様式9とは？計算方法や勤怠管理システムの選び方をわかりやすく解説

様式9は入院施設基準の届出や勤務管理に必要不可欠なもので、厚生労働省より示されているものです。本記事では様式9についての解説や基本ルール・計算方法の他、様式9に対応した勤怠管理システムがおすすめな理由と、その選び方についてわかりやすく解説します。

目次

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1. 様式9とは
2. 様式9の主な記入項目
3. 様式9における勤務時間数の計算方法
4. 様式9の作成方法
5. 様式9の作成でよく見られるミス
6. 様式9に対応した勤怠管理システムがおすすめな理由
7. 医療機関向け勤怠管理システムの選び方
8. おすすめの勤怠管理システム3選
9. まとめ
10. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

様式9とは

様式9とは、入院基本料や特定入院基本料を請求するため、看護師の配置状況や勤務実績などを記録する書類です。厚生労働省が定めた様式に基づき、看護師の人数や勤務時間、患者数などを記録します。

この書類の目的は、医療機関が施設基準を満たしているかを確認し、適正な入院基本料を算定するための根拠とすることにあります。つまり、様式9は入院基本料に直接影響する重要な情報となるため、誤りのない正確な記入が必要です。

なお、看護師の勤務時間を記録する際、看護部長など管理業務を行う職員や、病棟以外で勤務する外来看護師などは対象外となります。

様式9の主な記入項目

様式9に記入する主な項目には次のようなものがあります。指定の様式に沿って記入すれば特段難しいことはありませんが、見落としや漏れなどがないよう十分注意しなければなりません。

・入院基本料・特定入院料の届出
届出区分、病棟数、病床数などを記入します。

・看護要員の配置に係る加算の届出

患者対看護師の配置基準などを記入します。

・入院患者の数及び看護要員の数

1日の平均入院患者数や、月平均1日当たり看護配置数などを記入します。

・勤務実績

届出前1か月の病棟勤務実績を、日勤と夜勤に分けて記入します。

様式9における勤務時間数の計算方法

様式9では、勤務実績を日勤と夜勤に区分して、それぞれの勤務時間を正確に記入する必要があります。特に、日勤と夜勤の時間の重複や、1か月あたりの夜勤時間上限などは解釈を誤りやすく、計算ミスが起こりやすいポイントです。

そこで、ここからは様式9における勤務時間数の具体的な計算方法を紹介し、72時間ルールや除外時間についても解説します。

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「病棟日勤」時間数の計算方法

病棟時間数は、まず夜勤枠を設定することから始まります。22時～翌5時を含む時間帯に16時間の勤務枠を設定し、それ以外の病棟勤務時間を病棟日勤として扱います。ただし、日勤として勤務していても、時間帯によっては夜勤時間に含まれる点に注意が必要です。

例えば、日勤時間を8:00～17:00、夜勤時間を16:30～翌8:30と設定している場合、8:00～8:30と16:30～17:00の各30分間は夜勤時間扱いです。そのため、この日勤時間で勤務したすると、病棟日勤時間は8時間、病棟夜勤時間は1時間となります。

「病棟夜勤」時間数の計算方法

上述のように、夜勤枠は22時～翌5時を含む16時間の時間帯で設定し、この枠内で病棟勤務した時間を病棟夜勤時間として計上します。

夜勤枠の設定時間は任意であり、16:30〜翌8:30、17:00～翌9:00など、16時間の中に22時～翌5時を含んでいれば自由に決めて構いません。

「総夜勤」時間数の計算方法

入院基本料の施設基準では、全病棟の看護師1人当たりの1か月間における夜勤勤務時間が72時間以下でなければいけません（72時間ルール）。このため、病棟夜勤時間と病棟以外で勤務した夜勤時間の総夜勤を別々に求め、72時間以内とわかるように記載する必要があります。

例えば、日勤時間が8:30～17:30、夜勤時間が17:00～9:00に設定されてる病院で、8:00～11:00は外来で勤務し、その後病棟に戻って17:30まで働いたとします。

この場合、外来勤務の8:30～9:00と、病棟に戻ってからの17:00～17:30の各30分は夜勤扱いです。つまり、総夜勤時間数は、外来勤務の30分間と病棟勤務の30分間を合わせて1時間となります。

参考：入院基本料の通則 「看護職員の 月平均夜勤時間72時間要件」について｜厚生労働省・公益社団法人 日本看護協会

72時間ルールとは

72時間ルールとは、看護師1人当たりの上限を定めるものではなく、「夜勤従事者の延べ夜勤時間数」を「夜勤をする従事者数」で割った月平均の夜勤時間数が、72時間以内にならなければならないというものです。

これらは看護師の労働時間を適切に管理し、疲労を軽減し患者の安全を守ることを目的としています。

参考：入院基本料の通則 「看護職員の 月平均夜勤時間72時間要件」について｜厚生労働省・公益社団法人 日本看護協会

72時間ルールの罰則

72時間ルールに反した場合は、病院に支払われる入院基本料が20％減らされるという罰則があるため注意が必要です。ただし、対象となる病棟は入院基本料を届け出ている病棟に限られます。

