問題を抱えやすいです。また、休日や時間外の電話も多いことに加え、応答できない場合は機会損失にもつながりかねません。

したがって、法律事務所においても電話代行サービスの利用がおすすめです。本記事では、電話代行サービスを利用するメリット・選定するポイントを解説し、法律事務所向けのおすすめの電話代行サービスも紹介します。

法律事務所向け電話代行サービスを利用するメリット

法律事務所が電話代行サービスを利用すれば、電話対応で業務を妨げられない・機会損失を防げるなど、多くのメリットを得られます。ここでは、法律事務所向け電話代行サービスを利用するメリットについて解説します。

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営業電話に業務を妨げられない

法律事務所には、広告掲載の勧誘や営業支援企業などから、営業の電話がかかってくることが多いです。営業電話に弁護士や事務所のスタッフが対応すると、時間を取られるだけでなく、本来の業務に集中して取り組めません。

特に、少人数かつ小規模な法律事務所では、事務スタッフを採用していないケースも考えられます。その場合、弁護士が電話対応なども行うことになるため、本来の重要な法的業務の遂行が妨げられてしまいます。

そのため、電話対応を専門の代行サービスに任せることで、弁護士は法的な業務に集中できるようになります。また、クライアントへのサービスに専念し、業務全体の効率化にも寄与します。

電話を取れない際の機会損失を防げる

新たに独立した法律事務所や小規模な事務所では、フルタイムの事務員雇用が財政的に難しく、業務量が予測しにくいことがほとんどです。そこで、電話代行サービスを利用することにより、人材不足をカバーできるメリットがあります。

また、弁護士が法的な業務に集中できることに加え、電話対応などの事務を担当するスタッフの雇用が不要となり、人件費の削減にもつながります。さらに、営業時間外や急な依頼などで電話を取れない状況にも対応可能です。

その結果、クライアントからの通知や弁護士依頼など、重要な情報を見逃すことがなくなり、機会損失を防ぐことができます。

クライアントの不安を解消できる

法律事務所に電話がかかってくる際には、裁判に関するクライアントからの緊急な要件が含まれていることがあります。そのため、電話がつながらない状態が続いてしまうと、クライアントの不安が募り、迅速な対応ができない事務所だと判断されてしまいます。

また、一般顧客が法律の相談で事務所に電話する際にも、素早い相談対応へとつなげられなければ、他の法律事務所に相談を移してしまう可能性が高いです。

したがって、電話をかけてくる相手の不安を解消するためにも、電話代行サービスを利用し、常に迅速な応対ができる体制を整えることが望まれます。

相談数を増やして収益を上げられる

法律事務所が安定した収益を上げるためには、一定の相談数を維持して受注から解決までを行う必要があります。そして、案件数を増やすには固定化された事務員を用意し、電話相手との信頼関係を築いていくことが重要です。

例えば、新規相談窓口を電話代行サービスに委託し、細かいフォローは事務所内で行うといった体制を取れば、相談から受注への確実性を高めつつ、収益の向上につなげられるでしょう。経験豊富な電話代行サービスに委託することで、応対品質の向上にも寄与します。

日本語以外の問い合わせに対応できる

電話代行サービスを利用する際のメリットとして、多言語対応も挙げられます。多言語に対応している電話代行サービスを利用すれば、法律事務所において、日本語以外の法的な問い合わせにも適切な対応が可能です。

グローバル化が進む現代において、外国からの法的業務依頼は徐々に増えています。多言語に対応できる電話代行サービスに依頼できると、外国のクライアントとのコミ二ュケ―ションがスムーズに行えれば、国際的な法的業務のチャンスを新たに広げることもできます。

また、外国からの法的な問い合わせにも適切に対応できることで、クライアントの信頼を獲得しやすくなります。そのため、多言語対応は、法律事務所の専門性や国際的な対応の可能性を広げ、競争の優位性を築くことにも貢献します。

法律事務所向け電話代行サービスを利用するデメリット

法律事務所が電話代行サービスを利用する際には、デメリットについても把握しておきましょう。例えば、電話代行サービスによって、電話対応の質や報告の方法・タイミングが異なり、クライアントが受ける印象も変わってきます。

また、各電話代行サービスの対応スタイルやトレーニングの違いにより、クライアントとのコミ二ュケーションに一貫性が欠けることがあります。その結果、クライアントは法律事務所に対して信頼感を喪失し、サービスの質に疑念を抱く可能性が高まります。

その他にも、報告の方法やタイミングが異なると、クライアントとの連携や情報共有において調整が難しくなります。クライアントが期待する情報提供や迅速な対応ができない場合、法律事務所の信頼性が低下し、重要案件の処理に悪影響を及ぼしかねません。

