タイムカードは廃止するべきか？勤怠管理システムとの比較とメリット

タイムカードは多くの企業で使用されていますが、紙での管理や集計作業には多くの手間や工数がかかります。近年では、タイムカードに代わり勤怠管理システムが主流になってきています。本記事では、勤怠管理システムの比較とタイムカード廃止のメリット・デメリットを解説します。

目次

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1. タイムカードと勤怠管理システムの比較
2. 勤怠管理システムの機能とできること
3. タイムカード廃止・勤怠管理システム導入のメリット
4. タイムカード廃止・勤怠管理システム導入のデメリット
5. 勤怠管理システムの選定ポイント
6. まとめ

タイムカードと勤怠管理システムの比較

タイムカードは、労働時間を客観的に管理・把握できる手段として、多くの企業で長年にわたり利用されています。ただし、タイムカードは紙に時間を打刻して労働時間を管理するため、集計作業にかかる手間や不正打刻対策などの課題があります。

さらに、近年の働き方改革の推進や新型感染症の蔓延によって、テレワークが普及したことにより、タイムカードによる勤怠管理がしづらくなったという企業も多くなっています。

これらのことから、最近では、いくつかの課題への対策として、勤怠管理システムが注目されており、システムを導入する企業が増えています。タイムカードと勤怠管理システムにおける、それぞれの機能などを比較した一覧表は下記の通りです。

	タイムカード	勤怠管理システム
ランニングコスト	機器購入費用や管理費用がかかる	オンプレミス型：サーバーの導入・運用・保守・管理費用がかかる
	集計や他システムへのデータ授受に手間や時間がかかる	クラウド型：システムの基本料金とデータ利用料金がかかる
費用対効果	機材購入は一度で済む	オンプレミス型：機器購入などの初期費用が高額になるが、導入後の人件費などを削減できる
	集計作業など手作業による人件費が発生する	クラウド型：集計作業などが自動化され、人件費削減につながる
効率化	タイムカードを集計し、手作業で給与計算システムなどにデータ入力する必要がある	オンプレミス型：導入や運用・カスタマイズなどを自社で行う必要がある
		クラウド型：導入が容易で、システムのアップデイトは提供元が行う
利便性	タイムカードのある場所に、従業員が個別で出向く必要がある	オンプレミス型：自社内のPCなどから打刻が可能となる
		クラウド型：インターネット環境により外部からの打刻が可能となる

勤怠管理システムの機能とできること

ここからは、勤怠管理システムができることとして、勤怠記録・保存機能、集計機能、管理機能、ワークフロー機能、アラート機能、主な5つの機能について解説します。

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機能	できること
勤怠記録・保存機能	出退勤打刻機能や保存データによる給与システムなどとの連携が可能となる
集計機能	記録されたデータをリアルタイムで集計し表示したり一覧表作成が可能となる
管理機能	勤務時間や労働条件が管理でき、職場環境の改善にもつながる
ワークフロー機能	申請から承認、決済までの処理の流れが電子化をベースに実行されます
アラート機能	労基法などの規定内で業務が遂行されているかをチェックし、警告を送付します

勤怠記録・保存機能

勤怠管理システムの基本となる機能の1つが、従業員の出勤・退勤時間を記録する「出退勤打刻機能」です。従業員の多くが、1つのオフィスに出勤するような会社では、設置されたカードリーダーに、ICカードやスマホなどの個人端末をかざすタイプが一般的です。

営業担当者などの外回り中心のスタッフや、テレワーク・在宅勤務が多い会社では、外出先や自宅からモバイルデバイスによる打刻が可能な勤怠管理システムの採用が多いです。

また、デバイスのGPS機能を利用して、打刻した時刻に加えて打刻された場所も記録できる機能も注目されています。

さらに、記録された勤怠データを保存し、給与計算システムと連携することで、自動的に給与が計算され、給与未払いなどのコンプライアンス違反といったトラブルも回避できます。なお、労務管理システムなどと連携すれば、勤怠管理業務の一元化も可能です。

