おすすめのビジネスチャット10選｜選び方や導入時のポイントも解説
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- ビジネスチャットを選ぶ際は、搭載している機能・料金・他ツールとの連携性を確認する
- 多くの社員が使うものであるため、UIや使いやすさ・セキュリティ対策も重要である
- ビジネスチャット導入時は目的と必要な機能を明確にし、トライアルで使用感を確認する
ビジネスチャットとは、業務効率化を目的として主に社内のコミュニケーションに使われているツールです。多くの企業で利用されていますが、多数の製品があり導入する際は迷う方も多いかもしれません。この記事では、おすすめのビジネスチャットや選ぶ際のポイントを解説します。
目次
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ビジネスチャットで社内コミュニケーションを円滑化
ビジネスチャットとは、主に社内のコミュニケーションに使われているツールです。社内の異なる部署やテレワークなどで離れた場所にいても、インターネットを介してリアルタイムに情報のやり取りができます。
プライベートチャットとの違いは、特定のメンバーをグループ化できるだけでなく、ファイル共有や外部ツールとの連携など、業務の効率化に役立つ機能が多く搭載されていることです。
過去の履歴を保存したり、検索したりする機能が搭載されているものも多く、グループ内のやり取りが一つのスレッドに残るので追跡もしやすくなります。さらに、セキュリティ機能も充実しているため、外部からの不正アクセスによるリスクも低減できるでしょう。
ビジネスチャットとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説
ビジネスチャットとは、社内外の人とコミュニケーションできるビジネス用チャットツールです。本記事では、ビジネスチャットをよく知らない方・導入を検討している方のために、ビジネスチャットの機能や選び方、メリット・デメリットを解説しています。
ビジネスチャットを導入するメリット
ビジネスチャットを導入することで、さまざまなメリットを得られます。ここからは、特に大きなメリット2点について解説します。
コミュニケーションの効率化
ビジネスチャットを導入することで、従業員同士でのコミュニケーションをスピーディーに行うことができます。具体的には、メールと違って定型文を用いる必要がなく、スタンプを利用できることから、「了解です。」といった短文を送信する手間を削減できます。
また、ビジネスチャットはスマートフォンでも利用でき、社外でもメッセージの送受信が可能です。そのため、営業担当者など社外で業務を行う従業員と迅速に情報共有ができ、効率的な業務の遂行に繋がります。
セキュリティ対策の強化
ビジネスチャットは、ビジネスシーンでの利用を前提にしたコミュニケーションツールです。そのため、個人利用するチャットツールと比較して、より強固なセキュリティ対策が施されているのが特徴です。
例えば、第三者からの情報の読み取りを防ぐためのデータの暗号化や、登録したIPアドレス以外からアクセスを制御できる機能などがあり、情報漏洩が発生するリスクを最小限に抑えます。
このような強化されたセキュリティ対策によって、メールや個人チャットよりも手軽かつ安全にコミュニケーションが取れます。
ビジネスチャットは機能・料金・使いやすさで選ぶ
ビジネスチャットは、ツールによって機能や特徴が異なります。そのため、ビジネスチャットを選ぶ際は、自社に必要な機能が搭載されているか・費用や料金体系・UIや使いやすさの3つに着目することが重要です。
次の章からはこれらのポイントに加えて、その他の比較ポイントについても詳しく解説します。
【重要なポイント3つ】
- 必要な機能を備えているか
- 費用・料金体系を確認
- UI・使いやすさを確認
【その他の比較ポイント】
- マルチデバイスに対応しているか
- 他ツールと連携できるか
- セキュリティ対策は万全か
- サポート体制は充実しているか
ビジネスチャットの選び方で重要な3つのポイント
ここからは、ビジネスチャットを選ぶ際に重要なポイントについて解説します。求めている機能や使い方など、何を重視するかによって適したツールが異なるため、導入前にポイントをチェックしておきましょう。
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ビジネスチャットの選び方で重要な3つのポイント