法律事務所向け電話代行サービスを選定するポイント

法律事務所向けの電話代行サービスを選定する際には、いくつかの重要なポイントを検討することが大切です。これらのポイントに着目することで、自社に適した電話代行サービスを活用できます。

ここでは、法律事務所向け電話代行サービスを選定するポイントについて詳しく解説します。

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法律事務所に特化しているか

法律事務所が電話代行サービスを選ぶ際は、まずは法律事務所に特化しているかを確認しましょう。法律事務所では専門用語を多く用いるため、問い合わせ対応を代行するオペレーターが法律事務所の業務内容や用語を適切に理解していることが大切です。

適切に理解できていないと、不適切な対応を取ってしまったり、複雑な問い合わせ内容に対応できなかったりする恐れがあります。法律事務所は、顧客からの信頼が重要な業種です。法律事務所に特化し、オペレーターに知識があるかどうかを必ず確認しましょう。

セキュリティが高いか

法律事務所は、クライアントの機密情報や個人情報を扱うことが多いです。そのため、個人情報保護に対する強い意識を持ち、十分なセキュリティ対策を講じている電話代行サービスを選択することが重要です。

セキュリティの高さを図る指標として、「ISMS適合性評価制度」と「Pマーク」の2つがあります。以下では、この2つについて解説します。

セキュリティの高さを図るために重要な指標

「ISMS適合性評価制度」は、国際規格であるISO/IEC 27001に定められた要求事項を満たし、セキュリティに対する運用が適切であるかを評価する指標です。代行会社がこの認証を取得していると、情報セキュリティに関する国際的な標準に適合していると証明されます。

「Pマーク（Privacy Mark）」は、個人情報の保護に関する一定の基準をクリアした事業者に与えられるマークです。Pマークを取得している電話代行サービスは、個人情報の適切な管理と保護を行なっていると判断できます。

参考：ISMS適合性評価制度

参考：プライバシーマーク制度

応対が丁寧か

特に法律事務所では、顧客からの問い合わせに丁寧に応えることが重要です。中には緊急性の高い相談もあるため、オペレーターが顧客に対して丁寧に寄り添ってくれるかどうかを確認しましょう。

オペレーターの応対品質の確認として、口コミのチェックが挙げられます。口コミでは、電話代行サービスを利用した企業や法律事務所の感想を知れるため、導入効果やオペレーターの品質を把握できます。

導入実績が豊富か

法律事務所向け電話代行サービスを選定する際、法律事務所への導入実績が豊富であるかどうかを確認することが非常に重要です。

法律事務所への導入実績が豊富な電話代行サービスは、法律事務所業界における特有のニーズや慣習を理解している可能性が高いです。そのため、法律事務所に対するサービスが柔軟性を持ち、最適なサポートに期待できます。

また、法律事務所への導入実績から得られるデータやフィードバックを通じて、電話代行サービスの導入がもたらす効果を確認しましょう。これにより、電話代行サービス導入後に、期待通りの成果を実現できるかどうかが判断できます。

費用対効果は見合っているか

電話代行サービスを利用する際には、自社に適した料金プランの選定や、費用対効果の確認が大事です。よって、法律事務所で利用する機能やサービスを明確に把握して絞り込み、それに見合った料金プランを提供するサービス業者を選びましょう。

また、電話代行サービスの導入が法律事務所の業務効率向上にどの程度効果があるか評価します。効率化が見込まれる場合、効果とコストを比較して、費用対効果を見極めることが重要です。

その他にも複数のサービス業者に見積りを依頼し、比較検討するのも効果的です。無料でサービスを利用できるトライアル期間がある場合は積極的に活用して、サービスが期待通りに機能しているか、導入に効果があるかどうかを確認しましょう。

法律事務所向け電話代行サービスおすすめ2選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際には、上記で解説した選定ポイントに加えて、法律事務所が必要とする時間に対応しているかが重要なポイントです。また、受電内容の報告方法として、メールやチャットなどの具体的なツールの確認も求められます。

その他にも以下のようなポイントをチェックすることで、自社に適した電話代行サービスの導入につながります。

【重要なポイント2つ】

1. 必要とする時間に対応しているか
2. オペレーターの品質をチェック

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか
4. 対応の柔軟性を確認

まとめ

法律事務所が電話代行サービスを活用すると、業務効率化と機会損失の防止に期待できます。クライアントからの電話をサービス元の専門スタッフが受け、法的な知識によるプロフェッショナルな対応が可能です。

電話対応を外部に委託することにより、法律事務所の弁護士を含めたスタッフは、本来専念すべき法的業務に集中できます。また、クライアントへのフォローアップやスケジューリングなども効果的に行えます。

法律事務所で電話代行サービスを導入する場合は、本記事を参考に自社で必要とする要件や費用対効果に見合ったサービスを選定し、法的業務を効率的に推進しましょう。