電話代行サービスの料金・費用相場｜安く抑えるためのポイントも解説

電話代行サービスは企業の生産性向上に役立ちますが、導入にあたってはコストが気になる方も多いでしょう。本記事では、電話代行サービスの料金・費用相場、割高になってしまうケースや安く抑えるためのポイントなどを解説します。

目次

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1. 電話代行サービスの料金・費用相場
2. 電話代行サービスの料金が割高になるケース
3. 電話代行サービスの料金を抑えるためのポイント
4. 安い電話代行サービスを選ぶ際の注意点
5. まとめ

電話代行サービスの料金・費用相場

電話代行サービスは、企業や個人事業主の代わりに、電話対応のプロフェッショナルであるオペレーターが電話対応を行うサービスです。

電話の一次受け業務（単純な取次ぎ）から、商品説明やクレーム対応など、さまざまなレベルに合わせたサービスがあります。また、専門用語の理解が必要な業界向けの特化したサービスも提供されています​​。

電話代行サービスの利用には、初期費用や基本料金をはじめ、さまざまな費用がかかります。ここでは、電話代行サービスの料金・費用相場を解説します。

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初期費用

電話代行サービスの初期費用の相場は、1〜3万円程度です。これには、契約料・設定料（オペレーターへの接続など）・研修費・マニュアル作成費などが含まれる場合があります。

利用するサービスによって料金体系は異なり、無料キャンペーンや期間限定特典を設けているものも増えています。

月額費用

月額費用の相場は、月額5,000円〜1万円程度です。この費用は、通常、基本料金として一定数の電話受電が含まれています。設定された受電件数を超えると、追加料金が発生する場合があります。

月額費用は、月間のコール数によって大まかな料金相場が設定されていることが多いです​​。一般的には、50コールまでの基本料金が5,000円〜7,000円、50〜100コールが8,000円〜1万5,000円、100〜200コールが1万5,000円〜3万円となっています。

基本料金は、提供されるサービスの範囲により料金が変動します。例えば、単純な電話受付のみを行うプランと、受付に加えて予約管理や顧客問い合わせの詳細対応を含むプランでは料金が異なります。

また、対応時間によっても料金が変動します。例えば、24時間365日対応するサービスと、平日のみや営業時間内のみ対応するサービスでは料金体系に違いがあります。

コールオーバー料金

コールオーバー料金とは、電話代行サービスで契約した月間コール数を超過した場合に適用される追加料金のことです。料金相場は、1コールあたり約80円〜200円程度で設定されていることが多いです。

この料金は、契約プランや時間帯によって大きく異なり、月額料金が格安のプランを選択した場合、1コールあたり300円程度かかる場合もあります。また、夜間・早朝・土日祝日の対応が必要な場合、通常よりも10円〜50円程度単価がアップすることがあります​​。

オプション料金

電話代行サービスのオプション料金には以下のようなものがあります。基本料金に、深夜・休日の電話対応が含まれていない場合は、基本料金よりも高く設定されたオプション料金となっていることが一般的です。

また、注文受付などでデータ入力が必要な場合や、営業時間外の音声ガイダンス発信について、オプション料金を設定している場合もあります。

深夜・休日の電話対応	基本料金の5倍前後
電話の転送	1件150円〜250円前後
FAXの送信	1通100円〜200円前後
データ入力	1件300円〜800円前後
音声ガイダンス発信	月額2,000円〜3,000円前後

電話代行サービスの料金が割高になるケース

電話代行サービスは、深夜帯・特定の業種・専任制などの条件によって、料金が割高になる可能性があります。ここでは、電話代行サービスの料金が割高になるケースについて解説します。

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深夜のサービス

電話代行サービスで深夜の対応を利用する場合、人件費が深夜扱いになるため料金が割高になります。深夜に働くオペレーターには割増賃金が適用されることから、日中の時間帯に比べると料金は高額です。

電話代行サービスを利用する際には、深夜のサービスが本当に必要かどうか、コストと必要性を慎重に検討することが重要です。

特定の業種に特化したサービス

特定の業種に特化した電話代行サービスは、業界特有の知識や専門性が必要とされるため、通常のサービスよりも割高な料金設定になっている傾向があります。

例えば、不動産や士業（弁護士・税理士など）では、業務に関連する専門的な問い合わせへの対応として、特定の知識や用語を理解し、適切な対応を取ることが求められます。

これにより、オペレーターの研修や教育により多くの時間とコストがかかり、結果としてサービス料金が割高に設定されることがあります。

専任制のサービス

オペレーターを自社のみの専任制にすることも、電話代行サービスの料金が割高になるケースの1つです。

専任のオペレーターを配置することで、特定の業務や企業に特化した深い知識と継続的な対応が可能になります。この場合、オペレーターは高度なトレーニングや教育を必要するため、追加コストが発生し、料金が割高に設定されます。

