中小企業におすすめのビジネスチャット4選｜導入メリットや選び方も

中小企業でもDX推進のニーズが高まっていますが、実現が難しいと感じている企業も多いでしょう。中小企業のDX化では、初めにビジネスチャットを導入するのがおすすめです。本記事では、中小企業におけるビジネスチャットのメリットなどから、おすすめの製品を紹介します。

目次

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1. ビジネスチャット導入で中小企業もDXの推進を
2. 中小企業におけるビジネスチャットのメリット
3. ビジネスチャットを導入する際の注意点
4. 中小企業がビジネスチャットを選ぶ際のポイント
5. 中小企業におすすめのビジネスチャット4選
6. その他のビジネスチャットの選び方
7. まとめ

ビジネスチャット導入で中小企業もDXの推進を

DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略であり、企業が競争力を高めるためにデジタル技術を活用し、業務や組織の変革につなげる取り組みを指します。

近年では、多くの企業がDXの推進を行っていますが、中小企業はリソース不足の観点からDX推進に遅れをとっているケースが多いです。そこで、中小企業がDXに取り組む際に、まず手軽に始められる取り組みとしておすすめされるのが、ビジネスチャットの導入です。

本記事では、中小企業におけるビジネスチャットのメリットや選び方などを解説します。

中小企業におけるビジネスチャットのメリット

中小企業におけるビジネスチャットの導入には、いくつかのメリットがあります。ここでは、業種・業界に関わらず、中小企業でビジネスチャットを利用するメリットについて解説します。

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無料で始められるものも多い

ビジネスチャットの導入は、予算が限られる中でも始めやすいメリットがあります。無料プランがあるビジネスチャットツールも多いため、予算が限られる中小企業やスタートアップ企業にとってもメリットが大きいです。

無料プランでは一部機能や容量が制限される場合もありますが、基本的なコミュニケーションや情報共有に必要な機能は利用できます。よって、高度な機能を求めない場合や従業員数が少ない企業は、低コストでのビジネスチャット導入が実現します。

基本機能で十分な場合には、ビジネスチャットの無料プランを利用しながら、必要に応じて有料プランへの移行を検討するのもおすすめです。

業種・業界に関わらず導入しやすい

ビジネスチャットは、業種・業界を問わず柔軟に活用できるツールです。たとえば、製造業・サービス業・IT企業など、異なる業態の企業でもビジネスチャットを導入することで、コミュニケーションのスムーズな遂行と、業務の効率化につなげられます。

また、ビジネスチャットは導入ハードルが低く、従業員がすぐに活用しやすい特長があります。そのため、さまざまな業種や業界で手軽に導入可能で、従業員が効果的に活用できるのが大きな利点です。

ITツールの利便性を感じやすい

中小企業におけるビジネスチャットのメリットは、ITツールの利便性を感じやすい点にあります。ビジネスチャットの多くは、LINEなどの一般的なメッセージアプリと同じ感覚で使えるため、従業員は比較的簡単に操作へと慣れることができます。

高い利便性により、業務効率化などの効果を感じやすく、DXの推進に大きく貢献します。たとえば、ビジネスチャットを活用することで、社外で業務を行う営業担当者や遠隔地にいるメンバーとも、コミュニケーションを取りながら業務を進めることができます。

ビジネスチャットは直感的で使いやすく、若い世代にもなじみやすいため、社員が自然に参加しやすい点も魅力です。

手間をかけずに生産性を上げられる

ビジネスチャットは、コミュニケーションの手間や時間を大幅に削減し、複数人での情報共有をスムーズに行うことができます。そのため、社内の報連相をビジネスチャットに移行するだけで、情報共有やコミュニケーションが活発化し、生産性の向上に寄与します。

また、メールや電話でのやり取りに比べて手間が省けるため、フォーマルな定型文も不要です。プロジェクトごとにグループを作ることで、メッセージの発信も円滑に行え、気軽にやり取りできます。

ビジネスチャットの活用で、効率的にコミュニケーションを行えることにより、企業全体の効果的な生産性の向上が実現するでしょう。

プライベートチャットよりセキュリティ性が高い

ビジネスチャットのメリットとして、LINEなどのプライベートチャットと比較してセキュリティ性が高い点も挙げられます。メールやプライベートチャットは、ログ管理や利用制限の設定が難しく、誤送信による情報漏洩のリスクが高いです。

一方、ビジネスチャットには、情報漏洩や不正ログインを防ぐための機能が充実しています。チャットの暗号化や管理者によるログ管理、業務時間外の利用制限などが可能です。

さらに、オンプレミス型のビジネスチャットツールを利用することで、セキュリティの向上に期待できます。したがって、ビジネス環境においては、プライベートチャットよりも高いセキュリティ性を持つ、ビジネスチャットの利用がおすすめです。

ビジネスチャットを導入する際の注意点

ビジネスチャットを導入する際は、操作方法の周知やサポート、運用ルールの策定を行うことが重要です。注意点を考慮することで、より効果的なビジネスチャットの活用ができます。ここでは、ビジネスチャットを導入する際の注意点について解説します。

