大企業向け債権管理システムおすすめ3選｜メリット・デメリットも解説

多くの社員や複数の支店を持つ大企業において、煩雑な債権管理業務が課題となっている場合も多いです。債権管理システムは、情報を一元管理できるため、債権管理業務の効率化に役立ちます。本記事では、おすすめの大企業向け債権管理システムやメリット・デメリットを解説します。

目次

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1. 大企業における債権管理システムの必要性
2. 大企業向け債権管理システムのメリット
3. 大企業向け債権管理システムのデメリット
4. 大企業向け債権管理システムを選定するポイント
5. 大企業向け債権管理システムおすすめ3選
6. その他の債権管理システムの選び方
7. まとめ

大企業における債権管理システムの必要性

債権管理システムは、債権情報や入金情報を一元的に管理するシステムです。債権を適切に把握することを目的として利用されます。これにより、企業は自社の財務状況を正確に理解し、効率的に管理することが可能になります。

従来、多くの企業ではExcelなどの表計算ソフトを用いて債権管理を行っていましたが、この方法では、属人化・人的ミス・情報の二重管理などの問題が発生していました。債権管理システムを導入するとこれらの問題は抑制され、さまざまなメリットが得られます。

特に、大企業では取引の数が膨大であるため、債権管理システムによって入金消込作業にかかる時間と労力は大幅に削減できます。また、ミスの削減や回収率の向上にも寄与するため、債権管理システムの必要性が高まっています。

大企業向け債権管理システムのメリット

大企業では取引の数が膨大な場合が多く、システムによって業務効率化・コスト削減・回収率向上など、さまざまなメリットが得られます。ここでは、大企業向け債権管理システムのメリットを解説します。

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消込作業の自動化でリソースを削減できる

債権管理システムによって消込作業を自動化することで、企業は作業時間・必要な人員・コストの大幅な削減を達成し、業務効率化を図ることができます。

手作業での消込作業は、請求書ごとの入金確認・手動での記録更新などが必要であり、時間がかかります。債権管理システムでは自動化によって、このプロセスがデジタルで一元管理されます。照合作業がリアルタイムで自動的に行われるため、大幅に時間を節約できます。

また、自動化によって、債権管理に必要だった多くの人員を他の重要な業務に割り当てることが可能になります。人件費コストの削減に加え人的ミスも少なくなり、時間コストの削減にもつながります。

一元管理された情報により、すべての関係者がリアルタイムでデータにアクセスでき、部署間での情報共有が促進されるのも大きなメリットです。これにより、全社的な業務効率向上に期待できます。

債権回収業務のフロー化で回収率が上がる

債権管理システムでは、債権・債務情報を一元管理でき、企業はすべての取引先からの入金状況、未払いのリスクをリアルタイムで確認できるようになります。これにより、不渡りや未払いといったリスクを未然に発見し、対応策を迅速に講じることが可能となります。

また、債権回収業務をシステム上でフロー化することで、営業担当者は自身で取引先の入金状況を確認できるようになります。これにより、経理担当者への問い合わせや回答を待つ時間の削減が可能になり、債権回収をより迅速に行えるようになります。

さらに、債権管理システムには、回収漏れを防ぐための機能が備わっています。例えば、期日の近い未回収の債権に対するアラート機能や、特定の条件に基づいて自動的に督促状を発送する機能などがあります。そのため、大量の債権にも効率的に対応することができます。

煩雑な決算業務を効率化する

決算業務は、大企業において特に煩雑で時間を要するプロセスですが、債権管理システムを活用すれば、必要な財務データや取引記録を自動で抽出できます。これにより、手動でのデータ収集にかかる時間と労力を削減できます。

また、システムの自動化により、入金の追跡や消込の正確性が向上するため、決算業務に必要なデータの準備がスムーズになります。

債権管理システムの中には、決算報告書や財務諸表など、決算に必要な各種報告書を自動で生成する機能を備えているものもあります。これにより、報告書作成にかかる時間を大幅に削減できます。

