夜間対応の電話代行サービスおすすめ3選｜選ぶ際のポイントも解説

電話代行サービスには、夜間対応が可能なものも多く存在します。夜間対応は、より多くのビジネスチャンス獲得や、顧客の利便性向上による自社の信頼度アップに効果的です。本記事では、おすすめの夜間対応可能な電話代行サービスや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 電話業務における夜間対応の必要性
2. 夜間対応の電話代行サービスを利用するメリット
3. 夜間対応の電話代行サービスを利用するデメリット
4. 夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイント
5. 夜間対応の電話代行サービスおすすめ3選
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. 夜間対応の電話代行サービス費用を抑える方法
8. まとめ

電話業務における夜間対応の必要性

電話業務において深夜などの夜間対応が求められる主な業種には、医療機関や葬儀関連業、システム保守などがあります。これらの業種は特に緊急性が高く、夜間を含む24時間365日の対応が求められます。

24時間365日電話に対応するには人員の確保や人件費の肥大化などの課題がありますが、夜間対応が可能な電話代行サービスを利用することで、より多くのビジネスチャンスを獲得できます。

本記事では、おすすめの夜間対応可能な電話代行サービスや選ぶ際のポイントを解説します。

夜間対応の電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスは、企業や事業者が電話対応を効率的に行うために、プロのオペレーターが社員の代わりに電話応対を行うサービスです。サービスの中には、夜間対応可能なものもあります。

夜間対応の電話代行サービスを利用することで、ビジネスチャンスの損失を防げたり、従業員の負担やコストを軽減できたりするなどの様々なメリットを得られます。以下では、夜間対応の電話代行サービスを利用するメリットについて、詳しく解説します。

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ビジネスチャンスの損失を防ぐ

通常の業務時間外や休日には、企業に従事する従業員が不在または対応できる人数が制限されることがあり、顧客からの重要な問い合わせや商談を逃してしまう可能性があります。

問い合わせや商談を逃すことはビジネスチャンスの損失でもあり、得られるはずの利益を失います。そこで、24時間対応の電話代行サービスを利用することで、企業は夜間や休日においてもほとんどの受電に柔軟に対応できるメリットがあります。

オペレーターが顧客の問い合わせや重要な商談に対応することで、企業はビジネスチャンスを逃すリスクを軽減できます。

人員確保の手間がかからない

夜間対応の人員を自社で確保することは困難な場合が多いですが、電話代行サービスを利用することで、自社内で夜間対応の人員を用意する必要がなく、人員確保の手間をかけずに夜間対応を実現できます。

従業員が深夜や休日に出勤して、顧客の問い合わせに対応することによるストレスから解放され、コア業務への支障も軽減されます。また、24時間対応の電話代行サービスでは、深夜や土日の対応だけを依頼することも可能です。

外部に電話業務を委託することで、従業員はより効果的な業務に集中でき、企業全体の運営効率向上に繋がります。

人件費を抑えられる

夜間や早朝の勤務には深夜手当が発生するため、同じ労働時間でも日中働く従業員よりも高い人件費がかかります。利用する電話代行サービスによっては、人件費よりもサービスの利用料の方が安価なこともあり、人件費を安く抑えることができます。

夜間の人件費は莫大な費用に膨れ上がることも多く、企業にとってはシビアに管理しなければならない費用の1つです。そのため、人件費を抑えられるというメリットは非常に大きなものと言えます。

顧客の利便性向上による信頼度アップ

夜間対応の電話代行サービスを利用すると、夜間でも受電漏れがなくなり、顧客は安心していつでも問い合わせができます。そのため、営業時間内に電話できない場合や緊急時の問い合わせにもスムーズな対応が可能となります。

夜間にもサービス提供できることから、顧客にとっては利便性が向上し、サービスへの満足度が高まります。企業が顧客の期待に柔軟かつ迅速に応えて信頼を築くことで、競争力を高め持続的なビジネス成功に繋がります。

夜間の緊急事態にも対応できる

夜間対応の電話代行サービスを利用する大きなメリットは、夜間に発生した緊急事態にも素早く対応できる点にあります。企業が自社で夜間の対応を確保することは難しいですが、夜間に発生する緊急事態には即座の対応が求められます。

電話代行サービスを活用すると、24時間対応することができるため、夜間のトラブルや緊急の問い合わせにも即座に対応できます。そのため、企業は迅速な対処が可能となり、緊急事態が顧客や業務に与える影響を最小限に抑えることができます。

夜間対応の電話代行サービスを利用するデメリット

夜間対応の電話代行サービスには多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。ここからは、夜間対応の電話代行サービスを利用するデメリットについて、詳しく解説します。

夜間対応プランは割高であることが多い

夜間対応の電話代行サービスを利用する際のデメリットとして、夜間対応プランが通常の日中のみのプランに比べて割高であることが挙げられます。

通常の業務時間外や深夜、休日に対応するため、夜間対応プランでは通常よりも高額な料金が設定されることが一般的です。この料金設定により、企業が夜間対応を利用すると、コストが予想以上にかかる可能性があります。

