面倒な交通費精算を効率化して楽にするには？交通費精算の課題も解説

経費精算業務の中でも特に多い業務が交通費精算です。しかし、交通費精算にはさまざまな課題があり、交通費の申請や承認に時間がかかったり、経理担当者の業務負担になっている企業も多いです。本記事では、面倒な交通費精算業務を簡単に効率化できる方法を解説しています。

目次

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1. そもそも交通費精算とは
2. 交通費精算の流れ
3. 交通費精算の課題
4. 面倒な交通費精算を効率化する方法
5. 交通費精算アプリ・経費精算システム導入の注意点
6. まとめ

そもそも交通費精算とは

出張や外回りなど、企業で働いていると常に発生するのが交通費です。基本的に交通費は従業員が立て替える企業が多く、会社に申請し交通費の精算をする必要があります。

交通費を精算するためには、従業員が精算書を作成し、上司の承認後に経理で精算処理を行います。複数人の人員を経由するため処理が滞りやすく、従業員や経理担当者の負担も多くなってしまいます。

しかし、近年ではICカードの普及で、アプリやシステムを導入すると、交通費精算を自動化して楽に処理することが可能になりました。この記事では、交通費精算の流れや交通費精算を効率化するための方法などについて解説します。

交通費として計上できる主な費用

交通費は移動にかかった費用を指しますが、経費として精算するには細かく分類されることがあります。一般的に交通費として計上できる費用を以下にまとめました。

1. 電車代
2. バス代
3. タクシー代
4. ガソリン代
5. 駐車場代

出張での新幹線代は企業ごとに異なり、旅費としてまとめて計上するケースと交通費とする2パターンに分かれます。

交通費精算の流れ

従業員が会社に交通費を精算してもらうには、交通費精算書の作成や上司の承認などが必要です。ここでは、一般的な交通費精算の流れを解説します。

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交通費精算書を作成

出張や営業の外回り等で発生した交通費を会社に請求するためには、まずは従業員が交通費精算書の作成が必要です。交通費精算書には、「日時」「利用した交通手段と経路」「運賃（片道・往復）」「訪問先の場所と目的」などを記載します。

多くの企業は社内で交通費精算書のフォーマットを用意しているので、記入漏れが無いように記入するだけです。タクシーは領収書がもらえますが、電車やバスを利用する場合は金額をメモするなどして忘れないようにしましょう。

上司に承認を得る

交通費精算書を作成したら、直属の上司に領収書を添えて提出します。上司が内容を確認して問題が無ければ承認印を押し、その後経理に書類が回ります。

しかし、上司が出張や会議などで不在が多い場合や、他の案件を多く抱えている場合はなかなか手が回らず、承認印がもらえないこともあります。スムーズに精算処理を進めたい時は、あらかじめ上司のスケジュールを確認しておきましょう。

経理担当に提出・承認を得る

上司の承認が終わった後、経理担当者が交通費精算書の処理を行います。交通費や経路・日付などの記載事項にミスが無いか、領収書と交通費に差額が無いか、金額が間違っていないかなどをチェックします。

他にも、最短ルートを通っているのか、定期区間を通っている場合には運賃を控除しているのか、不正な申請をしていないかなど、入念な確認が必要です。会社によっては、間違いがないかを複数人でダブルチェックすることもあります。

精算金を受け取る

交通費精算書と領収書を確認し、ミスや問題が無ければ交通費の支払いをします。一般的に精算金は、経理が管理している会社の小口現金から支払われることが多いです。

もし精算書にミスがあった場合は、申請した従業員に差し戻されるので、訂正してから再度提出する必要があります。多くの企業では交通費の精算を月末締めにしており、ギリギリに提出する従業員が多いと、経理担当者の大きな負担になりがちです。

交通費精算の課題

交通費を精算する手順は多くはありませんが、金額の計算に時間がかかることや、精算書の不備などの問題点もあります。交通費精算にはどのような課題があるのかを解説します。

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金額の計算に時間がかかる

交通費の精算は前述のとおり、申請者から上司・経理担当者を経由して支払われます。複数人の承認と確認が必要になるため、支払いが行われるまでに時間がかかってしまいます。特にコア業務が立て込んでいると、交通費精算は後回しにしがちです。