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操作方法の周知とサポートを行う

ビジネスチャットは、従業員全体が活用することで効果を発揮します。しかし、中にはIT知識が浅く、チャットツールに慣れていない従業員もいるでしょう。その場合、ビジネスチャットの利用率が偏り、連絡手段が統一化できない恐れがあります。

よって、ビジネスチャットを導入する際は、研修などを行って操作方法を周知する必要があります。また、定期的に利用状況を確認し、上手く活用できていない従業員には、不便な点をフィードバックして改善するなど、サポートも徹底することが大切です。

運用ルールを策定する必要がある

ビジネスチャットは、気軽にメッセージを送れるツールです。しかし、利用しやすいことにより、言葉遣いがカジュアル寄りになったり、雑談が増加したりなどの問題が生じる可能性があります。

そのため、利用前には運用ルールを策定し、最低限のビジネスマナーを守らせることが重要です。例えば、業務時間外の連絡は控える、雑談をしない、メッセージを見たら無視せず必ずスタンプで反応するなどが挙げられます。

明確な運用の策定により、ビジネスチャットが負担にならず、従業員が効果的に活用できる環境を整えることが可能です。

属人化しないように気を付ける

中小企業の課題として、1人に業務負担が集中してしまう属人化が挙げられます。ビジネスチャットの利用でナレッジ共有を定着させれば、属人化の防止にも効果を発揮しますが、個人で情報共有の優先度を決めてしまう可能性があります。

つまり、ビジネスチャットを活用しても必要な情報が共有されないと、ツールの利用価値が低下してしまいます。よって、属人化を限りなくゼロに近づけられるように、どのような内容を共有するのか、詳細についても導入前に周知しておくことが大切です。

他ツールにおけるDXも意識する

ビジネスチャットの導入だけでも、社内DXに向けた取り組みとなりますが、すでに利用しているツールや新たに導入を検討しているツールなど、他ツールにおけるDXも意識すると、より効果的なDX推進につながります。

たとえば、従来までExcel（エクセル）などで管理を行っていた業務において、ビジネスチャットでもデータとして共有しやすくなれば、大幅な業務効率化が可能です。将来的な人事・経理・営業に関して、どのようなDXが行えるかも意識するようにしましょう。

中小企業がビジネスチャットを選ぶ際のポイント

中小企業がビジネスチャットを選ぶ際は、いくつかのポイントを確認することがおすすめです。ここでは、中小企業がビジネスチャットを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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画面の見やすさ・使いやすさ

中小企業がビジネスチャットを選ぶ上で、ツールにおける画面の見やすさ・使いやすさは非常に重要です。従業員にとって扱いにくいツールは、導入しても十分な効果が得られない可能性があります。

たとえば、スタンプ機能があると簡潔な返信ができ、コミュニケーションが効率化します。また、シンプルで直感的な操作性は、従業員がストレスなく利用できる要素であり、画面のデザインや見やすさも考慮すべきポイントです。

ビジネスチャットでは、無料トライアルを提供するベンダーも多いです。無料トライアルを活用して、複数ツールの操作性や細かい機能などを比較して選ぶことで、従業員の利便性が向上し、導入効果を最大化できるでしょう。

料金体系・必要なコスト

ビジネスチャットを選ぶ際は、料金体系・必要なコストを確認することが大切です。無料プランから始める場合でも、将来的な成長に備えて有料プランも考慮する必要があります。

利用人数や機能の使用に応じて有料になることがあるため、導入するツールの料金体系には注意が必要です。ビジネスチャットは便利な機能が多く備わっていますが、利用する機能によって費用が異なるため、事前に必要な機能を洗い出しておくことが重要です。

中小企業への導入実績

中小企業がビジネスチャットを選ぶ際は、シェア率や導入実績を確認しましょう。これらは、ツールが広く利用されているかどうかを示す重要な要素となります。多くの企業が採用しているツールは、高い信頼性と実用性に期待できます。

シェア率が高いと、他の企業でも十分な成果を上げている可能性が高く、中小企業でも使いやすいかどうかを判断しやすくなります。そのため、シェア率や導入実績をチェックして、中小企業の規模感やニーズに最適なビジネスチャットを選びましょう。

中小企業におすすめのビジネスチャット4選

その他のビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶ際は上述したポイントに加え、以下のようなポイントに注目して選びましょう。さまざまな要素を検討することで、ビジネスチャットが組織のニーズに適したものであるかを判断できます。

利用環境や業務ニーズに合わせて総合的に検討し、最適なビジネスチャットを選ぶことが重要です。

【重要なポイント】

1. 必要な機能を備えているか

【その他の比較ポイント】

1. マルチデバイスに対応しているか
2. 他ツールと連携できるか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか

まとめ

ビジネスチャットの導入は、中小企業のDX化を促進する重要な一環となります。中小企業がビジネスチャットを導入することで、社外にいるメンバーとも気軽にコミュニケーションが取れ、企業の生産性向上にも寄与します。

中小企業では予算が限られることもありますが、多くのビジネスチャットツールが無料プランを提供しています。ビジネスチャットを導入する際は、事前に操作方法の周知や運用ルールを決めておくことで、従業員の効果的な利用につながります。

本記事で紹介したポイントを押さえて、業界や企業規模に合ったビジネスチャットを導入し、DXの推進を図りましょう。