おすすめの無料ビジネスチャット4選｜導入前の確認ポイントも解説

近年、ビジネス上のやり取りを迅速に行えるビジネスチャットを導入する企業が増えています。しかし、運用における費用面で断念している場合も多いでしょう。本記事では、無料で使えるおすすめのビジネスチャットを、導入前の確認ポイントなどを交えながら紹介します。

目次

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1. ビジネスチャットには無料で使えるものもある
2. 無料ビジネスチャットの特徴
3. 無料ビジネスチャットの導入前に確認すべきポイント
4. お試しで無料版を利用するのもおすすめ
5. 無料プランがあるおすすめのビジネスチャット4選
6. その他のビジネスチャットの選び方
7. 有料のビジネスチャットを導入するメリット
8. まとめ

ビジネスチャットには無料で使えるものもある

ビジネスチャットとは、ビジネス環境においてコミュニケーションを促進し、業務効率を向上させるためのコミュニケーションツールを指します。従来のビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールとしては、電話とメールが主流でした。

近年では、一般ユーザー間でのテキストベースのチャットツールの普及に伴い、ビジネス環境においてもテキストでやり取り可能なチャットツールが注目されています。新しいコミュニケーション手段として、企業へのビジネスチャットツールの導入が拡大しています。

現在、市場には多くのビジネスチャットツールがリリースされていますが、中には無料のツールも存在します。本記事では、無料ビジネスチャットの特徴や導入前に確認すべきポイントなどの解説に加え、おすすめの無料ビジネスチャットを紹介します。

無料ビジネスチャットの特徴

無料のビジネスチャットツールの特徴として、有料のものに比べていくつかの制限があります。例えば、使用ユーザー数が制約されることが多いです。少人数のチームやプロジェクトに適している場合がほとんどであり、大規模な組織の使用には不向きといえます。

また、有料のビジネスチャットツールに比べて、機能面での制限も存在します。例えば、高度なカスタマイズや統合機能、高度なセキュリティ機能などが制限される可能性があります。使用できるデータ容量の制限により、大量データの共有などが制約されるでしょう。

無料のビジネスチャットツールは、一般的に基本機能で十分な小規模チームやプロジェクトに適しています。多くの機能が搭載され高度なセキュリティ環境が求められる場合は、有料のツールの検討も必要とされ、どちらを選択するかは組織のニーズや予算などによります。

無料ビジネスチャットのメリット

無料ビジネスチャットを利用することによるメリットとしては、さまざまなツールを比較検討できる点が挙げられます。現在では、無料のツールだけでも複数の提供元から展開されているため、すべてを有料版で比較すると相応の費用が発生します。

特に、最近では在宅勤務やテレワークへの対応を含めた、ビジネスチャットの利用を考慮することも多く、必要とする機能や利用範囲は企業ごとのニーズによって異なります。

したがって、中長期的な利用を加味しながら、どのような社内コミュニケーションの強化につなげられるのか、気軽に検討しやすい点が無料ビジネスチャットの大きなメリットです。

無料ビジネスチャットの導入前に確認すべきポイント

ビジネスチャットツールの導入は、組織におけるメンバーやチームのコミュニケーションを効率的に向上させる有効な手段となります。ただし、無料のビジネスチャットツールを選択する場合には、事前にいくつかのポイントを確認すべきです。

ここでは、無料ビジネスチャットの導入前に確認すべきポイントを解説します。

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利用人数・グループ数

無料のビジネスチャットは通常、ユーザー数やチャットグループ数に制限がある場合が多いです。そのため、自社の利用予定人数やグループ数を確認し、適切なツールの選定が求められます。

ユーザー数の制限を超えると機能的な制約が生じ、円滑な業務の実施が難しくなる可能性があることから、導入前の正確なユーザー数の見積りが大事になります。また、将来的なビジネスの成長や事業拡大を見据えたツール選びがおすすめです。

使いたい機能

無料ビジネスチャットツールは、使える機能が制限される場合があります。そのため、自社のニーズに合わせて、使いたい機能を明確にすることが重要です。以下では、一般的に選択されやすい機能について解説します。

通話機能

ビジネスチャットツールには、ビデオ通話機能や会話・ミーティングの録画機能など、チャット以外の便利な機能も搭載されていることがあります。

ただし、無料版のツールでは、これらの高度な機能が制限されていることがあるため、自社で必要とするかどうかを事前に確認しましょう。

さらに、一部の無料ツールでは、同時に複数人での通話が制限される場合があります。自社において大規模な会議やワークショップが想定される場合には、利用可能な人数についても確認しておくことが大事です。

システム連携機能

ビジネスチャットを導入する際には、システム連携機能が重要なポイントとなります。一部のビジネスチャットツールは、システムとの連携機能を有料版でのみ提供しており、無料版では制限されています。

そのため、企業がすでに利用しているプロジェクト管理ツールやカレンダーアプリケーションなど、他ツールとのシームレスな統合が無料版のツールで利用可能かどうかを確認することが大切です。

ユーザー管理機能

ユーザー管理機能とは、組織内のユーザーに関するさまざまな管理をサポートする機能を指します。例えば、管理者がユーザーの追加・削除ができる機能や、ユーザーの利用状況の監視ができる機能です。

また、権限管理として各ユーザーに特定の権限を与え、データや機能へのアクセスを制御する機能もあります。管理者、編集者、会話ユーザーなどでアクセス権限を区別し、管理する機能が代表的です。