除外時間の扱い方

様式9で勤務時間を算出する際には、除外時間も考慮しなければなりません。除外時間とは、病棟勤務として扱われない時間を指し、計算時は差し引く必要があります。

例えば、遅刻や早退があった場合はその時間を除外し、実際に働いた時間のみを記載します。また、残業時間や中抜けで病棟を離れていた時間、夜勤中に外来対応を行った時間も、病棟勤務外として除外対象です。

なお、会議への参加時間も原則として病棟勤務には含みませんが、安全委員会・感染対策委員会・褥瘡委員会など、特定の委員会については除外せずに計上できる場合もあります。

このように、様式9は細かなルールに基づいて勤務時間を算出する必要があるため、勤怠管理システムなどを活用して正確に勤務時間を把握することが重要です。

参考：厚生労働省北海道厚生局医療課「看護要員管理等の正しい理解のために」

様式9の作成方法

様式9を手作業で管理するのは非常に労力がかかります。このため、様式9の作成には、エクセルや様式9に対応した勤怠管理システムが用いられることが多いです。ここからは、様式9の作成方法について解説します。

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エクセルシートによる自動計算

様式9の作成方法で一般的なのは、エクセルシートによる自動計算です。各医療関係団体のホームページで、様式9の書式に合わせて作成されたエクセルのテンプレートが無料で配布されており、現在も大いに活用されています。

エクセルで作成された様式9のテンプレートには、看護師や准看護師といった職種、氏名、病棟日勤時間数や病棟夜勤時間数などの項目が記入できるようになっています。数値を入力すると、月平均の夜勤時間数や看護師比率などを自動計算できるので非常に便利です。

ただし、エクセルシートには人の手で一つひとつ数値を入力する必要があるため、ヒューマンエラーが起こる可能性もあり、看護師数が多いと入力作業や確認に時間を取られやすいといったデメリットもあります。

専用ソフトやシステムの導入

様式9を自動で作成できる勤怠管理システムを導入している医療機関もあります。様式9対応の勤怠管理システムでは、勤務表を作成して看護師の勤怠を管理し、ボタンをクリックするだけで、自動計算された様式9のエクセルシートが出力されるものもあります。

医療機関向けの勤怠管理システムでは、看護師がスマートフォンやPCから希望を申告すると、シフト表を作成してくれる機能や電子カルテとの連携機能など、さまざまな便利な機能が利用できます。

ただし、勤怠管理システムは人が管理しなくてはいけないため、うまく運用できないと機能しません。自動計算をしてくれるものの、データを手入力しなければいけない製品もあります。

様式9の作成でよく見られるミス

様式9の作成ではミスが起こりやすく、特に手作業が多い方法で作成している場合は、記入漏れや計算間違いが発生するリスクもあります。実際に、様式9でよく見られるミスとしては以下のようなものが挙げられます。

1. 勤務予定のデータで作成していた
2. 遅刻・早退の時間数を考慮していなかった
3. 出張や会議中の勤務時間を除外していなかった
4. 夜勤時間帯の勤務を夜勤時間数に含めていなかった

こうしたミスを防ぐには、ツールを用いて基本的な計算を自動化することが有効です。これにより、計算の正確性が担保されるうえ、誤りがないかをチェックする作業に時間を割けるようになるというメリットもあります。

様式9に対応した勤怠管理システムがおすすめな理由

様式9の記録にエクセルシートを使うと、一つのシートに19項目を手入力していく必要があり、ケアレスミスが発生しやすい難点があります。そこで、おすすめなのが様式9に対応した勤怠管理システムです。

様式9に対応した勤怠管理システムは、勤怠データをもとに様式9を出力できるため、手入力は不要になります。ここからは、様式9を作成する上で勤怠管理システムがおすすめな理由を解説します。

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コスト削減

様式9に対応した勤怠管理システムを用いることで、人的コストを削減できるメリットがあります。勤怠管理システムには、様式9を自動計算して出力できる機能が備わっています。このため、様式9の記帳に人員を配置する必要がなく、人的コストを削減できます。

業務の効率化

様式9対応の勤怠管理システムは、エクセルシートを使って様式9の記帳するよりも業務を効率化できます。勤怠管理システムを導入すると、看護師の人数や病棟日勤、病棟夜勤、総夜勤などの数値を手入力する必要がありません。

勤務表を作成し、このデータから、ボタン操作一つで自動計算された様式9のシートが出力されます。手入力時に起こりがちなヒューマンエラーリスクの軽減もでき、計算した数値が正しいかどうかの確認作業の負担も減らせます。

複数の打刻方法に対応

様式9対応の勤怠管理システムは、ICカードやパソコン、スマホなどの複数の打刻方法に対応しています。カードのタッチ決済のように端末にICカードを触れさせ打刻する、パソコンやスマホからインターネット経由で打刻するといったことが可能になります。

医療現場は入院している患者のため24時間体制で対応しており、シフトが複雑で正確な勤怠管理は非常に困難です。しかし、勤怠管理システムを導入すると、医師や看護師、病院スタッフの正確な勤務時間を把握できます。

