セキュリティ性が高いおすすめの社内SNS｜リスクと対策も解説

情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクを防ぎ、社内SNSを安全に利用するためにはセキュリティ対策が重要です。本記事では、セキュリティリスクの種類と対策、セキュリティが高い社内SNSの特徴を解説し、セキュリティ性が高いおすすめの社内SNSを紹介します。

目次

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1. 社内SNSにおけるセキュリティの重要性
2. 社内SNSにおけるセキュリティリスクと対策
3. 社内SNSを導入するステップ
4. セキュリティ性が高い社内SNSの特徴
5. セキュリティ性が高いおすすめの社内SNS
6. その他の社内SNSの選び方
7. まとめ

社内SNSにおけるセキュリティの重要性

社内SNSとは、企業内でのコミュニケーションや情報共有を目的としたソーシャルネットワーキングサービスです。従業員同士の交流を促進し、業務の効率化やチームづくりを支援する役割を担います。

ただし、利便性が高い反面、社内SNSには情報漏洩や不正アクセス、データ破損といったセキュリティリスクが存在します。これらのリスクは、企業が保有する機密情報や個人情報を危険にさらし、企業の信頼性や経営に影響を及ぼす可能性があります。

そのため、企業の持続可能な成長と従業員の安心を確保する上では、セキュリティ性と信頼性の高い社内SNSの選択が欠かせません。

社内SNSにおけるセキュリティリスクと対策

社内SNSは、誤操作による情報漏洩、不正アクセスによるデータの盗難、データの破損などのリスクが存在し、企業の安全性と信頼性を脅かす危険性があります。このようなリスクに対処するためには、適切なセキュリティ対策が必要です。

ここでは、社内SNSにおけるセキュリティリスクと対策について解説します。

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誤操作により情報漏洩が起こる可能性がある

社員の操作ミスによる誤送信は、予期せぬ情報漏洩を引き起こす原因の1つです。例えば、送信先の選択ミスや機密性の高い情報を誤って公開するなど、日常的な操作中に起こり得るミスが、重大なセキュリティリスクにつながる可能性があります。

これらのリスクを軽減するためには、社内SNSの利用規則を明確に定めることが重要です。具体的には、アクセス権限や送信権限を適切に設定し、社員が不用意に機密情報に触れる機会を減らすようにします。

また、添付ファイルにパスワードを設定するなど、追加のセキュリティ対策を施すことも対策として挙げられます。

社内SNS利用のルールを定める

社内SNSの安全な利用を確保するためには、明確な利用ルールの設定が欠かせません。特に、勤務中に社内SNS以外のSNSの使用を禁止することで、情報漏洩のリスク軽減に貢献します。

個人のSNS利用を完全に禁止すれば、従業員が業務に関連した情報を外部のSNSに投稿するリスクを削減できます。また、勤務時間外に社内SNSの使用を禁止することで、不用意な情報共有を含め、セキュリティ意識が低下した状態での誤操作を防げます。

このように、社内SNS利用のルールを明確に定めることで、勤務中は業務に集中でき、社内SNSを業務の効率化やチームづくりのために利用できます。そして、勤務時間外にはプライベートな時間を尊重しつつ、情報の扱いには厳重な注意を払う意識を与えられます。

アクセス・送信などの権限を設定する

適切な権限設定により、情報が不用意に多くの人の目に触れるリスクや、誤って送信されるリスクを減らすことが可能です。

例えば、機密性の高いプロジェクトや個人情報を含むやり取りには、特定のメンバーのみがアクセスできるように制限をかけることで、不必要な情報の露出を防げます。また、送信権限を設定すれば、重要な機密情報が誤って外部に流出してしまうのを防止できます。

特に、上層部や管理職など、組織の重要な情報にアクセスすることが多い従業員には、厳格な権限設定を施すことが望まれます。

不用意にさまざまな機能を使用しない

社内SNSは多様な機能を備えており、コミュニケーションを円滑にするための便利なツールです。しかし、不用意に多くの機能を使用することは、誤操作のリスクを高める要因となります。

例えば、不要なファイル共有機能や広範囲に及ぶ通知設定など、必要以上に多くの機能を活用すると、操作ミスや情報の不適切な扱いが生じやすくなります。これらを防ぐためには、各従業員に対して、必要最低限の機能のみを利用するように指導を行うのが効果的です。

添付ファイルにはパスワードを設定する

パスワード設定されたファイルは、意図しない受信者によって開かれることがないため、誤送信が起きた場合も、機密情報が第三者に露出するリスクを防ぐことが可能です。特に、個人情報や企業の機密情報を含む重要な文書のやり取りには、この方法が適しています。

また、添付ファイルを送信する際にパスワード設定の手順を踏むことで、送信内容に対する注意を促すことが可能です。よって、パスワードの設定は、従業員のセキュリティ意識を高める効果にも期待できます。

さらに、受信者もパスワードの入力によって、ファイルの重要性とセキュリティの必要性を意識するようになります。

社内の状況を詳細にシェアしないようにする

SNSの機能には、写真や動画を投稿して不特定多数にシェアする機能が備わっています。この機能は、視聴者に対してわかりやすい印象を与える効果がありますが、必要以上の情報を視聴者に与えてしまう可能性も高いです。

