経費精算システムの導入ポイントとは？選び方や導入後の注意点を解説

経費精算システムの導入ポイントは、導入目的を明確にし、複数のシステムを比較することです。経費精算システムは、使いやすく全従業員にとってメリットがあるものを選びましょう。本記事では、経費精算システムの導入を成功させるポイントや選び方を解説します。

目次

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1. 経費精算システムとは
2. 経費精算システムの導入ポイント
3. 経費精算システム導入のメリット
4. 経費精算システム導入のデメリット
5. 経費精算システムの選び方
6. 経費精算システム導入後の注意点
7. まとめ

経費精算システムとは

経費精算システムとは、申請書の作成から担当者の承認、精算後の後処理までの経費精算に関わる業務を効率化できるシステムのことです。

データで申請が完了するため、経理担当以外の従業員の負担も減り、企業全体の業務効率化に期待ができます。月またぎの経費精算も従来よりも簡単に処理できるため、経費が多く処理に追われがちな企業は、導入がおすすめです。

経費精算システムの導入ポイント

経費精算システムの導入は、効率化と正確性の向上をもたらします。最適なシステム選択のためには、企業のニーズに合った機能や予算をベースに比較し、検討することが重要です。ここでは、経費精算システムの導入ポイントを5つ解説します。

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経費精算の導入目的を明確にする

経費精算システムの導入ポイントの1つ目は、導入目的を明確にすることです。具体的な目的を定めることで、システム選定や導入後の効果測定が容易になります。たとえば、経費処理の効率化、精度向上、コスト削減、監査の容易化などが目的になり得ます。

また、現行の経費処理で生じる問題点や課題を洗い出し、システム導入によって解決できる点を明確にすることも重要です。導入目的を明確にすることで、システムの選定や導入計画の策定がより効果的に行えます。

必要な機能や不要な機能を洗い出す

経費精算システムの導入ポイントとして、必要な機能や不要な機能を洗い出しをしましょう。まずは組織の経費処理のフローを把握し、どのような機能が必要かを明確にします。特定の業種や組織のニーズに応じて、特殊な機能が必要な場合もあります。

また、不要な機能を洗い出すことも重要で、必要のない機能は導入コストや操作の複雑さを増やす可能性があります。組織のニーズに合った必要な機能を選定し、システムの効果的な導入を行いましょう。

気になるシステムを比較する

経費精算システムを導入する際は、気になるシステムの比較がポイントとなります。各システムの機能や特徴、使いやすさ、また、導入にかかる費用や契約形態なども考慮すべき点です。比較検討を十分に行い、経費精算システムの導入を慎重に進めましょう。

テスト運用を活用する

経費精算システムの導入にあたり、導入前にテスト運用をしてみましょう。システムを実際に使用することで、使いやすさや機能の正確性を確認できます。無料トライアル期間を設けているシステムもあるので、活用しましょう。

導入決定後は運用ルールを設置する

経費精算システムを導入する際のポイントとして、導入決定後は運用ルールの設置を行いましょう。運用ルールの設定は、業務の効率化や経費の削減、法的リスクの解消、不正受給の防止などの観点から重要な作業となります。

運用ルールを整備し、従業員に周知徹底することで、円滑な経費処理と企業の財務管理の向上を図りましょう。

従業員への説明を十分に行う

経費精算システムの導入により、経費の処理だけでなく申請のフローも変更となるため、経理担当だけでなく全従業員にしっかりと説明を行いましょう。

従業員の年齢層が高い企業や新しいものの導入に後ろ向きな人が多い場合は、運用ルールだけでなくシステムの使い方やなぜシステムを導入するのかまで丁寧に周知する必要があります。従業員の傾向や反応を見て、導入後のフォロー体制も検討しましょう。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムの導入には多くのメリットがあります。ここでは、経費精算システムを導入するメリットについて、経費の申請者、経費の承認者、経営者の視点に分けて、解説します。

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申請者	承認者	経営者
申請書記入の手間削減	仕分け作業の効率化	経費精算のミス・不正防止
承認・差戻しの効率化	承認作業の効率化
	原本保管の必要がない

【申請者】申請書記入の手間削減

経費精算システム導入による申請者のメリットとして、申請書記入の手間が削減できます。従来の手書きでの申請書作成や領収書の整理は時間と手間がかかりますが、経費精算システムでは申請者がシステム上で必要な情報を入力するだけで済みます。