集計機能

勤怠管理システムでは、従業員が打刻する時間を記録し、勤務状況として自動的に集計する機能があります。記録されるデータとしては、打刻情報のほかに勤務時間や出退勤時間、残業時間、出勤日数、有給日数などの情報が従業員ごとに保存されます。

紙ベースのタイムカード採用の場合には、これらのデータの収集や記録は手作業で行うことになり、集計作業に時間がかかるばかりか、ミスも起きやすくなります。

一方、勤怠管理システムには、保存されたデータを元にして、詳細なデータを表示する機能が搭載されています。さらに、集計作業や結果の表示、一覧表作成などの指示も、リアルタイムで可能となるため、日々の業務効率化をより一層図ることができます。

管理機能

勤怠管理システムには、さまざまな管理機能が搭載されています。例えば、従業員の打刻をベースにした勤務時間管理や残業時間管理、有給休暇管理、シフト管理、代休や振替休日、休日出勤管理などが挙げられます。

また、従業員毎の労働時間がリアルタイムで確認できるため、管理上の観点から、チーム内の労働時間のばらつきなども確認することができます。その結果、仕事の割り振りにおける再検討が行え、チーム内に公平感が生まれ、モチベーションアップへとつながります。

さらに、従業員の残業時間や長時間労働に対しても、リアルタイムでチェックできます。そのため、法令で定められた規定を超えそうな場合には、当事者に警告したり話し合いをしたりして、法令違反となる超過時間勤務を未然に防ぐことができます。

ワークフロー機能

一般的に「ワークフロー」とは、社内の手続きに必要な「申請・承認・決裁」などの処理の流れを指します。この流れの中で、会社規程のルールに従っているかどうかが判断されます。申請としては、交通費請求や有給休暇所得、入館証発行申請などがあります。

勤怠管理システムにおけるワークフロー機能とは、申請から承認、決裁までの処理が電子化されて行われます。例えば、PC上のフォーマットに必要事項を入力し、申請ボタンを押すだけで、申請の種類や部署に応じた担当者に向けて承認依頼が送信されます。

その際、承認者は、依頼された申請書の中身を確認して問題がなければ「承認」、不備があれば理由などを添えて「差し戻し」をボタンで返信します。宛先はシステムが判断するため、誤って関係のない部署に送信してしまう、というトラブルにおける不安はありません。

アラート機能

勤怠管理システムのアラート機能とは、労働基準法に定められた規定内で業務が行われているかを、システムが自動でチェックして、違反があれば警告を発する機能です。チェックの対象となるのは、月の総労働時間や残業時間、有給休暇の消化状況・有効期限などです。

もし、労働基準法などの法令に違反している場合や、違反しそうな状況を認識した場合は、アラート機能によって管理者や担当者に通知を行います。これにより、業務の効率化・改善などが期待でき、法令違反などが未然に防げます。

さらに、アラート機能により、従業員の働き過ぎによる過労や疲労を防止する健康管理の面でも役立ちます。また、企業が法令遵守を行うコンプライアンス対応の観点からも、有効に働く機能であると考えられます。

タイムカード廃止・勤怠管理システム導入のメリット

タイムカードを廃止し、勤怠管理システムを導入することにより、集計工数の削減や不正打刻・改ざんの防止、集計ミスの軽減、コスト削減、法令遵守への対応などのメリットが考えられます。ここでは、下記の6つのメリットについて解説します。

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集計にかかる工数を削減できる

タイムカードによる勤怠管理では、手作業による処理作業が多く、従業員数が多くなるほど集計工数も大きくなり、人事・労務担当者の業務負担が増えます。

仮に、Excel（エクセル）などの表計算ソフトを利用しても、勤務形態に合わせて複雑な計算式などを作成する必要があります。その点、勤怠管理システムでは、業務形態に対する個別設定が可能となり、集計工数も大きく軽減されます。

例えば、フレックスタイム制や変形労働時間制などの複雑な労働形態でも、一度の設定によって自働的に集計・計算が可能となり、ミスも低減されます。

勤怠管理以外の業務に集中できる

従業員数が多い企業であるほど、日々の勤怠管理を行うのは難しく、従業員一人ひとりの問題やエラーを見つけるのは大変です。そして、勤怠管理は法令の遵守としても大切な業務ではありますが、直接的な利益を生み出すわけではありません。

