クラウドPBXのよくある失敗例と対策を解説｜導入するメリットも

クラウドPBXとは、インターネット回線を使用して複数拠点から内線・外線を受発信できる電話回線サービスです。本記事では、これからクラウドPBXを導入する方・運用に悩んでいる方に向けて、クラウドPBXのよくある失敗例とその対策方法を詳しく解説します。

目次

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1. クラウドPBXとは
2. クラウドPBXのよくある失敗例と対策
3. まとめ

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット回線を使用して複数拠点から内線・外線を受発信できる電話回線サービスです。

これまでオフィス内に設置されていた電話装置（PBX）がクラウド上に設置されることで、社員は外出先でもスマートフォンから社内番号での電話が行え、遠隔地の社員同士も内線通話を使用できます。

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クラウドPBXのメリット

クラウドPBXの導入には、多くのメリットがあります。ここでは、クラウドPBXのメリットについて、解説します。

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低コストかつ短期間で導入できる

クラウドPBXは、機器や配線の設置が不要なシステムが多く、従来の導入にかかる高額な初期費用を大幅に削減できます。

通常のビジネスフォンでは、主装置や電話機の設置に伴う配線工事が必要とされ、そのためには高額なコストがかかります。しかし、クラウドPBXでは、電話機やPBXの設置、配線工事が不要な場合が多く、導入コストを安く抑えた短期間での導入が可能です。

どこからでも代表電話で発着信できる

クラウドPBXは、インターネットが利用可能な場所であれば、どこからでも代表電話で発着信ができる電話システムです。通常のビジネスフォンでは、利用可能な場所がオフィス内に制限されていました。

一方、クラウドPBXはクラウド上に主装置を配置していることにより、社員は外出先や遠隔地からでも、スマホやパソコンを通じて会社の代表番号で電話の受発信ができます。

営業先や自宅など、さまざまな場所で会社の電話を利用できるため、遠隔地にいる社員同士での内線通話も可能です。

ビジネスフォンに比べて通話料を削減できる

クラウドPBXは、ビジネスフォンに比べて通話料を削減できるメリットがあります。これは、インターネットが利用できる環境があれば、クラウドPBXでは離れた拠点同士でも無料で内線通話が可能なためです。

通常のビジネスフォンで社外に転送する場合、通話料が発生します。しかし、クラウドPBXでは無料で転送できることから、営業先や自宅から社外への転送も通話料の負担がありません。

この柔軟性により、通話関連のコストを大幅に抑え、企業にとって経済的なメリットをもたらします。クラウドPBXを導入することで、通信手段の効率化とコスト削減を同時に実現できるでしょう。

マルチデバイスで利用できる

クラウドPBXは、インターネットが利用できる環境があれば、スマホ・タブレット・パソコンなど、さまざまなデバイスで利用できます。よって、従来のビジネスフォンとは異なり、特定の機器に縛られずに柔軟なやり取りを行える特徴があります。

社員は自身が持つスマホを使って、どこからでもクラウドPBXの機能を利用できます。例えば、外出先で営業活動を行いながらも、社内の代表番号で発着信が可能です。そして、タブレットやPCを活用し、オフィス外からでも内線通話が行えます。

クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXには、多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、クラウドPBXのデメリットについて詳しく解説します。

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ランニングコストがかかる

クラウドPBXは基本的に月額課金制であり、毎月一定のランニングコストが発生します。費用相場は月額数千円から数万円ほどですが、企業の規模や利用状況によって変動します。

なお、ランニングコストはかかりますが、クラウドPBXの導入により、通話料や導入費用を節約できるメリットもあります。

セキュリティ対策はベンダー側に依存する

クラウドPBXのデメリットには、セキュリティ対策が基本的にベンダー側に依存する点が挙げられます。クラウドPBXの提供業者がセキュリティを管理しているため、ユーザーはその業者のセキュリティ対策に頼る形となります。

しかし、ユーザーが信頼性の低い業者を選ぶと、不正アクセスや電話番号の悪用など、セキュリティリスクに晒される可能性があります。

また、ユーザー自身がセキュリティに対する慎重さを欠いたり、ユーザー名やパスワードを不注意に扱ったりすると、不正アクセスの危険性が高まります。したがって、クラウドPBXの導入に際しては、セキュリティ対策が重要なポイントとなります。

