社内で勤怠管理を行う際に必要不可欠となるルール設定とは？

勤怠管理システムは導入すれば終わりというものではなく、社内独自のルール設定が必要不可欠になります。この記事では、従業員の勤怠管理をする理由や、勤怠管理を行う際に知っておくべき法律、システム運用に必要不可欠なルール設定や導入の注意点などを詳しく解説します。

目次

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1. 勤怠管理システム導入…その前に
2. そもそも企業が従業員の勤怠管理をする理由とは
3. 勤怠管理システムの運用には社内のルール設定が必要不可欠
4. 勤怠管理を行う際に知っておくべき法律とは
5. 勤怠管理システムの導入における注意点
6. まとめ

勤怠管理システム導入…その前に

勤怠管理の責務に追われる人事担当者にとって、勤怠に関するトラブルへは事前に対策を講じたいものです。導入が急増している勤怠管理システムが必ずしも問題解決の糸口となるわけではなく、担当者の誤った認識ひとつで、システム運用が残業代の未払いや基準を超えた労働等のトラブルを引き起こしてしまう可能性もあります。

そこで重要となるのが、勤怠管理においての自社独自のルール設定です。法令に則っているのか、また労働者それぞれに合った納得できるものであるのかに着目し、自社に沿った運用ルールを明確化していきましょう。

そもそも企業が従業員の勤怠管理をする理由とは

勤怠管理は、企業が従業員の就業状況を正確に把握し、管理するために重要な業務です。勤怠管理は、適正な賃金の支払い・過剰労働の早期発見や防止・コンプライアンスの遵守にもつながります。

しかし、働き方改革により働き方が多様化したのに加え、近年ではテレワークを導入する企業も増えるなど、勤怠管理はますます複雑化する一方です。そのため、独自の社内ルールを反映できる勤怠管理システムへの注目度が高まっています。

勤怠管理を行う際に知っておくべき法律や、システム導入における注意点を把握し、自社の課題に合った勤怠管理システムを導入して、適切に勤怠管理を行いましょう。

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従業員の勤怠管理は義務化されている

2019年、働き方改革による労働関連法の法改正において、労働時間の把握（勤怠管理）が義務化され、長時間労働・過度の残業の上限や罰則が新たに設けられました。

さらには、従業員の業務負担を軽減させるために、そのしわ寄せが管理職に向かうのを避けるため、それまで適用外だった管理監督者の労働時間の把握も義務化されています。これにより、企業は一般社員・管理職問わず全従業員の勤怠管理を行う必要があるのです。

給与計算を正しく行うため

給与計算を行う際には、従業員の労働時間・休憩時間・残業時間・休日出勤時間などを正確に把握する必要があります。勤怠管理を適切に行えば、これらの情報を正確に把握することが可能です。

また、勤怠管理は、従業員の不正な労働時間の申請を防ぐのに役立ちます。従業員による労働時間の不正な申請は、会社に損失を与えます。勤怠管理が適切に行われていれば、従業員の不正や給与計算のミスを防ぎ、従業員に正しく給与を支払うことができます。

正しい給与計算は、従業員の会社への信頼や、仕事へのモチベーションにもつながります。

さまざまなトラブルを回避するため

勤怠管理を行えば、労働法や労働規則に基づいた正確な勤怠情報の記録・管理が可能になり、法的コンプライアンスを確保できます。これにより、労働者からの内部告発による労働基準監督署の調査や、訴訟などを防げます。

また、過度な長時間労働は、従業員の過労死など、重大な労働災害を引き起こすケースもあります。そのようなトラブルを回避するために、違法な労働を従業員に科していないことを客観的に証明できる勤怠管理が重要です。

勤怠管理システムの運用には社内のルール設定が必要不可欠

従業員の労働時間を正確に把握するためには、勤怠管理システムの導入が必須です。しかし、勤怠管理システムの運用には、労働者ひとりひとりの働き方に合わせたルール設定が必要不可欠です。

