おすすめの製造業向け購買管理システム｜選び方なども解説

製造業における購買管理には、調達品目の多さによる管理の複雑化などの課題があります。そのような課題の解決には、購買管理システムの導入がおすすめです。本記事では、おすすめの製造業向けの購買管理システムやその選び方、導入するメリットなどを解説しています。

目次

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1. 製造業における購買管理の課題
2. 購買管理を行うなら購買管理システムの導入がおすすめ
3. 製造業が購買管理システムを導入するメリット
4. 製造業向け購買管理システムを選ぶ際のポイント
5. おすすめの製造業向け購買管理システム
6. その他の購買管理システムの選び方
7. まとめ

製造業における購買管理の課題

製造業における購買管理は、企業の利益率に直結するプロセスであり、効率的な運用が求められます。しかし、発注先の多様性や購買品目の複雑さが、購買管理を困難にしています。

また、購買部門の負担が大きく、日々の業務に追われる中で、戦略的な購買活動に割く時間が不足してしまうことも多いなど、様々な課題があります。

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発注先の多さにより購買管理が疎かになる

発注先が多岐にわたる場合、一貫した購買戦略を立てることが困難です。複数のサプライヤーからの情報を集約し、価格・品質・納期の各条件を比較検討する作業は膨大な時間と労力を要することから、管理が疎かになるリスクが高まります。

また、サプライヤーごとの価格交渉力の低下に繋がりかねないため、適正価格での仕入れが難しくなる可能性があります。結果的に、発注先が多いことで個々のサプライヤーとの関係構築が表面的になりやすく、品質問題や供給の不安定さが発生しやすくなります。

購買部門の負担が大きい

製造業では、コスト削減と効率性の向上を図るため、「集中購買」という戦略を採用することが一般的です。この戦略は、企業全体の購買を一箇所で管理し、大量購入によるコスト削減やサプライヤーとの交渉力の強化が見込め、経済的利益をもたらすとされています。

しかし、購買部門は組織全体の需要を把握し、適時に適切な量の資材を最良の条件で調達する責任を担うため、情報の収集と分析に多大な労力を要します。

また、製造ラインの特性上、短納期や特殊な品質要求などの細かなニーズに素早く対応しなければならず、購買部門の負担は大きいといえます。

購買情報の共有が難しい

購買に関わるデータや文書が各部門や個人間で分散して管理されているケースが多く、一貫した情報の可視化が困難です。

例えば、発注データ、納期の追跡、在庫情報、サプライヤーとのやり取りなど、それぞれが異なるシステムや手法で管理されていると、必要な情報を迅速に共有することができません。

情報がタイムリーに共有されないことで、過剰在庫や品切れといった在庫管理の問題、発注ミスや価格交渉の機会損失など、企業の収益性に直接的な影響を及ぼす事態が発生することもあります。

調達品目の多さによる管理の複雑化

製造業では、原材料・部品・機械設備・消耗品など、幅広い範囲の調達品目を管理する必要があります。この品目は種類や仕様が異なるため、それぞれに適した保管方法や発注サイクルを設定しなければならず、品目が多岐にわたることで管理の複雑性が増します。

品目の特性を考慮しない一律の管理方法では、在庫の過不足や賞味期限の切れた材料の保有、廃棄物の増加といったデメリットが発生します。また、複数のサプライヤーからの仕入れに伴う調整の難易度が高まり、発注ミスや供給遅延が起こるリスクも高いです。

拠点ごとに異なる購買業務フロー

製造業は国内外を問わず複数の拠点を持っているケースが多く、拠点ごとに独自の購買業務フローが確立されていることも少なくありません。拠点ごとに異なる購買業務フローで管理されている場合、購買部門は各拠点ごとのフローを把握した上での対応が求められます。