信頼性の高い業者の選定やユーザー教育を通じてセキュリティ意識を高め、潜在的なリスクに対処しましょう。セキュリティに対する懸念がある場合は、検討と対策を入念に行うことも大切です。

既存電話番号が引き継げない可能性がある

クラウドPBXを導入する際、現在使用している電話番号を引き継ぎたい場合は、引き継ぎに対応したベンダーと契約する必要があります。ただし、電話番号の中には、元々引き継ぎに対応していない番号も存在します。

そのため、引き継ぎが可能かどうかを確認するだけでなく、引き継ぎ可能な番号であるかも契約前に各ベンダーに確認することが大切です。

既存電話番号を重要視する場合、引き継ぎ可能なベンダーを選定し、事前にしっかりと確認を行うことで、スムーズなクラウドPBXの導入が実現します。

クラウドPBXとFMCの違い

FMCとは、社内の固定電話と携帯電話を特定のサーバーやPBXで連携させ、内線通話を実現するサービスです。これにより、複数の拠点で利用されている携帯電話の通信費を抑えつつ、支払いを一本化することで手続きの手間や人件費を削減できます。

一方、クラウドPBXは外線の発着信を可能にし、従来のビジネスフォンに比べて柔軟で効率的な通信環境を提供します。FMCが内線専用であるのに対し、クラウドPBXは複数の通信キャリアを利用でき、通信コストの最適化が期待されます。

そのため、ビジネスの通信ニーズに合わせて、FMCやクラウドPBXの導入を検討することが重要です。

クラウドPBXのよくある失敗例と対策

ビジネスにおけるクラウドPBXの導入は、効率的な通信環境の構築やコスト削減に寄与しますが、注意が必要なポイントも存在します。ここでは、クラウドPBX導入におけるよくある失敗と、それに対する対策について解説します。

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セキュリティ上の被害が発生した

クラウドPBXの導入における失敗事例として、セキュリティ上の被害が挙げられます。例えば、社員が自身のスマートフォンをオフィスの電話として利用する場合、その端末がマルウェアに感染するリスクがあります。

感染がオフィスのパソコンに広がり、組織の機密情報が漏えいする可能性が考えられます。クラウドPBXの利便性により、個人端末がオフィスの通信ツールとして活用される一方で、組織全体にセキュリティリスクをもたらす危険性も考慮しなければなりません。

利用者側でできるセキュリティ対策を行う

クラウドPBX導入時の一般的な失敗例として、利用者側でのセキュリティ対策の怠慢が挙げられます。この問題に対処するためには、まず社員へのセキュリティ教育を行う必要があります。

また、スマートフォンにセキュリティ対策アプリを導入し、不正なアクセスから端末を保護することも重要です。常に最新のソフトウェアを使用し、従業員のセキュリティリテラシー向上に努めることで、クラウドPBXの安全性を確保できます。

これらの対策を講じることで、セキュリティリスクを最小限に抑え、円滑なクラウドPBXの利用が期待できます。

信頼できるベンダーを見極める

信頼できるクラウドPBXベンダーを選ぶためには、ベンダーがどれだけセキュリティ対策を徹底しているかを把握することが重要です。信頼性が高いベンダーは、顧客データや通信のセキュリティに重点を置き、最新の技術や対策を取り入れています。

まず、セキュリティ対策が十分であるかを確認するために、ベンダーのセキュリティポリシーや認証体系を確認しましょう。これらの情報を積極的に公開していると、信頼性が高いベンダーといえます。

さらに、ベンダーの業界での実績や評判も確認することが大切です。他の企業からの評価が高く、過去に安定したサービス提供実績があるベンダーは信頼性が高いです。

実際の導入事例やお客様の声を調査することで、ベンダーの信頼性をより詳しく知ることができます。各ポイントを総合的に検討することにより、信頼性の高いベンダーを見極め、安心したクラウドPBXの導入につなげられます。

必要な機能が備わっていなかった

クラウドPBXで必要な機能が備わっていない場合は、主に適切なニーズの把握が不十分であることが原因です。

クラウドPBXは多くの機能を提供していますが、企業が具体的な業務ニーズを十分に理解せずに選択すると、導入の目的が達成されず、業務の効率化が難しくなります。

たとえば、通信機能が不足している場合、社内コミュニケーションが円滑に行えず、業務の進行に支障をきたす可能性があります。また、必要な情報を得ることが難しい場合、意思決定が遅れ、それが業績に悪影響を及ぼすことも考えられます。

