おすすめの賃貸管理システム｜選び方のポイント・注意点も解説

賃貸管理システムとは、不動産管理会社の賃貸管理業務を効率化するためのツールです。入居者の契約情報管理・請求業務・仲介業務などをサポートします。この記事では、おすすめの賃貸管理システムや選ぶ際のポイント、導入の流れなどを解説します。

目次

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1. 賃貸管理システムで不動産業務を効率化
2. 賃貸管理システムは機能・操作性・連携性で選ぶ
3. 賃貸管理システムの選び方で重要な3つのポイント
4. 賃貸管理システムのその他の比較ポイント
5. おすすめの賃貸管理システム
6. 賃貸管理システムの導入フローと注意点
7. まとめ

賃貸管理システムで不動産業務を効率化

賃貸管理システムとは、不動産管理会社の賃貸管理業務を効率化するためのツールで、契約情報管理・請求業務・仲介業務などを支援します。特に、現在Excelや紙媒体で情報管理している場合は、システム導入でより多くの物件が扱えるようになります。

また、さまざまな業務の中で自動化される部分も多く、手作業時によく起こっていたヒューマンエラーの防止や、不動産ポータルサイトへの自動登録機能などの利用で契約獲得数の向上なども見込めます。

本記事では、賃貸管理システムを選ぶ際のポイントや導入の流れなどを解説するとともに、おすすめの賃貸管理システムを、「賃貸管理に特化したタイプ」と「仲介業務にも対応したタイプ」の2つに分けて紹介します。

賃貸管理システムは機能・操作性・連携性で選ぶ

数多く提供されている賃貸管理システムの中から、自社に適した製品を選ぶのは難しい場合があります。そのような時は、必要な機能・操作のしやすさ・他システムとの連携性の3つのポイントに重点を置いて選択すると比較的容易に選べます。

また、下に示したように、3つの重要ポイントのほかにも、その他の比較ポイントも参考にするのもおすすめです。次の章では、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 操作性を確認
3. 既存システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. クラウド型かオンプレミス型か
2. サポート体制は充実しているか
3. 導入実績は豊富か

賃貸管理システムの選び方で重要な3つのポイント

賃貸管理システムを選択する際には、機能・操作性・連携の3つのポイントで比較・検討すると、自社に合った賃貸管理システムが選びやすくなります。ここでは、3つのポイントの重要性について解説します。

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必要な機能を備えているか

賃貸管理システムには大きく分けると、物件管理や入居者管理などの賃貸管理業務のみを行うシステムと、賃貸管理と同時に入居者募集などの仲介業務を行うための機能を搭載したシステムの2種類があります。

賃貸管理システムを選ぶ際には、自社の業務に必要な機能を備えたシステムを選ぶ必要があります。以下では、賃貸管理向けシステムと仲介業務向けシステムの2つに分けて、搭載されている主な機能について解説します。

賃貸管理向けの機能例

賃貸管理向けの機能の代表的なものには、物件管理・台帳管理・入出金管理・契約管理・契約更新管理・請求書作成が行える機能があります。以下に、それぞれの機能の役割を一覧にしてまとめました。

機能	概要
物件管理	各物件の点検・修繕・クレーム・見積書・写真などの登録・管理
台帳管理	オーナーや入居者・取引業者に関する情報を一元管理
入出金管理	賃貸関係の入出金をシステム上で自動管理支払報告書など入出金に係る報告書の作成
契約管理	賃貸借契約書や重要説明事項書類などの各種書類の作成・出力
契約更新管理	更新日の自動リマインド更新通知書・更新契約書・更新精算書の作成
請求書作成	賃料・電気料・水道料・手数料など各種請求料金を計算・請求書作成

仲介業務向けの機能例

仲介業務向けの機能の代表的なものには、物件登録機能・間取り図や広告作成して出稿する機能・Web接客やWeb内見を行う機能・検索機能・反響管理や分析を行う機能などがあります。以下に、それぞれの機能の役割を一覧にしてまとめました。

