社宅代行とは？サービスの仕組みやメリット、比較のポイントを解説
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- 社宅管理代行サービスは、社宅管理における約9割の業務を代行する便利なサービス
- 社宅管理業務の窓口を一本化するだけでなく、社宅利用者の満足度向上にも繋がる
- 業務範囲や実績、取り扱いしている物件の数などを依頼前に把握しておくことが重要
社宅代行は、企業が法人契約している借り上げ社宅の管理運用業務を代わりに行うサービスです。契約者や不動産との手続き・やり取りを代行します。この記事では、社宅代行サービスの仕組みや利用のメリット・デメリット、サービスを依頼する際の比較ポイントなどを解説しています。
社宅代行とは
社宅代行とは、簡単に言うと「自社の社宅管理業務を代行するサービス」です。主に法人契約している借り上げ社宅との新規契約や更新、退去などの手続きを外部に委託できます。
賃貸住宅の社宅管理には、不動産の専門知識が求められ、家主や管理会社、仲介業者などとの多くのやり取りが必要です。なお、家主が個人の場合は、社宅ごとの家主と個々で契約しなければならず、従業員数が多いほどに多くの対応が求められます。
そのため、社宅管理業務は膨大で複雑になりがちです。それが、社宅代行サービスの活用により、社宅管理業務のほとんどは代行に任せられるため、導入によって業務効率の向上が期待されています。
社宅代行サービスの仕組み
賃貸契約・管理には多くの過程があり、社宅管理業務の場合も入居者への支払い依頼や催促、契約に関する書類作成と押印、契約更新・契約解除に関する案内と手続き、といったように業務内容は多岐に渡ります。
社宅代行サービスは、これらの企業業務を代行して行うだけでなく、入居者への急なトラブル対応、社宅担当者への定期的な連絡、不動談会社への一括対応など、社宅に関する業務を一任してくれる仕組みとなっています。
また、住宅に関することは専門的な知識も必要とするため、難しいと感じる業務を専門性に邪魔されることもなく、不動産管理のプロに全てを任せて、他の業務に集中することができます。
社宅代行サービスの内容
社宅代行サービスは、社宅管理に必要な事務作業から関係者とのやり取りなど、多くのプロセスを代行できます。ここでは、社宅代行サービスの内容を詳しく解説します。
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新規契約時
企業が所有している社宅ではなく、借上社宅を利用する場合、新規契約時は物件探しから契約業務、入居日の調整と注意事項の説明、鍵の受け渡しなど多くの手続きが発生します。
社宅管理業務において、新規契約が最も作業量の多いプロセスですが、これらの手続きのほとんどを、社宅代行サービスによってカバーできます。
物件探し（選定）
社宅を契約する際には、物件探しから始まります。社宅代行の会社が提携している、社宅管理の規定に合った物件や入居者の希望条件に合った物件を、提携する不動産会社から情報を取得・選定できます。条件を絞って探せるため、希望の物件を見つけやすいでしょう。
選択した情報から入居者が希望の物件を見つけた場合、下見を手配します。しかし、転勤などで離れた地域に行く場合を含め、自社の担当者や従業員が現地へ赴くのに日程調整が難しいことがあります。
その場合、社宅代行サービスが代わりに下見を実施し、物件の内部の写真や動画を撮影することで、入居者が下見のイメージがつくような手配が可能です。豊富な専門知識をもとに下見するため、入居者も安心して任せられるでしょう。
希望物件への申し込み
希望の物件が決まれば、入居の申し込みの手続きを代行してもらえます。代行実績が豊富な会社であれば、希望条件に応じて交渉も期待できます。
入居の申し込みは、書類の提出や審査の手続きなどで、プロセスが多くなりがちです。多くの従業員の社宅を手配する場合、それだけ不動産会社や家主とのやり取りが増え、膨大な作業が発生してミスにつながることもあるでしょう。
よって、申込に関しても社宅代行会社が実施することで、書類の不備や手続きが漏れるリスクの低減が期待できます。自社の担当者の作業負担が減る分、自分の業務に集中してミスしにくくなります。
新規契約
新規契約の手続きにおいて、契約書の作成や受け渡し、署名捺印、入居案内の受け取りなどの代行が可能です。
また、社宅代行会社は契約の前に契約内容をチェックして、社宅規定の確認や書類の不備の修正をしてくれます。トラブルの元となる大事な契約内容をプロの目で確認することで、契約を安心してスムーズに行えるでしょう。
契約の説明内容はボリュームが多いため、一つひとつの立会には長い時間を要します。全ての契約内容の正確な把握は、大変な業務になりがちです。社宅代行を利用することで作業時間が減るだけでなく、契約内容を正確に理解し、適切な保管まで依頼できます。
契約金支払い