導入目的・目標を明確にした上で必要機能を絞り込む

クラウドPBXを導入する際、導入目的や目標を明確にすることで、必要な機能が不足する可能性を排除できます。クラウドPBXにはさまざまな機能があるため、導入するサービスが業務に適しているかどうかを確認することは重要です。

具体的な目的や社員の必要な機能を把握することで、業務ニーズを満たすクラウドPBXを効果的かつ効率的に選び出すことができます。複数のサービスを比較し、コストや機能面でのメリットを検討しましょう。

導入前の検討が十分であれば、クラウドPBXの導入がスムーズに行えるでしょう。

自社の事業規模・将来的な事業展開を考慮する

自社の現状における事業規模を把握できていないと、必要な機能をまとめられず、導入後に本来必要とする機能が浮上しやすいです。そのため、クラウドPBXの導入を検討する際には、自社の事業規模に対して必要な機能を明確に把握するようにしましょう。

また、利用する人数が増えるほど費用が割高になることも考えられます。したがって、将来的な事業展開も考慮しつつ、何人体制による運用が考えられるのか、どのような機能が今後必要になるのかを含めてサービスを見比べることが大切です。

電話番号を変更しなければならなかった

クラウドPBXを導入する際、現行の電話番号を引き継げないという問題が発生することがあります。これは、クラウドPBXのサービスによって、利用できる電話番号が異なる場合があるためです。

その結果、企業は新しい電話番号を取得しなければならず、顧客や取引先などに周知する手間やコストもかかります。また、電話番号が変更されると、顧客が電話をかけてもつながらなくなり、機会損失の発生にもつながります。

新しい電話番号の周知には時間がかかり、ビジネスに支障をきたす可能性があるため、慎重な計画と検討が必要です。クラウドPBXを導入する際には、電話番号の取り扱いについて確認し、ビジネスにとって最適なサービスを選定しましょう。

事前に電話番号を引き継げるか確認しておく

クラウドPBXを導入する際に電話番号を引き継げるかどうかは、サービスによって異なります。事前に確認を怠ると、電話番号の変更を余儀なくされ、一時的な機会損失や業務の支障を招く可能性があります。

対策としては、導入前にクラウドPBXサービスの提供元に質問を行い、電話番号の引き継ぎが可能かどうか確認することが必要です。また、引き継ぎに関する要件や手続きについての詳細情報をサービス提供元から取得し、事前に必要な準備を行うことが大切です。

すべてのサービスで電話番号の引き継ぎが可能なわけではないため、企業は導入前に確認を行い、自社の要件に合ったサービスを選びましょう。

既存システムの契約期間が残っていた

既存システムの契約期間が残っていると、コスト面で問題が発生します。この問題が生じる原因は、事前のシステム移行計画や契約内容の不十分さです。

たとえば、ビジネスフォンの契約期間が終了していない状態でクラウドPBXを導入すると、解約金や残りの契約料が発生する可能性があります。

解約に伴う違約金や残債の一括請求などで予期せぬ多額の出費が発生することにより、企業は追加の負担を強いられ、計画外の支出が生じます。そのため、業務に関わるコストを洗い出し、重複した費用が発生していないかの確認が必要です。

事前に契約期間を確認して切り替えるタイミングを決める

既存システムの契約期間が残っている場合、クラウドPBXに切り替えるタイミングは慎重に見極めなければなりません。

まず、契約期間や残債を確認し、解約に伴う費用を詳細に把握します。残りの契約期間が短い場合や解約料が比較的低い場合は、早い段階での切り替えを検討しましょう。

ただし、契約期間が残っている場合は解約違約金や残りの契約料が発生するため、最適なタイミングを見極める必要があります。事前に慎重な計画を立てておくことで、適切なタイミングでのスムーズな切り替えが可能となるでしょう。

十分なサポートを受けられなかった

クラウドPBXを導入する際、不具合が発生する可能性はゼロではありません。しかし、解決するためにベンダーのサポートに連絡しても、適切な対応が得られないケースがあります。この事態の主な原因は、ベンダーのサポート体制が不十分であることです。