精算書を受け取った経理担当者は、交通費の金額の計算だけでなく記載に間違いが無いかを入念にチェックする必要があり、なかなかスムーズに処理ができません。さらに、管理ファイルなどに精算書の集計やデータを入力するのも、大きな負担になります。

経理に提出する前段階の、上司に承認印をもらう工程も、上司が不在がちな場合はなかなか手続きが進まず、経理に進むまでの時間がかかることもあります。

不備がある精算書が多い

基本的に交通費精算書は、従業員が営業や出張から会社に戻った後に作成します。しかし、他の業務が立て込んでいたり、うっかり忘れてしまったりすると、精算書の作成が遅れてしまいます。

精算書を後日作成すると、金額の記憶が曖昧になる場合もあり、提出期日ギリギリに急いで作成するとミスしがちです。特に複数回の外回りや出張が続く従業員は、記載ミスも増えてしまいます。

経理担当者は書類にミスがないかを確認し、不備があれば再提出を促し再度チェックする必要があり、大きな業務の負担となります。

小口現金の管理に手間がかかる

一般的に、交通費は会社の小口現金から支払われます。小口現金とは少額の費用を支払うために会社が用意している現金で、小口現金出納帳などの帳簿に付けて経理で管理しています。

小口現金から入出金するたびに帳簿付けが必要になり、金額の確認や管理も経理担当者の大切な業務です。1円でも現金が合わないと、担当者は原因を探して分かるまで退社できません。

小口現金の管理は経理担当者の負担が大きく、頻繁に交通費の請求が発生すると大きなストレスになってしまいます。

振り込み手数料がかかる

現金ではなく振り込みで経費の精算をする場合、振り込み手数料が発生します。現金を管理する手間と引き換えにコストがかかるため、経費がまれにしか発生しない企業の場合は、現金での管理がおすすめです。

反対に、多くの従業員と頻繁に経費精算をしなければならない場合は、振り込み手数料をかけてでも現金管理の手間をカットする方がメリットが大きいです。経費精算頻度の多さに合わせて選びましょう。

交通費精算に関するルール・業務フローが曖昧

交通費精算は、会社によっては申請方法やルールがはっきりと周知されておらず、従業員が業務フローを理解していない場合があります。

例えば、内勤をしている従業員がセミナー等で交通費が発生した場合に、交通費請求の方法が分からないと、教えてもらってから精算書を作成することになります。そうなると、作成から処理されるまで時間がかかってしまいます。

また、慣れていない者が精算書を作成すると、記載ミスが多いことや書き方を勘違いしている可能性が高く、差し戻して再チェックする工程にも時間がとられがちです。

面倒な交通費精算を効率化する方法

交通費の精算は全て手作業で行うと時間がかかってしまい、経理の大きな負担となります。ここでは、交通費精算を効率化するための3つの方法をご紹介します。

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SuicaやPASMOなど交通系ICカードを利用

近年の交通系ICカードの普及は目まぐるしく、多くの労働者が利用しています。ICカードはSuicaやPASMOなど地域によって名称は異なる種類があり、公共交通機関の運賃だけでなく、コンビニやドラッグストアなどの支払いでも利用できるのが特徴です。

仕事中の公共交通機関の利用時に交通系ICカードを使えば使用履歴が残るため、どの区間の交通機関を利用したのか、運賃や日付も一目で分かり、とても便利です。

会社のタブレット端末などに、従業員のICカードの情報を記録しておけば、従業員がその都度精算書を記載する手間も省けます。タクシーや飛行機など、ICカード非対応の交通費のみ精算書を提出するだけにすると、大幅に管理が楽になります。

交通費精算アプリを導入

スマホの普及から交通費精算ができるアプリも登場しています。交通費精算アプリは交通費を手入力するだけでなく、領収書を撮影すれば自動データ化される機能や、領収書のチェック・突合機能など、さまざまな便利な機能が備わっています。

多くの交通費精算アプリはSuicaなどの交通系ICカードと連携が可能で、ICカードで利用した交通費の計算の他、定期区間の自動計算機能などが使えます。パソコンを開かずにiPhoneやAndroidで簡単に使用できる点も、アプリの魅力の1つです。

アプリの料金体系は、領収書の件数に合わせた従量課金制や、支払い金額が固定の月額料金制などがあります。アプリの種類によって機能や料金が異なるので、用途に合った使いやすいタイプを選びましょう。

