交通費精算書の書き方とは？作成時の注意点・無駄を防ぐ対策も解説

従業員が立て替えた交通費を精算する際に必要なのが交通費精算書です。頻繁に処理が発生するものですが、案外ミスや修正が多い書類でもあります。この記事では、交通費精算書の書き方・作成時に注意したいポイント・無駄や不正を防ぐための対策などについて詳しく解説します。

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目次

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1. 交通費精算書とは
2. 交通費精算書はなぜ必要か
3. 個人事業主も交通費を精算すれば節税になる
4. 精算の前に…通勤手当・旅費交通費との違いをおさらい
5. 交通費精算書の書き方
6. 交通費精算書の作成時に確認したいこと
7. 無駄な交通費を発生させないために
8. 交通費精算の効率化対策
9. 経費精算システム導入でミスや不正が防止できる
10. まとめ

交通費精算書とは

交通費精算所とは、外出や出張で発生した旅費交通費を後日精算するための書類です。会社の規定に沿った交通手段や区間を使用した旨を証明し、経費として請求します。多くの場合は1カ月ごとに精算され、自社の経理担当者が申請内容が適切かチェックします。

自宅と会社の往復は通勤手当とされるため、旅費交通費とは用途区分が異なります。しかし、会社によっては区別せずまとめて交通費とすることもあります。

交通費精算書はなぜ必要か

交通費精算所は、従業員が企業に経費を請求するために必要です。旅費交通費は事業に使った経費として精算し、健全な企業会計を維持しなければなりません。しかし労働基準法上、交通費の支払い義務は定められておらず、社内で期待を定める必要があります。

社内で定められた規定内で交通費の精算が必要であることを証明するため、交通費精算書が必要とされています。

個人事業主も交通費を精算すれば節税になる

個人事業主でも、事業を行うために発生した交通費を精算することで節税になります。確定申告で申告することになりますが、個人事業主の交通費は「旅費交通費」の勘定科目で処理します。

交通費が経費として認められるには、事業で必要不可欠だったかどうかが基準となります。例えば、オフィスへの出勤や取引先への交通費などが対象です。家族旅行のような私的な用事で発生した交通費は経費として認められないため、注意が必要です。

そのため、交通費を証明する領収書は、事業で使用したものとプライベートで使用したものに分けて保管しておく必要があります。

精算の前に…通勤手当・旅費交通費との違いをおさらい

それでは実際に精算業務へ入る前に、交通費とよく混同しやすいカテゴリについておさらいしていきましょう。

通勤手当

交通費と混同されやすい通勤手当ですが、2つには明確な違いがあります。交通費は「従業員の移動費用」で、通勤手当は「従業員の自宅と会社を往復するための交通費」です。交通費は経費に区分されるため全額非課税です。一方で、通勤手当は給与として支給され、月額15万円以上の場合は課税対象になります。支給の有無や規定も会社によって異なってきます。

旅費交通費

旅費交通費とは、日々の業務に関する交通費や、遠方へ出張した際に発生する旅費全体の経費のことです。行き先が同じ場合でも目的によって仕訳が異なってくるため注意が必要です。主な内訳として宿泊費用や出張手当などが含まれます。

交通費精算書の書き方

必須記載事項

交通費精算書として成立させるために必要な、必須記載事項は以下の5点です。一点も記載が無ければ精算不可となるため注意しましょう。

項目	内容
氏名	社員番号と一致させて個人を特定する
日付（交通機関の利用日）	公共交通機関を利用した日まとめて申請する場合は、時系列が分かるように記入
利用した交通機関	移動に利用した交通機関 ・新幹線　・JR　　　　・地下鉄 ・バス　　・タクシー　・飛行機　　など
出発駅・到着駅 / 出発地・到着地	出発欄に発車した駅、到着欄は到着駅途中下車した場合は、その駅名も記載
金額	上記で記載した経路の料金を記入定期券が通っている区間に含まれる場合、乗越にかかった金額を記入定期利用有の旨を、利用した交通機関の欄に記入

任意項目

以下の4点は交通費精算書に記載がなくても問題はありません。ですが交通費精算書に項目を設けることで会社の経費精算フローを効率化でき、申請者への確認の手間を減らすなど精算業務の負担を減らすことができます。

項目	内容
申請日	精算を申請する日付未来の日付になると無効とされるため注意
承認印	上長や担当者による確認証明印
目的地や訪問先	訪問した取引先や顧客の会社名など。 ・買い物の場合は店名や店舗名まで ・研修や行事の場合はその名前
利用目的	備品買い出しの内容や状況 出張内容の詳細など

交通費精算書の作成時に確認したいこと

交通費精算書は従業員が記入するため、記入ミスや不正な記入が発生する可能性もあります。ここでは、正しく交通費を支給するために、交通費精算書の作成時に確認したいことを解説します。

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片道・往復が明記されているか

片道と往復は記入が漏れがちなため、明記されていることの確認が必要です。往復支払ったにもかかわらず片道分しか支払われなかった場合、従業員に正しい経費の支給ができないことになります。

申請の二度手間を防ぐためにも、片道と往復まで記入されているか確認しましょう。

定期区間内が除外されているか

企業が通勤定期代を支給している場合、従業員が提出した交通費精算書のルートに、定期区間が除外されているか確認が必要です。定期区間が含まれている場合、通勤定期代と交通費で二重支給になるためです。

