おすすめの購買管理システム5選｜選び方・導入時の注意点も解説

購買管理システムとは、購買に関する業務を効率化するためのシステムです。しかし、導入を検討しているものの、選び方や自社に合ったシステムがわからないこともあるでしょう。本記事では、おすすめの購買管理システムと選び方、導入時の注意点などについて解説します。

目次

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1. 購買管理システムで購買プロセスを改善
2. 購買管理システムは資材の種類・購買方法・対応業種で選ぶ
3. 購買管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 購買管理システムのその他の選び方
5. おすすめの購買管理システム5選
6. 購買管理システムの導入メリット
7. 購買管理システムの導入の仕方と注意点
8. まとめ

購買管理システムで購買プロセスを改善

購買管理システムは、商品の発注から購買までの一連の流れを効率的に管理するためのツールです。しかし、適切なシステムを選ぶ際は、どの業務を改善したいのか、どのような機能が必要なのかを明確に把握しなければなりません。

購買管理システムの選定は慎重に行う必要がありますが、自社の購買フローに適したシステムを導入することで、業務効率の改善に大きく貢献します。本記事では、おすすめの購買管理システムと選び方・ポイント、導入時の注意点について解説します。

購買管理システムは資材の種類・購買方法・対応業種で選ぶ

購買管理システムを効率的に活用するなら、資材の種類・購買方法・対応業界から選ぶ必要があります。また、その他の比較ポイントについても確認しながら、効果的な運用につなげていくことが大切です。次の章から、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

【重要な3つのポイント】

1. 取り扱う資材の種類を確認
2. 購買方法の種類を確認
3. 自社の業種・業界に適しているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 既存システムと連携できるか
3. カスタマイズ性を確認
4. 使いやすい操作性か
5. 導入実績が豊富か
6. サポート体制が充実しているか

購買管理システム選びに重要な3つのポイント

購買管理システムを選ぶ際は、重要な3つのポイントに注目することが大切です。ここでは、購買管理システム選びにおいて、特に重要なポイントについて詳しく解説します。

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取り扱う資材の種類を確認

購買管理システムを導入する前に、どの種類の資材（間接材・直接材・サービス材）を取り扱うかを確認しましょう。

各タイプの資材には、それぞれ異なる管理の流れとニーズがあり、有効なシステムのタイプも変わってくるため、取り扱う資材の種類に合わせたシステムを選びましょう。

間接材

間接材とは、生産における補助的な資材であり、工具・器具・文房具・オフィス用品などが該当します。これらの資材は生産に直接関わるものではなく、企業の日常業務をサポートするために必要です。

間接材の特徴は、消耗品として継続的に購入され、リピートが促進されやすい点です。そのため、購買フローを効率化し、最安値のアイテムに迅速なアクセスが可能な仕組みづくりが必要です。

特に、間接材の購入頻度が高く、購買業務の効率化によって物的・人的コストの削減が期待される場合、購買管理システムが非常に適しています。

直接材

直接材とは、製品の製造において欠かせない原材料や部品などの材料を指します。その特徴は、品質管理や生産計画との連携が必要である点です。製品の品質は直接材に大きく依存しているため、徹底した品質の確保が重要となります。

品質を安定させるためには、細かなロット管理が可能であることが大切です。また、製造プロセスとの連携がスムーズに行え、迅速な情報共有ができることが求められます。

品質管理とコスト効率を同時に実現できるシステムでは、直接材の調達と管理において大きな利益をもたらすでしょう。

サービス材

サービス材は、クラウドサービス・ソフトウェアライセンス・保守契約・コンサルティングなどのサービスを指します。サービス材の特徴は、物理的な在庫を管理する必要がないことです。

しかし、その代わりに、契約やライセンスの管理・契約の期限管理・支払いのスケジュール・サービス提供業者とのコミュニケーションなどが必要です。

また、サービス材は契約に基づいて、定期的な更新や再購入が求められる場合があり、システムで期間などを管理しなければなりません。したがって、購買管理システムを選ぶ際には、サービス材の管理機能が充実していることが大事です。

購買方法の種類を確認

購買管理システムを選ぶ際には、購買方法の種類を確認しましょう。購買方法には、主にスポット購買と定期購入の2つの種類があり、それぞれ異なる要件を満たすシステムが必要です。以下では、各タイプについて詳しく解説します。

スポット購買

スポット購買は、1度限りの購入を指し、通常は即時の購入ニーズがある場合に適しています。この購入方法では、迅速で効率的な注文と支払い処理が必要とされ、在庫管理や支出の追跡にもシステムが対応できることが重要です。

スポット購買をメインに行う場合、クラウド型の購買管理システムが適しています。クラウド型のシステムはインフラやサーバーの設置が不要で、迅速な導入が可能です。

さらに、月額課金や利用に応じた課金モデルを採用しているため、初期費用が少なく、必要なときに利用を停止できる利点があります。

定期購買

定期購買は、商品やサービスの定期的な購入を指し、購買方法としてはオンプレミス型の購買管理システムが最適です。オンプレミス型のシステムは、企業内部にデータを保持しやすく、高いセキュリティを提供します。