社宅代行会社は敷金・礼金、仲介手数料や初月の家賃など、契約時に必要な支払業務を代行できます。入居者それぞれが別の不動産と契約していても、代行会社が一括で支払いの処理を実施できます。
契約金の支払いに限らず、毎月の賃料の支払いを代行できる会社もあります。社宅代行会社がそれぞれの賃料を支払い、自社にまとめて請求する形が取られることで、自社が行う支払い業務は月に一度で完結できます。
また、引越しの手配ができる代行会社であれば、引越し依頼や代金の支払いも一括で行えます。遠方であったり対応する人数が多かったり、引越しの手配に困っている場合は、引越しに対応したサービスを選ぶことも効果的です。
契約金・引っ越し費用は、費用としても一番大きなものとなり、サービスの活用によって経理の負担も大幅に削減できるため、大金の支払い漏れや送金ミスの防止にもつながるでしょう。
鍵の受け渡し
従業員のスムーズな入居のため、管理会社の連絡先や入居のルール説明などを不動産会社に代わって説明し、サポートしてくれます。専門知識が豊富なため、不明な点がある場合にも適切なアドバイスや提案が可能です。
契約更新時
自動更新ではない場合、契約の満了日が近づくと契約更新の手続きが必要になります。その際、社宅代行サービスによって様々な更新業務を代行してもらうことが可能です。そんな、契約更新時に受けられるサービス内容にもいくつかの種類があります。
更新意思確認
契約の更新時は、更新の意思確認が必要です。基本的には契約が満了する2ヶ月〜4ヶ月前までには更新条件の提示など含めて意思確認がとられます。初回契約時とは条件が変わっていることもあるため、通知書面の内容は慎重に確認が必要です。
社宅代行では更新条件の精査を含め、社宅代行会社が更新を通知してくれます。前回の説明から変更点がある場合は、必ず通知書面で報告をしてくれるため、知らない間に賃料が上がってしまうということもないでしょう。
また、更新の意志確認が取れた後は、更新のための必要書類を作成して契約者に通知してくれます。
更新書類チェック
更新書類の作成・署名捺印が完了した後、更新書類に不備がないかをチェックします。社宅の更新業務は、同時期に複数件発生することが多いため、自社で処理するには多くの時間と手間を割くことになるでしょう。
更新手続きに不備があると、トラブルの発生にもつながるため、過程は漏れなく進めなければなりません。社宅代行会社が更新書類を用意して、複数の手続きを一括で進めることで、確実な更新手続きを行うことが可能になります。
更新料支払い
社宅代行会社が新規契約時や毎月の家賃の支払いと同様、更新料の支払い管理を代行してくれます。契約している複数の物件の更新料をまとめ、一括で支払いを行います。
自社が更新料の支払いを行う場合、複雑な作業や業務負担の大きさによる支払い漏れが発生するリスクもあります。それぞれの更新時期に合わせて代行を行ってくれる、プロの社宅代行会社に任せることで、漏れなく確実な支払業務が期待できるでしょう。
解約時
退去の際には立会や精算などのプロセスが発生しますが、社宅代行サービスは、解約時の手続きまで手厚いサポートを実施します。費用面だけでなく、次の入居者に向けた原状回復についてもサービスを活用するメリットがあります。
解約連絡
社宅代行サービスでは、解約する際の家主や管理会社への連絡について代行依頼ができます。解約時の連絡において、契約者によって書面が必要になるなど、契約相手に合わせて連絡対応しなければならず、自社で手続きする場合は手間がかかるでしょう。
社宅代行会社が解約の連絡を代行することで、それぞれの契約相手に合わせた連絡を行えるため、迅速で確実な解約手続きを進めることが可能です。
原状回復の費用精査
退去する前には、目立った傷や破損箇所の申告など、原状回復の費用精査が必要になります。社宅代行サービスは入居者に代わって、費用精査まで代行できるため、プロの目による精査で申告漏れによるトラブルを防ぐこともできるでしょう。
退去時の費用に関しては、退去者の負担となることが多く、トラブルにも発展しやすいです。ただし、代行会社の中には費用の負担区分を明確化していることもあるため、家主との交渉を省き、適切な費用を算出してもらえます。
解約精算
解約にあたって、敷金の残高や原状回復に必要な費用を精算する必要がありますが、社宅代行サービスにより、解約精算まで代行が可能です。
物件ごとの精算は手間がかかる作業になりがちですが、代行をしてもらえることで確実に精算が可能です。プロの家主や管理会社との交渉もできるため、トラブルも未然に防げるでしょう。
また、解約時の精算方法は会社によって様々であり、解約時の費用精算が不要となる仕組みを構築している会社もあるため、そもそも精算自体が必要ない場合もあります。
社宅代行のメリット
社宅代行は、ボリュームが多く複雑な社宅管理の手続きを、代行という形でほとんど任せることができます。そのため、企業にとってはコストや作業面、リスク予防など多くのメリットがあります。ここでは、社宅代行のメリットを解説します。