必要な機能を備えているか
ビジネスチャットのツールによって搭載している機能は異なるため、自社に必要な機能を備えているかを確認する必要があります。
したがって、以下では一般的に標準搭載されている機能とツールによって搭載・非搭載が別れる機能について解説します。
一般的に標準搭載されている機能
ビジネスチャットは、社内のコミュニケーションをスムーズに行うことを目的としているため、下記のような機能が標準搭載されているのが一般的です。どのような機能かを表にまとめているので、チェックしてみましょう。
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| チャット機能 | リアルタイムでテキストのやり取りができる機能 |
| グループチャット機能 | テーマや案件ごとにチャットグループを作れる機能 |
| ファイル共有 | WordやExcel、画像や動画のファイルをアップロードまたはダウンロードできる機能 |
| ビデオ会議・音声通話 | 同じツールを利用しているメンバーとビデオ会議や音声通話ができる機能 |
| タスク管理機能 | 自分が行うタスク、または相手に依頼したいタスクについて、優先度や部門別に管理できる機能 |
ツールによって搭載・非搭載が分かれる機能
ビジネスチャットのツールによって搭載されている機能は異なります。以下の表では、ツールによっては搭載されていない場合もある機能をまとめました。自社に必要な機能かどうかを判断するための参考にしてみましょう。
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| メンション機能 | ・「＠〇〇（ユーザー名）」で相手を指定して送れる機能 ・メンションされたユーザーは通知の受信や直接メンションから会話に移動できる |
| 既読・未読機能 | メッセージを送った相手が閲覧したかどうかを把握できる機能 |
| 画面共有機能 | デバイスに表示されている画面を他の人に共有できる機能 |
| 翻訳機能 | 異なる言語でチャットしていても、自動的に翻訳できる機能 |
| アンケート機能 | ・メンバーに対してアンケートを実施できる機能 ・一度に複数の設問設定や設問ごとの回答結果を確認できる |
費用・料金体系を確認
ビジネスチャットの料金体系は、ユーザー数による従量課金制が多いです。しかし、中には定額制のものもあるため、利用人数や予算に応じて検討しましょう。必要な機能が搭載されているか、不要な機能が多過ぎないかなどを確認し、費用を比較するのがおすすめです。
多機能なツールは便利ですが、使わない機能が多いとコストが無駄になるため注意が必要です。また、定額制のツールでもユーザー数が増えたり、オプションを選択したりした場合は、追加の費用がかかることがあるため、事前に確認しておきましょう。
無料プランはユーザー数や機能の制限に注意
ビジネスチャットの中には無料プランが提供されているツールもあります。費用をかけずにチャットができるのはメリットですが、基本的に小規模事業者や中小企業向けで、無料プランはユーザー数や機能に制限があります。
機能制限の具体例としては、音声通話やビデオ通話における参加人数や通話時間の制限、シングルサインオンなどセキュリティ機能の制限、各ユーザーの付与されるストレージ容量の制限などが挙げられます。
これらの制限を考慮したうえで、無料プランでも事足りるのか検討することが大切です。また、将来的に有料プランに移行することも想定して、有料プランの内容についても確認しておくことをおすすめします。
UI・使いやすさを確認
UIのデザインなどは、ツールによってそれぞれ異なります。業務を効率化するためには、UIがシンプルで直感的に操作できるものを選ぶことが大切です。
機能性に優れていても画面が見にくかったり、ITに苦手意識を持っている人が多かったりする場合は使いにくさを感じる場合もあります。無料トライアルなどを利用して、従業員も含めてUIの見やすさや操作性を確認してから導入すると、継続利用をしやすくなるでしょう。
ビジネスチャットのその他の比較ポイント
ビジネスチャットを導入する際は、上記の基本的なポイントを押さえた上で、さらにマルチデバイスへの対応や他ツールとの連携性などにも注目する必要があります。ここからは、ビジネスチャットのその他の比較ポイントについて解説します。
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ビジネスチャットのその他の比較ポイント