よって、有給の取得状況の管理や、勤怠の申請関連機能なども組み込まれている勤怠管理システムを使うことで、これまで担当者が勤怠管理にかけていた時間を削減することができます。その結果、他の企業利益につながる重要な業務に時間を振り分けることが可能です。

不正打刻や改ざんを防ぐことができる

タイムカードや手書きによる勤怠時間の管理には、不正打刻や改ざんの恐れがあります。例えば、本人が他の人にタイムカードの打刻を頼むケースがあります。このような状況の対処としては、監視カメラなどの設置が考えられますが、確実な証拠を捉えるのは難しいです。

また、カメラの設置は従業員との信頼関係を悪化させることにもなり、撮影したデータの解析などの手間もかかります。このように、タイムカードは導入しやすいですが、管理面では、完全にカバーできない問題も発生してしまいます。

しかし、勤怠管理システムでは、社員証やICカードの利用、顔・指紋による人体認証などの活用により、本人以外の打刻を防止でき、記録ミスも少なくなります。また、GPS打刻機能を利用して場所と時刻を特定し、一元管理できるシステムもあり、メリットも多いです。

多様な働き方に対応できる

タイムカードによる勤怠管理では、打刻のためにタイムカードが設置されている会社に出勤する必要があり、働く場所が限定されてしまいます。そのため、働き方改革などで推奨している柔軟な働き方への対応が難しくなります。

反対に、勤怠管理システムによる打刻方法は、主にPCやモバイル端末を使って出勤・退勤時刻を記録し、管理する方法です。さらに、ICカードや生体認証などを採用した打刻方法や、専用のアプリと連動したもの、入退室管理システムと連携したシステムもあります。

中でも、モバイルを利用した打刻方法は、直行直帰や在宅勤務、テレワークなどの多い企業におすすめです。GPS対応している機器からの打刻方法により、時刻と共に場所も特定できる管理が可能となり、より正確な勤怠情報の把握ができる点がメリットになります。

コスト削減ができる

タイムカードによる勤怠時間の管理では、タイムカードや関連書類の保管コスト、タイムカードの購入費用もかかってしまいます。また、勤怠時間の集計や給与計算システムへの転記などの工数や時間がかかり、人的ミスも発生しやすくなります。

しかし、勤怠管理システムには、給与計算機能を兼備した製品もあります。つまり、1つのシステムで管理が可能となれば、従業員個々に対応した労働時間の管理で給与などが自動的に計算され、担当部署の業務効率化やコスト削減につながります。

法令遵守ができる

勤怠管理システムを活用することにより、法令遵守ができる勤務体制や労働管理が実現できます。例えば、国が推進している働き方改革に沿った労働・残業時間の管理を適正に行えるため、企業としてのコンプライアンス対応も可能となります。

近年では、労働基準法によって、以前まで実質無制限で行われてきた残業が、働き方改革の一環として月45時間・年360時間までと上限が設定されました。そこで、勤怠管理システムを活用することで、この制限内での労働・残業時間の管理が容易となります。

また、労働関連の法令は短期間で制度改正されることが多く、勤怠管理もその都度、改正内容に応じた変更・対応が必要です。その点においても、勤怠管理システムでは、法改正の度に新しい内容を自動で反映することで、法令に遵守した業務の管理が適切に行えます。

参考：時間外労働の上限規制わかりやすい解説｜厚生労働省

タイムカード廃止・勤怠管理システム導入のデメリット

ここからは、勤怠管理システムの導入前に把握しておくべきデメリットとして、システム導入整備や運用ルールの設定、回線トラブルなどによる影響などについて解説します。

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システム導入整備や運用ルールの設定が必要

勤怠管理システムを導入する場合には、事前の準備や稼働にコストがかかることがデメリットとして挙げられます。多くの機能を有するシステムほど運用コストがかかる傾向にあるため、候補となるシステムを比較し、運用面の容易さやコスト面の確認が必要です。

