PBXの転送機能とは？機能の種類や転送の方法・注意点も解説

PBXには、電話の転送機能があります。基本の内線転送や外線転送はもちろん、不在転送を使えば、電話に出られない際にも無応答転送などで対応できるため便利です。本記事では、PBXの転送機能の種類や転送方法、外線転送に関する注意点などを解説します。

目次

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1. PBXの転送機能とは
2. PBXの転送機能の種類
3. PBXの外線転送に関する注意点
4. 外線転送が多いならクラウドPBXがおすすめ
5. クラウドPBXを選ぶ際のポイント
6. まとめ

PBXの転送機能とは

PBX（Private Branch Exchange）は、複数の電話機を接続し、内外の通話を円滑に制御する電話交換機のことです。1つの電話番号に複数の電話機が接続され、外部からの電話を受け取ったり、内線同士で通話したりすることができます。

PBXには、転送機能も搭載されています。転送機能とは、受話者が不在であっても他の電話機に着信を転送できる機能です。転送が可能になれば、受話者は自分宛ての連絡に漏れなく対応できるようになり、迅速なコミュニケーションに繋がります。

PBXの転送機能の種類

PBXの転送機能にはいくつかの種類が存在します。大きく分けて、内線転送・外線転送・不在転送の3つです。ここではそれぞれの転送機能の仕組みや使用方法、またどのようなシーンで役立つかなどを詳しく解説します。

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内線転送

内線転送はPBXの代表的な機能の1つであり、外線電話が特定の内線にかかってきた際に、その通話を他の内線に転送する仕組みです。一般的な使い方については以下の通りです。

1. 電話に出る
2. 内線転送ボタンを押す
3. 転送先の内線番号を押す
4. 転送先に電話の相手や要件を伝える
5. 転送先が外線ボタンを押し、通話を再開

内線転送が行えることで、折り返しの手間や時間を削減できます。また電話をかけてきた相手は話したい相手と直接やり取りできるため、取り次ぎで伝達ミスが起こることもありません。さらに、オフィス内におけるコミュニケーションの円滑化にも繋がります。

外線転送

外線転送とは、かかってきた電話を社員のスマホや固定電話などへ転送できる機能です。例えば顧客から電話があった際に担当者が不在でも、その担当者のスマホ等へ転送することができます。

外線転送機能には、主に外線手動転送と外線自動転送の2つのタイプがあります。以下でそれぞれのタイプの特徴や使い方を詳しく解説します。

外線手動転送

外線手動転送は、外部からの電話を受けた際に、手動で通話を別の電話番号や内線に転送する機能です。一般的には、以下のような手順で利用できます。

1. 外線の着信を受ける
2. 保留ボタンを押す
3. 転送先の番号を選択する
4. 転送先に電話の相手や要件を伝える
5. 「接続」または「転送」ボタンを押して外線を転送する

外線手動転送は、次項で解説する外線自動転送と違い、転送先の番号を毎回手動で選択します。そのため、異なる複数の社員宛てに頻繁に電話がかかってくることが多いオフィスで便利です。

外線自動転送

外線自動転送は、外部からの電話を自動的に指定された別の電話番号や内線に転送する機能です。一般的な外線自動転送の機能と使い方は、下記の通りです。

1. 外線自動転送設定を行う
2. 外線の着信を受けると設定された番号に自動的に転送される
3. 転送された端末から通話する
4. 不要な場合は外線自動転送設定を解除する

外線自動転送が設定されていると、最初に着信する電話のコール音は鳴らず、登録されている電話番号へ直接繋がります。そのため取り次ぎの手間が省ける他、担当者は漏れなく必要な連絡が受けられます。

不在転送

不在転送は、通話を受けることができない状態である場合に、あらかじめ登録された番号へ通話を転送する機能です。出社はしているけれど会議中、休憩で外出している、といったケースで利用されます。

不在転送機能は、以下の無応答転送・話中転送・ツインコール外線転送の3種類に分けられます。

無応答転送

無応答転送とは、かかってきた電話が一定時間内に応答されなかった場合に、自動的に他の電話番号や内線に通話を転送する機能です。着信があると、一旦は転送元の電話が鳴りますが、電話を取らずに一定時間が経過すると別の電話に転送されます。

無応答転送を利用する際は、5秒や10秒など、無応答と判定するまでの時間をあらかじめ設定しておく必要があります。また設定した時間が経過する前に電話を取ると、通常通り通話が始まります。一時的に電話に出られない場合や着信を逃したくない場合に有用です。

話中転送

話中転送は、通話中に新たな着信があると、その着信を別の電話番号や内線に自動で転送する機能です。転送先の番号は自由に設定でき、通話中に着信があった場合にのみ働きます。

話中転送機能により、重要な電話を逃すことなく、複数の通話の同時処理が可能です。顧客を待たせることもなくなるため、機会損失を防ぎつつ、連絡業務を円滑にします。

ツインコール外線転送

ツインコール外線転送は、内線電話機と設定されたスマホなどの両方に着信を同時転送する機能です。オフィスの電話とスマホのどちらでも応答できるため、休暇中や外出中も大事な電話を取りこぼす心配がありません。

なお、ツインコールには2つの転送先に順番に転送する「順次転送」と呼ばれるものもあります。2つの転送先に優先順位をつけ、片方で応答がなかった場合にもう片方に転送される、という仕組みです。

PBXの外線転送に関する注意点

外線転送は、PBXシステムにおいて業務の柔軟性を高める重要な機能ですが、使用する際には注意点もあります。

通話料や複数回線設置のコストがかかる点など、外線転送を利用する際には以下の項目を把握しておきましょう。

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通話料が発生する

外線転送を利用する際には、通話料が発生する点に注意が必要です。 特に、長時間話す場合や頻繁に利用することが予想される場合、通話料金が高額になりすぎないよう管理しなければなりません。

