交通費精算に領収書は必要？ない場合の対応や領収書のもらい方を解説

経費精算には領収書が必要ですが、交通費精算では一定の条件を満たせば領収書が不要になる場合があります。本記事では、交通費精算に領収書が必要な場合と不要な場合、領収書がない場合の対処法、交通費精算を効率化する方法を解説しています。

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目次

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1. 交通費精算に領収書は必要か不要か
2. 電車の交通費を精算するための領収書のもらい方
3. 領収書がない場合の交通費精算の方法
4. 交通費精算を効率化する方法
5. まとめ

交通費精算に領収書は必要か不要か

外回り営業や社外打ち合わせなどで発生する交通費は、必要経費として処理できます。経費精算には原則として領収書の提出が必要ですが、交通費については、例外的に領収書なしでも処理できる場合があります。

交通費精算での領収書の有無は状況によって異なります。正しい経費処理のためにも、交通費精算で領収書が必不要なケース・必要なケースを理解しておきましょう。

交通費精算に領収書が不要な場合

交通費精算で領収書が不要なのは、交通費3万円未満の場合や、やむを得ず領収書を入手できなかった場合です。ただし企業によっては上記の場合でも領収書の提出を求める場合もあるため、念のため経理担当者などに確認しておくことが望ましいでしょう。

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交通費が3万円未満の場合

領収書類の提出が不要とされる代表的なケースが、交通費が税込3万円未満の場合です。なぜ基準が3万円かというと、理由は消費税法にあります。

消費税法施行令の第49条は、税込の支払額が3万円未満の場合、請求書等の保存を不要としています。これを根拠として、3万円未満の交通費の領収書は提出不要という規則を設けている企業が多いのです。

あるいは、バス・電車の交通費の領収書を不要としている企業も多くみられます。理由はやはり金額にあり、バス・電車の利用で運賃が3万円を越えることは少ないためです。

また、電車・バスは乗り換えが多いため、その都度領収書を求めるのは手間がかかります。負担軽減の意味でも、バス・電車の交通費の領収書の提出は免除されていることが多いのです。

ただし、交通費の領収書の提出ルールは企業によって異なります。金額・移動手段にかかわらず領収書の提出を求める企業もあるため、交通費精算の仕方はあらかじめ確認しておきましょう。領収書のかわりに交通費精算書の提出が必要な場合もよくあります。

領収書のない経費精算は税務調査で指摘されやすい点でもあります。できれば金額や移動手段にかかわらず、交通費の領収書は残しておくのがベストです。

参考：国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

やむを得ない場合

やむを得ない場合は、交通費精算に領収書の提出は不要です。やむを得ないとは、領収書の発行を依頼したものの、発行してもらえなかった場合です。

たとえば、交通機関の運営元に領収書の発行を拒否された場合が該当します。あるいは、何らかのトラブルで領収書の発行ができない場合もやむを得ない場合にあたります。

対して、次のようなケースは「やむを得ない場合」には当たりません。

1. そもそも領収書の発行の依頼を忘れた
2. 発行された領収書を紛失した

上記のような場合は、領収書がないとして交通費精算を断られる可能性があります。

交通費精算に領収書が必要な場合

交通費が高額な場合や税務調査対策をする場合は、交通費精算には領収書が必要になります。なお、企業によってはそれ以外にも交通費の領収書の提出を求める場合もあるため、詳しくは経理担当者の指示を仰ぎましょう。

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交通費が3万円以上の場合

消費税法施行令の第49条は、税込3万円未満の場合に領収書を不要としています。よって3万円以上の交通費精算には領収書の提出が必要です。

たとえば出張で新幹線・飛行機を利用する場合は、交通費が3万円以上になることが多いでしょう。乗車券・搭乗券を窓口で購入する際は、必ず領収書を発行してもらいましょう。インターネット購入では、領収書はダウンロードで発行できることがほとんどです。

不正防止・税務署の監査対策をしたい場合

交通費精算の虚偽申告を防止したい場合は、交通精算に領収書が必要になります。交通費精算の虚偽申告とは、実際の交通費以上の費用を請求し余剰分を自分の懐に入れるような、いわゆる水増し請求が代表的です。