マルチデバイスに対応しているか
ビジネスチャットを導入する際は、マルチデバイスに対応しているものを選ぶのがおすすめです。PCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも利用できることで、意思疎通がよりスムーズになります。
タスク管理やファイル共有、音声通話やビデオ通話なども外出先からスマートフォンで行えると、社内での情報共有もスピーディーになり、生産性が高まります。
モバイル用のアプリがあるかや、実際にモバイル端末から利用する場合に画面が見やすいか、操作しやすいかなども確認しておくと良いでしょう。
他ツールと連携できるか
ビジネスチャットを選ぶ際は、自社で導入している他のツールとビジネスチャットが連携できるかも重要なポイントになります。既に導入しているツールと連携して活用することによって、生産性を高めることもできるでしょう。
例えば、クラウドストレージに保管されたファイルの操作や、Microsoftのオフィスアプリケーションなどと連携できると便利です。また、他のツールからの通知をビジネスチャットで受け取れると、各ツールを確認する手間がかからず、業務の効率化に繋がります。
セキュリティ対策は万全か
ビジネスチャットを導入する際には、セキュリティ対策についても確認することが大切です。2段階認証の設定やIPアドレスを限定できると、不正アクセスの防止に繋がります。
社外のメンバーをグループチャットに加える場合は、自社のセキュリティだけでなく、取引先まで意識して対策が万全なツールを選ぶのがよいでしょう。
主なビジネスチャットツールは、セキュリティの機能が充実しているものが多いですが、プランやベンダーによって利用できるものが異なる場合もあります。そのため、無料トライアルを活用して、利用できるセキュリティ機能を確認しておくことも重要です。
サポート体制は充実しているか
特に初めてビジネスチャットを導入する場合、不安や疑問は生じやすいです。そのため、サポート体制が充実しているツールを選ぶのがおすすめです。ベンダーによるサポートには、導入や定着支援、疑問やトラブルが発生した際のメールや電話での支援などがあります。
メールや電話は対応時間・曜日が決まっているので、事前に確認しておくと安心です。24時間体制による対応や、ツール上・Webサイト上のヘルプページやQ＆Aなどのコンテンツが豊富だと利便性が高くなります。
おすすめのビジネスチャット10選
GOOD
ここがおすすめ！
- チャットだけでなく「ビデオ通話」「音声通話」も標準装備
- タスク管理が行えて、タスクが完了すると自動でチャットへ通知
- ファイルがアップロードでき、チャット参加メンバーのみで共有
MORE
ここが少し気になる…
- フリープランは過去40日分、5,000件までしか閲覧できない
GOOD
ここがおすすめ！
- LINE連携が可能で、社外の方とも手軽にコミュニケーションがとれる
- あらゆる業種に使われており、顧客とつながることにより非対面接客も実現
- 無料で使える「チャットボット」や、テンプレート豊富な「アンケート」機能を搭載
MORE
ここが少し気になる…
- タスク管理に通知機能がなく、見逃してしまう場合も
GOOD
ここがおすすめ！
- チームごとに「チャンネル」を設けることにより、情報が集約され効率アップ
- 通知管理が行え、瞬時に確認できたりプライベートな時間に通知が届くのを防げたりできる
MORE
ここが少し気になる…
- コミュニケーションが多いとたくさんのスレッドが立ち上がり追いきれない場合も
GOOD
ここがおすすめ！
- 「ChatGPT」連携により手軽に質問が行える
- クラウド版とパッケージ版の2種から自社に合ったタイプを選べる
- 充実のセキュリティでリスクを最小限に抑えられる
MORE
ここが少し気になる…
- 利用人数が少ない企業は他社の無料プランの方が安く済む場合も
GOOD
ここがおすすめ！
- 機能が豊富で「安否確認」や「匿名相談」が利用可能
- 複数のメンバーに同一内容を送れる「トーク送信代行システム」で、メールのように使える
- AIを搭載しており、効率よく業務を支援
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ここが少し気になる…
- 機能が充実している反面、使わない機能が増えてしまう場合も
Meta Platforms Inc.
