おすすめの中小企業向け購買管理システム2選｜選び方も解説

中小企業における購買管理の課題には、人的リソースが限られていることによる属人化の発生などがあります。そのような課題の解決には、購買管理システムの導入がおすすめです。本記事では、おすすめの中小企業向け購買管理システムと選び方、メリットなどを解説しています。

目次

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1. 中小企業における購買管理業務の課題
2. 購買管理を行うなら購買管理システムの導入がおすすめ
3. 中小企業が購買管理システムを導入するメリット
4. 中小企業が購買管理システムを導入する際の注意点
5. 中小企業向け購買管理システムを選ぶ際のポイント
6. おすすめの中小企業向け購買管理システム2選
7. その他の購買管理システムの選び方
8. まとめ

中小企業における購買管理業務の課題

中小企業における購買管理業務では、人的なリソースが限られているケースが多く見受けられます。また、業務の煩雑化や発注ミスが起こりやすいという課題も深刻です。ここでは、中小企業における購買管理業務の課題について解説します。

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人的リソースが限られている

中小企業においては、人的なリソースに限界があり、購買管理業務に携わる従業員の数が限られている場合が多いです。そのため、担当者が複数の業務を兼任したり、情報の共有や引き継ぎが不足したりする状況に陥っています。

このような状態は、業務の属人化が発生する原因となります。業務の属人化が起こると、担当者の休職や退職が企業にとって大きなダメージとなり、業務に支障が出てしまいます。人員不足の解消に努めるとともに、担当者のスキルを共有する仕組みを構築しましょう。

業務の煩雑化

中小企業における購買管理業務の課題として、業務が煩雑化しやすいという点が挙げられます。発注先によって、それぞれ異なる発注方法を求められる場合があり、業務フローの整理が難しいという現場も多いです。

また、FAXや電話などによる発注が必要なケースでは、手作業での対応が求められます。複数のサプライヤーとの連絡が必要な場合は、これらの対応に加えて個別のやりとりが求められ、業務に多くの手間と時間がかかります。

発注ミスの発生

手書きやFAXなど、アナログな方法によって発注を行なっている中小企業では、発注ミスの多さが課題となっています。手作業による入力や複雑な発注を行なっている企業では、人為的なミスが発生しやすく、購買管理業務の効率低下を招きます。

また、これらの発注方法では履歴の確認が難しく、ミスの原因特定も困難です。誤発注や入力ミスにより、ロスの増加や原価率の向上に繋がる場合もあるため、適切な対応が求められます。

購買管理を行うなら購買管理システムの導入がおすすめ

購買管理システムとは、購買管理業務の効率化を支援するためのツールです。購買管理におけるさまざまな業務の一元管理によって、コストの削減や業務の適正化が期待できます。また、発注や支払いなどの業務を電子化できるため、ペーパーレス化の推進にも繋がります。

購買管理業務においては、現在の在庫状況の把握や、適切な仕入れ量の判断が求められます。そのため、他システムとの連携機能を備えた購買管理システムの導入により、業務の大幅な効率化が見込めます。

購買管理システムの導入によって、手作業による複雑な管理方法を脱却し、正確でスムーズな購買管理業務が実現可能です。購買管理業務に課題を感じている企業は、販売管理システムの導入を検討しましょう。

中小企業が購買管理システムを導入するメリット

中小企業が購買管理システムを導入することで、さまざまなメリットが得られます。システムによって発注データが可視化され、人為的なミスの削減が可能です。これにより、購買管理業務の効率化が実現するでしょう。

ここでは、中小企業が購買管理システムを導入するメリットについて解説します。

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購買業務の効率化

購買業務においては、伝票の作成や帳票管理などに多くの手間や時間を要します。しかし、購買管理システムの導入により、これらの作業を簡単にシステム上で行えます。

購買管理システムの多くは自動入力機能を備えており、手書きによる発注が不要になります。また、帳票類の電子化により、書類のペーパーレス化が実現し、書類整理が自動化されます。これにより、書類の印刷や管理にかかるコストの削減効果が得られます。

購買管理システムの導入によって、購買管理業務にかかる時間が短縮され、方針の策定や戦略の決定をはじめとする重要な業務に時間を費やせるようになります。

発注データの可視化

購買管理システムには、購買業務に関わるさまざまな情報を取得し、一元管理する機能が備わっています。そのため、発注履歴や部門ごとの発注情報が可視化され、常に最新の情報を把握できます。