夜間対応のコストを極力抑えるには、自社で夜間対応を行う場合の人件費と比較し、どちらが安価か慎重に比較しましょう。

折り返し連絡に手間がかかる

電話代行サービスでは、基本的なサービス内容が相手の用件を聞き、直接返答が難しい場合は社内の担当者が後日折り返しの連絡を行います。そのため、かえって折り返し連絡の手間が増えることがあります。

特に、電話代行サービスが対応できない質問や問題が発生した場合、最終的には社内スタッフが直接顧客に対応する必要があり、手続きが複雑化する可能性も考えられます。

夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイント

夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際は、以下のようなポイントを確認することで、自社に適した電話代行サービスを利用することができます。以下では、それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

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自社の業種に対応できるか

自社の業種が医療や不動産などの場合、専門的な知識を持ったオペレーターが在籍しているか確認しましょう。専門性の高い業種は電話対応でも専門的な知識が求められることが多く、知識を持ったオペレーターでなければ適切に対応できないこともあります。

IT企業なども専門知識を持ったオペレーターによる対応が望ましく、サービス利用前に自社の業種に対応できるかの確認が欠かせません。

夜間対応の料金を確認する

夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際の重要なポイントは、夜間対応の料金を事前に確認することです。夜間対応は、通常の日中のサービスに比べて割高の場合や、オプション料金が必要なケースもあります。

料金を確認する際は安さだけでなく、相場と比較して料金が適正かどうかや、料金に含まれるサービスの範囲も確認しましょう。対応が必要な時間帯を事前に明確にして、1コールあたりの料金を算出することで、コストと利便性をバランスよく考慮できます。

夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際には、予算に合ったプランを見つけて、透明性のある料金体系であるかを確認することが大切です。

24時間や365日の対応が可能か

夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際は、24時間や365日の対応が可能かどうかを確認しましょう。一部の企業は土日祝日や年中無休で対応している一方で、全ての企業が同様のサービスを提供しているわけではありません。

24時間365日の対応が必要な場合、電話代行サービスがその要求に応じているかどうかを確認することが重要です。対応時間が限定されている場合は、代行業者に対応してほしい時間帯とマッチしているかの確認が必要です。

応答率が高いか

応答率は、電話代行サービスがかかってきた電話にどれだけ速やかで確実に対応できるかを示す非常に重要な指標です。特に深夜や早朝の問い合わせは顧客にとって緊急性が高いことが多く、素早い対応が期待されます。

そのため、サービスを選ぶ際は実績や口コミから信頼できる代行業者か見極め、応答率が高いサービスかどうか確認することが重要です。応答率の高いサービスを選択することで、顧客からの信頼度を向上させることができます。

「格安」「激安」と謳っている業者は応答率が低いことが多く、場合によってはクレームに発展することもあるため、実績や口コミから確認するのがおすすめです。

夜間対応の電話代行サービスおすすめ3選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際には、オペレーターの品質を重点的にチェックすることが重要です。オペレーターの対応が丁寧であり、質の高い応対が期待できるかどうかが、サービスの信頼性に直結します。

その他の比較ポイントとして、受電内容の報告方法・クラウド電話と連携できるか・録音データの提供があるかを確認することもおすすめです。これらのポイントに注意することで、適切な電話代行サービスを選べます。

【重要なポイント】

1. オペレーターの品質をチェック

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか

夜間対応の電話代行サービス費用を抑える方法

夜間対応の電話代行サービスは、日中のサービスと比較すると割高であるため、コストがかかります。自社の社員が対応するよりは人件費を削減できるとはいえ、なるべく費用を抑えたい場合も多いでしょう。

ここでは、夜間対応の電話代行サービス費用をできるだけ抑える方法を解説します。

コール数の少ないプランを選択する

電話代行サービスの料金は通常、月間のコール数によって決まります。月間コール数を超えた分は、1コールごとの追加料金が発生します。想定されるコール数が少ない場合は、コール数の少ないプランを選択することで費用を抑えられます。

フリートライアルなどで、実際の受電状況を確認しながら、必要なコール数に合わせたプランを選択し、無駄なコストを削減しましょう。

チャットボットを併用する

電話代行だけでなくチャットボットを併用することで、一部の問い合わせを自動化できて、コール数を削減できます。電話代行サービスの中には、オペレーター代行サービスとチャットボットシステムを併用して提供しているところもあります。

特に、夜間の問い合わせが多く、オペレーターに電話が繋がらないという課題がある場合、チャットボットで顧客の自己解決ができれば、コール数を削減すると同時に顧客満足度の向上にも繋がります。

まとめ

電話代行サービスは、プロのオペレーターが社員の代わりに電話応対を行うサービスで、夜間にも対応可能です。夜間対応は、急なガス漏れやシステムトラブルなどの緊急事態にも素早く対応でき、企業の信頼性向上に寄与します。

また、顧客の利便性向上にも繋がり、ビジネスチャンスを逃さず捉えることが期待できます。ただし、選ぶ際には夜間の料金や応答率、オペレーターの品質などを注意深く確認する必要があります。

本記事で紹介したポイントを参考に、自社に適した電話代行サービスを選定し、夜間の電話対応を可能にしましょう。