そのため、自社の作業場やオフィス内など、普段業務で目にする中に企業の機密情報に関わる情報がないかを注視する必要があります。例えば、デスク上の個人情報やパソコンの画面上の顧客情報など、情報漏洩につながる部分には厳重な注意が求められます。

不正アクセスでデータを盗まれる可能性がある

アカウントの乗っ取りなどによる不正アクセスは、企業にとって大きな脅威となり得ます。仮に不正アクセスが起こると、機密情報が盗まれるだけでなく、社内のコミュニケーションシステムが乗っ取られて、深刻な業務障害を引き起こす可能性もあります。

社内SNSのアカウント情報が外部に漏洩した場合、攻撃者によって社内の情報が閲覧・操作されるリスクが高まります。このようなリスクを減らすためには、社内SNSを利用できる端末を制限することが効果的です。

また、パスワードの厳重な管理、フリーWi-Fiなどのセキュリティが不十分なネットワークを使用しないことなども、セキュリティ対策として挙げられます。

社内SNSを利用できる端末を制限する

十分なウイルス対策が施されていない端末や、個人の端末からのアクセスを禁止することにより、不正アクセスのリスクを低減することが可能です。

ウイルスやマルウェアに感染している端末から社内SNSにアクセスされると、端末を通じて社内ネットワーク全体が危険にさらされる可能性があります。このようなリスクを避けるためには、社内SNSにアクセスする端末を厳格に管理しなければなりません。

そして、使用する端末には最新のセキュリティソフトウェアをインストールし、常に最新のバージョンに更新しましょう。

端末を紛失した場合の対処方法を定める

社内SNSを利用できる端末を制限しても、スマートフォンやタブレット端末は利便性が高い反面、紛失するリスクも抱えています。

つまり、社外で利用する際には手放さない意識を高めることはもちろん、万が一紛失した際の対処方法についても定めておく必要があります。例えば、紛失に気付いた場合に、即座に個人のスマートフォンなどで遠隔操作を行い、操作のロックを行うといった対処方法です。

万が一に備え、社内利用を開始する前に事前の周知・研修が大切です。

パスワードは厳重に管理する

パスワードは不正アクセスからアカウントを守る上で重要であり、その強度と管理方法がセキュリティレベルを左右します。効果的なパスワード管理のためには、パスワード自体が簡単に推測されないようなものでなければなりません。

例えば、生年月日などを避け、大文字と小文字、数字、記号を組み合わせつつ、簡単には想像できない複雑なものにしましょう。また、パスワードのメモを机の上など人目に付く場所に貼り付けておくと、内部の不正利用や盗み見による漏洩リスクを高めるため危険です。

したがって、設定したパスワードは第三者から確認できないように管理し、定期的なパスワードの変更を行う・異なるサービス間で同じパスワードを使用しないといった習慣も重要です。

フリーWi-Fiは使用しない

フリーWi-Fiは、多くの公共の場所や施設で提供されている無料のインターネット接続サービスです。カフェ、空港、ホテルなどで簡単にインターネットを利用できるため、多くの人々にとって便利な存在です。

しかし、セキュリティの脆弱性により、不正な第三者が容易にトラフィックを傍受し、利用者の情報を盗み取るといった危険性も併せ持っています。情報は悪用される可能性が高いため、社内SNSをはじめビジネス関連のやり取りで使用することは避けましょう。

破損によりデータを失う可能性がある

社内SNSを利用する際、データ破損によるデータの消失は避けられません。これは、インターネット環境の不安定さや、接続の問題などが原因で発生する可能性があります。

主に、重要なコミュニケーション記録や共有されたファイルなど、企業運営に必要不可欠なデータに突然アクセスできなくなることが考えられます。そのため、定期的なデータのバックアップが重要です。

また、高品質なインターネット接続を確保し、ネットワーク機器の定期的なメンテナンスを行うことも大切です。事前の対策を行うことにより、接続の不安定さに起因するデータ破損のリスクを最小限に抑えられます。

定期的にバックアップを取っておく

ユーザー自身が定期的にバックアップを取ったり、自動でバックアップを行うツールを導入したりすることにより、万一のデータ損失や破損の際にも、重要な情報を迅速に復旧できる体制を整えられます。

社内SNSでは、日々の業務に関わる多くのやり取りやファイルが交換されるため、重要な情報が失われることは、企業活動に大きな支障をきたす可能性があります。

自動バックアップツールは、定期的にデータを自動でバックアップを行います。よって、人為的な忘れやミスを防ぎつつ、安定したデータ保護が可能です。

社内SNSを導入するステップ

さまざまな理由から、社内SNSを導入する企業は増えています。適切に社内SNSを選定・運用するために、導入の際のステップは重要です。

導入にあたっては、目的を明確にすることと、試験的に小規模で運用してみることが大切です。以下に、具体的なステップを解説します。

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導入目的を明確にする

社内SNSをこれから導入する場合は、まず導入の目的を明確にしましょう。例えば、社員間のコミュニケーションの活性化や、情報共有の促進、チームワークの向上などです。

社内SNSの導入目的が明確であればあるほど、適切な社内SNSを選定でき、導入後の評価も容易になります。また、社内SNSを通じて社員同士が互いにつながり、協力することで、効率的で生産的な働き方が実現し、組織全体のパフォーマンス向上も期待できます。

