大企業におすすめのビジネスチャット4選｜選ぶ際のポイントも解説

業務上のコミュニケーションを円滑にするビジネスチャットは、大企業を中心に導入が進んでいます。大企業であるほど得られるメリットが大きいです。本記事では、大企業がビジネスチャットを導入するメリットや選ぶ際のポイント、おすすめのビジネスチャットツールを紹介します。

目次

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1. 大企業で普及が進む「ビジネスチャット」
2. 大企業がビジネスチャットを導入するメリット
3. 大企業がビジネスチャットを導入する際の注意点
4. 大企業におけるビジネスチャットの選び方
5. 大企業への導入実績が豊富なビジネスチャット4選
6. その他のビジネスチャットの選び方
7. まとめ

大企業で普及が進む「ビジネスチャット」

ビジネスチャットは、企業内のコミュニケーションを効率化して生産性を高めるツールです。リアルタイムでメッセージ交換ができるため、従業員間の迅速な意思疎通を可能にします。

また、ファイル共有、タスク管理、スケジュール調整などの多様な機能を備えており、業務の効率化にも貢献します。

多くの部署やチームが存在する大規模な組織では、異なる部門間のコミュニケーションの円滑化が不可欠です。そのため、大企業を中心に、従来のメールや電話に代わるコミュニケーション手段として、ビジネスチャットの導入が進んでいます。

大企業がビジネスチャットを導入するメリット

大企業におけるビジネスチャットの導入は、コミュニケーションと業務効率化の観点から、さまざまなメリットをもたらします。例えば、リアルタイムでの効率的なやり取りが可能になること、情報共有が容易になることなどです。

ここでは、大企業がビジネスチャットを導入するメリットについて解説します。

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リアルタイムで効率的にやり取りできる

大企業では、複数の部署間・拠点間でのコミュニケーションが日常的に発生します。このような環境下において、従来のメールでのやり取りは非効率的となることが多いです。

なぜなら、メールは一方向のコミュニケーションに限られることが多く、返信を待つ時間が発生するため即時性に欠けるからです。また、メールのやり取りは蓄積されていくほどに、情報の整理や検索に時間がかかります。

その点、ビジネスチャットはリアルタイムでの対話が可能で、迅速な情報交換や意思決定を促進します。したがって、多くの大企業では社内でのメールのやり取りを廃止し、効率的なビジネスチャットに切り替える動きが加速しています。

情報共有が簡単に行える

従業員数が多く、さまざまな部署やチームが存在する大企業では、効率的な情報共有の仕組み化が不可欠です。特に、ビジネスチャットのグループ機能を活用すると、同じプロジェクトに取り組む複数のメンバーや、異なる部署間での情報のやり取りが容易になります。

その結果、必要な情報が迅速に関係者の間で共有され、作業の進行や問題解決のスピードが向上します。また、協同編集機能では、重要な文書・プレゼンテーション資料・プロジェクトの進捗報告書などを簡単に共有でき、リアルタイムでフィードバックを得られます。

他のツールと連携できる

多くの大企業では、プロジェクト管理、ドキュメント共有、会計管理といった異なる目的ごとに、多種多様なツールを導入しています。ビジネスチャットは、このような他のツールと連携することが可能です。

例えば、プロジェクト管理ツールから直接ビジネスチャットにタスクの更新を通知したり、ドキュメント共有ツールからファイルをビジネスチャットで共有したりすることができます。

他ツールとの連携により、アプリケーション間での情報の行き来が減り、作業の手間を大幅に削減することができるため、業務がより効率的に進行します。

セキュリティリスクを抑えられる

ビジネスチャットにおける強みの1つは、堅固なセキュリティです。特に、大企業では機密性の高い情報の取り扱いが日常的に行われており、セキュリティリスクの管理が極めて重要とされます。

個人用のチャットツールと比較した場合、ビジネスチャットはビジネスでの利用に特化しており、企業のセキュリティ要件を満たすよう設計されています。例えば、データの暗号化、アクセス権限の管理、定期的なセキュリティ更新などが備わっています。

そして、ビジネスチャットは、社内ポリシーに沿ったカスタマイズが可能です。よって、メッセージの保存期間の設定や特定のデータ共有を制限するなど、特定のコンプライアンス要件に対応した運用が可能です。

利用人数に応じて割引を受けられる

大企業向けのビジネスチャットでは、企業規模と利用人数に応じて割引を用意していることがあります。通常であれば、利用人数に応じて課金されることも多いですが、大企業なら利用人数が無制限になったり、問い合わせによって特別な料金を提案してもらえたりします。

全社的な新しいシステム・ツールの導入では、費用面での懸念点を意識することがありますが、割引を適用できるビジネスチャットであれば、1人当たりの業務コストを大幅に削減することも可能です。

多言語対応でグローバル化にも対応可能

外国人労働者の雇用も多い大企業では、日常的に使用するビジネスチャットは多言語対応していることが前提条件として挙げられることも多いです。よって、ビジネスチャットでは日本語に加え、英語・中国語・フランス語など、多言語対応したものが多く存在します。

また、これからの事業展開においてグローバル化を考えている場合にも、多言語対応したビジネスチャットであれば、多国籍企業とのやり取りも迅速かつ柔軟に行えます。なお、連携サービスとの活用で、より効率的な事業展開につなげることも可能です。