一部の無料ツールでは、これらの機能が制限される場合があります。事前に自社のユーザー管理として要求される機能を洗い出し、マッチするかどうか確認しておきましょう。

セキュリティ機能

無料ビジネスチャットの導入前には、セキュリティ機能を確認することが非常に重要です。無料ツールでも基本的なセキュリティ機能は提供されていますが、一部の高度な機能やアクセス制限には制約が設けられていることが多いです。

例えば、データの暗号化機能を確認し、データが送受信される過程でエンドツーエンドの暗号化が適切に行われているかを確かめましょう。これにより、データの機密性や安全性が把握できます。

また、個々のユーザーや機能に対するアクセス制御が可能かどうかの確認も必要です。権限を持つユーザーのみがチャットに参加でき、必要な情報にアクセスできるかどうかを確認しましょう。

不審な人物や第三者がログインしないための強力な認証手段として、二要素認証などが搭載されていると安心です。

データ保存機能

無料ビジネスチャットツールでは、チャット履歴や添付ファイルなど、共有したデータの保存期間が制限されることがあります。したがって、長期的な記録や保存が必要な場合には、保存期間の確認が必要です。

また、データのセキュリティとして、チャットデータと共有されたファイル・データがどのように保存され、セキュリティがどの程度確保されているかを確認しましょう。特に、機密情報の保存期間や保存方法に関しては注意が必要です。

利用頻度

無料ビジネスチャットツールを導入する際には、データ容量の制限に留意する必要があります。無料ツールでは、利用頻度やファイル共有の量が多い場合、データ容量が制限されやすいです。

よって、チーム内のチャットでファイル共有が多い場合には、無料ツールの容量制限内に納まるかどうかを確認しましょう。制限を超えると、新しいファイルのアップロードや共有ができなくなる可能性が高まります。

また、長期的なデータの容量や保存期間に制限がある場合、古いデータの保存や検索に制約が生じるため、十分に注意しましょう。

お試しで無料版を利用するのもおすすめ

初めてビジネスチャットを利用する際は、まず無料プランを使って試してみるのがおすすめです。基本的な機能を試し運用すれば、チャットの操作やファイル共有など、自社の業務にとって重要な機能が利用しやすいかどうかを確かめられます。

また、チームメンバーがチャットに適応しやすいかどうか判断できるため、使い勝手やコミュニケーションの改善状況などを体験できます。無料プランには制限が多いため、どのような制限があるかを把握し、自社のビジネスニーズに適しているかどうか確認しましょう。

さらに、有料プランに関する移行についても考慮し、利用料金と機能、解除される制限、データ容量、サポート体制など、無料プランとの相違点についても十分確認しておくことが大事です。

無料プランがあるおすすめのビジネスチャット4選

その他のビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶ際は、操作性に関わる重要なポイントとして、ユーザーインターフェースや使いやすさなどを確認しておくことも必要です。

また、その他の比較ポイントとして、スマートフォンやタブレットのマルチデバイスに対応しているか、トラブル時や質問に対するサポート体制が充実しているかなどの点も確認しましょう。

もし無料ツールが自社のニーズに合わない場合は、有料ツールも視野に入れて検討すると、効果的な運用につなげられます。

【重要なポイント】

1. UI・使いやすさを確認

【その他の比較ポイント】

1. マルチデバイスに対応しているか
2. サポート体制は充実しているか

有料のビジネスチャットを導入するメリット

有料ビジネスチャットの導入により、豊富な機能やデータ容量、高度なセキュリティ、迅速で効果的なサポートなど、企業の成長や業務効率化に向けた数々のメリットが得られます。ここでは、有料のビジネスチャットを導入するメリットを解説します。

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制限を気にせず利用できる

有料のビジネスチャットを導入する主なメリットは、機能やデータ量などの制限を気にせず使用できる点です。これにより、自社が必要とするユーザー数やデータ容量などを十分に確保できます。

また、高度な機能・セキュリティ対策・アクセス制御・サポート体制など、自社のニーズに合致するビジネスチャットが可能となります。柔軟で拡張性が高いビジネスチャット環境を構築でき、企業の将来的な成長や事業拡大にも対応しやすくなります。

確実な情報の蓄積が行える

無料のビジネスチャットでは、急な仕様変更やアップデートが行われることにより、これまでに蓄積した情報が参照できなくなる可能性があります。さらに、突然のサポート終了によって一切のツール利用が不可になることも考えられます。

その点、有料のビジネスチャットであれば、アップデート前には必ず連絡が行われ、仕様変更時にも適切なサポートに期待できます。ビジネスチャットでは業務の遂行に関わる内容が日々蓄積されていくことから、確実な運用が行えると安心感が高いです。

重要な情報も安心して扱える

有料のビジネスチャットを導入すると、無料版に比べてセキュリティ面が強化され、堅固なデータ保護が可能です。高度なセキュリティ対策を備えていることにより、機密性の高い重要な情報も安心して扱えます。

チャットの内容や共有されるデータが暗号化され、万が一外部に漏洩しても機密性や安全性が確保されます。その結果、データの機密性が高く、信頼性の大きいチャット環境の構築に寄与します。

まとめ

無料のビジネスチャットは手軽で使いやすいため、組織やチームのプロジェクトにおいて優れたコミュニケーション手段となります。基本的なチャット機能に加えてデータ共有も可能なため、会議における同一データの参照などにも効果的です。

ただし、無料版ではユーザー数やデータ容量に制限があり、機能も限定されていることがあります。そのため、導入の際は自社が求めるニーズにマッチするかを考慮し、有料版も視野に入れて検討することが重要です。

少人数かつ一般的な使用の範囲であれば、無料版でも十分な場合が考えられることから、自社の要件にマッチするかどうかを確認し、効果的なビジネスチャットを展開しましょう。