このように、システム導入によって、膨大な取引記録の確認・過去の帳簿の洗い出し・さまざまな財務データの集計などの手作業は削減され、決算業務を効率化できます。

人為的なミスや手間のかかる作業を削減できる

債権管理システムの利用で、請求書発行・入金確認・未回収債権の追跡など、従来は手作業で行われていた多くの作業が自動化されます。これにより、業務プロセスが簡略化され、作業にかかる時間が大幅に削減されます。

デジタル管理や自動化によって業務プロセスが効率化されると、それに伴い人件費や紙ベースでの書類管理にかかるコストが削減されます。

手作業で行う場合、入力ミスや計算ミスなどの人為的なエラーが発生しやすいです。しかし、債権管理システムではデータの自動入力や計算が行われるため、ミスのリスクを大幅に低減できます。人的ミスを減らすことで、訂正作業の追加コストも削減できます。

大企業向け債権管理システムのデメリット

一般的にシステム導入は、企業規模が大きくなるほど、導入・運用コストが大きくなり、導入時の負担も大きくなります。ここでは、大企業向け債権管理システムのデメリットについて、その対処方法も踏まえて解説します。

社内に定着するまでの負担が大きい

債権管理システムの導入は、初期段階で多くの労力が必要です。操作方法に慣れ、社内に定着するまでには担当者に大きな負担がかかることがあります。

そのため、導入は計画的に行うことが重要です。導入計画には、ユーザー向けの研修やトレーニングを実施・サポート体制の整備・段階的導入などを考慮することが推奨されます。

例えば、全部署や業務に一度に導入するのではなく、段階的に導入することで、各部署の負担を軽減することができます。初期段階での成功事例を作ることで、組織全体の理解とモチベーションの向上につながります。

また、利用者からのフィードバックを積極的に収集し、それをシステムの改善に活かすことも重要です。これにより、利用者のニーズに合ったカスタマイズを行え、使いやすさを向上させることができます。

導入・運用に費用がかかる

債権管理システムの導入は、長期的に見ればコスト削減や業務効率の向上が期待できます。しかし、初期導入と運用にはそれなりのコストがかかります​​。

導入時は、システムの購入費用に加えて、設定・カスタマイズ・社員研修のためのコストが必要になります。また、運用の際は、月額のサブスクリプション料金や保守サポート費用など、運用段階で継続して発生するコストも考慮する必要があります。

特に大規模な導入の場合、これらのコストは無視できないレベルになり得ます。そのため、ROI（投資収益率）の計算を行うなどして、費用対効果を評価したり、相見積もりや機能比較など、適切なベンダー選定を行ったりすることが大切です。

大企業向け債権管理システムを選定するポイント

大企業では、システム導入のコストや負担が大きいため、可能な限り適切なシステム選定を行うことが理想的です。ここでは、大企業向け債権管理システムを選定するポイントについて解説します。

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担当者のニーズに沿ったシステムか

債権管理システムを選ぶ際には、担当者の経理知識やニーズに合わせたシステムを選択することが重要です。見やすく直感的に操作できるユーザーインターフェースを選ぶことを推奨しますが、他にもいくつかのおすすめポイントがあります。

例えば、経理知識が疎い担当者には、シンプルで使いやすいシステムがおすすめです。具体的には、簡単操作で入金情報と書類の紐付けができるシンプルな入金消込機能や、消込作業を短縮化できる機会学習機能を持つシステムなどが挙げられます。

また、経理・財務部門では、細かい設定が可能なシステムがおすすめです。例えば、売掛金計上や前受金管理など、細かく複雑な経理処理にも対応できるシステムが挙げられます​​。

自社の課題とシステムの強みがマッチしているか

債権管理システムを選ぶ際には、自社の課題にマッチしたシステムを選択することが重要です。各システムによって強みが異なり、それぞれ特定の業務や課題に対応した機能を持っています。

例えば、入金消込の属人化やミスをなくすことが課題の場合、AIによって業務を自動化できるシステムが推奨されます。AIによる債権残高管理や回収状況の自動配信機能があれば、入金消込作業を効率的に行い、ミスの削減や作業負担の軽減が可能です​​。

請求業務の流れで入金消込業務を自動化したい場合は、請求書発行から集金・消込・督促までの月次請求業務を自動化するシステムが推奨されます。イレギュラー入金への対処や多彩な決済手段に対応していれば、請求から入金までのプロセスはよりスムーズに進行します​。