電話代行サービスの料金を抑えるためのポイント

電話代行サービスは、利用の仕方やサービスの選定によって料金が大きく異なるため、コストを抑える工夫が大切です。ここでは、電話代行サービスの料金を抑えるためのポイントについて解説します。

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コール数（受電数）を減らす

電話代行サービスの料金を抑えるためには、コール数（受電数）を減らす方法が有効です。例えば、よくある質問（FAQ）をWebサイトに掲載することで、顧客が自ら情報を得やすくなり、電話による問い合わせが減少します。

その他にも、Webサイトに問い合わせフォームやチャット機能を設置したり、営業時間やサービス内容を明確にしたりするなどの方法があります。電話での問い合わせからオンラインフォームに誘導することで、受電数を効果的に減らすことが可能になります。

また、IVR（自動応答システム）の導入も効果的です。IVRでは、電話をかけてきた顧客がダイヤル操作で自分の問い合わせに関連する情報を入手できるようになります。

このシステムを通じて顧客自身が必要な情報を得られれば、実際にオペレーターに繋がる前に問い合わせが解決することもあり、受電数の削減に繋がります。

複数の業者を比較検討する

複数の電話代行サービス業者を比較し、最もコストパフォーマンスの良い業者を選ぶことが重要です。単に料金が安いということだけでなく、自社の業務形態にマッチしているか、費用対効果が適切かということも考慮しましょう。

相見積もりなどを行い、サービス内容、料金体系、サポートの質を総合的に比較して判断するのがおすすめです。

フリートライアルを利用する

多くの電話代行サービスでは、フリートライアルを提供しています。これを利用することで、サービスが自社に合っているかどうか、またどの程度の負担軽減が見込めるかを評価できます。

特に、初めて電話代行サービスを導入するなら、運用後の具体的なイメージをしたい場合に有効です。中には最低契約期間を設けている電話代行サービスもあり、契約後の乗り換えが難しいことも考えられるため、フリートライアルを利用して慎重に検討しましょう。

契約プランの詳細を確認する

電話代行サービスの料金を抑えるためには、契約するプランの詳細をしっかり確認することが重要です。

サービスによっては、基本プランにさまざまなオプションが含まれている場合があります。これらのオプションには、必要ないサービスも含まれている可能性があるため、自社にとって本当に必要な機能だけが含まれたプランを選ぶことでコストを抑えられます。

また、プランの中にはアップグレードやカスタマイズが可能なものもあります。その場合、適切なサービスを組み合わせることで、余計なコストの削減が可能です。

安い電話代行サービスを選ぶ際の注意点

企業の予算やランニングコストを踏まえ、なるべく安い電話代行サービスを検討することも考えられますが、料金だけで決めてしまうとさまざまなリスクがあるため注意が必要です。

例えば、より多くの依頼に応えるため、電話代行サービスではオペレーターを多く雇っていることがあります。しかし、人数に合わせて十分な教育を行っていないと、オペレーターごとに応対品質の差が生まれ、自社に不利益なオペレーターが当たることが考えられます。

また、サポート体制について強みをアピールしているサービスでも、細かな機能・サポートの利用には追加のオプションが必須とされている場合もあります。

一見、安い電話代行サービスは魅力的に感じますが、基本料金と相場、オプション料金やオペレーターの品質についても十分な検討が求められるため、企業のイメージダウンにつながらないように注意しましょう。

まとめ

電話代行サービスは、さまざまな電話業務をオペレーターが代行することで、企業が業務の効率化を図れるサービスです。料金体系は初期費用が1〜3万円程度で、月額費用は5,000円〜1万円程度が相場です。一定数の電話受電を超えると追加料金が発生します。

料金が割高になるケースとしては、深夜帯・特定の業種・専任制などのサービスが挙げられます。これらのサービスは特別な要件や専門性が求められるため、通常より高い料金設定となることがあります。コストと必要性を慎重に検討しましょう。

料金を抑えるためのポイントは、コール数を減らす工夫や業者の比較検討、フリートライアルの利用や契約プランの詳細確認などです。本記事の内容を参考に、電話代行サービスの料金に注目しながらサービス選定やコスト削減を行いましょう。