また、勤怠管理システムは全従業員が利用することになるため、使い方や運用のルールなどの事前周知が必要となります。よって、従業員に対して説明会を開催したり、操作面でのサポートなど、細やかで丁寧なフォローも必要となり、手間やコストもかかります。

なお、自社独自の就業規則や勤務形態を設定している企業では、システム内容に合わせて修正が必要となります。システムが複雑すぎると、規則にそぐわない可能性があり、費用対効果の面からも的確でない場合があるため、システム選びは慎重に行いましょう。

回線トラブルなどの可能性がある

勤怠管理システムは、ネットワークを介して稼動する場合が多いです。よって、利用しているインターネット回線の速度が遅いと、システムの処理速度も遅くなり、画面上のページ切り替えが遅くて正しく読み込めないなど、業務の支障となるケースがあります。

このような状況が多発する場合は、インターネット回線のサービスやプランを変更して、回線スピードを速めることが必要となります。また、Wi-Fiなどのネットワークが利用できる場合は、回線を切り替えてみて、表示速度などを確認してみるのも1つの方法です。

タイムカードより使いにくい場合がある

業務を効率化する上で非常に便利な勤怠管理システムですが、従来まで使用していたタイムカードから変更することで、逆に業務の効率が悪くなる場合があります。例えば、通信環境にトラブルが起きて打刻ができない、専用のシステムトラブルで打刻ができないなどです。

正常に動いている時は大丈夫でも、認証方法が自社の業務形態と合っていなかったり、1つのパソコンへの負担が大きくなったりすると、システムに誤作動が発生する場合があります。そうすると、返ってタイムカードよりも使いにくくなってしまうことが考えられます。

よって、導入前にはシステム運用におけるシミュレーションをしっかりと行い、サポートの有無なども確認しながら、自社にとって価値のある変更を行いましょう。

勤怠管理システムの選定ポイント

ここからは、勤怠管理システムを選定するポイントとして、業種に合ったシステムや導入形態、操作性、セキュリティ対策やサポート体制、費用対効果、他システムとの連携など、6つの観点で解説します。

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業種に合ったシステムか

勤怠管理システムを選定する際は、自社の業種や企業規模などにマッチしているか否かのチェックが重要になります。業務形態や就業規則は企業によって違い、勤務体制や就業規則なども会社ごとに設定されるものが違います。

また、企業ごとに、フレックスタイム制の導入や在宅勤務の活用、休日出勤の扱いなど、独自の就業規則を設定している場合が多いです。よって、選定候補となる勤怠管理システムが、自社の勤務スタイルに対応し、的確に稼働するかどうかがポイントになります。

さらに、勤怠管理システムの導入には予算も時間もかかり、一度導入すると、すぐに変えられるわけではありません。そのため、短期的な観点に加えて、将来の働き方も見据えた、中・長期的な視点から選定することが大事になります。

導入形態

勤怠管理システムの導入形態としては、オンプレミス型とクラウド型が挙げられます。これら2つを比較し、それぞれのメリット・デメリットは下記の通りです。

オンプレミス型

オンプレミス型の勤怠管理システムでは、自社にサーバを用意し、システムをインストールして利用する形態になります。インターネット経由の接続にならないため、外部からの攻撃リスクが軽減し、セキュリティ面でも強固なシステム構築が可能となります。

また、自社独自の機能をカスタマイズで追加する際にも、比較的容易にできる点もメリットになります。一方、サーバ導入・設置にかかる費用や、運用費などのコスト面が高額になる傾向になる点がデメリットとして考えられます。

さらに、システム運用や保守を自社で行う必要があり、そのための運用管理者や担当者を確保し、育成する必要があります。

メリット	デメリット
セキュリティ面が強固になる	機器購入など導入時の費用が高額になる
カスタマイズが容易になる	運用管理者などのアサインが必要となる
	導入から稼働まで長期間を要する

クラウド型

クラウド型の勤怠管理システムは、オンラインで利用できるクラウドサーバを経由してシステムを利用する形態になります。インターネット環境があれば、場所に関係なくアクセスでき、利便性の良さや初期費用をかけずに導入できる点などが注目されています。

