電子帳簿保存法とは？保存方法・要件や罰則などをわかりやすく解説

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。本記事では、電子帳簿保存法の3つの保存方法と要件や、対応しなかった場合の罰則、電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方などを解説しています。

目次

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1. 電子帳簿保存法とは
2. 2022年1月の電子帳簿保存法の主な改正内容
3. 電子帳簿保存法の区分と要件
4. 電子帳簿保存法の対象・対象外の書類
5. 電子帳簿保存法に違反した場合の罰則
6. 電子帳簿保存システムを使用するメリット
7. 電子帳簿保存システムの選び方
8. 電子帳簿保存法対応のシステム運用のポイント
9. まとめ

電子帳簿保存法とは

電子帳簿とは、会計帳簿や仕訳帳などを電子的に保存した帳簿で、電子帳簿保存法とは、電子帳簿の保存に関するルールを定めた法律です。企業・個人事業主(所得税・法人税の義務者)に該当するすべての人が対象です。

電子帳簿保存法により、税法で紙の保存が義務づけられている帳簿は、電子データでの保存が可能になりました。しかし、紙書類をデータで保存するには一定の要件を満たす必要があります。また、電子帳簿保存法では電子取引した情報の保存義務についても定めています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

2022年1月の電子帳簿保存法の主な改正内容

2022年1月に電子帳簿保存法の法改正が行われました。概ね保存要件を緩和する内容ですが、義務化や厳罰化の内容もあり、保存義務者は改正内容を把握しておく必要があります。以下に改正内容の一部を紹介しますが、国税庁のホームページも確認しておきましょう。

参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

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電子取引書類の電子データ保存の義務化

法改正により、電子取引書類の保存に関しては、一定の要件下で電子データとして保存することが義務付けられました。改正前から電子取引については「電磁的記録を保存しなければならない」とされていましたが、紙への印刷は認められていました。

しかし、法改正によりデータのままの保存に対応しなければいけません。ただし、小規模企業・個人事業主にとって即座の対応が難しい点を配慮して、2023年12月末までに行われた電子取引については紙保存が認められています。

事前承認制度の廃止

これまで、帳簿・証票類を電子的に保存する際には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、法改正により事前承認は廃止になりました。

これは事務負担を軽減するための改正です。保存の3ヶ月前までの承認や準備の手間がなくなり、電子的な保存がしやすくなっています。

書類の受領からスキャナ保存するまでの期間延長

これまでは、国税関係書類をスキャナ保存する場合は、3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければいけませんでした。法改正後は、タイムスタンプの付与期間が最長2ヶ月まで延長され、時間的な余裕が持てる改正がされました。

タイムスタンプ・電子署名の要件緩和

法改正では、前述の期間延長以外にもタイムスタンプ・電子署名に関する要件が緩和されています。スキャナで読み取る際にはタイムスタンプ以外に受領者の自署も必要でしたが、改正によって自署は不要になりました。

また、データの訂正・削除などの事実が確認できる(履歴が残る)、あるいは訂正・削除ができないシステムやクラウドサービスに保存する場合はタイムスタンプの付与が必要なくなりました。

電子帳簿保存法の区分と要件

電子帳簿保存法では、保存方法や保存する情報によって区分を3つに分けており、各区分で満たすべき条件を定めています。ここでは各区分の概要と要件について解説します。

参考：電子帳簿保存時の要件｜国税庁

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電子帳簿保存

電子帳簿保存とは、電子的に作成した帳簿類をデータの状態で保存することです。会計ソフトを始めとするソフトウェアで作成した帳簿も「電子的に作成した帳簿類」に含まれます。

電子帳簿保存要件では、真実性や可視性を確保することを保存の条件として求めています。これは、電子帳簿保存に関わるシステムや、コンピュータ・ディスプレイ・プリンタなどに関する条件で、詳細は次の通りです。

