PBX導入の流れ｜種類別のメリットや導入費用・注意点も解説

PBXとは企業で利用する電話交換機のことで、内線・外線の発着信を効率的に管理するために欠かせないものです。この記事では、これからPBXを導入する予定の企業向けに、種類別のメリット・デメリットや導入の流れ、費用、注意点などを解説します。

目次

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1. PBXを導入しよう
2. PBX導入の流れ
3. PBX導入の費用
4. PBX導入時に注意したいポイント
5. まとめ

PBXを導入しよう

PBXとは、企業で使われている電話交換機のことであり、外線の内線電話への取り次ぎや内線同士の通話を可能にしています。コールセンターや電話の利用が多い企業などで多く使われるPBXですが、導入する際に製品選択に迷うこともあるでしょう。

そこで本記事では、これからPBXの導入を検討している企業向けに、PBXのメリットや流れ・費用などについて解説していきます。まずは3種類あるPBXの特徴やメリット・デメリットを紹介します。

PBXの種類

PBXには大きく分けて、レガシーPBX・IP-PBX・クラウドPBXの3種類があります。PBXの基本的な機能である内線通話・保留・転送などの基本機能は、どのタイプにも標準搭載されています。

それぞれ特徴やメリット・デメリットが大きく異なるため、自社の方針に合わせて最適な種類を選ぶことが重要です。

	レガシーPBX	IP-PBX	クラウドPBX
特徴	・給電できる電話回線を 利用 ・PBX本体の設置が必要	・インターネット回線を 利用 ・ソフトウェアタイプ・ ハードウェアタイプがある	・インターネット回線を 利用 ・クラウド上のPBXを利用
メリット	・停電時も電話回線は利用可能 ・電話回線があれば 工事不要 ・安定した通話が可能 ・セキュリティが強固	・PC・スマホの内線化が可能 ・別拠点でも内線化が可能 ・機器スペース不要（ソフトタイプ）	・機器スペース不要 ・PC・スマホの内線化が可能 ・短期間・低コストで導入可能 ・自社でのメンテナンス 不要
デメリット	・機器スペースが必要 ・スマホ利用ができない ・初期費用が高額 ・メンテナンスが必要	・機器スペースが必要 （ハードタイプ） ・サーバーが必要 （ソフトタイプ） ・自社でのセキュリティ・メンテナンスが必要	・月々の利用料が必要 ・インターネット環境に 依存 ・セキュリティ対策は ベンダーに依存
おすすめな企業	・通話品質を重要視したい企業 ・既存の電話回線を利用 したい企業	・社内LANが整備 されている企業 ・オフィスの移動が多い 企業	・早急にPBXを導入したい企業 ・初期費用を抑えたい企業 ・社内LANが整って いない企業

PBX導入の流れ

PBX導入の流れは、提供形態やベンダーによって異なりますが、一般的には下のような流れで行います。ここでは、それぞれのステップで必要な事項について解説します。

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自社に合った種類を選ぶ

PBXの導入や交換を考えている企業は、上述した3種類の特徴と将来性を考えた選択が重要です。そのためには、導入前に自社のインフラ整備状況の把握と、必要な機能の洗い出しを行いましょう。

自社にインターネット環境が整っていれば、IP-PBXやクラウドPBXが便利です。これらは、離れた地域の拠点への頻繁な電話・外出先からの電話・テレワークしている従業員が多い企業にもおすすめです。個人のパソコンやモバイル端末も内線化できます。

一方で、社内の電話回線が整っていて、通話が社内だけに限られている場合は、レガシーPBXがおすすめです。またレガシーPBXはセキュリティ性が高いため、情報流出に厳重に備えたい企業にも向いています。

なお、PBXには接続できる電話機の数や同時受信が可能な外線数に限界があります。そのため、PBXに繋ぐ電話機の数や必要な回線数の調査も行いましょう。

ベンダーの選択・見積もり依頼

PBXの種類と必要な機能・接続電話機数・必要回線数が明確化できたら、それらの条件をクリアできるベンダーを見つけ、絞り込みましょう。その際、導入費用だけでなく、サポート体制や運営費用のチェックも重要です。