クラウド型勤怠管理システムのメリットとしては、初期投資が抑えられる点や、導入が容易、運用管理業務が不要、法改正の際にも自動でアップデートされる、場所・時間を問わずにアクセス可能、給与システムとの連携が円滑に行われる点などが挙げられます。

反対にデメリットとしては、拡張性が低い点や、セキュリティ面は提供元に依存することになる点、連携可能なシステムは製品によって異なる、などが挙げられます。しかし、無料で試すことができるサービスもあり、現在、勤怠管理システムの主流となっています。

メリット	デメリット
初期投資が抑えられる	拡張性が低い
導入が容易にできる	セキュリティ面は提供元に依存する
運用管理業務が不要となる	連携可能なシステムは製品によって異なる
法改正にも自動アップデートされる
場所・時間を問わずアクセス可能となる
給与システムとの連携が円滑に行われる
無料のお試し版が利用できる

操作性

勤怠管理システムの選定ポイントとして重要なのが、操作性の良さです。これまで、タイムカードの打刻に慣れてきた従業員が移行して利用することになるため、画面設計がシンプルで、直感的な操作が可能となり、楽に操作・運用ができるシステムがおすすめです。

その対策の1つとして、無料プランや期間限定のトライアル版などがあれば、導入前に操作性を確認することができます。実際に従業員や管理者に使ってもらい、操作性を確認・評価してもらうことで、失敗の少ない選定が行えます。

セキュリティ対策やサポート体制

勤怠管理システムには、従業員の個人情報などが登録されることになります。そのため、外部からのアクセスや情報の漏えいなどに対し、強固なセキュリティが求められます。このセキュリティ対策も、システムの選定における重要なポイントになります。

外部からの不正アクセスに対しては、ファイアウォールによる防御や、悪意のあるサイバー攻撃に対して備えが万全であるかが大事になります。また、データの通信を暗号化し、盗難や改ざんを防ぐ仕組みである、SSL（Secure Sockets Layer）の搭載もポイントです。

さらに、データ保護対策として、XSS（クロスサイトスクリプティング）やCSRF（クロスサイトリクエストフォージェリ）などのデータ保護対策が取られているか、事前にシステムのサービス会社に確認することも大事になります。

費用対効果

勤怠管理システムは、直接的な利益を生むソフトではないため、費用対効果が判定しにくい面があります。そこで、システムを導入する際には、いくつかの項目を事前に明確にして検討することが重要です。

例えば、システム導入での会社側のメリットや従業員にとってのメリット、具体的に業務をどれだけ効率化できるのか、システム導入前と導入後のコスト差はどのくらいになるのかなどを明確にして、社内の理解・同意を得ることが重要なポイントになります。

給与計算システムとの連携

勤怠管理システムと給与計算システムの連携は、業務の効率化の観点から非常に重要です。仮に、互いのシステムが連携できる環境が整っていないと、連携ができないばかりか、システム導入のメリットを最大限に活かせません。

最近では、勤怠管理と給与計算がセットになって1つのシステムとして提供されている製品もあります。そのため、勤怠管理システムを選定する場合には、このような一体型の製品も選択肢の1つになります。

また、2つのシステムが連携される場合のメリットとしては、業務の自動化により、何度もデータの入力や出力を繰り返す必要がなくなり、人的ミスも低減されます。さらに、連携によって必要な人材も減り、人件費の削減や人材の再配置も可能となります。

まとめ

勤怠管理システムを導入して、従来のタイムカードによる打刻を電子化することにより、様々なメリットが挙げられます。例えば、集計作業の効率化や労働時間の管理の強化、紙保管の抑制や労働時間が正確に把握可能、働き方改革にも柔軟に対応できるなどです。

その結果、従業員のモチベーションアップや内部統制の強化、企業全体の利益にもつながります。よって、勤怠管理システムの導入は、企業の業務効率化において大きな意味を持ちます。

今後、従来から使用しているタイムカード制度を見直し、勤怠管理システムの導入を検討する際には、本記事を参考にしながら、自社にフィットするシステムを選定し、更なる業務改善や業績向上を図ってください。