ベンダーのサポートが不十分だと、ユーザーが問題を報告しても対応が遅れ、必要な情報や解決策が得られないことがあります。サポートが迅速に行われないと業務に支障をきたし、時間が経過するにつれて機会損失が生じる可能性が高まります。

事前にサポート体制を確認しておく

クラウドPBXの利用中に問題や疑問が生じた際は、迅速で的確なサポートが求められます。サポート体制は、利用者が安心してシステムを活用できるかを大きく左右するため、24時間365日の対応が可能かどうか、専門スタッフがサポートを行うかなどを確認しましょう。

土日祝日でも対応可能か、専門スタッフが常駐しているかなどを確認し、利用中に問題が生じたときに、円滑かつ迅速な対応が期待できるかを事前に把握しておくことが大切です。

ベンダーの導入実績を確認する

クラウドPBXを導入する際、ベンダーの導入実績を確認することが重要です。特に、自社と似た業種の企業に多くの導入実績がある場合、そのベンダーは同じような課題や要件に対して経験が豊富な可能性が高まります。

同業他社での導入が成功しているかどうかを確認することで、ベンダーが提供するクラウドPBXが実際に業務に適しているかを見極めることができます。また、他の企業が成功した実績を参考にすることにより、自社にとって最適なベンダーを選ぶ際の指針となります。

なお、失敗事例も把握しておくと、自社での失敗を防ぐことが可能です。導入後の運用やサポートに関しても、スムーズに行えるでしょう。

通話品質・音声が悪くなった

クラウドPBXを導入して通話を行うと、ノイズが発生して音質が悪くなるなどの問題が発生するケースがあります。通話品質が悪化すると、業務上のコミュニケーションが円滑に進まず、顧客対応やプロジェクト進行に支障をきたす可能性があります。

特に、音声が途切れたり相手の言葉が聞き取りにくくなると、情報伝達が滞ってミスや誤解が生じやすくなります。この状態が続くと、顧客満足度が低下して信頼性の低いサービスと認識されかねません。

また、業務の円滑な進行にも支障をきたすため、迅速な対応が求められる状況下で問題が生じると、取引先との信頼関係にも悪影響を及ぼす可能性が高まります。

無料トライアル期間を活用する

クラウドPBXを導入する際、通話品質や使い勝手を確かめるためには、無料トライアル期間を有効に活用することが大切です。トライアル期間では、実際にシステムを利用して通話を行い、品質や音声に問題がないかを確認できます。

また、サービスの特長や機能だけでなく、サポート体制も確認しましょう。疑問や不安があればサポートへの問い合わせを行い、対応の充実度を確認することで、導入前に安心感を得ることができます。

トライアル期間を通じてシステムを試し、自社のニーズに合ったかどうかを検証することが大切です。

インターネット環境を見直す

通話品質や音声を悪化させる原因の1つとして、自社のインターネット環境が考えられます。クラウドPBXはインターネットを介して通信するため、良好な通信環境が重要です。インターネット回線の帯域幅を確認し、通話に十分なスピードがあるかを確かめましょう。

また、ネットワークの安定性も重要であり、一時的な遅延やパケットロスが通話品質に影響を与えることがあります。もしインターネット環境に問題がある場合は、インターネットプロバイダーに相談し、回線のアップグレードや安定性向上の対策を検討しましょう。

良好な環境を整えることで、クラウドPBXの通話品質を向上させることができます。

サーバーの管理体制・運用体制を確認しておく

クラウドPBXの通話品質や音声の悪さには、選択したベンダーのサーバーの安定性も影響します。サーバーが安定していないと、通話中に切断や音声の乱れが生じ、業務に支障をきたす可能性があります。

ベンダーを選定する際には、サーバーの管理体制と運用体制を確認することが重要です。信頼性の高いデータセンターを利用し、セキュリティ対策や冗長化などの安定性向上策が整備されているかを確認しましょう。

サーバーの管理が不十分な場合、サービスの安定性に問題が生じ、通話品質の低下やサービスの停止といったトラブルが発生する可能性があります。したがって、提供元の管理・運用体制を確認し、安定したサーバー環境を提供するベンダーを選びましょう。

想定していたよりコストが高かった

クラウドPBXの失敗例として、想定よりコストが高くなる問題があります。これは、利用者が必要な機能を正確に評価せず、後から無駄なオプションを追加してしまうことが主な原因です。