データの管理とアクセスが企業内で完結するため、機密性とセキュリティリスクの管理に優れています。さらに、定期購入の需要予測や在庫管理をサポートする機能を備えたシステムであれば、業務効率化に寄与します。

このようなシステムを導入することで、定期購入に関わるプロセスが最適化され、購買の効率化によってセキュリティリスクが軽減されます。特に、需要の変動が比較的予測しやすく、大規模な定期購入が行われる場合、オンプレミス型のシステムが適しています。

自社の業種・業界に適しているか

購買管理システムの選定において、自社の業種や業界に適しているかどうかを確認することは非常に重要です。たとえば、製造業の場合、生産管理やサプライチェーンマネジメントの一環として、購買管理システムを活用するのが一般的です。

このような業界では、原材料の調達や在庫管理、生産計画との連携が頻繁に行われます。そのため、選択したシステムが業界特有のプロセスに適しており、スムーズに統合できる必要があります。

適切な購買管理システムを選ぶためには、業界特有のニーズを満たすために設計されているかどうかを確認することが大切です。また、システムの導入後にも業界特有の規制や基準に適合できるか、専門知識に対応したサポートが提供されているかを確認しましょう。

購買管理システムのその他の選び方

購買管理システムを導入する際、取り扱う資材の種類や購買方法だけでなく、さまざまな要因を考慮することで導入の効果を高められます。ここでは、購買管理システムのその他の選び方として、各ポイントについて詳しく解説します。

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提供形態を確認

購買管理システムを選ぶ際、提供形態には主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの種類があり、それぞれに独自の利点と考慮すべきポイントがあります。自社のニーズ・セキュリティ要件・予算に応じて、2つの提供形態を比較検討しましょう。

クラウド型

クラウド型は、クラウドサーバーを介してシステムを利用するものです。クラウド型の場合、自社でサーバーやインフラの管理を行う必要がなく、ベンダーがこれらの負担を引き受けてくれます。そのため、自社内での運用コストを抑えることができます。

さらに、クラウド型のシステムは導入が比較的素早く完了し、システムのアップデートやメンテナンスなどもベンダーによって行われるため、管理の手間を軽減できます。ただし、クラウド型のシステムはカスタマイズ性が低い場合があります。

自社の特定の要件に合わせた調整や変更が難しいことが考えられるため、自社のニーズに合ったシステムを選ぶのが困難な場合もあります。よって、クラウド型を選択する際には、自社の要件と照らし合わせ、適切なバランスを考慮するようにしましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型購買管理システムは、自社内にサーバーを構築し、システムを導入・管理する形態を指します。オンプレミス型の最大の強みは、カスタマイズ性の高さです。

自社のニーズに合わせてシステムを調整・拡張できるため、特定の要件や業界固有のプロセスにも柔軟に対応できます。また、セキュリティ面でもオンプレミス型は優れています。

閉鎖的な自社のネットワーク環境のみで運用するため、データの保護が強化され、セキュリティ上のリスクを低減できます。しかし、オンプレミス型は、インフラ整備やサーバーの設置・メンテナンスに高いコストがかかります。

さらに、導入に時間がかかり、アップデートやメンテナンスも自己責任で行う必要があります。そのため、オンプレミス型を選択する際は、運用コスト・リソース・セキュリティ要件を考慮しながら、自社の状況に最適な形態を検討するのがおすすめです。

既存システムと連携できるか

購買管理は、企業内におけるさまざまな業務と密接に関連しています。たとえば、調達活動は在庫管理・生産計画・財務管理・販売活動と結びついています。

そのため、購買管理システムが他のシステムとスムーズに連携できることは、組織全体の業務効率を向上させることにつながります。購買管理システムの選択に際しては、自社や取引先の既存システムと連携できるかの検討が大切です。

カスタマイズ性を確認

カスタマイズ性が高いシステムは、特定の業務プロセスやワークフローに合わせて設計し直すことができます。対して、カスタマイズ性が低いシステムは、業務プロセスに合わせるために大幅な変更が必要になり、時間とコストがかかります。

たとえば、購買プロセスが他社とは異なる場合、カスタマイズ性の高いシステムを選択することで、特定の要求に合致させるための変更を行いやすいです。そのため、購買管理システムを選ぶ際には、自社の業務要件に合わせてカスタマイズ可能かどうかを確認しましょう。

使いやすい操作性か

購買管理システムのプラットフォームが、使いやすい操作性であるかは極めて重要です。使い勝手が悪いシステムは、社内の従業員がシステムを利用する際に時間と労力を無駄にする原因となり、さまざまな問題が発生します。

使いやすいシステムは従業員が操作を覚えやすいため、生産性が向上します。また、トレーニングや研修にかかる学習コストが低減し、業務への適応が迅速に進みます。

導入実績が豊富か

導入実績が多いと、そのシステムが多くの異なる業界や企業にも適用可能であることを示し、システムに関する信頼性の証明になります。また、多様なニーズに対応できるため、カスタマイズ性が高く、各企業の要件に合わせた調整が行いやすいでしょう。