発注データの可視化によって、適正な在庫量を容易に判断可能です。また、取引におけるデータを分析することで、取引先との価格交渉に役立てられるほか、購買発注量の適正化が見込めます。

ミスの削減に繋がる

購買管理業務を手作業で行なっている場合、ヒューマンエラーによるミスの可能性が生じます。また、手書きの表からシステムへの転記や、異なるシステム間へ同じ情報を入力するといった重複作業が発生し、作業効率が落ちる原因にもなり得ます。

購買管理システムは、入力した情報を必要な箇所に自動反映させ、異なる部門間で共有する機能を備えています。そのため、重複作業が不要になり、人的なミスが起こる可能性を軽減させる効果が見込めます。

また、購買管理システムでは、購買管理に関わる情報を全社で共有できます。これによって、異なる部門間における情報の齟齬が起こりにくくなり、判断ミスの削減にも繋がるでしょう。

中小企業が購買管理システムを導入する際の注意点

中小企業が購買管理システムを導入する場合、メリットが得られる一方でいくつかの注意点を考慮する必要があります。ここからは、以下の3つの注意点について解説します。

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導入目的を明確にしておく

購買管理システムを選定する前に、自社の課題を洗い出して明確な導入目的を定める必要があります。前述したように、中小企業が購買管理業務において抱える課題は、業務の属人化や煩雑化、人為的な発注ミスの発生などさまざまです。

解決したい課題によって、選ぶべきシステムの特徴や必要な機能が異なります。例えば、人為的な発注ミスを軽減したい場合、購買管理システムの書類作成を効率化する機能や情報共有機能を活用することで改善可能です。

まずは自社の課題や導入目的を明確にすることで、自ずと選定すべき購買管理システムの要件が絞られ、適正なコスト管理が実現します。

コストが負担になる可能性がある

中小企業が購買管理システムを導入する場合、コストが負担になる点に注意が必要です。購買管理システムの導入コストは、サービス内容や導入する企業の規模などによって異なります。

一般的には、小規模企業の場合200万円、中小企業の場合は1,000万円近くかかる場合が多く、事前に予算を立てておく必要があります。購買管理システムのコストは、導入形態やシステムの種類によっても変わってきます。

中長期的なコスト感を把握し、費用対効果を確認した上で、システム導入を検討しましょう。

導入形態による運用コストの違いにも注意が必要

購買管理システムの導入形態は、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型は、インターネットを介してベンダーのサーバーにアクセスして利用する形態であり、比較的導入コストを抑えられます。しかし、毎月の利用料が発生するため、長期的に見ると高額になるケースもあります。

一方で、オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築して利用する形態です。そのため、初期費用が高額であり、定期的なメンテナンスなどの運用コストが発生します。

中小企業にはクラウド型がおすすめ

大企業に比べてシステム導入に割ける予算が限られている中小企業には、クラウド型の購買管理システムがおすすめです。その理由として、初期費用にかかるコストを抑えて導入できる点が挙げられます。

オンプレミス型では、自社で設置したサーバーにシステムを構築するため数百万円程度の高額な初期費用がかかる場合もあり、費用負担が極めて大きいです。また、定期的なメンテナンスの費用も発生するため、中小企業での運用は難しいと言えます。

従業員に周知する必要がある

購買管理システムを導入する際は、従業員に事前にシステムの導入を周知する必要があります。例えば、Excelなどのアナログな手法で購買管理を行っていた場合、システムへの移行に抵抗感を示す従業員が出てくるケースもあります。

したがって、事前にシステムを導入する目的や導入することで得られるメリットなどを丁寧に説明して、従業員の理解を得ることが大切です。また、人的リソースが限られている中小企業の場合、従業員は購買管理以外にも多くの業務を担当していることがあります。

そのため、操作方法の研修の実施や操作マニュアルを作成して、システムに慣れるまでの時間をできるだけ短縮できるよう工夫することも重要です。

中小企業向け購買管理システムを選ぶ際のポイント

中小企業向け購買管理システムを選ぶ際は、自社に適しているかを慎重に検討する必要があります。そのためには、以下のポイントを重点的に確認しましょう。ここでは、中小企業向け購買管理システムの選び方について解説します。