電子帳簿保存要件

電子帳簿保存要件では、保存に使用するシステムに「訂正・削除や通常の業務処理機関を経過した後の入力の履歴が確認できること」を求めています。また、システム関係書類として、概要書・仕様書・操作説明書・事務処理マニュアルを備え付けておくことも必要です。

また、電子化した帳簿と関連する他の帳簿との間で、記録事項の関連性が相互に確認できなければなりません。

可視性の確保条件として、コンピュータ・その他のデバイス・プログラムなどの操作マニュアルを備え付け、整然とした形式と明瞭な状態で出力できることが求められます。さらに、取引に関する検索ができることも重要な要件です。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】｜国税庁

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙の書類を画像データで保存することです。郵送された請求書や紙で発行された領収書などをスキャナで取り込むケースを始め、スマホやカメラで撮影した書類もスキャナ保存に該当します。

スキャナ保存要件

スキャナ保存の要件は、電子帳簿の保存と同様の要件が求められる他、タイムスタンプ(刻印された時刻以降に記録が変更されていないことを証明する)の付与を求めています。入力期間は早期入力方式は7営業日以内、業務処理サイクル方式は最長2ヶ月以内です。

画像データは解像度200dpi以上・24ビットカラー以上が求められ、読取情報の保存も必要です。出力には14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタが必要で、拡大・縮小ができることや4ポイントの文字サイズを識別できることも求められます。

スキャンする書類は、資金・物品の流れに直接関係する重要書類(契約書・納品書・領収書など)と、それ以外の一般書類に分けられます。見積書や検収書などの一般書類の場合は、適時入力や保存や出力における白黒階調も認められます。

参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜国税庁

電子取引

紙ではなく電子的に書類をやりとりした場合は電子取引に該当します。電子的に授受した取引情報には、メールで送られた請求書やダウンロードした領収書などが含まれます。

なお、FAXは紙で受け取る場合には電子取引に該当しませんが、FAX機能を使ってデータで送受信する場合は電子取引に該当します。

電子取引の保存要件

電子取引の保存には、改ざん防止の措置が必要です。改ざん防止措置には、タイムスタンプの付与・履歴が残るシステムで授受や保存・事務処理規定を定めて守るなどの方法があります。

その他は電子帳簿保存の要件における可視性の確保と同様で、操作マニュアルやシステム概要書の備え付け・整然かつ明瞭に出力できること・検索機能の確保を求めています。

なお、検索機能の確保は、特別に高機能なシステムやソフトウェアを導入しなくても、エクセルに代表される表計算ソフトによる索引簿の作成でも可とされます。また、フォルダ内に「日付・金額・取引先」をファイル名として規則的に保存することも認められます。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜国税庁

電子帳簿保存法の対象・対象外の書類

電子帳簿保存法に則って国税関係の帳簿・書類を保存する際は、保存対象となる書類と電子保存が認められない書類があることを理解しておかなければいけません。ここでは電子帳簿保存法の対象・対象外の書類について解説します。

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電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象書類については、区分ごとの保存要件と併せて理解するのがおすすめです。対象書類であっても、要件を満たしていない場合は法的に認められません。以下に対象書類について解説します。

電子帳簿保存の対象書類｜帳簿、決算関係書類

税法上、保存義務のある書類には仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係の帳簿や決算関係書類があります。これらは電子的に作成されたものなら、電子保存が可能です。取引関係書類も自己作成し、写しとして保存する場合は電子帳簿として保存できます。

これらの書類は「電子的に保存可能」ですが、逆に言えば、プリントアウトして紙として保存することも可能です。一方で紙で授受を行った場合は後述のスキャナ保存に該当します。取引関係書類においては電子的に授受した場合、電子保存しなければいけません。

対象書類	詳細
国税関係帳簿	仕訳帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳・現金出納帳・固定資産台帳など
決算関係書類	貸借対照表・損益計算書・棚卸表など
取引関係書類	注文書・見積書・契約書・領収書など

