就業規則に沿った勤怠管理システムの運用法｜導入時にチェックすること

勤怠管理システムを導入しても、自社の就業規則に沿っていない場合は別途管理が必要となり、勤怠管理システムのメリットを得られない場合があります。本記事では、就業規則の目的や必要性の他、就業規則に沿った勤怠管理システムの設定方法や、導入時のチェック項目を解説します。

目次

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1. 勤怠管理システムにおける就業規則に沿った設定の重要性
2. 就業規則とは
3. 就業規則に沿った勤怠管理システムの設定・運用方法
4. 勤怠管理システムを導入する際のチェック項目
5. まとめ

勤怠管理システムにおける就業規則に沿った設定の重要性

勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況を管理するためのシステムです。このシステムを導入する際には、就業規則に沿った設定を行いましょう。就業規則に沿った設定を行うことで、労働基準法に違反するような勤怠管理を防ぐことができます。

また、従業員の勤怠状況を正確に把握できるほか、給与計算の精度を向上させるメリットもあります。就業規則に則った設定を行わない場合、規則に違反していても気が付くことができず、大きなトラブルに繋がってしまうケースもあるでしょう。

勤務時間・休憩時間・残業時間・有給休暇など、細かな設定を行った上で運用をスタートさせることが重要です。必ずあらかじめ設定を行い、規則違反があった際に迅速に対応できる体制を整えましょう。

就業規則とは

就業規則とは、企業において使用者が労働基準法等に基づき、企業における労働条件などに関する具体的な決まりについて定めた規則集のことです。就業規則は、労働契約法第89条に基づき、使用者は労働者に対して就業規則を明示しなければなりません。

就業規則は必ず作成しなければならず、従業員が求めた場合はいつでも見せる必要があります。作成していない場合は違法となり、労働基準法違反で罰せられるのはもちろん、従業員とのトラブルが発生するケースもあるでしょう。

就業規則の目的

就業規則は企業と従業員、双方の権利義務を明確にしてトラブルを未然に防ぐ役割をはたしています。労働時間・賃金・休日・休暇・解雇・懲戒など、労働者の労働条件に関する事項をあらかじめ決めておくことで、トラブルを未然に防ぐことが可能です。

就業規則の目的としては、労働条件の均等化も挙げられます。従業員ごとの規則の違いをなくし、企業全体でルールを定めることで均一化を図ります。

就業規則の必要性

就業規則は従業員の労働条件や就業に関する規則を定めたものであり、企業経営には欠かせないものです。就業規則は労働基準法によって作成が義務付けられており、作成していない場合には違法となってしまいます。

そのため、企業を経営する上では必ず作成しなければなりません。就業規則がない場合は、事業主は労働者の労働条件を自由に変更でき、労働者の権利が侵害される可能性があります。従業員と企業で揉めることのないように、必ず作成しましょう。

労働者側は就業規則をいつでも自由に確認することができ、安心して働けるのがメリットです。就業規則を定めることは労働者の権利を守り、トラブルを防止することにも繋がります。

就業管理と勤怠管理の違い

就業管理と勤怠管理は、どちらも従業員の労働時間の管理に関連する言葉ですが、意味合いが異なります。以下で、それぞれの概要とともに違いを解説します。

就業管理とは

就業管理とは、従業員の労働時間や勤務形態、休暇などの労務管理全般のことです。就業管理を効果的に行うことで、従業員の労働時間や勤務形態を適正に管理し、トラブルを防止することができます。また、従業員のモチベーションや生産性の向上にも繋がるでしょう。

就業管理の中には、労働時間管理・勤務形態管理・休暇管理・給与計算・人事評価などがあります。就業規則を定めた上で行うのが就業管理であり、規則の内容をもとに管理するのが基本です。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の勤務時間・出退勤時間・休憩時間・残業時間などを記録し、管理することです。従業員の労働時間や休暇状況を把握することで、人件費の管理や労働基準法の遵守に役立てられます。

勤怠管理は就業管理の一環として行われるもので、どちらも企業にとっては重要なものです。従業員の勤務時間や出退勤時間の管理においては、タイムカードを利用する方法のほか、PCやスマホで管理する方法があります。