大企業がビジネスチャットを導入する際の注意点

大企業にビジネスチャットを導入する際には、利用者数が多いことから特有の注意点が存在します。主な注意点としては、以下のようなものが挙げられます。

部署ごとの管理者の選定・教育が必要

通常業務でビジネスチャットを使用する場合、大企業においては1人の担当者がすべてを把握するのは不可能に近いです。そのため、部署やプロジェクトのチームごとにグループを作成し、それぞれの管理者を選定する必要があります。

また、管理者には企業独自の社内規定やビジネスチャットの利用方法を周知するために、研修・教育を行わなければなりません。各グループごとに適切な管理を行わないと、セキュリティ強度に差が生じることも考えられるため、十分な管理体制の構築が重要です。

定期的にIDとパスワードの変更を行う

ビジネスチャットは個人がシステムを利用するため、各アカウントに関するログインID・パスワードが外部に漏れると、ビジネスチャットの中身を第三者に盗み見されてしまいます。そして、情報漏洩によって企業の信頼性を大きく低下させる要因ともなり得ます。

したがって、ビジネスチャットで使用するIDとパスワードは定期的な変更を行い、不正アクセスの防止に努めることが大切です。また、メールの添付ファイル・URLにも注意を払い、マルウェアへの感染など、ウイルスへの感染も厳重に警戒するようにしましょう。

大企業におけるビジネスチャットの選び方

大企業がビジネスチャットを選ぶ際には、選択するビジネスチャットの機能が企業の要求に過不足なく対応できるかを確認することが重要です。また、ビジネスチャットの操作性が直感的で、すべての従業員が容易に使用できるかどうかも1つの判断基準です。

ここでは、大企業におけるビジネスチャットの選び方について解説します。

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求める機能に過不足がないか

大企業に対応したビジネスチャットツールは、多機能であることが多いため、幅広いニーズに応えることができます。しかし、企業にとって不必要な機能が含まれていることも考えられます。

よって、実際に必要とする機能を明確にした上で、ツールを選定することが大切です。不必要な機能が多すぎるほど操作が複雑になり、従業員がツールを使いこなせない可能性が高まります。

企業のニーズに合わせて必要な機能を持つツールを選ぶことで、費用対効果の向上にも寄与します。

社員の誰もが操作しやすいか

大企業で働く社員は、テクノロジーに精通している若手社員から、従来のコミュニケーション手段に慣れ親しんだベテラン社員まで、多岐にわたります。そのため、利用者全員がストレスなく、簡単に扱えるビジネスチャットツールの選定が必要です。

誰もが直感的で理解しやすいツールは、迅速な導入と効率的な運用を可能にします。また、操作が簡単だと従業員間の技術的な隔たりを最小限に抑えられるため、テクノロジー面での専門知識が限られている社員でも、積極的なツールの利用を促すことができます。

自社のセキュリティ要件を満たせるか

大企業では、扱う情報量の多さと従業員数の多様性により、人的ミスや不正行為、外部からの攻撃におけるリスクが増大します。そのため、ビジネスチャットのセキュリティ機能が、自社のセキュリティ要件を満たしているかを確認する必要があります。

主なセキュリティ機能としては、データの暗号化、アクセス制御、認証システム、サーバーのセキュリティ強化など、情報漏洩や不正アクセスを防ぐための対策が不可欠です。また、企業内のセキュリティポリシーに沿ったカスタマイズが可能かも、十分に確認しましょう。

コストパフォーマンスが高いか

従業員数が多い大企業では、有料プランの選択が必須です。しかし、単にコストだけを見て選ぶのではなく、提供される機能とのバランスを慎重に評価し、コストパフォーマンスの高いツールを選びましょう。

必要な機能を備えたツールを選ぶことで、効率的なコミュニケーションを促進し、企業の生産性の向上にもつながります。一方、利用しない機能に対して過剰な費用を払うと、コストの無駄遣いが生じます。

したがって、ツールの提供する機能が自社のニーズにどれだけマッチしているかを評価し、それに見合った価格であるかを判断することが重要です。

大企業への導入実績があるか

大規模な企業には、特有の課題やニーズが存在します。そのため、同規模の企業ですでに導入実績があるツールは、信頼性と効果が証明されていると考えられ、得られる効果に期待できます。

豊富な導入実績があるツールは、それだけ大量のユーザーをサポートする能力や、複雑な組織構造での使用に耐えうる設計かつ、多様な業務要件にも対応できる機能性を有している可能性が高いです。

大企業への導入実績が豊富なビジネスチャット4選

その他のビジネスチャットの選び方

現代のビジネス環境では、従業員はオフィス・自宅・移動中など、さまざまな場所で作業を行います。そのため、パソコンをはじめ、スマートフォン・タブレット端末など、複数のデバイスで使用できるビジネスチャットが好まれます。

また、自社の既存ツールとの連携性も重要なポイントです。既存ツールとビジネスチャットが連携することで、データの一元化や業務プロセスの効率化が図れます。その他にも、24時間体制のカスタマーサポートなど、サポート体制の充実さにも注目しましょう。

【その他の比較ポイント】

1. マルチデバイスに対応しているか
2. 自社の既存ツールと連携できるか
3. サポート体制は充実しているか

まとめ

ビジネスチャットの導入は、大企業に対してさまざまな利点をもたらします。例えば、リアルタイムでの効率的なやり取りが可能になる点、情報共有が簡単になり、ファイル共有やドキュメントの協同編集が容易に行えるようになる点などが挙げられます。

ビジネスチャットを選ぶ際には、機能に過不足がないか、操作のしやすさ、コストパフォーマンス、大企業への導入実績などを確認しましょう。いくつかのポイントを総合的に考慮することで、効率的なコミュニケーション環境を構築できます。