したがって、通信事業者の通話料金体系や契約内容を確認し、自社の通話パターンに基づいて最適な通信プランを選択しましょう。なお、固定電話への発信で3分8円、携帯電話への発信で1分16〜18円といった料金体系が多くなっています。

不在着信でも料金がかかる

外線転送では通話料がかかりますが、転送先で出られなかった場合も例外ではありません。実際に通話できたかどうかに関わらず、転送された時点で料金は発生してしまいます。

また、電話の発信元が営業やセールスであっても、転送されれば料金がかかります。セールス電話に対応する必要はないものの、転送の度にコストが発生する点は注意が必要です。そのため、確実に電話に出られる状況の時は無闇に転送設定をしない方が良いでしょう。

転送先には発信元がわからない

PBXの外線転送では、転送を受ける側は発信元の番号がわかりません。つまり、転送先には発信元の情報が表示されず、通話相手を事前に識別できないため注意しましょう。

そのため、転送を受ける際には相手が誰であっても良いよう丁寧に応答することが重要です。ただし手動転送の場合は、受信した転送元の人が、着信相手が誰なのか事前に伝えることが可能です。

電話回線が2本以上必要

PBXの外線転送は、外線着信を受ける回線と転送する回線を別々に利用するため、電話回線が2本以上必要です。2本以上回線があれば、片方が通話中でももう一方の回線を使用して新たな着信を処理でき、同時に複数の通信が可能になります。

ただし外線・転送の利用が多い場合は、2本では足りないこともあります。その場合は回線をさらに増やすことも可能ですが、複数回線の利用には通信コストがかかる点に留意しましょう。

外線転送が多いならクラウドPBXがおすすめ

上述の理由から、外線転送が多い企業には、クラウドPBXの導入がおすすめです。クラウドPBXは外部への転送がクラウド上で簡単に行えます。また複数の通信チャネルが利用可能なため、同時に多くの外線転送を処理できます。

また初期費用やランニングコストも従来のPBXと比べて格段に安く、導入ハードルが非常に低いのが魅力です。以下では、クラウドPBXの具体的なメリットについて解説します。

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転送の通話料がかからない

クラウドPBXは通信をインターネット経由で行うため、内外の通話をデータ通信として利用でき、通話料がかかりません。よって、企業は通信コストを抑えながらも柔軟な通信環境を構築できます。

クラウドPBXは、通信のデジタル化により、一般的な電話回線と比較しても高品質かつ安価です。特に、多くの外線転送が発生するビジネスシーンにおいて、通話料のかからないクラウドPBXは大幅なコスト削減に寄与します。

転送元にも発信元がわかる

転送元で発信元が把握できる点も、クラウドPBXのメリットの1つです。クラウドPBXは、通話データがクラウド上で管理されます。この仕組みにより、転送された通話の発信元情報が表示され、転送先が着信時の発信者情報を事前に把握できます。

誰からの電話なのかあらかじめ知ることができれば、従来のような緊張感や失礼のないように配慮する精神的な負担もなくなります。結果として、業務の効率化や従業員の満足度向上にも繋がるでしょう。

複数の転送設定ができる

クラウドPBXは、転送先を複数設定することができます。そのため、外線の着信が多い場合も発信者を待たせることがなく安心です。

さらに、複数のデバイス・場所に同時転送することも可能です。例えば、1つの部署にいるメンバー全員に通話を転送するといったこともできるため、重要な電話を取り逃すリスクも減ります。

会社番号で折り返しが可能

通常の電話応対では、問い合わせ相手が不在または電話に応対できなかった際、折り返しの電話を行うことがあります。ただし、従来のビジネスフォンでは、外出先からなど手持ちのスマホでは会社番号を使用した折り返しが行えません。

その点、クラウドPBXであれば、スマホからでも会社番号を使用して電話をかけられるため、折り返しまでの時間を短縮することができます。また、電話応対のためだけに帰社する必要がなくなり、手間と時間の削減も可能です。

リモートワークに対応できる

クラウドPBXの導入により、オフィスに固定された電話以外にも、手持ちのスマホでの電話応対が行えます。そのため、近年の働き方改革の推進に合わせたリモートワークにも対応することが可能です。

リモートワークへの柔軟な対応ができない場合、従来までの電話応対ではオフィスに勤務する従業員に業務負担が偏る傾向にありました。しかし、クラウドPBXを活用することで、公平性のある外線転送を行える点も大きなメリットです。

クラウドPBXを選ぶ際のポイント

上記のようにメリットが多々あるクラウドPBXですが、インターネットを利用しているがゆえに、通話品質が通信環境に左右される点は注意が必要です。音質の面でいえば、従来のPBXの方が優れている場合もあります。

そのためクラウドPBXを導入する際は、安定した通信環境を準備するのはもちろん、無料トライアルを利用して品質を比較するのがおすすめです。ビジネスに支障が出ないよう、相手の声が途切れないか、雑音が入らないかなどを確認してから導入しましょう。

まとめ

PBXは複数の電話機やデバイスを接続し、外線の振り分け・内線の転送を行なう通信システムです。PBXを導入することで、複数の電話機で着信の仕分けや転送が可能になります。

ただし、外線転送においてはいくつか注意点があります。まず、外線転送には通話料が発生します。また、外線転送を行うと転送元の電話番号が転送先には表示されず、外線転送には電話回線が2本以上必要となります。

外線転送が多い環境では、クラウドPBXがおすすめです。クラウドPBXでは通話料が発生しないため、大幅なコスト削減に繋がります。また転送元でも発信元が確認でき、複数の転送設定が柔軟に行えます。その結果、柔軟性の高い通信環境が整い、業務効率が向上します。