社内のルール設定には、いくつかポイントがあります。ポイントを押さえてルールを設定すれば、それぞれの労働者に適切な勤怠管理をすることが可能になります。以下で、ルール設定のポイントを詳しく解説します。

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時間集計のルール設定

法改正前、勤怠管理は15分単位で行われるのが一般的で、中には30分単位で行っている企業もありました。しかし、法改正により、労働基準法第24条で「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」と定められました。

条文内に「1分単位で集計する」とは記載はされていませんが、「全額を支払う」が、たとえ労働時間が1分であっても給与を支払う義務があると解釈されるため、1分単位での集計が求められるのです。また、原則、時間の切り上げ・切り捨ては認められていません。

1分単位で正確に労働時間を把握するためには、タイムカードは出勤後・業務終了後にすぐ打刻するなど、明確なルール設定が重要です。休憩時間も含めた正確な労働時間を計算するためには、休憩時間の打刻をルール化するのも必要です。

出勤時のタイムカードの打刻ルール

法律上では、始業時間は「使用者の指揮命令下に入った時刻」を指します。出勤時のタイムカードの打刻は会社に到着してすぐが基本ですが、始業時間前の着替えやラジオ体操がある場合は、出勤時にどのタイミングで打刻すべきかのルール設定が必要です。

制服の着用が自由であれば、着替えの時間は労働時間には含まれません。しかし、飲食店のユニフォームなど制服の着用が業務上必須であれば、労働時間とみなされます。製造業・建設業で、ヘルメットなどを装着する時間も労働時間となります。

ラジオ体操も、自由参加であれば労働時間には含まれません。しかし、職場の慣習により事実上全員参加になっている場合や、不参加を咎められたり人事に影響するような場合は、労働時間に含まれると考える必要があります。

退勤時のタイムカードの打刻ルール

退勤時の打刻は、業務が終わったと同時に行うのが一般的なルールです。退勤時の打刻後に、上司に急な仕事を命じられた場合などは、再度打刻するか、残業申請書の提出などで対応できます。

また、不正打刻を防ぐために、タイムカードは必ず本人が打刻し、打刻忘れや打刻ミスがあった場合はただちに上司に報告するなどのルール設定も重要です。

打刻時間を訂正する場合は、必要に応じてタイムカードの備考欄を活用するといいしょう。備考欄に修正理由を記入しておけば、労働基準監督署の調査が入ったときなどに、すぐに状況を把握し説明できます。

残業時間の上限に関するルール設定

残業時間の上限を定める際には、労働基準法に規定されている労働時間の上限を参考にする必要があります。労働基準法では、時間外労働の上限が、月45時間・年間360時間までと定められています。そのため、上限を超えない範囲でのルール設定が必要です。

従業員に、残業時間の上限を遵守させるためには、残業時間の上限を超えた残業を認めないなどのルールを設けるのが有効です。また、残業時間の上限を超える残業が発生した場合は、必ず上司の承認を得るようにします。

そして、残業時間の上限を超えた残業に対し、割増賃金の支払いについてのルールも明確に示しておきましょう。

有給休暇に関するルール設定

労働基準法では、フルタイムの労働者に対し、1年に10日以上の有給休暇を付与することが義務付けられています。また、そのうち年5日については、使用者側が時季を指定して取得させることになっています。会社の規模を問わず、全企業が対象です。

しかし、休みたい当日に突然有給を申請されると、その社員の仕事を誰かがカバーしなければならず、現場に混乱が生じてしまいます。そのため、多くの企業では、有給申請が可能な期限を定めています。

現場をスムーズに回すためには、休暇を取る社員の代替体制が整うまでの所要日数を考慮し、事前に有給申請を行うなどのルール設定が必要です。

異なる雇用形態・勤務形態のルール設定

正社員・契約社員・派遣社員・パート・アルバイトなど、異なる雇用形態の従業員がいて、就業時間や休日が異なる場合は、それぞれの雇用形態に適したルール設定が必要です。テレワークなど、変則的な勤務に対する出社報告のルールも検討しなければなりません。