試験的に運用してみる

導入の目的が明確になったら、次に試験的に社内SNSを運用してみることが推奨されます。小規模なグループや部署から始めて、徐々に範囲を広げていきましょう。

初期の成功をふまえて、他の部署やチームへと展開していくことで、セキュリティ面も含めたシステムの問題点や、改善点を把握しやすくなります。また、社員からのフィードバックを収集し、実際の業務に適したカスタマイズを行うことが可能になります。

セキュリティ性が高い社内SNSの特徴

セキュリティ性が高い社内SNSの特徴として、セキュリティ機能が充実していることが挙げられます。また、紛失や盗難時に端末を遠隔操作でロック・ログアウトできる機能、誤った発言や情報共有を取り消す機能があるかも、重要な確認事項です。

ここでは、セキュリティ性が高い社内SNSの特徴について解説します。

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セキュリティ機能が充実している

セキュリティ機能が充実していれば、企業の機密情報を保護し、サイバー攻撃やデータ漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。また、社内コミュニケーションの安全性が高まるため、従業員は安心して情報を共有できるようになります。

主な機能としては、SSL暗号化・端末認証・IPアドレス制限などが挙げられます。単体で使用されることもありますが、複数組み合わせることでより高いセキュリティレベルを実現できます。

セキュリティ機能	概要
SSL暗号化	インターネット経由で送受信されるデータを暗号化し、第三者によるデータの傍受や改ざんを防ぐ機能
端末認証	特定のデバイスのみがシステムにアクセスできるように制限する機能
IPアドレス制限	事前に許可されたIPアドレスからのみアクセスを許可する機能
操作ログ管理	ユーザーのアクションを記録し、不審な動きや不正操作の追跡ができる機能
アクセス制限	ユーザーやグループに対して、情報へのアクセス権を制限する機能

紛失時に遠隔操作でロック・ログアウトできる

遠隔操作で端末をロック・ログアウトできる機能は、使用端末が紛失・盗難に遭った際に、不正アクセスを防ぐために必要です。この機能があることで、端末からの社内SNSへのアクセスを即座に遮断できます。

また、端末がどこにあってもセキュリティを維持できるため、企業の情報セキュリティポリシーを強固なものにすることが可能です。

誤って送信された発言を取り消すことができる

発言を取り消すことができる機能は、誤って送信されたメッセージや不適切な内容を投稿した場合に、その発言を削除・修正することが可能です。誤操作や誤解を招く可能性のある発言は、ビジネスの場では深刻な結果を招くこともあるでしょう。

例えば、誤って機密情報を共有してしまったり、不適切なコメントが社内の雰囲気を害したりすることが考えられます。誤りを即座に修正することにより、潜在的な問題を未然に防げます。

セキュリティ性の高いデータセンターを利用している

データセンターは、企業の重要なデータやアプリケーションの運用、保管をするための施設です。これにはサーバーやストレージシステム、ネットワーキング機器などが含まれ、データの管理とアクセスを行う役割を担います。

セキュリティ性が高いデータセンターは、物理的なセキュリティ対策やサイバーセキュリティ対策が整っており、データ漏洩や不正アクセスから企業の貴重な情報を守ることが可能です。

なお、セキュリティ性の高いデータセンターを利用する際は、入退室管理システムや監視カメラの設置がされているか確認しましょう。また、最新のサイバーセキュリティ対策を導入しているか確認することも重要です。

セキュリティ性が高いおすすめの社内SNS

その他の社内SNSの選び方

社内SNSを選ぶ際はセキュリティ面以外にも、いくつかのポイントを考慮する必要があります。まず、従業員が日々使用するツールであるため、直感的に利用できるインターフェースを有したものが望ましいです。

また、ファイル共有・グループチャット・投票機能など、企業のニーズに合わせた機能が揃っているかを確認しましょう。その他にも、以下のようなポイントを総合的に考慮することで、企業に最適な社内SNSを選択できます。

【重要なポイント2つ】

1. 操作性・使いやすさを比較
2. 必要な機能の有無を確認

【その他の比較ポイント】

1. 利用人数・ランニングコストを確認
2. 他ツールと連携できるか
3. 導入実績は豊富か

まとめ

社内SNSの安全な運用には、充実したセキュリティ機能が不可欠です。これには、SSL暗号化、端末認証、IPアドレス制限、操作ログ管理、アクセス制限などが含まれます。

また、紛失時に端末を遠隔でロック・ログアウトできる機能や、誤った発言を取り消す機能も、社内SNSのセキュリティを強化します。

社内SNSを選ぶ際はセキュリティ機能だけでなく、操作性・使いやすさ・必要な機能の有無など、さまざまなポイントを考慮しましょう。