経費精算システムの導入により、申請者は効率的かつスムーズな経費処理が行えます。申請者の手間削減は、時間の節約により他の業務に集中でき、生産性の向上にもつながります。

【申請者】承認・差戻しの効率化

経費精算システムの導入による申請者のメリットとして、承認・差戻しの効率化が挙げられます。経費精算システムでは、システム上で申請が行われるため、承認フローが事前に設定されており、申請書や領収書のデータは電子的に承認者に送信されます。

承認者は、システム上で申請内容を確認し、必要な場合はコメントや指示を追加できます。承認・差戻しプロセスが効率化され、迅速かつ正確な経費処理が可能となります。申請者はスムーズな承認手続きによって業務の遅延を防ぎ、効率的な経費処理を実現できます。

【承認者】仕分け作業の効率化

経費精算システムの導入による承認者のメリットとして、仕訳作業の効率化が挙げられます。通常、経費処理では複数の領収書や請求書を基に仕訳作業が行われますが、経費精算システムでは、申請された経費に関する仕訳データが、自動的に生成されます。

これにより、承認者が手作業で仕訳作業を行う必要がなくなります。承認者は効率的に仕訳作業を行い、経費処理の迅速化と正確性の向上を実現できます。

【承認者】承認作業の効率化

経費精算システムの導入による承認者のメリットとして、承認作業の効率化が挙げられます。経費精算システムでは、申請された経費に関する情報が一元的に管理され、承認プロセスがスムーズに行われます。

承認者はシステム上で申請内容や領収書データを確認し、必要な場合にコメントや指示を追加できます。このように、経費精算システムの導入により、承認者は効率的に承認作業を行うことができ、効率的かつ正確な承認作業を行うことができます。

【承認者】原本保管の必要がない

経費精算システムの導入による承認者のメリットとして、原本保管の必要がなくなることが挙げられます。従来の手続きでは、経費精算に関する領収書や申請書の原本を保管する必要がありましたが、システム導入によりデジタル化され、電子データとして保存されます。

これにより、経費精算に関連する大量の書類を、物理的に保管する必要がなくなります。領収書や申請書のデータはシステム内で安全に保存され、必要な場合には簡単にアクセスできます。

【経営者】経費精算のミス・不正防止

経費精算システムの導入による経営者のメリットとして、経費精算のミスや不正を防止する効果があります。システムを活用することで誤った金額での申請や、不適切な経費を請求するリスクが低減されます。

経理業務の効率化により、経費の適正性や妥当性を厳密にチェックすることが可能となります。経費の適正性の確保やコスト管理の強化につながり、経営全体の健全性とコンプライアンスの意識を高めることができます。

経費精算システム導入のデメリット

経費精算システムの導入には多くのメリットがありますが、デメリットもあるので、確認しておきましょう。ここでは、経費精算システムの導入のデメリットについて2つを解説します。

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作業工程のすべてを効率化できるわけではない

経費精算システムの導入のデメリットとして、作業工程のすべてを効率化できるわけではないという点が挙げられます。経費精算は複雑なプロセスであり、システム化が困難な部分もあります。

たとえシステムが導入されても、領収書の収集やデータ入力などの手作業が必要な場合もあります。また、特定の経費項目やルールや制約も、システムに完全に組み込むことが難しいケースもあります。

したがって、経費精算システムの導入には、効率化の限界を認識し、効果的な業務フローの設計と組み合わせる必要があります。

環境整備や運用ルールの設定が必要

経費精算システムの導入には、環境整備や運用ルールの設定が必要となります。システムの導入に伴い、社内の業務フローを見直し、経費の処理手順や規定を再構築する必要があります。

運用ルールや操作方法を明確にすることで、システムの効果を最大限に引き出すことができます。これらの取り組みは時間とリソースを要し、組織全体の協力が必要ですが、効果的な経費精算の実現には欠かせない要素です。

経費精算システムの選び方

経費精算システムの選び方として、組織のニーズと要件を明確にすることが大切です。ここでは、経費精算システムの選び方について5つのポイントを解説します。

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従業員全員のメリットを考えて選ぶ

経費精算システムの選び方では、従業員全員のメリットを考慮することが重要です。使いやすさや、操作性が高いシステムを選ぶことで、従業員は簡単に経費の入力や申請ができます。

システムの導入前に従業員とコミュニケーションをとり、意見を取り入れることも大切です。従業員のニーズや要望を反映したシステムを選ぶことで満足度が高まり、業務効率も向上します。