各雇用形態や勤務形態には、労働法や労働規則に基づくルールが存在します。まずは、該当する法律や規則を確認し、雇用形態や勤務形態ごとに適用される勤怠管理の要件や制約を把握しましょう。

特定の雇用形態や勤務形態に、不利益を与えるようなルールにならないよう、柔軟に対応することが大切です。

フレックスタイム制のルール設定

フレックスタイム制のルール設定のポイントには、主に以下のものがあります。

1. コアタイムの設定
2. 始業・終業時刻の範囲を決める
3. 休憩時間を決める
4. 残業時間を決める

コアタイムとは、従業員が必ず勤務しなければならない時間帯です。コアタイムを設けることで、従業員同士のコミュニケーションや情報共有を円滑に行えます。

始業・終業時刻の範囲は、従業員の生活スタイルや仕事の都合に合わせて決定します。また、休憩時間は少なくとも60分間、自由なタイミングで使えるようにするのが一般的です。

残業時間は、法律で定められた上限を超えないようにし、残業が発生した場合に支払う残業代のルールも決めておきましょう。

シフト制による休日のルール設定

シフト制のルール設定のポイントには、主に以下のものがあります。

1. 法定休日の確保
2. 労働者の希望を考慮
3. シフトの変更は、労働者との合意の上で行う
4. シフトの変更が頻繁に行われないようにする
5. シフトの公平性を保つ

法定休日とは、労働基準法で定められた休日です。法定休日には、国民の祝日・年末年始・振替休日などがあります。シフト制であっても、労働者は法定休日を必ず取得することが定められています。

シフトは労働者の希望を考慮して決定し、シフトの変更は労働者との合意の上で行うようにしましょう。シフトの変更が頻繁に行われると、現場に混乱が生じ業務に支障をきたす恐れがあるので、シフト変更を極力避けるためのルール設定が必要です。

また、労働者には公平にシフトを割り当てなければなりません。シフトの割り当ては、労働者の経験・スキル・勤続年数など、合理的な基準に基づいて行う必要があります。

法定内・法定外割増時間の振り分けルール設定

残業には、法定内残業と法定外残業の2種類があります。法定内残業は、所定労働時間を超過し、法定労働時間の範囲内で労働することです。一方、法定外残業は、1日8時間、1週40時間の法定労働時間を超過し労働することを指します。

労働基準法により、法定内残業には25%、法定外残業には50%の割増賃金を支払うと定められています。勤怠管理システムに、これらの割増賃金率のルールを設定すれば、残業代を自動計算して給与計算に反映することが可能です。

給与計算用データの生成ルール設定

給与計算用データを生成するためには、正確性と信頼性を確保するためのルールを設定することが重要です。ルールの設定にあたって必要な項目は、以下の通りです。

1. 出勤情報の正確な収集
2. 残業時間の管理
3. 休暇情報の管理
4. 給与計算基準の明確化
5. 法的要件の遵守

従業員の出勤情報（出勤時間・退勤時間・休憩時間など）を正確に収集するために、タイムカードへの正確な打刻の義務化などのルールが必要です。残業時間・休暇の管理には、残業時間を正確に記録するためのルールや、残業や休暇取得を申請する手続きのルールを整備することも大切です。

また、給与計算基準を明確にするルールの設定や、そのルールが法的要件を遵守しているかの確認も忘れずに行いましょう。

勤怠管理を行う際に知っておくべき法律とは

労働者を雇う場合は、労働基準法第32条で定められている「労働時間」を守るのが原則です。労働者を守るため、雇い主が過剰な労働をさせないよう、労働時間や時間外労働の上限が定められています。具体的にどのような内容か、以下で詳しく解説します。

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労働基準法における労働時間について

労働基準法で、労働時間は「1日8時間・1週40時間」と定められています。労働時間とは、休憩時間を差し引いた、始業時刻から終業時刻までの労働時間のことです。40時間を超える労働は残業とみなされ、残業代の支払いが発生します。