スキャナ保存の対象書類｜契約書、請求書など

スキャンして電子的に保存が可能な書類は、相手方から紙で受領した取引関係書類です。これらの書類は紙のまま保存しても問題ありません。

スキャナ保存する場合は、資金・物品の流れに直結する重要書類(契約書・納品書・領収書・請求書など)は、カラーで保存・出力できることが求められます。一般書類となる見積書・注文書・検収書などはモノクロでも構いません。

電子帳簿保存法の対象外の書類

電子帳簿保存法では、要件を満たさない保存方法や書類については対象外となります。たとえば、手書きで作成した帳簿が対象外となりますが、これについては詳細を後述します。

また、電子的に作成された国税関係帳簿と決算書類は、電子的に保存することも紙で保存することも可能ですが、一度でも紙で出力したものを電子的に保存することは認めていません。

手書きで作成した帳簿・書類

国税関係帳簿と決算書類は一貫して電子的に作成されたものでなければ電子帳簿保存が認められないため、手書きの国税関係帳簿と決算書類も対象外となります。当然、スキャナ保存も認められません。

手書きの領収書や請求書などの取引関係書類に関しては、スキャナ保存が可能です。ただし、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法に違反した場合の罰則

電子帳簿保存法は守らなければいけない義務のため、違反をすると罰則があります。電子帳簿保存法に違反した場合にどんな罰則を受けるのか、以下に解説します。

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青色申告承認の取り消し

青色申告とは確定申告の種類で、最大65万円の特別控除や欠損金の繰り越しなどの利点があります。企業や個人事業主にとっては節税のメリットが大きい青色申告ですが、電子帳簿保存法に違反すると青色申告の承認が取り消されてしまう可能性があります。

節税のメリットを失うだけではなく、事業者としての信頼を失うリスクも大きいです。申告漏れや保存要件の見落としがないように、システムを導入・運用する必要があります。

追徴課税

追徴課税とは、税務調査で申告漏れや隠蔽などが発覚した場合に、本来の納税額との不足分に加え、ペナルティとして税金が加算されることです。適切な電子帳簿保存システムを導入していれば申告漏れは防ぎやすいですが、申告漏れは過少申告加算税が課されます。

システム以前に、申告や電子帳簿保存法について認識しておらず無申告だった場合は、無申告加算税が課せられます。所得隠しや脱税など意図的な場合は、重加算税として支払うべき税額の35〜40％の高額の追徴となるので気をつけましょう。

推計課税

推計課税は、税務調査の際に帳簿の不備・不足があった場合に課される可能性があります。例えば帳簿の内容のエビデンスとなる領収書や請求書などが保存されておらず、原本も紛失してる場合には、収入や経費から推計して課税します。

推計による課税のため、実額で課税する場合よりも納税額が大きくなる可能性もあり、いずれにしても帳簿の不備・不足は、事業者にとって何のメリットもありません。

会社法による過料

会社法976条では、国税関係書類を適正に保存しなかった場合は、100万円以下の過料を徴収することがある旨が記載されています。これは電子帳簿保存法違反によって会社法も違反する可能性があることを意味しています。

電子帳簿保存システムを使用するメリット

電子取引を採用している企業にとって、電子帳簿保存システムを使用するメリットは多いです。システムを使用することで得られるメリットの代表を以下にまとめました。

システムを利用することで得られるメリットのため、以下に課題を感じている企業は導入を検討してみましょう。

1. 電子帳簿保存法に対応できる
2. 書類の管理が容易になる
3. 紙の書類の保管コスト削減が可能
4. 書類への不正リスクが軽減する

電子帳簿保存システムの選び方

十分な検討ができないまま電子帳簿保存システムを導入すると、自社に適さず導入が無駄になる可能性があります。導入する際は、自社にとって使いやすいシステムかどうかしっかり検討しましょう。以下に確認すべきポイントをまとめました。

