電話代行サービスの勘定科目とは？経費計上する際の注意点も解説

電話代行は企業にかかってくる電話対応を代行してくれる便利なサービスですが、その利用料はどのように経理処理すべきなのでしょうか。この記事では、電話代行サービスを経費計上する際の勘定科目や、知っておきたい注意点などを解説します。

目次

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1. 電話代行サービスの勘定科目
2. 電話代行サービスの勘定科目を適切に記載するメリット
3. 電話代行サービスの勘定科目に関する注意点
4. まとめ

電話代行サービスの勘定科目

電話代行サービスとは、企業にかかってくる電話を代行業者が代わりに応対するサービスです。主に、電話受付や担当者への取次ぎなどを行います。サービスを利用することで、本来の業務に集中できるほか、人件費の削減などさまざまメリットがあります。

電話代行の利用料を会計処理する際は、サービスの内容によって適切な勘定科目を設定しなければなりません。ここでは、電話代行サービスを経理処理する際の勘定科目について解説します。

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社外からの電話対応を依頼している場合

社外からの電話対応を依頼している場合、一般的には「外注費」もしくは「支払手数料」の勘定科目で会計処理を行います。これらはどのような勘定科目なのか、以下で具体的に解説します。

外注費とは

外注費とは、企業が外部の法人や個人に、自社の一部の業務を委託した場合に支払った費用です。たとえば、システム開発・Webサイト管理・コンサルティングなどの業務委託費や、広告代理店への広告宣伝費などが挙げられます。

ほかにも、人材派遣や契約社員の人件費、事務処理費用などの一般管理活動も外注費に含まれます。電話代行サービスにおいては、電話応対や予約受付・顧客対応といった業務内容である場合、外注費で会計処理を行うのが適切です。

支払手数料とは

支払手数料とは、取引の際に発生する手数料や費用、専門家に支払う報酬などを計上する際に使用する勘定科目です。たとえば、金融機関への振込手数料や、クレジットカードの決済手数料をはじめ、弁護士・税理士費用などが挙げられます。

電話代行サービスにおいては、電話を受けるだけの業務内容である場合、支払手数料で会計処理を行うのが適切です。代行サービスの手数料という認識で扱われる場合は、一般的に支払手数料の勘定科目が設定されます。

社内での電話転送を利用している場合

社内で電話転送を利用している場合は「通信費」の勘定科目で経理処理を行います。電話転送は、件数ごとに費用が発生するサービスが多いため「外注費」や「支払手数料」の勘定科目での処理は適切ではありません。

自社にかかってきた電話を電話代行サービスに転送する場合、1件ごとに転送費用が発生します。電話代行サービスの費用に、月額利用料だけでなく電話転送費用が発生する場合は、「通信費」で処理すると良いでしょう。

通信費とはどのような勘定科目なのか、以下で解説します。

通信費とは

通信費とは、企業が事業活動を行う際に使用する、通信関連の費用を計上するための勘定科目です。たとえば、固定電話・携帯電話の使用料やインターネット料金、ハガキ代、郵送料などが挙げられます。

宅配料金や切手代なども通信費に含まれますが、用途によっては広告宣伝費などに該当する場合もあります。

電話代行サービスの勘定科目を適切に記載するメリット

電話代行サービスの勘定科目を適切に記載することで、電話代行サービスの導入による費用対効果が確認できます。また、適切な経費計上を行うことで、自社の正確な財務状況も把握できます。

ここでは、電話代行サービスの勘定科目を適切に記載するメリットについて詳しく解説します。

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サービス導入後の費用対効果が分かりやすい

適切な勘定科目で処理することで、電話代行サービスの導入によって、電話対応にかかる人件費や通信費用などのコストがどれくらい削減されているか確認できます。

また、サービス導入後の売上や業務効率の向上についても可視化できるため、費用対効果の確認が行いやすくなります。電話代行サービスに関わる外注費や支払い手数料以上に、売上に直結する科目が増益していれば、電話代行サービスの導入は成功したといえます。

逆に、導入後も人件費の節約や売上の増収が確認できない場合は、無駄なコストをかけている可能性があります。このように過去のデータとの比較が容易になり、より良い経営戦略を立てるための指標となります。

効率的に経理処理できる

適切な勘定科目を記載することで、伝票の整理が容易になります。会計の整合性を保つためには、伝票を正確に分類できていることが大切です。また、勘定科目を基に取引を自動的に処理する会計ソフトなどで、効率的な経理処理が可能になります。

経理処理がスムーズであることは、企業全体の生産性と効率に影響を与えます。企業ごとの経理処理における基本ルールを理解し、適切な勘定科目で記載しましょう。

電話代行サービスの勘定科目に関する注意点

電話代行サービスを会計処理する際は、契約内容や利用目的によって、適切な勘定科目を選択する必要があります。また、会計処理には毎回同じ勘定科目を使用しなければなりません。ここでは、電話代行サービスの勘定科目に関する注意点を詳しく解説します。

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電話代行サービスの勘定科目は「通信費」ではない

電話代行サービスの利用料は、電話に関する費用であることから「通信費」と捉えられがちです。しかし、業務を外部に委託することから、通信費には該当しません。電話代行サービスの費用は、一般的に「外注費」「支払手数料」を用います。

ただし、自社にかかってきた電話を電話代行業者へ転送する場合は、転送料金が受電ごとに発生します。このような場合は、月額料金のほかに転送費用もかかるため、転送費用の部分は「通信費」で処理します。

毎回同じ勘定科目を使用する

一度決めた勘定科目は、毎回同じ科目にて会計処理を行うと良いでしょう。電話代行サービスの勘定科目に決まりはありません。企業ごとに経理処理のルールによって、妥当性のある科目を使い分ける場合もあります。

毎回同じ勘定科目で会計処理を行うことで、電話代行サービス導入後の費用対効果や自社の財務状況も把握しやすくなります。毎月発生する費用でもあるため、勘定科目を固定することで、会計処理の効率化にも繋がります。

まとめ

電話代行サービスとは、企業にかかってくる電話を、電話代行業者が代わって応対するサービスのことです。サービスの導入によって、本来の業務に集中できるため、生産性の向上にも繋がります。

電話代行サービスの利用料を会計処理する際は、サービスの内容によって適切な勘定科目を設定しなければなりません。電話代行サービスの勘定科目は、社外からの電話対応を依頼している場合と、社内での電話転送を利用する場合で異なります。

業務を外部に委託しているため、一般的には「外注費」の科目を設定します。ただし、サービスの内容によっては「支払手数料」を用いる場合もあります。また、社内で転送電話を利用する場合、転送費用については「通信費」を設定しなければなりません。

企業によって、経理処理のルールで設定する科目が変わる場合がありますが、一度決めた勘定科目は、毎回同じ科目で会計処理を行うのがおすすめです。電話代行サービスの導入に関する費用対効果を把握するためにも、適切な勘定科目を記載しましょう。