また、企業側が税務署の監査対策を万全にしたい場合も、やはり交通費精算の領収書が必要になります。不明瞭な経費処理は税務調査で指摘されることも多く、場合によっては経費の不正処理を疑われて罰金を科せられるおそれがあります。

領収書を発行してもらえなかった場合や紛失した場合は、代わりに交通費精算書や出金伝票を作成する方法があります。

これらはかえって事務負担の増加になるため、金額・移動手段にかかわらず、業務で交通機関を利用した場合は領収書をもらっておくことが望ましいでしょう。

電車の交通費を精算するための領収書のもらい方

交通費精算では、金額・移動手段にかかわらず領収書の提出を義務づけている企業も多くあります。領収書のもらい方は交通機関や支払い方法によって異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。今回は、電車の領収書のもらい方をご紹介します。

きっぷの場合

きっぷ購入では、改札に入る前・入った後で領収書のもらい方が異なります。改札を入る前・入った後の領収書のもらい方と注意点をご紹介していきます。

なお、改札通過のタイミングにかかわらず、きっぷの領収書をもらう場合は次の3点に注意してください。

1. 領収書は当日発行する
2. 領収書の発行ができるのは、原則としてきっぷを購入した駅
3. 領収書の発行は1回のみ

領収書の発行が可能なのは、きっぷを購入した当日・きっぷを購入した駅です。特に後日の発行は難しいため、購入時に忘れずに発行してもらいましょう。ただし、新幹線のきっぷは後日発行できることもあります。

領収書の発行は原則として1回きりである点にも留意してください。たとえば発行した領収書を紛失した場合、再発行はできません。

あるいは自動券売機で宛名なしの領収書を発行し、宛名ありの領収書を改めて発行してもらいたい場合でも、領収書の再発行は不可能です。領収書に宛名書きが必要な場合は、自動券売機では領収書を発行しないようにしましょう。

なお、領収書の発行ルールは事業会社によって異なります。上記の限りではないため、紛失・再発行の場合は、まず問い合わせてみてください。

改札に入る前

改札に入る前であれば、きっぷの領収書は駅の窓口（切符売り場）または自動券売機で発行できます。それぞれの使い分けは次の通りです。

1. 宛名書きが必要な場合：駅の窓口（切符売り場）
2. 宛名書きが不要な場合：自動券売機

自動券売機では領収書の宛名書きはできません。宛名が必要な場合は、駅員がいる窓口で切符を購入し、その際に領収書発行の旨を伝えましょう。なお、領収書の宛名は会社名にするのが一般的です。

改札に入った後

改札に入った後に領収書のもらい忘れに気づいた場合は、下車駅で対応してもらいましょう。このとき、改札を出ないようにしてください。すなわち手にきっぷを持った状態で問い合わせることが大切です。

きっぷを下車駅の窓口に持っていくと、無効印を押してもらえることがあります。つまり改札できっぷが回収されないため、利用交通機関・乗車区間を証明する書類となり得ます。ただし、領収書ではないため交通費精算には使えない可能性もあります。

交通機関によっては、きっぷを購入した駅に無効印のきっぷを持って行くと、領収書を発行してもらえる場合もあります。対応の仕方は交通機関などによって異なるため、詳しくは窓口で問い合わせてみてください。

無効印ではなく、乗車履歴証明書を発行してもらえる場合もあります。こちらも領収書ではないものの、利用交通機関や乗車区間を証明する書類として使えます。

ICカードの場合

交通系ICカードの多くはチャージの際に領収書を発行できるほか、利用履歴の印字が可能です。チャージ履歴や利用履歴を印刷して提出すれば、乗車区間や乗車運賃を証明できるかもしれません。

ただし、交通系ICカードのチャージ履歴・利用履歴を領収書代わりとして認めるかどうかは、企業によって対応が異なります。場合によっては交通費精算できない可能性もあるため注意してください。

出張や外回り営業に交通系ICカードを使う場合は、事前に経理担当者などに問い合わせておくのがベストです。もし利用履歴を領収書として使えない場合は、きっぷ購入に切り替えましょう。