多くの企業がシステムを信頼し、採用し続けていると判断できる場合、システムがサービスの途中で突如終了するリスクも低く、セキュリティ面を含めた信頼性が高いといえます。

サポート体制が充実しているか

導入段階では、システムの設定やカスタマイズが必要です。仮に、システムトラブルなどの問題が発生した場合、適切な導入支援が提供されなければ、スムーズな導入が難しくなるため、導入段階でのサポート体制について確認しましょう。

導入後の運用時には、トラブルシューティングや新たなニーズに対応するためのサポートが求められます。サポート体制が充実している場合、専門的な知識やスキルを持つスタッフが問題解決にあたり、迅速かつ効果的な対応を提供してくれます。

このように、十分なサポート体制が備わっていれば、システムの導入と運用がスムーズに行え、効率的な運用につなげられるでしょう。

おすすめの購買管理システム5選

購買管理システムの導入メリット

購買管理システムを導入すれば、いくつかのメリットを享受することができます。主に、購買に関わる業務の効率化につながるシステムですが、具体的には以下のようなメリットが挙げられます。

業務の非効率性を解消できる　　　　　　　

購買業務では、さまざまな部門からの発注を取りまとめる部門が存在したり、紙ベースのアナログ管理で業務が煩雑化していたりすることが多いです。そこで、販売管理システムを導入することにより、購買フローに関わる工程を削減できます。

その結果、非効率な業務を限りなく減らしつつ、各担当者がストレスなく購買業務に携われるような環境の構築が可能です。複数の工程を簡略化すれば、目視確認を含めたアナログ管理が軽減され、スピーディかつリスクを抑えた購買管理が実現します。

内部統制の強化につながる

自社商品・サービスの購買に関わる業務では、徹底された内部統制化を図れていないと、小さな不正やミスが大きな企業損失につながる可能性があります。そのため、購買管理システムで発注から購買までを一元管理することで、各フローにおける詳細を記録できます。

誰がどのような操作を行ったのか、どのタイミングで承認したのかなどが把握できることにより、全社的な内部統制の強化につながるでしょう。また、使いやすい操作性を備えた購買管理システムであれば、人的なミス・エラーを削減して大幅な業務効率化も可能です。

購買管理システムの導入の仕方と注意点

購買管理システムを導入するには、慎重な計画と適切な戦略が必要です。導入の目的や費用と効果を確認し、従業員への周知や研修を行いましょう。以下では、購買管理システムの導入方法と注意点について詳しく説明します。

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導入目的を明確にする

購買管理システムを導入する際、まず最初に導入の目的を明確にしましょう。導入目的は会社によって異なりますが、一般的な目標として挙げられるのは、コスト削減・効率向上・在庫最適化・データ分析・ベンダーやサプライヤーとの関係強化です。

自社の目的に合わせて、具体的な導入計画を立てることが重要です。たとえば、コスト削減を目指す場合、どの購買プロセスを改善し、どの程度のコスト削減を目指すのかを明確に定義しましょう。

費用対効果を確認

費用対効果を図るためには、まずソフトウェアライセンス・ハードウェア・導入と運用に関わる人件費・トレーニング費用など、システムの導入にかかる予算を確認しましょう。また、長期的なランニングコストも考慮することが重要です。

次に、導入によって期待される効果や利益を洗い出します。これらの費用と効果を比較し、投資対効果率（ROI）を計算しましょう。ROIは、導入費用に対する将来的な経済的利益を示す指標です。ROIがプラスの値だと、導入が費用対効果の高い選択であるといえます。

無料トライアルやフリープランで試す

導入したいシステムをいくつかに絞ったら、無料トライアルやデモを活用して使用感を確認するのがおすすめです。中には、フリープランを用意しているベンダーもあります。

無料版では機能やデータ保存料が制限されることが多いため、大規模な導入には向いていませんが、本格稼働前に比較検討することが可能です。従業員が問題なく操作できるか、費用対効果が見込めそうかなどを事前に確認しましょう。

従業員への周知・研修を行う

アナログ作業からシステムに移行する際は、購買管理システムの導入目的と利点を従業員に明確に伝えましょう。なぜ変更が必要なのか、どのように業務や個人の業績に影響するかを説明します。その後、十分な理解を得てから従業員への研修を計画しましょう。

システムの基本操作から高度な機能の使用方法まで、必要なトレーニングを行い、従業員が自信を持ってシステムを使えるようにサポートします。なお、導入後も定期的なフィードバックを行いつつ、問題が発生した場合には迅速に対処できる仕組みを構築しましょう。

従業員が新しいシステムを適切に利用できるよう、周知と研修に充分なリソースを投入することが重要です。

まとめ

購買管理システムは、購買プロセスを効率的に改善するためのツールです。購買管理システムの導入は、人的コストの削減など多くのメリットをもたらします。また、不正行為やミスの防止にも寄与し、企業の信頼性向上につながります。

購買管理は企業活動において重要な要素であり、業務効率化は他の部門にも大きな影響を与えます。効率的な購買フローの確立により、製品やサービスの品質向上や競争力の維持にも寄与します。

購買管理システムの導入を検討する際には、自社の課題やニーズを明確にし、効果的で適切なシステムの運用につなげましょう。