経費精算システムと会計ソフトの違いは？連携するメリットを解説

経理業務を行う際に、経費精算システムと会計ソフトのどちらを導入するか検討する企業も多いでしょう。本記事では、経費精算システムと会計ソフトのできることや違い、経費精算システムと会計ソフトを連携することで得られるメリットを解説しています。

目次

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1. 経費精算システム・会計ソフトとは
2. 経費精算システム・会計ソフトの違い
3. 経費精算システムと会計ソフトは連携させるのがおすすめ
4. まとめ

経費精算システム・会計ソフトとは

経費精算ソフト・システムは、経費精算に特化したシステムであり、従業員が交通費や出張費・接待交際費など経費の精算申請を行う際に使用します。紙ベースで行っていた経費の精算申請や承認などをデジタル化するため、工数を大幅に軽減することが可能です。

一方の会計ソフトは、会計処理など経理担当者が行う業務に特化したシステムであり、帳簿作成や試算表、決算書の作成まで一連の経理業務を行います。仕訳を入力するだけで、決算に必要な書類まですべて自動で作成されるため、業務負担の軽減が可能です。

経費精算システムも会計ソフトも無料トライアルが用意されていることが多いため、契約前に使いやすさを確認でき、自社に適したものを導入しやすいです。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、従業員が立て替えて支払った交通費・接待交際費・備品の購入費用などの経費精算に必要なフローを自動化するシステムです。申請書に経費精算の申請内容を記入し、承認を得て精算され、申請内容は管理者へ報告される流れを自動化できます。

経費精算に伴うワークフローを紙ベースで行うと、時間や手間を要するため、生産性が低下しやすいです。経費精算システムにより申請者は外出先からスマホで申請できるため、スムーズな経費精算が実現します。

経費精算システムの基本的な機能

経費精算システムは経費に関係するさまざまな作業を効率化してくれるため、機能が豊富です。以下に代表的な機能をまとめました。システムによって搭載されている機能が異なるため、魅力的に感じる機能が搭載されたシステムを選びましょう。

1. 電子帳簿保存法対応
2. 領収書・ICカード等の読み取り
3. 外貨レート換算
4. 代理承認

会計ソフトとは

会計ソフトとは、会計システムとも呼ばれ、会計処理全般を管理・集計し、決算に必要な書類を作成できるシステムです。仕訳を入力することで、買掛金・売掛金台帳をはじめとする得意先帳簿や総勘定元帳などの帳簿書類を自動的に作成できます。

会計処理を手作業で行うと煩雑で人為的ミスも起こりやすいですが、自動化することで業務の効率化と正確性に繋がります。また、試算表なども自動作成できるため、会社の財務状況をリアルタイムに把握できる、経営すべてのサポートに役立ちます。

会計ソフトの基本的な機能

会計ソフトには、複雑な処理が伴う会計業務を効率化するための機能が備わっています。主な機能は、以下です。従業員を多く抱えている大企業が導入するものと思われがちですが、中小企業にとっても会計管理が楽になるため、企業の規模に関わらず導入がおすすめです。

1. 財務情報のリアルタイム管理
2. 帳票・伝票・仕訳の入力
3. 税申告対応

経費精算システム・会計ソフトの違い

経費精算システムと、会計ソフトはどちらも経理処理のために使用しますが、それぞれ目的やデータを入力する主な対象者が異なります。

経費精算システムは、立て替えた必要経費の精算を行うために立て替えた本人が入力し、経理担当者が承認のうえ、精算処理まで行うのが目的です。立て替えた本人以外もシステムを利用しますが、データ入力は精算を申請する側が行う機会の方が多いです。

一方の会計ソフトは、会社全体の収支などお金の流れを管理するのが目的で、経理担当者が入力作業を行います。仕訳を記録し、買掛金台帳や売掛金台帳をはじめ、決算に必要な帳簿や元帳などまでの作成をサポートするシステムです。

経費精算システムと会計ソフトは連携させるのがおすすめ

経費精算システムと会計ソフトは、それぞれ独立せずに連携して利用するケースが多い傾向にあります。両者を連携することで、経費精算システムで申請・承認後に精算された経費の情報が、会計ソフトに自動的に紐づきます。

そのため、経費精算処理と会計処理が自動化され、業務の効率化に繋がります。しかし、システムを連携させるには関わる人も多く、運用までに時間もコストもかかります。費用対効果のバランスを考慮することも重要です。

