資料作成代行とは？メリット・デメリットや比較のポイントも解説

資料作成代行は、会社の用意した資料をもとに、パワーポイントやワードなどで、発表に必要な資料を作成してくれるサービスです。この記事では、資料作成代行の選び方や導入のメリット・デメリット、サービスを依頼する際の比較ポイントなどについて詳しく解説します。

目次

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1. 資料作成代行とは
2. 資料作成代行に依頼可能な資料の種類
3. 資料作成代行の選び方
4. 資料作成代行のメリット
5. 資料作成代行のデメリット
6. 資料作成代行に依頼する際の比較ポイント
7. まとめ

資料作成代行とは

資料作成代行サービスは、専門性の高い業者が、文章やプレゼンテーション資料の作成を代行するサービスです。メリットとしては、高品質な資料が迅速に作成されるため、時間と労力の節約が可能です。

専門知識や表現力に優れた業者が担当するため、プロフェッショナルな仕上がりが期待できます。また、専門的な内容をわかりやすく伝えるためのストーリーテリングや視覚的なデザインも提供される場合があります。

資料作成に苦手意識がある方や、時間に余裕がない方にとって、効率的でクオリティの高い資料作成をサポートしてくれる便利なサービスです。

資料作成代行に依頼可能な資料の種類

資料作成代行サービスによって依頼できる資料は異なりますが、多くのサービスがパワーポイントを用いた資料作成を行っています。ここでは、実際どういった資料の作成が依頼できるのかについて、代表的な例を挙げて紹介します。

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顧客向けの提案書や営業資料

会社の利益に大きく関わる顧客向けの資料は、大変重要なツールです。自社の提案を正確に理解してもらうためには、分かりやすい資料が必要不可欠です。また、複数の競合がいる場合は、顧客の印象に残る資料でなければなりません。

このようなポイントを押さえた資料を毎回準備するのは大変な作業ですが、資料作成代行に依頼すれば、読みやすくてインパクトのある資料を作成してもらえます。

社内向けの企画書や決算説明会用の資料

社内でプレゼンをする場合、たとえ企画の内容が素晴らしくても、プレゼン資料が乏しければせっかくの内容がアピールできません。また、株主や投資家向けの決算説明会用の資料も、数字やグラフが分かりづらいと、不信感を与えてしまう可能性があります。

そのため、「プレゼンの資料作りに自信がない」「決算の内容を、より分かりやすく伝えたい」という場合は、資料作成代行を利用するのがおすすめです。

講演会資料や研修用のマニュアル

社外向けの講演会資料や新人研修用のマニュアルも、資料作成代行業者に依頼可能です。業者によっては、スライドショーやアニメーション、音声組み込みなどに対応している場合もあり、より読み手の興味を引く資料作成をお任せできます。

本来の業務以外の資料を作成しなければならないときは、自分の業務に専念するためにも、思い切って資料作成代行に依頼するといいでしょう。

資料作成代行の選び方

資料作成代行サービスを選ぶ際には、いくつかのポイントに注意しましょう。ここでは、資料作成代行サービスの選び方について、4つの項目に分けて解説します。

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結果を出すクオリティ

資料作成代行サービスを選ぶ際のポイントの一つは、結果を出すクオリティがあるかです。資料作成の目的は、プレゼンテーションや商談において、相手を納得させることにあります。

その目的を果たすためには、資料に盛り込む情報の精査や、わかりやすい伝達が重要です。クオリティの高い代行会社は構成力やデザイン、文章力などの専門スキルを持ち、効果的な資料を作成することができます。

クオリティの高い資料は、相手に信頼感を与え、意思決定や行動につなげる力を持っています。代行会社の実績や評判に加えて、専門スキルや機能をチェックし、結果を出す能力を重視しましょう。

ヒアリングの有無

ヒアリングがあるサービスを選ぶことは、受注率の向上や、商談化率の向上を目指す際に重要です。ヒアリングを通じて、資料の構成や入れるべき情報について専門家と相談し、最適な資料を作成することができます。

ヒアリング段階では、依頼の背景や目的を共有し、専門家とのコミュニケーションを通じてニーズを明確化しましょう。専門家のアドバイスや提案を受けることで、より成果の上がる資料を作成することができます。

価格の安さ

資料作成代行サービスを選ぶ際のポイントの一つは、価格の安さです。自社で作成する場合と、代行会社に依頼する場合の費用対効果を考慮し、質と価格のバランスを検討する必要があります。

一般的には、質の高い代行会社ほど価格も高くなる傾向があります。また、資料作成の構成から依頼する場合と、原稿を用意した上で依頼する場合では、費用に違いが生じます。さらに、画像作成など、オプション料金が発生する場合もあるので注意しましょう。

納期スピード

資料作成代行サービスを選ぶ際は、納期スピードも確認しておきましょう。急な商談やプレゼンテーションに必要な資料がある場合、納期が速い代行会社を選ぶことで、迅速な対応が可能となります。

ただし、納期スピードだけに焦点を当てると、品質や内容に影響が出る可能性があります。適切なバランスを考慮し、納期スピードと品質を両立させる代行会社を選びましょう。

資料作成代行のメリット

資料作成代行を依頼するメリットは、たくさんあります。ここでは、資料作成代行の代表的なメリットを3つを解説するので、参考にしてください。

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コア業務に集中することで生産性が上がる

資料作成代行のメリットとして、利用することにより、コア業務に集中でき、生産性が向上します。資料作成は、時間と労力を必要とする作業であり、それに費やす時間が、本来の業務の妨げになる可能性があります。

