経費精算システムのセキュリティを万全にしておく理由｜選び方も解説

経費精算システムは、従業員の個人情報や顧客情報、クレジットカード情報などを管理するため、セキュリティ対策が重要になります。本記事では、経費精算システムを利用する上で起こり得るセキュリティリスクとその対策、セキュリティ面でシステムを選ぶポイントを解説しています。

目次

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1. 経費精算システムにセキュリティ対策が重要な理由
2. 経費精算システムのセキュリティ対策
3. セキュリティを重視した経費精算システムを選ぶポイント
4. まとめ

経費精算システムにセキュリティ対策が重要な理由

経費精算システムでは、セキュリティ対策を万全にしておくことが必要です。なぜなら、経費精算システムは、社員が会社の営業活動のために使用したお金を、精算するために使用するシステムだからです。

すなわち、社員の個人情報と、企業の財務情報を一括で管理するシステムであることから、それらの機密情報が漏洩してしまう危険性を回避するため、システムをセキュリティで守る必要があります。

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クラウド型における個人情報と財務データの取り扱い

経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、どちらにも特徴があります。特に、セキュリティ面ではオンプレミス型が強く、経費精算システムを自社管理下のサーバーにインストールすることで、情報漏洩を防ぐ対策としては非常に効果があります。

しかし、オンプレミス型の導入には初期費用などが大きく発生し、中小企業などの企業では簡単に導入できるものではありません。

また、クラウド型に関しては、経費精算システムに蓄積される個人情報や財務データがクラウド上で保存され、外部からの攻撃を受けやすいのが特徴です。そこで、クラウド型を選択するにしても、なるべくセキュリティ面で強固なシステムを選択する必要があります。

コスト以上に強固なセキュリティ対策が重要

経費精算システムの導入において、初期費用からランニングコストまで、システムにかかる費用に関しては企業が一番悩む部分でしょう。

しかし、経費精算に関するデータにおいては、ただ日頃の経費に関するデータを扱うのではありません。例えば、個人情報や顧客情報、財務データなどの機密情報を全て保持・管理する点からみると、コストよりもセキュリティ面を重視した方がよいことがわかるはずです。

また、それらの経費データが攻撃を受け、社外に漏れてしまった場合は、どれだけ些細な情報がどのように悪用されるのかわかりません。そのため、経費精算システムは、コストの比較以上に強固なセキュリティ対策を備えたシステム選びが重要です。

経費精算システムのセキュリティ対策

ここでは、経費精算システムを利用する際のセキュリティ対策を解説しています。主に3つの状況とその対策法を紹介しています。仮に、情報消失や情報漏洩が起きたらどうなるか、社内の口座情報や、クレジットカードの情報流出に備えていることなどを確認しましょう。

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データ消失への対策

経費精算システム内のデータが消失してしまった場合、これまでの情報を基にした作業の遂行が難しくなります。例えば、以前までの蓄積データを見返せばすぐわかることも、データが消失した場合、最初からやり直さなくてはならず、作業工数が余計にかかります。

また、データ消失の事態は突然起こります。つまり、セキュリティの問題以外にも、消失の原因になることは多く、データの管理者による取扱い上の人的ミスや、PCの故障によるデータ消失、さらに災害が起きた場合にもデータの消失はあり得ます。

そのため、万が一の場合に備えて、常にバックアップを取ることをおすすめします。もし、消失したデータを復旧できなかった場合、取引先との仕事内容に関わったり、企業の信頼性の低下にもつながったりするため、しっかりと対策を講じる必要があります。

データ漏洩への対策

近年、コスト面などの影響から、経費精算システムのデータのクラウド化が進んでおり、ハッキングなどの不正アクセスによってデータの漏洩を心配する企業も多いでしょう。特に、システムのサービスを外部に委ねている場合は、情報漏洩のリスクを懸念しがちです。

しかし、外部のベンダー側も、セキュリティに関しては、IPアドレスを利用したアクセス制限や暗号化通信などの対策を講じており、簡単に情報漏洩が起きる心配はありません。

その点は安心すべき点ですが、万が一の場合に備えて、企業同士で責任方法や対応について話し合いを行う必要は大いにあります。なぜなら、仮にデータ漏洩が起こってしまった場合、企業側としてはその対策に多額の費用を講じることになるからです。

また、一般的にデータ漏洩はシステム上の問題よりも、内部の人間が不正に持ち出すことで発覚する場合も多いです。そのため、考えられるリスクは放置せずに、社内への徹底的な周知を行うなど、不正が起こらない環境づくりを行いましょう。

口座情報・クレジットカード情報流出への対策

昨今、デジタルデータの送受信によって行われる、電子決済の利用が増えています。そんな中、経費精算システムでも、支払いの電子データをそのままデータとして取り込める機能が付いたものが多くなっています。

しかし、社員個人のクレジットカードや、社内用のカード・データ情報が外部に流出してしまうと、不正に利用されてしまう可能性があります。

さらに、気付かない間に被害額が大きくなっていて、企業がその補填をしなければならない、などの深刻な状況に陥る可能性もあるため、電子決済に関するデータの管理においても油断はできません。

また、データは金融機関と紐づけされている場合も多く、情報を守るためにデータの暗号化を積極的に行う必要があります。

その点、経費精算システムによっては、データを暗号化し、第3者が閲覧・アクセスできないようになっているものもあるため、積極的に比較検討する必要があります。

セキュリティを重視した経費精算システムを選ぶポイント

セキュリティを重視した経費精算システムを選ぶ際は、経費精算システムのサービスを運営しているベンダー側が、第三者機関による認証を行っているか確認することが必要です。

例えば、クレジットカードなどの情報を取り込む機能を連携している場合、「PCI DSS（Payment Card Industry Data Security Standards）」と呼ばれるセキュリティ基準に準拠してるかどうか、しっかりと確認しておきましょう。

PCI DSSを遵守していることで、ハッカーやクラッカーなどの不正アクセスからシステムを保護し、情報盗用やサイト自体の改ざんなどを防止します。よって、ベンダー側がこれに対応していることは、双方の信頼性の向上につながります。

また、セキュリティ機能を高めればリスクは軽減されますが、全くなくなるとは言えません。利用者側のセキュリティ意識が低いと、セキュリティ上の懸念は残るため、利用者のID管理の徹底など、セキュリティ上のリスクヘッジについても社内周知を行いましょう。

まとめ

経費精算システムは、経理業務に関わる経費精算上のデータを一括で管理するシステムです。近年は、他の会計機能をもったソフトとの連携ができるものも多く、その重要性は増しています。

ただし、セキュリティ面には注意しなければならず、経費に関するデータだけだから、と油断してはいけません。それは、使用する経費精算システムが、クラウド型・オンプレミス型であることに関わらずです。

仮に、現在使用している自社の経費精算システムがオンプレミス型だった場合、セキュリティを自社に最適な仕様にできる自由度があります。しかし、費用がかかる点、専門知識のある人材が配置されていない、などのように上手に機能していないこともあります。

また、製品によってはクラウド型の方が高いセキュリティを誇っている場合も多いため、専門的な知識に不安がある場合や、専門の人材を揃えていない場合などは、クラウド型も検討してみるのをおすすめします。比較検討し、自社に適したものを選んでみてください。