定期区間内の移動であることを失念していたり、記入を怠る従業員もいるでしょう。精算の際には従業員それぞれの定期区間を確認することが大切です。

税金が加算されていないか

交通費は基本的に税込みで支払っているため、税金を加算して申告する必要はありません。勘違いした従業員が別途10％をかけている可能性があるため、注意が必要です。不要な税金が加算されたまま承認すると、交通費を余分に支払うことになります。

申請区間の値段を調べて把握するなど、正しい値段で申請されているか確認が必要です。

最安ルートになっているか

交通費精算書に記入されたルートが、最安ルートになっているか確認が必要です。交通費を多くもらうために、実際のルートとは異なるルートで申請されることもあるためです。

経路探索システムでは最安のルートを調べる機能があるため、不正防止のためにも従業員が正しいルートを記入しているか確認しましょう。

無駄な交通費を発生させないために

交通費精算がずさんになれば、遠回りやわざわざ料金の高いチケットを購入するなどで無駄な交通費の発生を招きます。ここでは、無駄な交通費を支払わないための対策を解説します。

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できる限り領収書提出を義務にする

利用した証明となる領収書は、提出することを義務付けましょう。消費税法の関係で、3万円未満の交通費精算については領収書を不要とする企業が多いです。領収書が必須とはならない新幹線も、高額な交通費なので領収書があったほうが確実です。

領収書を保管しておくことで、税務調査が入った際に指摘されることもないでしょう。窓口で領収書が発行できる場合は、領収書を受け取るよう従業員に周知しておく必要があります。

交通手段別のルールを設ける

無駄な交通費の発生を防ぐためには、交通手段に応じたルールを設けましょう。あらかじめ従業員に周知しておくことで、誤った利用や申請を避けることができます。

タクシーの場合

タクシーは高額になるため、ある程度の利用制限をかける必要があります。例えば、駅と目的地の距離での利用可否や、長距離は電車で移動することなど定めておくことが必要です。

また、高額になりがちなタクシーは、遠回りなどで過剰請求されることもあります。利用した後は領収書の提出を義務付けるなどのルールも定めておくと良いでしょう。

従業員の自家用車の場合

自家用車の場合は私的な用事で使用することもあるため、経費として精算するためにはルールの細かな設定が必要です。

多くの会社では、仕事での走行距離をもとに精算されています。その際、ガソリン1リットルあたりの金額から割り出されることになります。1リットル15円と定めた場合、100キロの走行で1500円が経費として支払われるということです。

ガソリン代は頻繁に変動するため、自社と従業員の双方に不利益が出ないような料金設定や対応策を考えておくことが必要です。

交通費精算の効率化対策

交通費精算には正確さが求められるものの、一つ一つに誤りがないかチェックするには長い時間と手間がかかります。そのため、効率良く進められる仕組みの構築化が必要です。ここでは、交通費精算を効率化するための対策を解説します。

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ルールを就業規則に記載し、周知する

交通費精算のルールは就業規則に明確に記載し、従業員全員がいつでも確認できるよう周知が必要です。万が一トラブルが発生した際は、就業規則が周知されていないと企業側の責任が問われることもあります。入社したばかりの従業員にも周知を徹底しましょう。

必ず上長・経理担当者が確認する

交通費精算書は必ず上長や経理担当者が確認しましょう。従業員が単独で記入・提出・承認まで済ませる仕組みの会社も中には存在しますが、万が一不正があっても気がつかないことにもなります。

承認前には必ず上長や経理担当者などの管理側が確認し、単独での交通費精算は避けるべきです。

規定通りの記載を徹底する

規定通りの記載を徹底し、例外は認めないことで交通費精算の運用を確実なものにできます。少しでも例外を認めると、それに乗じて例外を利用する従業員が増えてルールが保たれなくなるリスクがあります。

必要項目の省略や規定外のことは認めず、差し戻しして修正させることが必要です。

経費精算システム導入でミスや不正が防止できる

交通費精算は、経費精算システムを導入することで、経理担当者の負担の軽減や就業規則を徹底できます。従業員の情報を登録しておくことで、定期代を除いた交通費の算出や最安値の検索、領収書のアップロードなど、PC上で様々な管理業務ができます。

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードに対応したものは、専用のカードリーダーにカードをかざすことで、データを交通費精算に活用することが可能です。

従来の作業負担が減って、経理担当が他の作業に専念する時間が増えますし、正確な計算によって従業員の過重請求もなくなります。

まとめ

交通費精算は、社員が立て替えた経費を確実に支払うために必要な書類です。運用ルールは会社ごとに定められるため、精算する上で必要となる項目の精算書のフォーマットが必要となります。記入漏れや書き方に不備がないよう、確実なチェックが必要です。

中には、遠回りや最安値以外のルートを申告する不正行為や、就業規則を理解せず無駄な交通費を発生させる従業員もいます。そのような行為を防ぐため、就業規則の徹底した周知や承認前の厳重な確認が必要です。

確実な交通費精算のためには、経理担当者や管理側の業務負担が増えがちです。従業員の情報を登録して正確な算出ができる経費精算システムを導入すれば、確実かつ効率的に交通費精算が可能になります。

自社の交通費精算を見直し、正しく支払えるよう管理しましょう。