 しかし、代行会社に資料作成を依頼することで、専門知識やスキルを持つプロフェッショナルによって、効率的かつ高品質な資料が作成されます。これにより、自社の従業員は、本業に集中でき、生産性が向上します。

クオリティの高い資料が作成できる

資料作成代行を利用することにより、クオリティの高い資料が作成できます。代行会社は資料作成において、専門的な知識や豊富な経験を持ち、文章表現の技術に優れています。最新のデザインツールやテクニックを駆使し、視覚的に魅力的な資料を作り上げます。

また、論理的な構成やストーリーテリングの手法を適切に活用することで、伝えたいメッセージを明確に伝えることができます。クオリティの高い資料は、プレゼンテーションや提案活動の効果を高め、相手に信頼感や説得力を与えます。

企画・構成から依頼することも可能

資料作成代行を利用するメリットの一つは、企画や構成から依頼することができる点です。代行会社は、専門的な知識と経験により、資料の企画や構成においても的確なアドバイスやサポートを提供します。

自社での資料作成には、時間やリソースの制約があり、企画や構成について深く考えることが難しい場合もあります。しかし、代行会社に依頼することで、最適な企画や構成を構築することができます。

企画や構成の段階から代行会社と協力することで、より効果的な資料を作成することができます。経験豊富な専門家の知識とアイデアを活用し、クオリティの高い資料を提供することで、プレゼンテーションや提案活動の成功確率を高めることができます。

資料作成代行のデメリット

資料作成代行を依頼するメリットは、たくさんありますが、デメリットも存在します。ここでは、資料作成代行のデメリットを3つ紹介します。メリットだけでなく、デメリットも把握して、資料作成代行の依頼を検討しましょう。

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外注費用が発生する

資料作成代行を利用する際のデメリットの一つは、外注費用が発生することです。代行会社に依頼するためには、一定の費用が必要となります。費用は、プロジェクトの規模や内容によって異なりますので、事前に相場を調べておきましょう。

予算内で最適な代行会社を選ぶためには、複数の会社の価格やサービス内容を比較し、費用相場を把握することが重要です。また、料金体系や追加オプションについても確認し、予算やニーズに合致する代行会社を選ぶことが大切です。

社内の資料作成スキルが向上しない

資料作成代行を利用するデメリットの一つは、社内の資料作成スキルが向上しないことです。外部に依頼することで、専門的なスキルを持つプロが、資料を作成してくれますが、社内の従業員は、スキルを磨く機会を逃すことになります。

資料作成は、ビジネスにおいて重要なスキルとなります。社内の資料作成スキルを向上させるためにも、バランスを考えながら、代行の利用を検討する必要があります。

情報漏洩のリスクを伴う

資料作成代行は、情報漏洩のリスクを伴う場合があります。特に、個人がアルバイトや副業としてパワーポイント作成代行を行っている場合、セキュリティ対策や情報管理体制が不十分な可能性があります。

一方、信頼性の高い資料作成代行会社を選ぶことで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。代行会社は、セキュリティ対策や情報管理について厳重な対策を講じており、プロフェッショナルなスタッフによって業務が遂行されます。

また、秘密保持契約書によって、情報の取り扱いを明確化している場合が多く、安全性が高まります。情報漏洩は、企業にとって大きな損失をもたらす可能性があります。情報漏洩リスクを最小限に抑えるためには、信頼できる資料作成代行会社を選ぶことが重要です。

資料作成代行に依頼する際の比較ポイント

資料作成代行に依頼する際、適切な代行会社を選ぶためには、いくつかの比較ポイントを考慮する必要があります。ここでは、3つの比較ポイントについて解説します。

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資料作成の目的を明確にする

資料作成代行に依頼する際の比較ポイントの一つは、資料作成の目的を明確にすることです。目的が明確であれば、代行会社に要求する内容や、資料の形式が明確になります。

例えば、営業資料であれば、受注率の向上を目指し、プレゼン資料であれば相手を説得するための情報を、的確に伝えることが求められます。目的に合わせた効果的な資料を作成するためには、代行会社の実績や専門性を比較することも大切です。

継続か単発かでサービスを判断する

資料作成代行に依頼する際の比較ポイントとして、継続か単発かを考慮することです。もし継続的な資料作成のニーズがある場合は、長期的なパートナーシップを築ける代行会社を選ぶことが重要です。

信頼できるパートナーとの関係性を構築し、一貫性のある資料を作成することが可能です。一方、単発のニーズであれば、その都度依頼することが多くなります。この場合は、柔軟かつスピーディーに対応できる代行会社を選ぶことが効果的です。

継続的なニーズか単発のニーズかを明確にし、それに適した代行会社を選ぶことで、効率的かつ効果的な資料作成が実現できます。

仕事の業務量・作業範囲を確認する

資料作成代行サービスを利用する際は、作業範囲を確認することが重要です。依頼する内容が企画・構成まで及ぶのか、文章の清書のみ依頼するかなどを決める必要があります。作業範囲が広くなれば、自社の負担は軽減されますが、コストも増加する可能性があります。

代行サービスを利用する際には、コストや工程などを含めて、事前に十分なコミュニケーションを行いましょう。作業範囲を明確にすることで、スムーズなプロジェクトの遂行が可能となります。

まとめ

資料作成代行は、高品質な資料が作成されることや、コア業務に集中できるメリットが挙げられます。一方、デメリットとしては外注費用の発生や、社内のスキル向上に制約がかかることが考えられます。

比較ポイントとしては、資料作成の目的を明確にし、依頼する業務量・作業量を確認しておくことが大切です。資料作成代行は高品質な資料を得られ、効率的な業務を支援してくれます。自社の要件やバランスを考慮して、適切に利用しましょう。