サポート体制では、サポート方法・内容・対応時間帯・範囲などを確認します。また、クラウドPBXの場合はベンダーのセキュリティ対策のチェックも必要です。無料トライアル期間を積極的に利用して、操作感を確認しましょう。

申し込み・環境整備

導入ベンダーと製品が決定したら、申し込み・契約を進めます。IP-PBXやクラウドPBXの場合は安定したインターネット環境が必要となるため、事前にその環境の整備も行わなければなりません。

ソフトウェアタイプのIP-PBXはサーバーを利用するため、自社でサーバーを用意する必要があります。また、レガシーPBXやハードウェアタイプのIP-PBXでは、PBXを設置するスペースの確保もしておきましょう。

機器の設置・使用開始

申し込み後は、ベンダーの担当者が機器を設置します。同時に、内線電話にしたいPC・タブレット・スマホなどの端末に内線番号を割り振ります。また、各端末に専用ソフトウェアのインストールを行います。

個人が所有する端末を内線電話とする場合は、従業員へソフトのインストール方法の説明や支援も必要です。またPBXの種類によっては、上記以外の機器の設置や設定が必要になる場合もあるため、ベンダーとよく相談して進めることが大切です。

BYODの注意点

上記のような、個人所有の端末を会社のビジネスで利用することを「BYOD（Bring Your Own Device」と呼びます。BYODは社員用の端末を別途購入する必要がないためコストを抑えられますが、セキュリティ面での注意が必要です。

個人では業務に関係のないWebサイト閲覧やアプリの利用もあるため、万が一ウイルス感染の被害に遭った場合、会社の機密情報が流出するおそれがあります。また端末の盗難や紛失のリスクもあるため、BYODを導入する際は厳重な管理体制を敷かなければなりません。

古い機器の処分

PBXの新規導入ではなくレガシーPBXからクラウドPBXなどへの切り替えの場合、これまで使っていた機器は処分が必要です。リース品を利用していた場合は、リース会社へ返却しましょう。

自社で所有していた場合は、状態が良ければ下取りに出せることもあります。なお、置き型タイプのPBXの法定耐用年数は6年となっているため、6年経ったタイミングでの切り替えがおすすめです。

PBX導入の費用

どの種類を選んでも、PBXの導入にはコストがかかります。しかし、そのコストはPBXの種類だけでなく、現状の電話回線やインターネット環境などによっても変わります。ここでは、種類別に導入にかかる費用について解説します。

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レガシーPBX

レガシーPBXにかかる費用は、PBX本体と電話機購入費・電話機設置費・電話回線利用料・メンテナンス費・通話料などです。導入時に必要なPBX本体の価格は、回線数や機能によって大きく変わり、50万円から数百万円程度です。

また電話機は1台3～5万円で、1〜2万円の工事費がかかります。したがって、電話機が10台程度であれば100万円以内で導入できますが、電話機を数百台接続する場合は1,000万円を越える場合もあります。

そして、多くの拠点を構える企業の場合は、拠点ごとにPBXの設置が必要になります。また、各拠点同士の通話は外線通話となり、電話代がかかります。

IP-PBX

IP-PBXにかかる費用は、PBX本体またはPBXソフトウェア代・電話機購入費・工事費・メンテナンス費などです。PBX本体はレガシーPBXに比べて価格相場が高めで、数十万円程度必要になり、高機能な場合は数千万円以上するものまであります。

ソフトウェアタイプなら、PBX本体が必要なくコストを抑えられますが、管理するための専門知識を持った人材が必要です。電話機は1台1～5万円程度で、工事費は既存の環境と回線数によって、数十万から数百万円ほどかかります。別途サーバーの用意も必要です。

クラウドPBX

クラウドPBXにかかる費用は、電話機購入費・初期費用・毎月の利用料です。自社にPBX本体を設置する必要がないため、導入コストは低く抑えられますが、毎月の利用料が発生します。初期費用は5万円程度で、ベンダーによっては無料の場合もあります。