初期には必要のないと思われる機能を選択したり、高額なオプションを後から追加したりすることにより、本来の運用コストを超えた支出が発生することがあります。

クラウドPBXの利点は、初期費用の削減と柔軟な利用料体系にありますが、必要のない機能やオプションを選択することで、コストが急増してしまいます。

検討時に複数システムの初期費用・ランニングコストを比較する

クラウドPBXの導入において、初期費用と運用コストはシステムによって異なります。失敗を避けるためには、複数のシステムを比較し、自社に最適なプランを選定することが必要です。

導入を検討する際には各システムの初期費用やランニングコストを確認しましょう。そして、自社に導入した場合に発生する運用コストを具体的に検討します。従業員数や利用するサービス、通話料などが最終的な運用コストに影響します。

適切に検討するためには、複数のシステムを比較し、自社に最適なプランを選択することが大切です。

オプションなどを含めたトータルコストを確認する

クラウドPBXの運用費用は月額制であり、これには使用する従業員数や通話料が影響します。また、オプション機能を利用する際には追加の料金が発生することもあります。

そのため、コストを決める際にはさまざまな要素や注意点を踏まえつつ、トータルコストを確認することが重要です。たとえば、月額費用に加えて通話料が発生する場合、従業員数が増加すると通話料も増えることから、トータルコストが上昇します。

また、必要な機能が含まれていない場合にオプション機能を追加すると、それに伴う追加料金も考慮する必要があります。

よって、慎重な検討と比較を行い、運用に必要な機能やサービスに合わせてトータルコストを確認することで、予算内で最適なクラウドPBXを導入できるでしょう。

新たな電話機の購入が必要であるかを事前に把握する

クラウドPBXに移行すると、今まで使用してきた電話機が使用不可になることがあります。よって、サービスの利用によって新たな電話機の購入が必要ではないか、事前に把握するようにしましょう。

クラウドPBXで使用できる主な電話機としては、PC・スマートフォン・SIP電話機が挙げられます。サービス提供元によって使用可能な機器は異なるため、あらかじめ機器の代金についても計算することが重要です。

社員が使いこなせず定着しなかった

多機能なクラウドPBXを導入しても、機能が複雑すぎて社員が使いこなせず、結果としてシステムが定着しなかった事例があります。使いきれない機能は宝の持ち腐れとなり、運用コストも増大してしまいます。

クラウドPBXが提供する多機能性は強力ですが、かえって従業員にとっては使いにくく感じられることもあります。社員が使いこなせないと、コミュニケーション効率が低下し、業務効率も損なわれてしまうでしょう。

不必要に多機能なシステムを導入しない

PBXの導入において、不必要に多機能なシステムを選定することは、社員が使いこなせずにシステムが定着しないリスクを抱えることにつながります。

この問題を回避するためには、導入前に従業員の声をしっかりとヒアリングし、実際の業務ニーズに合った機能を明確に把握することが重要です。

業務に本当に必要な機能を従業員とのコミュニケーションを通じて確認し、適切なクラウドPBXを選定することで、使いやすくて実効性のあるシステムを導入できます。

従業員が理解しやすく、業務に適した機能が揃ったシステムは、システムの定着を促進し、効果的な活用が実現するでしょう。

研修制度・マニュアルを整備する

新しいシステムを使いこなすためには、社員がその機能や操作方法を理解することが重要です。そのため、事前に研修制度を整備し、従業員がクラウドPBXの利用方法を学ぶ機会を提供しましょう。

また、研修だけでなく、操作手順やトラブルシューティングに関するマニュアルも整備することで、社員が自ら問題を解決できるようにサポートできます。

なお、システム導入前は、ベンダーによる事前説明やマニュアルの有無を確認し、適切な教育体制を整えることが大切です。

まとめ

クラウドPBXの導入は、適切な対策を講じないまま進めると、後に失敗する可能性があります。失敗を避けるためには、事前に失敗例や対策を確認し、無料トライアルを活用してサービスの品質や使い勝手を検証することが重要です。

そして、ベンダーの実績やサポートの手厚さを検討し、慎重なシステムの選定を行いましょう。これにより、ビジネスニーズに合致したクラウドPBXを選択し、円滑な導入と効果的な業務展開が可能となります。

失敗を未然に防ぎ、クラウドPBXの利点を最大限に活かすためには、事前の検討と慎重な選択が不可欠です。