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社宅代行のメリット
社宅管理コストを削減できる
社宅代行を利用することで、社宅管理コストを削減できるメリットがあります。プロの視点で不動産や管理会社との交渉ができるため、適正な賃金条件での契約や解約時の原状回復の精算が可能になります。
物件の契約や解約にあたって、専門知識がないと、貸主・借主双方にとって不利な状態で契約を取り交わしても、両者が気がつかないことがあります。また、原状回復においても素人にとっては不明な点が多いため、過剰請求の判断ができないこともあるでしょう。
そのため、専門知識のある社宅代行会社に任せることで、妥当な契約精算ができるため、余計なコストを削減できます。
社宅管理業務の窓口を一本化できる
社宅代行を利用することで社宅管理業務の窓口が一本化され、事務処理が簡略化できるメリットがあります。なぜなら、社宅代行会社が窓口となって、契約した不動産会社や家主と連絡を取るため、問い合わせ先が代行会社1つのみとなるためです。
社宅を利用する従業員が増えるほど多くの物件での手続きが発生し、社宅管理の負担は大きくなります。トラブルが発生した際など、問い合わせ先を探すのに苦労することもあるでしょう。
そんなときに問い合わせる窓口が一本化できていると、速やかな対応ができて業務の負担も減ります。さらに、管理会社の稼働時間外にも、社宅代行会社が問い合わせを受け付けられるサービスがあれば、緊急対応もスムーズにできて入居者の安心感につながります。
時期ごとの業務量変動に柔軟な対応ができる
社宅代行を利用することで、社宅管理業務が大幅に増える時期に柔軟に対応できます。例えば、入社や人事異動が発生する4月や9月は、入居や引っ越しによって膨大な作業に追われることになるでしょう。
この際、繁忙期に合わせて社内で必要な人員を賄うとしても、専門知識がある従業員ばかりではなく、通常業務も抱える従業員にとっては負担となります。
よって、社宅管理を外部に委託することで、業務量の変動に振り回されることなく通常業務に専念できるため、社内の生産性も向上することが期待できます。サービス選定の際には、入居から引越しまで、必要な範囲で柔軟なサポートが受けられる会社を選びましょう。
不動産のプロによる提案が受けられる
社宅代行では不動産の知識を持ったプロに委託できるため、プロの視点で自社からの相談に応じて提案してもらえるメリットがあります。つまり、従業員が不動産の知識を持っていなくても、安心して賃貸契約を進めることが可能です。
また、不動産会社の特徴柄、全国的に不動産のネットワークがあるため、最新で有益な情報を持っています。その情報を活用し、専門知識や情報量の多さから、入居者の希望に寄り添った柔軟な提案や企業へのアドバイスをしてくれます。
なお、提携する不動産や仲介会社によっては、割引特典などを受けられることもあります。お得にサービスを利用できるよう、企業の視点・入居者の視点に立った提案をしてくれることで、企業にとってのコスト削減や業務改善など、様々なメリットが期待できます。
契約に関するリスクを回避できる
専門知識を持った代行者が契約を代行することで、不利な条件の契約などのリスクを回避できるメリットがあります。借り上げ社宅の場合、企業は様々な不動産や家主と契約することになりますが、物件ごとに契約条件が異なります。
その一つひとつの契約条件の確認が必要なため、内容の確認に漏れが生じて借主に不利な契約を交わしてしまうリスクもあります。よって、社宅代行によって代行者がプロの視点で契約内容を確認することで、契約の不利なリスクを回避し、適切な条件で契約できます。
社宅利用者の満足度が向上する
社宅代行の利用により利便性が向上し、社宅利用者の満足度が高まるメリットがあります。それは、物件の調査や選定にプロの視点が入ることで、自社で手配する場合に比べて希望に合致した物件を紹介してもらえる可能性が高まるためです。
自社で手配する場合、専門知識や不動産業界の情報量が少ない担当者で属人化するため、従業員の希望条件を叶えるには限度があるでしょう。希望の条件が叶わず、妥協して決定した場合、社員の満足度は下がります。
その点、社宅代行によって質の高い物件の紹介や入居時のフォローが受けられるため、従業員にとってもメリットが大きくなり、社宅利用者の満足度の向上にもつながります。
社宅代行のデメリット
社宅代行は大幅に作業効率が向上するなどメリットが多いですが、デメリットもあります。あらかじめ対策しておくことで、安心した利用ができるでしょう。ここでは、社宅代行のデメリットを解説します。
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社宅代行のデメリット
社宅委託費用がかかる