また、勤怠管理システムを導入すれば効率の良い管理が可能です。正確な勤務時間を管理できるため、給与計算の際にも役立ちます。

就業規則に沿った勤怠管理システムの設定・運用方法

勤怠管理システムは、就業規則に則って設定する必要があります。以下で、就業規則に沿った勤怠管理システムの設定・運用方法を解説します。今後、導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

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集計ルールの設定

勤怠管理システムの集計ルールとは、勤怠データの集計方法を設定することです。集計ルールの設定では、勤務時間の計算方法・残業時間の計算方法・休暇の計算方法・出勤日数の計算方法・欠勤日数の計算方法などを細かく設定できます。

勤務時間の計算方法に関しては1分単位・15分単位・30分単位など、企業が定める単位での設定が可能です。残業時間の計算方法は、法定残業時間や超過残業時間などの計算を設定することも可能です。

休暇の計算方法は有給休暇、特別休暇などを設定して計算できます。集計ルールは、自社の就業規則や労働基準法に基づいて設定しなければなりません。集計ルールは勤怠管理システムの種類によっても異なるため、自社の就業規則が対応できるか確認しましょう。

有給休暇の設定・管理

勤怠管理システムにおける有給休暇の設定・管理とは、従業員の有給休暇の取得・消化を管理することです。有給休暇の設定では、付与日数・取得条件・取得申請方法・取得制限・残数管理などが行えます。

有給休暇の設定・管理は、集計ルールと同じく、自社の就業規則や労働基準法に基づいて行わなければなりません。労働基準法では、就業から半年経過すると10日の有給休暇が取得できる決まりになっています。自社のルールとあわせて適用させましょう。

また、有給休暇の設定・管理は、勤怠管理システムの種類によって異なるため、自社の就業規則にあわせた設定ができるか確認した上で設定を行ってください。

残業時間の設定・管理

残業時間の設定・管理では、残業時間の上限・申請方法・承認方法・集計・分析などを行えます。残業は基本的に月45時間、年間360時間までと決められており、特別な事情などがない限りは決められた時間を超えた残業はさせられません。

就業規則の内容を交え、残業時間の設定を行いましょう。残業時間を管理することができれば、残業代の計算がしやすくなるほか、未払いなども防げます。また、過度な残業などがあった際も早い段階で把握でき、トラブルを未然に防止できるでしょう。

みなし残業などを設けている場合には、就業規則に則った設定を行ってください。その際、みなし残業として設定している時間を超えた場合は、別途で残業代を支払う必要があります。

アラートの設定

勤怠管理システムには、アラート機能と呼ばれるものがあります。あらかじめ設定した条件に該当した場合に、アラートを通知する機能です。勤怠管理システムが従業員の勤怠状況を監視し、長時間労働や欠勤など設定した条件を満たすとアラートを通知します。

アラート機能を活用すれば異常な勤怠状況を早期に把握し、適切な対応を行うことが可能です。出勤が遅れている、残業時間が長い場合にアラートを通知するように設定しておけば、従業員の労働環境を整えるのにも役立つでしょう。

アラート設定を行うことで従業員の勤怠状況をより正確に把握し、労働災害やメンタルヘルスの悪化などのリスクを未然に防ぐことができます。従業員の安全と健康を守るために欠かせない機能のため、システム導入の際は積極的に活用しましょう。

勤務制度にあわせた設定・管理

勤怠管理システムを導入する際は、フレックスやシフトなど勤務制度にあわせた設定を行うことも大切です。勤務時間・休日・残業時間など、自社の勤務制度を細かく設定しましょう。勤怠管理システムによっては、自社独自の勤務制度を設定できる場合もあります。

時短勤務や特別休暇など、自社ならではの制度を設けている場合には、カスタマイズ性の高い勤怠管理システムを選ぶのがおすすめです。システムをより効率よく活用するためにも、自社の勤務制度にあわせた設定ができるものを選んで導入しましょう。

勤務形態にあわせた設定・管理

企業によっては直行直帰・リモートワーク・フルタイム・パートタイムなど、さまざまな勤務形態を設けている企業もあるでしょう。勤怠管理システムを最大限活用するためには、自社の勤務形態にあわせた設定を行う必要があります。