自社の課題と各システムの強みをマッチさせるためには、自社の課題を洗い出し、システムの比較検討をしっかり行うことが大切です。

自社の導入目的に合った機能が備わっているか

自社の課題を洗い出すことに関連して、自社の導入目的を明確にすることも重要です。目的を明確化することは、目的に応じた必要な機能を備えたシステムを選びやすくなり、また、導入の効果を測定しやすくなります。

例えば、入金消込を効率化したい場合は、一括入金消込機能や個別消込機能を重視することが推奨されます。債権回収の管理を効率化したい場合は、受取手形の顛末管理機能があれば、期日の管理・取立て・割引・裏書譲渡などを自動で処理できます​​。

導入目的を明確化するにあたり、自社の課題は何か、システム導入によってどれだけ課題が改善されるのかについて、数値目標を立てることを推奨します。これにより、客観的にシステムの導入効果を測定しやすくなります。

既存システムと連携できるか

債権管理システムを選択する際、既存システムや外部システムとの連携が可能であれば、業務の効率性と利便性を大幅に高めることができます。この連携により、データ入力の重複を避け、情報の一貫性を保ちながら、さまざまな業務プロセスを自動化できます。

例えば、会計システムとの連携ができると、請求・入金管理・会計処理までの一連の流れを自動化できます。会計システムによっては、税理士とリアルタイムでデータを共有し、会計データの入力や確認をオンラインで行うこともできます​​。

また、CRMや販売管理システムとの連携ができると、 請求業務の自動化や売掛金の正確な管理が可能になります。顧客ごとの販売履歴や支払い状況をリアルタイムで把握し、適切な債権管理を行うことが可能です。

多くの債権管理システムは、API連携をサポートしており、他の業務用アプリケーションや外部サービスとのデータ連携が可能です。システムを選ぶ際には、どのような連携ができるのかに着目することも大切です。

イレギュラーな入金に対応できるか

イレギュラーな入金とは、通常の入金パターンから外れる特殊なケースの入金のことを指します。クレジットカードの期限切れによる支払い失敗・入金額のミス・返品やキャンセルに伴う売上修正・クーポンやポイント利用による差額入金などが含まれます。

債権管理システムを選ぶ際、このようなイレギュラーな入金に対応しているかどうかを確認することは、業務の効率化と正確性向上にとって重要です。

イレギュラーな入金に対応できる機能として、AIやOCR（画像の文字をテキスト化する機能）など、請求書データからの内容を自動で入力する機能があります。これらの機能は、人的ミスを防ぎ、業務工数の削減に役立ちます。

また、銀行振込APIを利用できるシステムなら、全銀データ（全国銀行データ通信システムによるデータ）の作成が不要になります。業務の大幅な短縮と内部統制の強化が図れ、イレギュラーな入金状況でも迅速に対応できる体制を整えられます​​。

売上修正データの即時照合が可能なシステムなら、返品やキャンセルによる売上修正が発生した際の対応が迅速になります。監査対応も容易になるため、イレギュラーな入金処理においても透明性と正確性を確保できます​​。

大企業向け債権管理システムおすすめ3選

その他の債権管理システムの選び方

債権管理システムを選ぶ企業のニーズはさまざまです。国際業務に対応できることや、運用中のトラブルや疑問に迅速に対応できることなども、大切なポイントになります。

自社のニーズと照らし合わせて、以下のようなポイントにも注目してみましょう。

【その他の比較ポイント】

1. 海外取引に対応しているか確認
2. サポート体制が充実しているか
3. 無料トライアルがあるか

まとめ

債権管理システムは、財務管理の効率化・コスト削減・回収率向上に寄与します。自動化により入金消込作業の時間と労力を削減し、人的ミスを減らして業務の正確性を向上させることが可能です。

取引の数が膨大な大企業ほど、システム導入によるそれらのメリットが大きくなることに期待できます。しかし、システム導入には初期費用や運用コストがかかり、操作に慣れるまでの社内負担が大きいというデメリットもあります。

選定時には、自社のニーズに合った機能・既存システムとの連携可能性・サポート体制の充実度などを慎重に検討することが重要です。本記事を参考にして、自社の課題解決に寄与する債権管理システムの導入をご検討ください。