小口精算とは？小口現金精算方法や口座振込にすべき理由を解説

小口精算とは、従業員が立て替えた経費を小口現金を用いて精算する方法です。しかし、小口精算にはさまざまなデメリットがあり、振込にすべきと言われています。本記事では、小口精算のやり方や振込に切り替えるメリット、振込以外で精算業務を効率的に行う方法を解説しています。

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目次

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1. 小口精算とは
2. 小口現金の精算方法
3. 小口精算のメリット・デメリット
4. 小口精算は廃止して振込にするべきと言われる理由
5. 【振込以外】小口精算に代わる効率的なやり方
6. まとめ

小口精算とは

小口精算とは、交通費や書類の郵送費、備品など少額で頻繁に支出する経費を精算することです。従業員が立て替えて支払った領収書やレシートを引き換えに、現金精算する方法がとられます。

従業員は領収書を提出することで、立て替えてから早い段階で現金が支給されるため、負担の軽減や安心感を得ることにつながります。また、手元に現金があることで、急な支払いに対応できることもメリットです。

小口現金とは

小口現金とは、日々の業務で必要となる小口精算のために各部署や支店に用意しておく現金です。従業員の申請に対して速やかに対応できるため、その場での細かい支払いに便利です。企業は小口精算に必要な資金を、小口現金として数万円程度を一定期間で支給します。

小口現金は各部署や支店の担当者が小口現金の管理者として、現金の補充や出納管理を行います。

定額資金前渡制度（インプレスト・システム）と随時補給制度

定額資金前渡制度とは、一定額の小口現金を担当者へ渡し、使用した分の金額を補給する制度のことです。補給は1ヶ月～2ヶ月毎など会社の規定に従い、補給後の小口現金の残高が常に一定しているため管理がしやすいのが特徴です。一方で、使用分を随時小口現金に補給する制度が随時補給制度です。

小口現金の精算方法

小口現金の精算は、金額の不一致が発生しないよう適切に行われることが大切です。プロセスは省かず、フロー通りに進める必要があります。ここでは、小口現金の精算フローや管理方法を解説します。

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社内で少額の現金を精算する場合のフロー

社内で少額の現金を精算する場合は、部署や支店内の小口精算の担当者と従業員で立て替え業務を進めます。精算のフローは以下の通りです。

1. 経費を立て替えた従業員から領収書などを受け取る
2. 内容に誤りがなければ小口現金で立て替えた費用を精算する
3. やり取りの内容を帳簿に記録する
4. 業務終わりに小口現金の金額と小口現金出納帳の残高の一致を確認

小口現金出納帳の内容が一致しない場合は、原因を追求しなければなりません。現金の数え間違いや記入の不備が発生することで、管理に手間がかかることがあります。

小口現金出納帳での管理が一般的

小口現金は、専用の帳簿である小口現金出納帳を用いて、収支が管理されます。小口精算は日々の業務で頻繁に発生するため、漏れのないように正確に記録して保管管理しなければなりません。

小口現金出納長には、日付・受入金額・支払金額・支払い内訳・摘要の五つの項目の記録が必要です。「いつ・何に・いくら使ったか」「いくらの収入があったか」を記帳し、支払金額と受入金額が一致していることを確認するための帳簿です。

従業員の不正利用や金銭の不一致の発生を防ぐために、管理業務は一つ一つのプロセスを厳重に管理することが求められます。

小口現金出納帳と現金出納帳の違い

現金出納帳は、企業が現金で取引を行う帳簿のため、経理担当者のみが管理を行います。小口現金出納長は各部署で管理されるため、小口精算の担当者が管理するという点で異なります。

小口現金で多用する勘定科目

小口現金が主に用いられる勘定科目は以下の通りです。

旅費交通費	消耗品費	慶弔費
水道光熱費	修繕費	雑費
通信費	新聞図書費

残高が合わない時の対処法

残高が合わない場合の対処法として、差額の調査報告書を作成する手段があります。帳簿では「現金過不足」で処理し、調査報告書には下記を明記する必要があります。

• 調査を行った日付
• 調査内容
• 残高が合わない原因についての詳細

不明瞭なお金の動きは会社の信頼性を下げ、税務調査では横領を疑われる可能性もあります。不審なお金の動きではないことを知らせるためにも、しっかりと調査の経緯が説明できる対応が求められます。