社員によって勤務形態が異なる場合には、柔軟に対応できるようなシステムを選ぶのがおすすめです。自社の勤務形態により、使用するシステムを選び分けましょう。

法定内・法定外残業の設定

勤怠管理システムにおいて、法定内残業と法定外残業の設定は労働基準法に基づいて行われます。労働基準法で法定内残業は1日8時間、1週間40時間以内の残業と定められており、法定外残業は法定内残業を超える残業のことです。

勤怠管理システムでは、法定内残業と法定外残業を区別して管理する必要があります。法定内残業は通常の賃金で支払われますが、法定外残業は割増賃金で支払わなければなりません。法定内残業と法定外残業を区別して管理すれば、従業員に適切な残業代を支払えます。

また、法定外残業時間を把握することで、労働時間の長さや残業代の支払状況をチェックすることができます。残業代の過不足を発生させないためにも、適切に管理しましょう。

給与計算用の設定

勤怠管理システムにおける給与計算用の設定では、勤務形態・基本給・残業代・賞与・休日出勤手当・深夜勤務手当・交通費などを設定して管理します。給与計算用の設定を行い、自社の給与計算システムと連携させれば、給与計算の手間が省けるでしょう。

正確な給与計算が行えるため、未払いなどのトラブルを未然に防げるのもメリットです。人為的なミスもなくなり、給与計算の業務がスムーズに進められます。担当者の負担を減らすことができれば、残業代の削減などコストカットにも繋げられるでしょう。

勤怠管理システムを導入する際のチェック項目

勤怠管理システムの導入を検討している場合には、自社の就業規則をチェックするほか、システムの使いやすさなどを確認する必要があります。以下で、システム導入の差のチェック項目を詳しく解説します。

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自社の就業規則が法令に準拠しているか

勤怠管理システムを導入する際は、自社の就業規則が法令に準拠しているかどうか確認しましょう。従業員の労働条件や労働環境を管理し、労働者の権利を保護するために必要な労働管理を行い、不適切な部分がないかチェックすることが大切です。

システム導入の前に、従業員が安心して働ける環境を作り、体制を整えてからシステムを導入するのがおすすめです。就業規則自体が法令に違反している場合には、勤怠管理システムを導入しても正しい管理が行えません。

就業規則と勤務形態の整合性

勤怠管理システムを導入する場合は、就業規則と勤務形態の整合性が取れているかどうかチェックすることも大切です。勤務形態にはフルタイムのほか、在宅勤務・テレワーク・時短勤務など、さまざまなものがあります。

現在の勤務形態が就業規則に則っているかどうか、必ず確認しましょう。就業規則と勤務実態に差がある場合は、従業員から訴えられたり、労働監督署から指導が入ったりするケースもあります。

就業規則の変更に対応できるか

就業規則は一度作成したら終わりではなく、適宜変更する必要があります。法律の改正や会社の経営方針の変更、従業員の要望に応じる際には変更が可能です。ただし、変更があった場合には必ず従業員に知らせるようにしましょう。

就業規則の変更が必要かどうかは、企業の状況によって異なりますが、変更した場合に柔軟に対応できるシステムを選ぶのがおすすめです。

使いやすさ

勤怠管理システムは、使いやすさを重視して選ぶことも大切です。給与計算や勤怠管理の手間を省き、正確な管理を行うためのシステム導入にも関わらず、使いにくく効果が最大限発揮できなかったら意味がありません。

管理者・従業員の双方が使いやすいシステムを選びましょう。必要な機能が備わっているのはもちろん、直感的な操作で使えるなど操作性にも注目して選ぶのがおすすめです。また、不安がある場合にはサポート体制にも注目すると良いでしょう。

まとめ

就業規則の作成は法律で定められており、企業を運営していく上で欠かせないものの1つです。従業員と企業の間で労働する上でのルールを決めておくことで、余計なトラブルや従業員同士のトラブルをなくせるでしょう。
また、勤怠管理システムを導入する際には、自社の就業規則に則った設定を行わなければなりません。まずは、自社の就業規則が法律を遵守しているかどうか確認し、勤務形態などにあわせたシステムの導入を検討しましょう。