社宅代行には、委託費用がかかるため、予想より支出が増えてしまう可能性があります。サービス内容や管理する件数、依頼範囲によって料金は変わるため、自社が必要とするサポートや予算と照らし合わせながら、適切なサービスを選ぶことが大切です。
しっかりと比較検討しないと、コストの無駄遣いにつながります。社宅管理を担当する従業員と相談し、自社が抱える課題やニーズを洗い出すことで、どのサービスが委託費用として妥当かがわかるでしょう。
個人情報漏洩のリスクがある
社宅管理業務は、自社の情報や従業員の個人情報を扱うため、個人情報漏洩のリスクが懸念されます。つまり、社宅代行の利用は外部に情報を提供するため、常に情報を所持しているということです。
仮に、委託先のPCがサイバー攻撃で情報漏洩が起きた場合、自社の情報も相手に盗まれる可能性が高まります。セキュリティ被害に合わないためにも、社宅代行会社のセキュリティ対策やコンプライアンスを確認し、安心感のあるサービスの選択が必要です。
社宅代行に依頼する際の比較ポイント
社宅代行は各社によってサービス内容や特徴が様々です。社宅代行を有効に活用するためには、自社に合ったサービスを見極めることが大切です。ここでは、社宅代行に依頼する際の比較ポイントを解説します。
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社宅代行に依頼する際の比較ポイント
業務の範囲は適切か
社宅代行を選ぶ際は、依頼したい業務範囲に対して適切なサービス内容であるか、が非常に大切なポイントです。せっかく利用しても、必要だったはずの内容が含まれていないと依頼した意味がなくなってしまいます。
さらに、自社独自で行いたい範囲までサービス内容に含まれていたら、コストが無駄になることもあるでしょう。よって、社宅管理を担う従業員と相談し、自社で管理したい範囲と依頼したい範囲をすり合わせてサービスを決めることが大切です。
豊富な実績があるか
豊富な実績を持つ社宅代行は、安心して依頼できます。なぜなら、経験に裏付けされた質の高いアドバイスや、提携不動産の多さで満足度の高いサービスを受けられるためです。実績が多いと、顧客満足度が高いことにも期待できます。
また、実績数が多いと自社の現状を把握して提案してくれるため、社宅管理に限らず様々な方面で改善策を見出せる可能性もあります。比較する際には、社宅代行会社のホームページや口コミサイトなどを参考にして実績を確認しましょう。
取り扱い物件の数は十分か
取り扱い物件が豊富であることも、サービスを選定する際の大切なポイントです。物件数が多いほど、従業員の希望に沿った物件を紹介しやすくなります。
また、全国に支店がある企業は、対応している地域にも注目する必要があるでしょう。対応する地域や物件数が限られていると自社の支店がサポートを受けられず、個別で対応が必要になることもあります。
自社の従業員を漏れなくサポートするためにも、取り扱い物件の数の把握が必要です。
柔軟な対応ができるプランがあるか
社宅代行には様々なプランがありますが、企業の状態に合わせてサービス内容を柔軟に対応できるものがおすすめです。例えば、必要に応じてサービス内容を取捨選択でき、それに応じた料金設定があるプランだと、自社のニーズにも合わせやすいでしょう。
プランの選定は社宅管理全体の業務を効率化させるだけでなく、それぞれの入居者が求める条件に合わせた提案も可能となり、満足度の向上にもつながります。
セキュリティ体制は万全か
物件を契約するために、代行会社には自社の情報や従業員の個人情報を提供します。そのため、セキュリティ体制が万全な会社を選ばなければなりません。
社宅代行サービスを提供する会社において、十分なセキュリティ対策が行われていない場合、不正アクセスやウイルス感染があった際に自社の情報が第三者に盗まれる可能性があります。個人情報が漏洩する可能性も高いでしょう。
自社の機密事項保持の観点だけでなく、入居者が安心して利用できるよう、セキュリティ対策に万全の用意をしている、信頼・安心できる社宅代行サービスの選定が大切です。
まとめ
社宅代行は自社の社宅管理業務を代行するサービスで、契約や更新、解約に伴うほとんどのプロセスを自社に代わって行います。複数の相手との契約や支払い、必要なやり取りを一括で行えるため、利用することで大幅な作業効率の向上が期待できます。
社宅代行は、専門知識を持った業者が契約書のチェックや物件の精査をするため、貸主・借主が不当な請求を受けることなく、安心感があります。人事異動などで業務が増える時期に管理業務に人を割く必要がなくなることも、社宅代行の大きなメリットです。
しかし、選び方を誤ると無駄にコストがかかるリスクがあります。自社に必要なサービス内容を見極め、実績や取扱件数、各種プランなどを比較した選定が必要です。
自社にとって適切な社宅代行会社を選び、従業員の業務負担の削減や満足度の向上を図りましょう。