小口精算のメリット・デメリット

小口精算は管理者の負担などから廃止する動きも見られますが、メリットもあります。ここでは、小口精算のメリットやデメリットを解説します。

小口精算のメリット

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立て替えを頻繁に行う従業員の負担が少ない

小口精算は、社内に一定額の現金が常備されているため、経費を頻繁に立て替える従業員にとって負担が少ないメリットがあります。また、現金が手元にあることで急な出費にもスピーディーに対応できるでしょう。

従業員にとっては、経費を精算するための時間を他の作業時間に当てられるため、小口精算があることで助かることが多いと言えます。また、その場で経費を精算できるので、時間が経って申請漏れが発覚する心配がありません。

小口精算のデメリット

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経費精算や小口現金管理に手間がかかる

小口精算は現金を取り扱うため、担当者にとっては経費精算や小口現金管理に手間がかかることがデメリットです。万が一、帳簿内の金銭に不一致が発覚した場合、原因究明の作業が必要となります。

数え間違いや記入漏れのないよう細心の注意を払わなければならないため、担当者の精神的なプレッシャーともなり得ます。立て替えてもらう従業員の負担が軽い分、小口精算の担当者に負担がかかってしまうでしょう。

小口現金の紛失・盗難のリスクがある

小口精算は現金をオフィスに常備しているため、金銭の盗難や紛失のリスクは常に付きまといます。従業員には日頃からの注意喚起や、盗難を防止するための対策が必要です。

仮に紛失や盗難が起こった場合は、原因究明や警察への被害届を出すなどの手続きが必要となることもあります。小口精算は、現金を所持することで、社内の安全管理の課題を抱えることになります。

小口精算は廃止して振込にするべきと言われる理由

小口精算は担当者への業務負担や作業効率の悪さなどから、運用を廃止して振込にするべきだと言われています。ここでは、小口精算の廃止が推進される理由や、振込に切り替えるメリットを解説します。

小口精算廃止のメリット

小口精算の廃止には作業負担の軽減やミスの防止など、メリットに感じることが何点かあります。メリットを確認し、小口精算と振込を比較してみましょう。

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経理担当者の業務負担の軽減

小口精算を廃止し振込にすることで、担当者の業務負担を軽減できるメリットがあります。小口精算が発生すると、担当者は小銭の用意や領収書などの確認、小口現金出納帳への記帳など、フローに則った処理が必要です。

業務負担が増えることにより、心理的なプレッシャーから取り扱いのミスが発生したり、業務を不満に感じたりすることもあるでしょう。小口精算を廃止することで、担当者の作業の手間が省けるため、業務効率の向上が期待できます。

不正リスク防止

従業員の中には領収書の内容を改ざんしたり、経費を過剰請求して不正な小口精算を目論む人がいるかもしれません。担当者が小口精算の管理業務に追われている場合、そういった不正に気が付けない場合もあります。

自社の利益を適切に生み出すためには、不正を防止して正しい金額の把握が必要不可欠です。振込に切り替えることで担当者が余裕を持って業務に取り組めれば、不正行為を見抜きやすくなるでしょう。

立替経費精算のミス軽減

小口精算の廃止により、立替経費精算のミスを軽減できます。現金のやり取りでは、受け渡す際の計算ミスや領収書の確認漏れ、記帳漏れなど人為的に発生するミスを防ぎやすくなるでしょう。

現金から振替に切り替えることで経費精算に追われることがなくなるため、心理状態的にもミスをしにくくなるメリットがあります。

手動での管理は、いくら細心の注意を払っても完全にミスを防げるとは限りません。そのため、ミスをしないような環境作りが大切です。

小口精算から振込に変更する際の注意点

小口精算から振込への変更は、作業性の向上やミスの防止につながる一方、注意点もあります。注意点を理解しておけば、あらかじめ対策を立てやすいでしょう。ここでは、小口精算から振込に変更する際に注意したいことを解説します。

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経費精算までのタイムラグがある

小口精算から振込に変更した場合、立て替えたお金を受け取るまでにタイムラグが生じます。それにより、立替期間が長くなるというデメリットがあります。小口精算の場合はその場で精算できるため、すぐに精算できないことに不便さを感じる従業員もいるでしょう。