費用対効果が高いシステムを選ぶ

経費精算システムの選び方のポイントとして、費用対効果を考慮することも重要です。システムの導入費用やランニングコストを評価し、予算に合致するか確認しましょう。また、導入に伴う効果やメリットを考慮して、コストとのバランスを見極める必要があります。

必要な機能を備えているか、業務の効率化や精度向上にどれほど貢献できるかを検討しましょう。費用対効果が高いシステムを選ぶことで、予算の範囲内でも最適な経費管理の向上を実現できます。

自社の規模に合っているか

経費精算システムを選ぶ際には、自社の規模に合っているシステムを選択しましょう。規模によって必要な機能が異なる場合があります。例えば、中小企業ではシンプルなシステムが求められることが多く、基本的な経費精算機能を備えたクラウドベースのシステムが適しています。

一方、大企業では、複雑な組織構造や経費規模があるため、より高度な機能やカスタマイズ性が必要となる場合があります。また、導入形態にも選択肢があります。自社サーバーに導入するオンプレミス形式や、クラウド上で提供されるクラウド形式などがあります。

オンプレミス形式は導入費用や維持費が高くなりますが、カスタマイズが柔軟にでき、セキュリティ面での自己管理が可能です。一方、クラウド形式は導入費用が低く、月額の料金体系で利用ができますが、データセキュリティに対して一定のリスクがあります。

自社の規模や利用状況に合わせた料金体系を選ぶことで、経費精算システムの導入費用を最適化することができます。

サポート体制が手厚いか

経費精算システムを選ぶ際には、サポート体制が手厚いかどうか確認しておきましょう。手厚いサポート体制があれば、導入後のトラブルや問題が発生した際に、迅速かつ適切な対応を受けることができます。

システム導入前に、24時間対応の問い合わせ窓口の有無や、定期的なアップデートやシステムの改善、専門のサポートスタッフが対応してくれるかを確認しておきましょう。サポート体制の内容や評判を調査し、信頼性と安心感のあるサービスを選ぶことがポイントです。

他システムと連携できるか

経費精算システムを選ぶ際には、他のシステムとの連携ができるかも重要な要素です。他のシステムとの連携が円滑に行えることで、データの共有や処理の効率化が図れます。

選ぶ際には、経費精算システムがどのような連携機能を持っているか、対応している他のシステムとの連携の状況や方法などを確認しましょう。自社が利用している他のシステムとスムーズに連携することで、業務の効率化や情報の一元管理が実現できます。

経費精算システム導入後の注意点

経費精算システムを導入した後には、いくつかの注意点があります。ここでは、システムの導入後にスムーズな運用をするための3つの注意点について解説します。

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定期的に経費精算のルールを見直す

経費精算システムを導入した後は、定期的に経費精算のルールを見直すことが重要です。業務の変化や法規制の変更などにより、経費精算に関わるルールや、ポリシーが変わることがあります。

定期的なルールの見直しを行うことで、最新の要件に合致し、適切な経費管理が行えるようになります。定期的なルールの見直しは、経費精算プロセスの透明性や効率性を維持し、経費管理の信頼性を高めるために重要なポイントです。

法律改正に合わせる

経費精算システムを導入した後の注意点として、法律改正に合わせて適切な対応を行うことが重要です。近年では、令和４年１月１日に電子帳簿保存法の改正が行われており、電子帳簿書類の保存する際の手続き等が改正されています。

経費精算システムは、法律の要件に適合するようにシステムを適切に構築・運用する必要があります。法律改正の内容を把握し、システムの設定や運用ルールの見直しを行い、適切な経理業務を行うことが大切です。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

時代に合わせて便利機能を取り入れる

経費精算システムを導入した後の注意点として、時代に合わせて便利な機能を取り入れることも検討しましょう。例えば、スマートフォンアプリとの連携や、テレワークにも対応したシステムの導入などです。

経費精算システムに進化し続けるテクノロジーを取り入れることで、効率性や利便性を向上させることができます。適切な機能の導入により、経費処理の効率化や作業の簡素化を図り、業務の生産性向上に繋がります。

まとめ

経費精算システムの導入を成功させるためには、いくつかのポイントがあります。本記事では、経費精算システムの選び方だけでなく、導入にあたってのポイントも解説しているため、参考にしてください。

また、システムを選ぶ際は、従業員全員のメリットや費用対効果、サポート体制についても考慮して検討しましょう。経費精算システムの導入は、経費処理の効率化だけでなく、組織全体の生産性向上を実現するための重要なステップです。