リアルタイムでの勤務時間の把握

様式9作成機能付きの勤怠管理システムを導入すると、リアルタイムで職員の勤務時間を把握できるようにもなります。勤怠管理システムに実装されているデジタルの打刻方法は、部署ごとや職員ごとに、リアルタイムで労働時間と残業時間を記録します。

システム管理者が、スタッフの労働時間や残業時間をチェックし、管理することで、長時間労働や残業時間過多といった看護師の働き過ぎを防げるでしょう。

急なシフト変更に対応できる

勤怠管理システムを導入すると、急なシフト変更にも対応できるようになります。上述のように、勤怠管理システムを導入すると、部署ごと、職員ごとの労働時間を逐一チェック可能です。

病院内で勤務している人員の過不足をリアルタイムでチェックできるため、人手が足りている部署から人手が足りない部署に人員を充てられます。勤怠管理システムの中には、スマホアプリでヘルプ申請が可能な製品もあります。

勤務形態に合わせたカスタマイズできる

勤怠管理システムは、勤務形態に合わせたカスタマイズができる点も特徴です。勤務形態に合わせて、連続勤務日数や連休、勤務間隔などの条件を設定できます。さらに細かく、グループ・禁止グループの組合せなどを設定できる製品もあります。

医療機関向け勤怠管理システムの選び方

様式9作成機能付きの勤怠管理システムは非常に有用です。しかし、病院に合った勤怠管理システムを選ばないと、望むような効果は得られません。ここからは、医療機関向け勤怠管理システムの選び方を解説します。

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さまざまな勤務形態に対応できるか

導入する勤怠管理システムが、さまざまな勤務形態に対応できるかどうか確認しましょう。医療機関の勤務形態は多様です。看護師は3交代勤務、一般職員は日中勤務、訪問医療や介護は直行・直帰など、医療機関の職員は部署ごとに勤務形態が異なります。

そのため、勤怠管理システムを選ぶときは、複雑な勤務体系にも対応している製品を選びましょう。

シフト作成機能があるか

シフト作成機能があるかどうかも確認したいポイントです。看護師の仕事は、日勤と夜勤がある3交代制の複雑な勤務体系のため、看護師からの勤務希望と法律で定められた労働環境に合致するシフトを作成するのは大変です。

しかし、様式9に対応し、かつシフトを自動で作成してくれる勤怠管理システムを導入すると、シフト作成の負担を大幅に軽減できるでしょう。シフト作成機能を搭載した勤怠管理システムは、看護師達がPCやスマホで勤務希望日を申請できます。

看護師たちが申請した希望を元に自動でシフトを作成できるため、シフト管理者の作業は、確認と手直しをするだけになります。看護師の勤務状況をリアルタイムで正確に記録しているので、人員の過不足にも素早く対応できるようになるでしょう。

様式9に対応しているか

様式9に対応している勤怠管理システムかどうかも大切なポイントです。様式9に対応していない場合、提出書式に合ったエクセルシートを用意し、勤怠管理システムからデータを出力して取り込んだり、数値を手入力したりする必要があります。

エクセルで様式9の書類を作成した後は、数値が正確かどうか確認しなければいけません。この一連の作業で間違いが起こる可能性もあります。ヒューマンエラーを減らし、効率よく書類を作成できるように、勤怠管理システムが様式9に対応しているか確認しましょう。

サポート体制が整っているか

トラブルが起こったときのサポート体制が整えられているかどうかも確認しましょう。勤怠管理システムは、職員全員が毎日必ず使用する重要な基幹システムのため、トラブルが起きたときに素早く対応できるシステムやベンダーを選びましょう。

不具合が起きたときに迅速に対応できるよう、チャットのサポートを設け、顧客からの連絡にリアルタイムで回答するサポート形式が多いです。

クラウド型の勤怠管理システムの場合、CSV形式などでローカルに勤怠管理情報を保存できる製品がおすすめです。通信障害でネットワーク経由でシステムにアクセスできない場合にも、ローカルにデータを残しておけると、トラブル解消後は迅速にシステムを復旧できます。

おすすめの勤怠管理システム3選

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まとめ

様式9は医療機関の施設基準に関する書類の一つで、看護師の人数や勤務時間、患者数などを記録するように厚生労働省が示しています。様式9のデータは、基本入院料の診療報酬にもかかわる重要なデータのため、数値は正確に把握する必要があります。

様式9の記録には、一般的にエクセルシートが利用されていますが、記入ミスの多発や記録・管理の労力に頭を悩ませている方も多いです。このような記録ミスや職員の負担を軽減したい方に、様式9に対応した勤怠管理システムの導入がおすすめです。

様式9に対応した勤怠管理システムは記号を入力したり、ボタンをクリックしたりするだけで、自動的に様式9のエクセルシートを作成できます。このため、ヒューマンエラーを低減でき、コスト削減と業務効率化も実現できます。

勤務形態に合わせたシフトのカスタマイズも可能で、ICカードやスマホなどのデジタル打刻で記録されたデータから、リアルタイム職員の勤務状況を把握できるため、急なシフト変更にも対応できるようになるでしょう。

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