立替経費の精算をルール化して運用することで、従業員が感じる不便さは解消できる可能性が高いです。また、立替期間が長いと困る高額な経費は、事前に仮払い申請を行うという手段もあります。

立替経費精算を新たに振り込むと、手数料が発生する

立替経費を振り込む際、手数料が発生するデメリットがあります。精算するたびに振込を行うと、手数料が掛かって仕方ないでしょう。しかし、給与と同時に振り込むことで手数料の懸念は解消できます。

また、立替銀行用の講座を作り、同一支店での振込を行うことで手数料を少なく済ませられます。ネット銀行は、振込手数料が比較的安価で取り入れやすいです。経費を一括で振り込むためには、立替経費の正確な計算が必要です。

経費精算を振り込む口座と給与口座を分けるか検討が必要

小口精算から振込に変更する際は、経費精算講座と給与口座を分けるかの検討が必要です。会社にとっては振込手数料の節約ができ、誤った口座への送金を防げるメリットがあります。

一方、従業員にとってはお金の管理がしやすいという点で、給与口座と経費口座を分けたほうがメリットを感じやすいということもあります。

自社の運用方針や従業員のニーズなどから多角的に考えて検討することで、どちらが適切か選ぶことができるでしょう。

【振込以外】小口精算に代わる効率的なやり方

口座振り込み以外でも、小口精算に代わる効率的な生産方法はあります。自社の勤務形態や従業員の傾向に合わせて選ぶとより効果的です。ここでは、口座振り込み以外の生産方法を解説します。

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法人用クレジットカードを利用

法人クレジットカードは、会社のクレジットカードで経費を支払うため、立替の必要がありません。クレジットカード会社から送られてくる利用明細により、利用した日付や金額、内容が確認できます。

そのため、精算ミスの発生や領収書の改ざんなどの不正行為を防止できます。また、小口現金による出納業務や帳簿の記録・確認が不要となり、担当者の業務負担が減るのもメリットの一つです。

また、法人カードを所有していることで、便利なサービスを利用できるなどの特典が受けられます。カードのサービスを利用できれば、従業員の満足度向上も期待できるでしょう。

法人用プリペイドカードを利用

法人プリペイドカードは、あらかじめ一定金額をチャージしたカードを利用して経費を支払う方法です。チャージ金額や利用額、残高や決済内容を簡単に確認できるため、精算ミスや不正利用を防げるメリットがあります。

プリペイドカードは前払い式で従業員の立替が必要ないため、管理も簡単です。また、カードのチャージ金額以上は利用できないため、従業員が誤って使いすぎるということもないでしょう。

法人クレジットカードは審査が必要であることに対し、プリペイドカードは審査が不要で簡単に発行できます。クレジットカードの審査が通らなかった場合の手段としても有効です。

経費精算システム・経費精算アプリを導入

経費精算システムやアプリは、経費精算の申請から承認までをオンラインで一括管理できます。経費を精算する際に発生する作業を簡略化し、正確な精算ができるメリットがあります。

中には、費用を立て替えた従業員がスマートフォンアプリから領収書やレシートを撮影してアップロードすることで、自動的に申請できるものもあります。会計ソフトと連携することにより、会計仕訳や振込作業が自動化できるため、大幅に作業効率が上がるでしょう。

まとめ

小口精算は、従業員が立て替えた少額の経費を、その場で現金で精算する方法です。スピーディーに精算が済むため、従業員の業務負担が軽いことがメリットです。しかし、現金の取り扱いや正確な管理のために、担当者のプレッシャーが大きいという課題もあります。

小口精算は口座振り込みや法人クレジットカード、法人プリペイドカードなどへ切り替えることで、精算のプロセスが省けて担当者の負担を減らすことが可能です。また、支払い情報が管理しやすく、従業員の不正を防止できるメリットもあります。

経費精算システムは、PCやスマホで領収書のアップロードや経費精算を申請し、承認までできます。連携して振込作業までできる機能もあるため、活用できれば大幅な業務効率の向上が期待できます。
小口精算をしている場合は、従業員の現状や課題を把握し、改善できることはないか見直しましょう。社内の経費精算方法を見直すことで、組織の生産力を向上することにつながります。