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自社の規模・業種に適しているか

購買管理システムにはさまざまなタイプがあり、強みや搭載されている機能が異なります。例えば、購買管理の基本機能を搭載した汎用システムだけでなく、製造業や宿泊業などに特化したシステムや、オフィス用品などの間接材に特化したシステムなどさまざまです。

また、大規模な組織や企業向けに高度な機能を備えたシステムもあります。そのため、業種や規模が自社に適しているかを確認しないと、自社のニーズに合わないことでシステムの導入が失敗するリスクがあります。

したがって、購買管理システムを導入する際は、中小企業に適した規模感かつ自社の業種に適した機能が備わっているかを確認しましょう。公式サイトで導入実績を確認することで、自社と同じような規模感や業種の企業が導入しているかなどを把握できます。

自社に必要な機能が備わっているか

購買管理システムを選ぶ際は、自社にとって必要な機能が備わっているか確認しましょう。購買管理業務における自社の課題を洗い出し、目標と現状の比較を行うことで、必要な機能が明確になります。

システムの導入にかかるコストは、機能の数に比例する傾向があります。そのため、自社が求める機能を明確に定めることで、オーバースペックなシステムの導入を回避し、費用対効果の適正化に繋げることができます。

従業員が使いやすい操作性か

購買管理システムを選ぶ際は、操作性にも注目しましょう。操作手順がシンプルかや直感的な操作画面になっているかを確認し、実際の購買管理業務に携わる従業員が操作を試すことが望ましいでしょう。

購買管理システムの操作方法が複雑な場合は、操作の習得に時間がかかり、業務を圧迫してしまう事態が懸念されます。無料トライアルやデモを活用し、事前にシステムの操作性やインターフェースを評価してスムーズな導入を目指しましょう。

既存システムと連携できるか

購買管理システムにおいては、既存システムとの連携機能が欠かせません。販売管理システムや受注管理システム、会計管理システムなどを導入している場合は、既存のシステムと連携可能かどうかを確認しましょう。

既存システムとの連携によって、異なるシステム間で必要な情報をリアルタイムに取得できます。これにより、重複作業の軽減や正確性の向上を始めとするさまざまなメリットが得られます。

既存システムとの連携ができない場合、データの取得や共有が行われず、手作業による対応が発生してしまいます。この場合、システムの導入による効率化の効果が現れにくくなるだけでなく、業務が複雑になってしまう恐れがあるため、重要なチェックポイントです。

サポート体制が充実しているか

購買管理システムの検討においては、サポート体制も重要なポイントとなります。サポート体制の内容や、無料でサポートしてもらえる範囲はシステムによって異なるため、必ず事前の確認を行いましょう。

購買管理業務は、自社の生産状況に直結する重要な業務です。そのため、新しいシステムの操作方法がわからない場合や、思わぬトラブルが発生した際には、早急な解決が求められます。

十分なサポート体制を備えた購買管理システムなら、導入支援や運用時のアシストに加え、スムーズな問題解決のためのサポートを受けられます。自社の担当者のスキルや知識に応じて、適切なサポート体制のシステムを選びましょう。

おすすめの中小企業向け購買管理システム2選

その他の購買管理システムの選び方

購買管理システムを選ぶ際は、上述したポイントだけでなく以下のようなポイントにも注目しましょう。特に取り扱う資材や購買方法の種類などは重要であり、これらを確認しないと自社のニーズに沿ったシステムを導入できない可能性があります。

また、その他の比較ポイントもチェックして、より自社に適したシステムを導入しましょう。

【重要なポイント】

1. 取り扱う資材の種類を確認
2. 購買方法の種類を確認
3. 自社の業種・業界に適しているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. カスタマイズ性を確認
3. 導入実績が豊富か

まとめ

中小企業の購買管理業務では、限られた人的リソースによる業務の属人化が課題となっています。また、業務の煩雑化や発注ミスなどが起こりやすく、多くの時間や手間がかかる場合も見受けられます。

これらの課題を解決に導くには、購買管理システムの導入がおすすめです。購買管理業務に必要な情報を集約し、一元管理を行うことで、業務の効率化が期待できます。また、書類のペーパーレス化に伴い、管理コストの削減も見込めます。

中小企業向け購買管理システムを導入する際は、自社の課題や目標から必要な機能を洗い出してから選びましょう。本記事で紹介したポイントを押さえて、自社に合った購買管理システムを導入し、効率的な購買管理を行いましょう。