法定労働時間を超えて労働させることは、原則不可です。法定時間を超える場合には、労使協定を締結し、労働基準監督署に届ける必要があります。また、一定の条件を満たしていれば、1ヶ月や1年を通して1週40時間にする変形労働制が認められます。

時間外労働の上限について

給与を支払えば、何時間でも残業させて良いというわけではありません。労働基準法第36条に基づく労使協定、いわゆる36協定により、時間外の労働や休日出勤について制限が設けられています。

36協定では、時間外労働や休日労働の上限などが定められています。36協定を締結していないのに、時間外労働・休日労働をさせると、労働基準法違反になります。また、36協定を締結していても、上限を超えて労働者を働かせることはできません。

法令に従い、長時間労働を改善するためには、勤怠管理による残業時間の見直しと削減が必要です。

勤怠管理システムの導入における注意点

勤怠管理システムを導入すれば、従業員の勤怠状況を正確に把握し、労務管理の改善や生産性を向上することが可能です。しかし、勤怠管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。法令遵守のために必要な項目もあるので、内容を把握しておきましょう。

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自社の就業マニュアルは法令に準拠したものか

勤怠管理システムを導入する際には、就業マニュアルが法令に準拠しているかを確認することが重要です。就業マニュアルが法令に準拠していない場合、企業は労働基準法違反に問われる可能性があります。

就業マニュアルが法令に準拠していることは、自社の法的責任を明確化するためにも必要です。従業員に対して、明確なルールやポリシーを提供し、法的な義務を果たすことで、訴訟などのリスクを低減できます。

就業マニュアルの変更にすぐ対応できるか

法改正や、自社の労働ルールの変更などにより、就業マニュアルは適宜変更する必要があります。その際、勤怠管理システムへの変更がすぐにできないと、従業員の勤務状況を正確に把握できず、労働管理や給与計算に影響が及んでしまいます。

法改正や労働環境の改善のために、自社の就業規則を変更する際は、変更にすぐ対応できるシステムの導入が大切です。

就業マニュアルと勤務実態に乖離がないか

勤怠管理において、就業マニュアルと勤務実態に乖離があると、労働基準法違反のリスクや、人事評価に不公平が生じる恐れがあります。

就業マニュアルは、労働基準法に基づいて作成されており、労働者と使用者が守るべきルールが定められています。そのため、就業マニュアルと勤務実態に乖離がある場合、労働基準法に違反している可能性が出てきます。

また、人事評価は勤務実態に沿って行われるため、就業マニュアルと勤務実態に乖離があると、人事評価が不公平になる可能性があります。

勤務実態に即した勤怠管理を行えるか

勤務実態に即した勤怠管理は、従業員の正確な労働時間を把握するのに重要です。正確な勤務時間を記録できていれば、労働時間に基づく賃金計算や法定労働時間の遵守が可能です。さらには、従業員に対する適正な給与支払いや、法的コンプライアンスも実現されます。

管理者・従業員双方が使いやすいシステムか

勤怠管理システムは、管理者・従業員双方が使いやすいシステムであることが大切です。勤怠データの集計・分析、不正打刻のチェックなど、勤怠管理業務を効率化するためには、管理者にとって使いやすいシステムでなければなりません。

また、打刻方法や打刻ミスの修正方法が複雑ではないなど、従業員側にとっても使いやすいシステムでないと、使用上の誤りが起こりやすくなるため注意が必要です。

まとめ

働き方改革関連法により、適切に勤怠管理を行うことが義務化されました。しかし、勤怠管理システムを導入していないと、常に法改正の情報を気にし、改正のたび管理表や集計項目の訂正をしなければなりません。それでは、管理者の負担が大きく、業務も非効率的です。

適切かつ効率的に勤怠管理を行うためには、勤怠管理システムを導入し、自社の就業規則に合わせて運用体制を整えることが重要です。併せて、管理者・従業員双方が使いやすいよう、ルールを整備することも求められます。

この記事を参考に、自社の課題にスムーズに対応できる勤怠管理システムの導入を検討しましょう。