電話機は1台当たり3〜5万円です。ただし、従業員のスマホを内線化して利用する場合は購入の必要はなく、そのぶんコストを抑えられます。月々の利用料金は搭載する機能によって異なりますが、1回線当たり1,500〜4,000円程度です。

PBX導入時に注意したいポイント

PBXの導入や交換を検討する際には、価格や機能だけでなく以下のような注意点についても確認・把握しておく必要があります。ここでは、PBX導入時に注意したい4つの確認事項について解説します。

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既存の電話番号を引き継げるか確認する

既存の電話番号がある場合は、PBX導入後も同じ番号を引き継げるかどうか必ず確認しましょう。多くの場合は何らかの方法で引き継ぎ可能ですが、PBXによっては引き継げないケースもあります。

自社の電話番号が変更になると、変更連絡やWebサイトの情報更新など余分な作業が増え、最悪の場合は企業の収益に悪影響を与えることもあります。そのため、PBXの導入や交換の際には、電話番号の変更が起こらないようにしたいものです。

通話品質は要チェック

通話品質は、レガシーPBXが最も安定しています。一方、インターネット回線を利用するIPｰPBXやクラウドPBXは、回線の速度や安定性によって音声品質が悪くなるケースがあります。

IPｰPBXは自社でインターネット回線を整備するため、音声品質が悪くなった場合には自社で対応し改善できます。しかしクラウドPBXでは、ベンダー側に問題がある場合もあります。そのため、導入前に無料トライアルで通話品質を確認するのがおすすめです。

また、総務省による通話品質の評価を参考にするのもおすすめです。総務省の評価はA・B・Cの3つのクラスに分けられ、クラスAなら固定電話と同程度、クラスBなら携帯電話と同程度、クラスCはそれ以下の通話音質となっています。

緊急通報ができるよう対策しておく

クラウドPBXの場合、119（救急・消防の通報）や110（事件・事故の通報）などの緊急通報番号への発信ができないため注意が必要です。また117（天気予報）や177（時報）にも発信できません。

天気予報や時報はほぼ使わないかもしれませんが、業務の途中で緊急通報番号にかけることはあり得ます。そのため、クラウドPBXを利用する場合は、あらかじめ最寄りの警察署や消防署の電話番号を登録しておく、といった対策をしておきましょう。

セキュリティ対策を万全にする

3タイプの中でセキュリティリスクが低いのは、インターネットに接続しないレガシーPBXです。次いでハードウェア型のIPｰPBXは、高度なセキュリティ対策を設定できます。ソフトウェア型のIP-PBXは、サーバーなどに自社で強固なセキュリティ対策を施します。

一方、クラウド型PBXは、自社で自由にセキュリティ対策ができず、ベンダーに依存します。そのため、ベンダーがどのような対策を行っているか確認が必要です。また、スマホなどのモバイル端末を利用する場合は、紛失や盗難にも気をつける必要があります。

自社で行うべきクラウドPBXのセキュリティ対策

クラウドPBXのセキュリティはベンダーに任せることになりますが、すべて丸投げにせず、自社においても社内ルールの徹底が必要です。例えば、ログイン情報を紙や端末のメモ帳等に記す場合、ロックをかけて厳重に管理しなければいけません。

パスワードは複雑で予測できないものを設定し、2段階認証を導入するのがおすすめです。また、デバイスを常に最新の状態にアップデートしておくことも重要です。さらに、公共のフリーWi-Fiには接続すべきでないことも周知しておきましょう。

まとめ

内線や外線電話の発着信を効率的に管理するPBXは、企業には欠かせないシステムです。しかし、PBXにはレガシーPBX・IP-PBX・クラウドPBXなどの種類があり、どれを導入したらいいか迷う場合も多いです。

PBX導入の際には、自社の環境や予算に応じた種類を選びましょう。また既存の電話番号が引き継げるか、通話品質は良いか、セキュリティ対策は十分かなど、品質・機能・安全性も比較して検討することが大切です。

中でも最近注目度が高いのは、低コストで導入できるクラウドPBXであり、多くの企業が採用しています。本記事を参考に、自社に合うPBXの選定・導入を行いましょう。