経費精算システムと会計ソフトの連携方法

経費精算システムと会計ソフトを連携する方法は3つの種類があります。以下の表にて、それぞれの特徴を簡単にまとめています。

連携方法	特徴
シリーズ連携	同シリーズでの連携
API連携	異なるソフト間でも連携が可能
CSV連携	CSV出力したデータを一括で取り込む

経費精算システムと会計ソフトを連携するメリット

経費精算システムと会計ソフトを連携すると、さまざまなメリットが得られます。システムの連携により、従業員や経理担当者の業務負担軽減やミスの防止に期待ができますが、具体的にどのようなメリットがあるのか事前に確認しておきましょう。

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二重入力の手間が減る 

経費精算システムと会計ソフトがそれぞれ独立している場合、経費精算処理を行ったデータを、会計ソフトに再度入力する必要がありますが、連携することで二重入力の手間が減ります。

単純に入力にかかる時間が半分になるため、別の業務に充てる時間が増え、業務効率の大幅な改善が見込めます。

入力ミス・漏れが減る

経費精算システムと会計ソフトを連携させることにより、入力ミスや入力漏れなどの人的ミスを減らせます。経費精算システムにデータを入力するだけで会計ソフトへの入力作業も完了するため、ミスが起きる可能性が低くなります。

入力ミスは、まとめて処理を行うことで発生のリスクが高まります。入力漏れやミスが発生すると、差し戻しや修正処理が必要になり、業務効率が悪くなります。領収書を読み取る機能があるシステムなら、入力ミスも最低限に減らせます。

勘定科目を自動で仕分けられる

経費精算システムにて、申請時にできる項目に勘定科目や税区分コードを設定すれば、申請者が項目を選択することにより、連携された会計ソフトで自動的に仕訳されます。そのため、経費精算に関わる経理業務が大幅に軽減されるのがメリットです。

従業員では判断しにくい勘定科目ですが、項目を選択できる画面が表示されるため、経理担当者に逐一確認する必要がありません。経理担当者も適切な勘定科目に自動的に振り分けられるため、仕訳業務の負担が軽減されます。

経費精算システムと会計ソフトを連携する際の注意点

以上で経費精算システムと会計ソフトを連携した場合のメリットを解説しましたが、連携する際はいくつかの注意点もあります。システム導入を検討する際は、これらの事項にも注意しなければなりません。

コストや手間ががかかる

経費精算システムと会計ソフトを連携するには両者を導入しなければならないため、2つの導入費はもちろん、月額使用料やメンテナンス費用などの運用費も発生します。

システムの導入により、どれくらいの業務効率化が期待できるかといった費用対効果を見極めることが大切です。システムにより、従量課金制・月額固定料金などさまざまな料金体系があるので、自社に見合うかどうかが選定の比較ポイントになります。

また、システムを操作する担当者の研修や、導入した際の初期設定など多くの手間もかかるため、予想以上に時間がかかるケースも多いです。

担当者がシステムでの業務を開始するまでの初期設定や、研修・操作方法に関するサポートなど、伴走して行ってくれるサービスを選定すると、導入から運用までがスムーズに行えます。

科目の設定が必要な場合がある

使用する経費精算システムと会計ソフトによっては、科目を事前に設定しないと自動で仕訳できないことがあります。一度設定すれば自動で仕訳されるため、導入時だけではあるものの、やや手間がかかります。
科目の設定が不要なものもあるため、設定まで手が回らないほど忙しい場合は科目設定が不要なシステム・ソフトを選びましょう。

会計ソフトとの連携におすすめの経費精算システム

まとめ

経費精算システムと会計ソフトは、それぞれ目的や入力業務を主に行う人が異なりますが、連携させることにより、煩雑であった経費精算のワークフローや、会計処理までがすべて自動化されるため、各担当者の業務負担軽減に繋がります。

しかし、システムを導入する際は、初期費用や運用コストも発生するため、自社の規模や業務内容に対しても費用対効果を見極めて選定することが重要です。また、新しいシステムの操作方法や初期設定など、従業員への負担も考えられます。

本記事を参考にして、経費精算システムと会計ソフトの導入により、業務負担軽減やスムーズな経費精算など多くのメリットが得られるための環境づくりをしましょう。