しかし、拠点ごとの独自性を把握した上での対応は複雑であり、別拠点と勘違いして誤った対応をすることもあります。

過剰在庫の発生

予測された需要量に対して、多めに在庫を持つことで、需要の変動や供給の不確実性に備えようとする企業の戦略が、かえって過剰在庫を招くことがあります。また、市場の急激な変動や製品ライフサイクルの短縮、予測困難な販売動向なども過剰在庫を生む要因です。

さらに、購買部門と販売部門間のコミュニケーション不足により、実際の需要を反映せずに発注が行われる場合も過剰在庫が発生する可能性もあります。

結果的に、資本が在庫という形で固定され、その他の重要な事業活動への再投資が阻害されてしまいます。過剰在庫は、保管スペースの圧迫や在庫維持コストの増加といった問題にもつながります。

購買管理を行うなら購買管理システムの導入がおすすめ

購買管理システムは、製造業の購買プロセスを合理化し、最適化するためのツールです。発注から納品、支払いに至るまでの流れを一元管理し、効率的な購買活動を可能にします。

主に在庫管理・供給者管理・契約管理・支払い処理といった機能を搭載しており、購買部門の負担を軽減することが可能です。また、リアルタイムでのデータ分析と報告機能により、常に最新の市場情報に基づいた購買ができます。

さらに、システムが自動的に最適な発注量を計算し、過剰在庫や品切れの問題を防げるため、大企業や中小企業といった規模を問わず導入が進んでいます。

製造業が購買管理システムを導入するメリット

購買管理システムの導入により、発注から在庫管理、支払いに至るまでのプロセスが自動化され、従来の人の手によって行われていた煩雑な作業を削減できます。

また、ミスや不正の発生リスクが低減され、企業のリスク管理能力が強化できるなど、様々なメリットがあります。

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発注業務の一元化

発注業務を一元化することで、単一のシステムを通じて全ての発注プロセスを管理でき、重複発注の削減や在庫の最適化が図れます。また、一元化によって集約されたデータは、需要予測の精度を高め、発注履歴の追跡を容易にします。

発注に関して必要な情報に容易にアクセスできる環境は、迅速かつ正確な決定を可能にし、市場の変化に柔軟に対応できるようにもしてくれます。

リアルタイムでの情報共有

供給状況の変化や価格の変動が起こった場合、その情報を直ちに関連する部門にアラートを送信することができます。こうした機能は部門間の誤解を防ぎ、決定の迅速化を助けるために欠かせません。

また、供給者のリードタイム・在庫レベル・予測される需要などの情報がリアルタイムで共有されることで、製造プロセスの計画と実行の両方が向上します。そのため、過剰在庫や不足リスクを軽減し、製造業の総合的な運用コストを削減する効果が期待されます。

ミス・不正の防止

購買管理システムは、注文書の作成から承認フロー、支払い処理に至るまでのすべてのステップを自動化し、標準化することが可能です。その結果、手作業による入力ミスが減少し、不正防止のための内部統制強化に貢献します。

また、変更の記録を残し、誰がいつ何を行ったかが分かるため、不審な活動や異常な取引を早期に検出することができます。不正のリスクを低減することで、潜在的な法的問題や金銭的損失を避けることが可能です。

過剰在庫・販売機会損失の防止

過剰在庫や販売機会損失を防ぐことは、資本の有効活用と、市場競争力の維持につながります。購買管理システムは、データ駆動型の分析を用いて事細かに需要予測をし、過剰在庫が生じるリスクを低減します。

在庫が多すぎると不要なコストがかかりますが、システムを活用することで適切な在庫水準を保つことができます。

一方で、在庫不足が生じると販売機会の損失に直結しますが、システムではリアルタイムの在庫情報と需給データを得られるため、供給不足が発生する前に迅速に補充ができます。

コストの削減

購買管理システムを導入することで業務の自動化や効率化が実現でき、購買管理をこれまでよりも少ないリソースでこなせるようになります。これにより、購買管理業務に人手を割く必要がなくなり、人件費を削減できます。