1. 電子保存したい領域に対応しているか
2. 保存業務の効率化が図れる機能が備わっているか
3. 受発注や経費精算業務との連携が可能か
4. 無理せず使い続けられる価格か

一度導入したシステムを変更するには手間がかかるため、長年使い続けることを前提に身長に選びましょう。次の項目で最もメリットを感じやすい業務の効率化に関する部分について解説します。

保存業務の効率化が図れる機能が備わっているか

業務の効率化は企業にちって多くのメリットをもたらしてくれるため、自社で既に導入している他のシステムや業務フローなども踏まえて選ぶのがおすすめです。

たとえば、証憑収集機能付きのシステムなら、取引関係書類の受領・スキャンから電子データの保存に至るまでの業務をスムーズにする自動分類・自動判定・自動検査などができます。タイムスタンプの一括付与や画像が要件を満たしているかの確認も可能です。

既に導入している会計システムと連携できると、明細入力や仕訳伝票への添付なども効率化でき、データの一元管理によって、データの正確性・一貫性も向上します。その他、画像データから文字を判別してデータ化するOCR機能も便利です。

電子帳簿保存法対応のシステム運用のポイント

国税関係書類を電子的に保存する上で、効率的なのは電子帳簿保存システムの導入です。中でも、法的要件を満たしたシステムは「JIMMA認証」を得ており、日本文書情報マネジメント協会のウェブサイトから確認できます。

しかし、ただ導入するだけでは期待したほどのメリットを感じにくいため、どのように運用すべきかを事前に把握しておくことが大切です。以下にシステムの導入と運用におけるポイントを解説します。

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電子化する書類の範囲を決める

電子帳簿保存法では、電子取引については電子保存を義務付けています。猶予期間は設けられましたが、2024年1月からは完全対応が求められるため、社内の取引内容を整理し、電子化必須の書類と紙でも可の書類とを分け、電子化する書類の範囲を決めておきましょう。

また、電子保存でも紙での保存でも認められる帳簿・書類もありますが、正確性と効率性の向上・作業負担の軽減・保管場所などの観点からも電子化が推奨されます。

単に法的義務に迫られて電子化するよりも、長期的な視野で電子化する書類の範囲を検討した方が電子化のメリットを最大限活用できる可能性が高まります。

業務フローを見直す

システム運用を見据えて、現在の業務フローのままで問題はないか、より効率的な業務フローにできないか、業務フローの見直しを事前に検討しておくのも重要です。

特に多くの従業員を抱える大企業では、さまざまな部署から請求書や領収書などが電子データと紙が混在する状態で渡されると、経理担当者には大きな負担となります。

取引関係書類はデータのまま、あるいはスキャン保存で電子化してから経理に渡すなど、業務フローを最適化することが大切です。

従業員への周知を行う

電子化した帳簿の改ざん防止措置として、事務処理規定を備えて運用するケースもあります。その場合は規定について従業員への周知を行うことも大切です。事務処理規定については国税庁のホームページでサンプルが公開されているので参考にしましょう。

また、事務処理規定に加え、スキャナ保存のルールやシステムや関連するデバイスの操作方法について従業員の理解を深めておくことも法令遵守や業務効率化に寄与します。

海外にも拠点を置くグローバルな会社の場合、海外拠点のメンバーにも周知を行う必要があります。もちろん、外国籍の社員にも正しく理解してもらわなければならないため、電子帳簿保存法だけでなく変更後の業務フローについても英語での丁寧なフォローが必要です。

まとめ

電子帳簿保存法は、保存区分ごとの要件を満たせば、国税関係帳簿や決算書類などの電子化が可能であると同時に、電子取引においては電子保存を義務付けています。

電子帳簿保存法に違反すると罰則があり注意が必要ですが、一方で電子化により業務効率化のメリットもあります。本記事を参考に、帳簿や書類の電子化を有効活用しましょう。