領収書がない場合の交通費精算の方法

交通費精算に領収書がない場合は、交通費精算書・出金伝票といった別書類の準備が必要になります。それぞれの準備の仕方・注意点をご紹介していきます。

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交通費精算書を作成

交通費精算書とは、業務で発生した交通費を従業員が立て替え、後日経費として請求する際に作成・提出する書類です。

交通費精算書には次のような項目の記入が必要です。

1. 日付
2. 氏名
3. 金額
4. 目的地
5. 片道or往復
6. 利用交通機関
7. 訪問目的

交通費精算書は、まず上司がチェックして経理部に提出する流れが一般的です。水増し請求などを防ぐための処置です。

なお、交通費精算書の提出の仕方・記載項目は企業によって異なります。作成・提出方法が不明の場合は、まず経理担当者に問い合わせましょう。

出金伝票を作成

出金伝票とは、業務上発生した費用の内訳などを記す書類です。交通費に限らず、飲食代・冠婚葬祭費用など幅広い項目の経費計上に利用できます。

出金伝票には次のような項目の記載が一般的です。

1. 日付
2. 氏名
3. 勘定科目（支払い内容）
4. 支払い先
5. 金額

出金伝票は交通費精算書と異なり、交通費限定の書類ではありません。そのため、「交通費」という勘定科目が必要です。目的地・利用交通機関を記入する欄もないため、摘要欄・備考欄などを利用して詳しく記入しておきましょう。

交通費精算書・出金伝票には交通機関を利用した証拠を準備

交通費精算書や出金伝票を申請者本人が作成する場合は、水増し請求の疑いなどを避けるために、交通費であることを証明するような書類の準備が必要です。これらの証明書類は、税務調査で指摘された際にも客観的な資料として提出できます。

たとえば無効印のきっぷ・交通系ICカードの利用履歴のコピーなどが代表的です。

交通費精算を効率化する方法

外回り営業や出張が多い企業では、交通費精算が大きな事務負担になることもあります。その場合は、交通系ICカードや経費精算のクラウドサービスの利用をご検討ください。ここからは、交通系ICカード・経費精算サービスの特徴やメリットなどをご紹介します。

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SuicaやPASMOなど交通系ICカードを利用

SuicaやPASMOなど交通系ICカードの中には、交通費精算アプリと連携できるものもあります。利用履歴などから利用日・運賃など、交通費精算に必要な情報を自動で集計・登録してくれます。

自動仕分けに対応しているアプリも多いため、従来の交通費精算よりも事務負担を大幅に軽減できるでしょう。集計作業の際の計算ミスといった人為的ミスを減らせる点も大きなメリットです。

経費精算のクラウドサービスを活用

クラウド型の経費精算サービスとは、インターネット上で経費の申請・承認を行うサービスです。申請者は申請書を作成・提出する必要はなく、スマートフォンやパソコンから経費申請を行えます。

また、申請データは自動でチェックされるため、修正などがある場合は自動で申請者に差し戻されます。最後のチェックは管理者が行なわなければなりませんが、申請・承認プロセスを大幅に削減できるのは大きなメリットです。

クラウド型の経費精算サービスの中には、クレジットカードや交通系ICカードと連動できるものもあります。各種カードをカードリーダーに通すだけで、移動区間・交通費・乗り換え運賃計算などを自動で行ってくれます。

クラウド型の経費精算サービスを利用すれば、申請者側は申請書類の作成・提出、管理者側は承認プロセスを大幅に省略できます。交通費精算の効率化を図りたい場合は、ぜひ導入をご検討ください。

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まとめ

税込3万円未満の交通費精算には領収書は不要ですが、不正申告防止や税務調査対策を考えると、どんな場合でも領収書をもらっておくのがベストです。どうしても領収書がない場合は、交通費精算書や出金伝票で代用しましょう。
交通費精算の承認は運賃計算などの手間がかかるため、管理者側の大きな負担になることも少なくありません。交通費精算の効率化を図るには、経費の申請・承認を自動で行えるICカードと連携できるアプリやクラウド型の経費精算サービスの利用を検討してください。