また、紙での管理をシステム上で行うことで、紙代や印刷代といったコストも削減でき、システムの導入によりコストの最適化が図れます。

製造業向け購買管理システムを選ぶ際のポイント

製造業に特化した購買管理システムを選定する際には、注目すべき点が複数あります。ここでは、製造業向け購買管理システムを選ぶ際のポイントを4つ解説します。

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必要な機能が備わっているか

製造業向けの購買管理システムを選ぶ際は、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。Web-EDIは発注情報や請求書などの商取引に関わる文書を電子データでやり取りするための機能で、時間とコストを大幅に削減できるため、製造業には必須ともいえます。

また、在庫管理や供給チェーンの最適化を図るための高度な予測分析機能も欠かせません。購買管理システムがこのような機能を備えていることで、適切なタイミングでの材料調達が可能になり、生産ラインの停滞を防ぐことができます。

さまざまな品目に柔軟に対応できるか

製造業では多くの品目を取り扱っているため、品目の全てに柔軟に対応できるシステムを選ばなければなりません。それぞれの品目に柔軟に対応できることで、異なるサプライヤーや複雑な品質基準に対する管理が簡単になります。

また、多様な品目を扱うことは、市場の変動や需要の変化に迅速に対応するためにも欠かせません。一方、個々の商品に対する詳細な追跡と管理も必要です。これに対応できるシステムを選択することで、コスト削減、効率の向上を実現できます。

貯蔵品在庫管理に対応できるか

貯蔵品在庫とは、製品が顧客に届けられるまでの間、工場や倉庫に保管されている商品や材料のことを指します。この在庫の正確な把握は、コスト削減・納期管理・供給チェーンの最適化に直接関わります。

在庫が過剰になることで資金が固定化されるリスクや、不足による生産遅延のリスクを管理するためにも、貯蔵品在庫の適切な管理機能は欠かせません。そのため、在庫レベルの自動監視・警告システム・予測分析をサポートしているかを確認しましょう。

既存システムと連携できるか

製造業における購買管理システムは、既存の生産管理システムやその他のツールと連携する能力を備えているものがおすすめです。連携ができるシステムなら、異なるプラットフォーム間でのデータの整合性を保つことができ、効率的に情報を管理することが可能です。

例えば、生産管理システムが発信する製造計画に基づいて、購買管理システムが必要な材料の発注を自動的に行うことができます。また、システム間のデータがリアルタイムで同期されることで、現場の状況を迅速に把握することが可能です。

おすすめの製造業向け購買管理システム

その他の購買管理システムの選び方

資材の種類が多岐にわたる場合、その多様性を処理できる柔軟性を持っている必要があります。また、一括購入、分割購入、定期購入といった異なる購買方法に対応できる機能が備わっているかどうかも重要な判断材料です。

さらに、購買管理システムの提供形態やカスタマイズ性、操作性など、以下のような比較ポイントを考慮することで、自社に合った適切なシステムを導入することができます。

【重要なポイント】

1. 取り扱う資材の種類を確認
2. 購買方法の種類を確認

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. カスタマイズ性を確認
3. 使いやすい操作性か
4. 導入実績が豊富か
5. サポート体制が充実しているか

まとめ

製造業における購買管理には様々な課題があり、購買部門の負担が大きいです。購買管理システムはプロセスの効率化を図るためのツールであり、適切なシステムを選択することで材料の調達から在庫管理など、様々な業務をスムーズに行えます。

システムを選ぶ際には、必要な機能が備わっているか、多様な品目に柔軟に対応できるか、貯蔵品在庫管理を効果的に行えるか、既存システムとの連携が可能かどうかがポイントです。

また、資材の種類や購買方法の適合性、提供形態、カスタマイズ性、ユーザーインターフェースの使いやすさなど、様々な側面から総合的にシステムを評価する必要があります。自社のニーズに合った購買管理システムを見つけ、業務の効率化を実現しましょう。