経費精算システムで自動化

交通費が発生する機会が多い企業におすすめしたいのは、経費計算システムや交通費精算システムの導入です。これらの精算システムは、交通費ICカードとの連携で申請者の作業が自動化され、精算書の作成が不要になり大幅に業務が効率化されます。

また、給与計算システムや人事システムなど、経費計算システムと親和性が高い既存ツールと連携することも可能です。これらのシステムを一括して管理すると、交通費計算だけでなく業務全体の効率化が図れます。

交通黄検索機能やクレジットカードとの連携など、便利な機能が備わっているツールもあるので、自社が必要な機能がある経費精算システムを導入しましょう。

交通費精算アプリ・経費精算システム導入の注意点

交通費精算を効率化できる交通費精算アプリや経費精算システムは便利な反面、導入には注意点もあります。交通費精算で気をつけるべきポイントを解説します。

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自社の経費精算業務の課題を把握

まずは、経費精算業務について自社がどのような課題を抱えているのかを、把握する必要があります。経理担当者の業務負担はもちろん、申請者の精算書作成方法や上司から経理に書類が届くまでの流れを確認しましょう。

例えば、申請者の記載ミスが多いのか、上司の承認が得られるまでに時間がかかっているのか、経理担当者が多忙で手が回っていないのか、などの課題の原因を探ります。そして、申請者・上司・経理担当者それぞれに要望を聞いてヒアリングするのが重要です。

その上で、どの交通費精算アプリや経費精算システムを導入すれば、より効率よく業務ができるのかを検討しましょう。しっかりヒアリングを行わないと、新しいツールを導入したのにあまり活用できていない、といった状態に陥ってしまいます。

無料トライアルで従業員が使いやすいか確認

交通費精算アプリや経費精算システムは、従量課金制や月額料金制などの料金体系があります。実際に従業員が使ってみて使いやすいかどうか、導入を迷っている企業の方は無料トライアルでお試しするのがおすすめです。

交通費精算アプリや経費精算システムには、スマホを経由して交通費申請から承認まで完結できるものや、Suicaで打刻申請・経費精算ができるものなどさまざまな機能が備わっています。

交通費精算アプリや経費精算システムは、経理担当者向けのタイプもあり、申請者には使い方が複雑に感じる場合があります。実際に触ってみて、操作は簡単なのか不便なところはないのかなど、確認してから導入を決めると安心です。

従業員に確認する

今までは紙某体で交通費精算書を作成していた企業が、スマホで交通費を申請するように変えてしまうと、拒否反応を起こす従業員もいます。特に年配の従業員が多い企業は戸惑ってしまう方も多いでしょう。

交通費精算アプリや経費精算システムを導入する前に、従業員向けのマニュアルを作成し実際に入力してみるなどのレクチャーを行うのがおすすめです。しっかり研修を行った上で使い方に不明点はないか、従業員一人ひとりに確認しましょう。

従業員の同意を得られず急に新システムを導入すると、使い方が分からず申請ミスが増えてしまい、経理担当者にさらに負担をかけることになります。

導入後のサポート体制まで考える

交通費精算アプリや経費精算システムを導入する前にしっかりと研修を行い、ヒアリングをしていても、いざ使いはじめると予想外の問題が浮上する場合もあります。もし問題が起こった場合でも、サポート体制を整えていればスムーズに解決に導けます。

例えば、申請者が申請方法や交通費入力の方法が分からない時は、サポートする担当者を決め、社内の経費関連の問い合わせ窓口を作るなど、あらかじめ準備しておきましょう。

また、よくある疑問点をまとめた質問集の作成や、質問できる問い合わせフォーマットを作っておくのも有効です。

まとめ

交通費の精算は、従業員が精算書を作成し、上司の承認印をもらってから経理に申請するのが一般的です。しかし、金額の計算に時間がかかり、不備のある精算書が多いことから、申請者にも経理担当者にも負担が掛かりがちです。

交通費精算アプリや経費精算システムを導入すると、交通系ICカードとの連携が可能で、交通費の管理が自動化できます。給与計算システムなどの他のツールと連動できるタイプも多く、業務全般の効率化が図れます。

自社の経費精算業務の課題を把握し、従業員が使いやすいシステムを取り入れましょう。