機能	概要
物件登録	登録した物件情報を自社サイトに登録複数の不動産ポータルサイトへ自動反映
間取り図・広告作成・出稿	間取り図や広告チラシの作成各不動産ポータルサイトの形式に合わせて広告を自動出稿
Web接客・Web内見	オンラインで顧客対応や商談を行うWeb上での内見や重要事項の説明も可能
検索	顧客の希望条件を基に物件を自動検索
反響管理・分析	各不動産ポータルサイトからの問い合わせや反響メールを一括管理・分析

操作性を確認

賃貸管理システムを選ぶ際には、機能性とともに操作性も大変重要なポイントです。操作性は、実際に利用する従業員のモチベーションを左右するともいえます。

例えば、操作性の悪いシステムは、IT機器の操作に強い従業員しか使いこなせず、ほかの従業員の仕事に対するモチベーションの低下を招きます。また、使いこなすまでに多くの研修が必要になり、余計なコストがかかってしまう場合もあります。

賃貸管理システムを選ぶ際は、IT機器操作に不慣れな従業員でも直感的に使える製品を選択すると、導入当初から高い効果が見込めます。

既存システムと連携できるか

賃貸管理システムを導入すれば、賃貸管理業務や仲介業務の多くの部分が効率化されます。さらに、既存システムと連携できる製品であれば、より大幅な業務の効率化が図れ、業績アップが期待できます。

特に会計システムを導入している企業の場合、その会計システムと連携できる賃貸管理システムであれば大きな業務の効率化につながります。会計システムとの連携は、入金や送金・手数料・前受金などの仕訳の工数が減り、月次処理のヒューマンエラーも防げます。

賃貸管理システムのその他の比較ポイント

賃貸管理システムは、多くのベンダーから様々な製品が提供されています。自社に適合した機能を持ったシステムをいくつかに絞り込んだら、比較して最終的な製品を選択します。ここでは、最終的な製品を選択するための比較ポイントについて解説します。

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クラウド型かオンプレミス型か

賃貸管理システムの導入形態にはクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、自社の運用方法に合わせて選択することができます。近年では、複数店舗での利用が簡単にでき、設備投資の必要がないクラウド型が主流となっています。

クラウド型とオンプレミス型のどちらにするかは、製品選択に入る前に決めておくと後の作業が楽になる場合が多いです。以下に、クラウド型とオンプレミス型の主な特徴とメリット・デメリットをまとめました。

	クラウド型	オンプレミス型
特徴	クラウド上のシステムにアクセスして利用	自社のサーバーにシステムをインストールして利用
メリット	・導入初期費用が抑えられる ・自社でのメンテナンス不要	・運用コストが抑えられる ・セキュリティ性が高い ・カスタマイズが柔軟
デメリット	・月額費用がかかる ・カスタマイズ性が低い ・セキュリティはベンダーに依存	・初期費用が高額 ・自社サーバーが必要 ・自社でメンテナンス・アップデートを行う

システムアップデートの頻度もチェック

クラウド型の導入では、サーバーのメンテナンスやシステムアップデートは、ベンダーが行い、自社で行う必要はありません。しかし、ベンダーによってメンテナンスやアップデートが行われる頻度は異なるので、事前に確認しておく必要があります。

また、賃貸管理は法に基づいて行う必要があり、法改正が行われることもあります。その場合、法施行と同時にシステムに反映させなくてはなりません。メンテナンスと同時に、法改正があった場合の対応についても確認しておきましょう。

オンプレミス型の場合は、システムのメンテナンス・システムのアップデート・法への対応はすべて、自社で行う必要があります。

サポート体制は充実しているか

賃貸管理システムは、賃貸管理業務の基盤となるシステムのため、システムが停止すると業務も停止してしまうリスクがあります。したがって、システムにトラブルが発生した際でも、迅速に対応できるしっかりとしたサポート体制を持ったベンダーの選択が重要です。