Workplace from Meta
91ヶ国語に対応！グローバルに活躍する企業にもおすすめ
GOOD
ここがおすすめ！
- 91以上もの言語かつ「自動翻訳」にも対応し、海外拠点がある企業にもぴったり！
- 社内コミュニケーション機能に優れており、ライブ配信も可能
- インサイト・セーフティーセンター・ボットといった管理機能も充実
MORE
ここが少し気になる…
- 価格設定が円ではなく「ドル」で、優先サポートはオプション
GOOD
ここがおすすめ！
- 国内サーバー使用で、よりセキュリティを強固なものに
- 「安否確認機能」を搭載しており、BCP対策にも
- ユーザー機能と管理機能とで利用機能を分けられる
MORE
ここが少し気になる…
- オプションサービスは単独での契約ができず、基本サービスと同一のIDが必要
GOOD
ここがおすすめ！
- 連携アプリが豊富で充実しており、幅広く活用できる
- あらゆる言語に対応し、グローバル展開している企業にもぴったり
- 企業だけでなく教育機関にも使いやすい機能を多数搭載
MORE
ここが少し気になる…
- 多機能・多プランな反面、使わない機能も多く無駄になる場合も
GOOD
ここがおすすめ！
- Zoomと連携することにより、さらに効率よくミーティングが行える
- 主催者とのチャットやリハーサルといった「ウェビナー専用機能」を用意
MORE
ここが少し気になる…
- カレンダーや共有機能などはプラン・利用環境によっては利用できない
GOOD
ここがおすすめ！
- 文書・スプレッドシートの管理が行え、スプレッドシートは共同作業も可能
- チャットはすべてにコメントができ、効率アップにも
- 初心者にも優しい「テンプレート」を標準装備
MORE
ここが少し気になる…
- Salesforceデータと双方向同期をする場合は「Quip Advanced」の契約が必要
ビジネスチャットの導入フローと注意点
ここからは、ビジネスチャットの導入フローや注意点を、3つのステップに分けて解説します。適切な手順を踏んでビジネスチャットを導入し、スムーズに運用定着を実現させましょう。
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ビジネスチャットの導入フローと注意点
目的と必要な機能を確認する
ビジネスチャットを導入する際には、導入目的を明確にすることが大切です。目的がはっきりしないままツールを選んでしまうと、不要な機能まで導入して無駄なコストがかかってしまったり、適切な運用ができずに導入効果を得られなかったりします。
導入目的の例として挙げられるのは、メール連絡を減らして業務の効率化を図りたい、リアルタイムで情報共有して社内のコミュニケーションを活性化したい、メールの誤送信や情報漏洩を防ぐためのセキュリティを強化したいなどです。
また、導入する際には社員に周知し、理解を得るようにすることも重要です。導入目的を明確にするとともに、メリットについて提示すると浸透しやすくなるでしょう。
無料トライアルで使用感を確認
導入するツールを選定したら、無料トライアルで操作性や使用感を確認しましょう。社内に定着できるかどうか、一部のチームに限定して始めてみるのがおすすめです。実際に導入した際に起こる課題がわかり、失敗のリスクを最小限に抑えられます。
ツールの費用対効果も無料トライアルにより算出しやすくなります。無料トライアル中の使用感を参考に得られる効果を推測し、導入に必要となるコストと比較して投資価値があるかどうか判断しましょう。
大まかな運用ルールを定める
ビジネスチャットを導入する際は、運用ルールも設定しておくべきです。本格導入してからルールの変更があると混乱を招く可能性があるので、テスト導入時点で大枠は決めておくと良いでしょう。
ビジネスの場に相応しい言葉遣いやマナー、プライバシー保護に留意する、グループチャットでは発信・送信相手を明確にするなど、ある程度のルールを定めておき、利用しながらブラッシュアップしていくことをおすすめします。
使用方法の研修・運用開始
無料トライアルを経てルールが確定したら、社員に対して使用方法の研修を実施します。ITのスキルは人によって異なるため、きちんとレクチャーを行って全員が効果的に利用できるようにすることが重要です。
しっかりとした研修を実施した上で運用を開始すれば、スムーズに目的達成・課題解決に繋げることができるでしょう。また、定期的な勉強会を開催するなどして適切な利用を促すとより効果的です。
運用開始後も社員の反応や利用状況に応じて、機能を追加したり削除したりすることも大切です。
まとめ
ビジネスチャットは、社内のコミュニケーションに使われるツールです。業務の効率化を図るためなどに役立ちます。
ビジネスチャットを選ぶ際は、自社に必要な機能を明確にして、各ツールの機能や操作性、料金などを確認しましょう。また、導入する際は社員に対して研修や周知を行い、段階的に導入していくのがおすすめです。
この記事を参考に自社に合ったビジネスチャットを選んで導入し、社内のコミュニケーション活性化を実現させましょう。