特に不動産業は土日・祝日の対応が多いため、その際のサポート体制の確認も大切です。併せて、サポートできる時間帯や曜日・サポート方法などの確認を行いましょう。導入時の初期設定やデータ移行のサポートもあると便利です。

導入実績は豊富か

導入するシステムを選ぶ際には、導入実績も重要なポイントの1つになります。導入実績の多いシステムは、今までの実績の中から得たノウハウが活かされ、さまざまな改善が施された完成度の高いシステムになっているケースが多いです。

また、導入事例のチェックもおすすめです。導入事例には、導入前の課題とその課題の解決方法などが記載されています。それらを参考にすることで、実際の運用方法のイメージが具体的に持てるようになり、自社のニーズとの適合性もわかってきます。

おすすめの賃貸管理システム

賃貸管理システムの導入フローと注意点

賃貸管理システムを導入する際には、下のような3つのフローで進めるのが一般的です。ここでは、それぞれのフローでの注意点などについて解説します。

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現状の課題・必要な機能の洗い出し

賃貸管理システムにはさまざまな機能が搭載されており、多機能な製品ほど高額になる傾向があります。そのため、自社で使わない機能が多いと費用対効果が低くなる場合が多いです。したがって、機能の絞り込みは大切なステップです。

機能を絞り込むためには、自社に潜在する賃貸管理の課題を把握し、どのような課題を解決するためにシステムを導入するのかなど、導入目的を明確化することが大変重要です。その上で、自社に必要な機能を洗い出すことで、費用対効果の高い導入ができます。

無料トライアル・デモで試す

賃貸管理システムの中には、導入前の無料トライアル期間が設定されていたり、デモ機を操作できたりする製品も数多くあります。特に操作性などは、実際に操作してみないと分からない部分も多くあります。

導入候補となる製品が絞れたら、積極的に無料トライアルやデモ機を利用するのがおすすめです。ただし、これらを活用する場合、登録データ数やユーザー数に制限がかかっているケースもあるため注意しましょう。

情報登録・利用開始

賃貸管理システムは導入してすぐ運用できるわけではなく、自社が取り扱っている物件情報や部屋情報、入居者の契約者情報などを登録する必要があります。中には、ベンダーのサポートが受けられる製品もあります。ただし、有料サポートである場合が多いです。

登録件数が多かったり、自社の人的リソースが不足していたりする場合には、有料であってもベンダーに依頼する方が高い費用対効果を得られることもあります。ベンダーに依頼する場合、登録に1～2週間程度かかります。

また、現在表計算ソフトなど、CVSファイルの出力が可能なツールで管理しているケースでは、CVSをインポートできる賃貸管理システムであれば、登録作業の効率化が図れます。

研修・トレーニングの実施

操作が比較的容易なシステムであっても、導入直後は操作方法のトレーニングが必要です。研修を実施し、使い方や画面の見方などを従業員に説明しましょう。教育担当者を設け、疑問があった際にすぐに質問できる体制を整えておくのがおすすめです。

また、新しいシステムの導入に際して抵抗を感じる従業員もいるため、操作方法だけでなく、利用するメリットも周知しておきます。導入効果を最大化するためには、全員が使いこなせるよう丁寧なフォローが必要です。

まとめ

賃貸管理システムとは、不動産管理会社の賃貸管理業務を効率化するためのツールです。入居者の契約情報管理・請求業務・仲介業務などのサポートを行い、賃貸管理と同時に仲介業務にも対応できる機能を持った製品もあります。

導入形態にはクラウド型とオンプレミス型があるため、自社に適した形態を選択しましょう。また、製品選びは、機能・操作性・既存システムとの連携性を重視すると、選びやすくなります。同時に、サポートの土日対応や導入実績なども確認しておきましょう。

自社に合った製品が選び出せれば、業務の効率化による営業担当者の負担軽減ができるとともに、人的リソースを増やすことなく、業務の拡大が期待できます。賃貸契約も電子契約が可能になりました。電子契約の導入と同時にシステムを導入するのもおすすめです。