PBXの内線を活用しよう｜仕組みやスマホ内線化のメリットも解説

PBXには内線機能が備わっています。内線機能を使えば、離れた部署やフロアとも無料で通話できるだけでなく、外線の振り分けも可能です。本記事では、PBXの内線の仕組みや内線電話機の種類、スマホを内線化するメリット、PBXを選ぶ際の注意点などを解説します。

目次

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1. PBXで構築する「内線」
2. PBXで使える内線電話機の種類
3. おすすめはスマホの内線化
4. PBXによる内線構築に関する注意点
5. まとめ

PBXで構築する「内線」

PBXとは、企業などで使われる電話交換機のことで、複数の電話回線を集約して電話の着信や発信を制御し、電話の取り次ぎをスムーズに行うための装置です。主にコールセンターなどで利用され、複数の電話機で1つの固定電話番号を共有して外部からの着信に効率よく対応できます。

また、PBXは内線網を構築する役割も持っており、企業内の電話機を内線電話として利用できるようになります。必要に応じて内線から外線への発信、内線電話機同士での通話も可能です。

そもそも内線とは

内線（内線電話）とは、組織内の電話回線のみを用いて音声通話をするもので、一般的な電話のように通信事業者の回線（公衆電話網）を利用しません。そのため、内線同士の通話には通話料がかかりません。

内線によって、オフィス内の異なる部署やフロアにいる人と連絡を取りたい場合に、その場所に出向く手間をかけずに、かつ電話の通信料もかけずに話すことが可能になります。

内線の仕組み

PBXには、外線とつなぐケーブルに加え、オフィス内の電話機とつなぐケーブルが接続されています。オフィス内の各電話機には番号（内線番号）が割り振られていて、内線同士の通話の場合は、内線電話→PBX→内線電話のように、PBXを介して通話が行われます。

中には、インターネット回線を通じて利用できるPBXもあり、遠隔地にある支店・店舗などの電話やスマートフォンを、内線電話として利用するケースも増えています。

外線からの振り分けも可能

PBXを利用すれば、外線から複数の受電があっても、それぞれを各内線番号へ振り分けることが可能です。この場合、着信を振り分ける経路は、外線→PBX→内線電話のようになります。また、逆の経路をたどれば、内線電話から外線への発信が可能になります。

内線電話への振り分け方法はいくつか存在します。主に、外線着信を受ける内線電話の優先順位を設定する方法や、IVR（電話自動音声応答システム）を導入して、音声ガイダンスで相手の要件を聞き、自動的に対応部署に振り分けるといった方法があります。

ビジネスフォンによる内線構築との違い

PBXと似たツールとして知られているビジネスフォンは、PBXのように内線・外線・転送機能を搭載しています。PBXとの大きな違いは、利用規模です。

PBXは複数拠点での利用を前提としており、数千台もの電話機を接続することができます。一方、ビジネスフォンは同一拠点・同フロア内での使用に限られ、数十台程度での利用が一般的です。

ビジネスフォンでは主装置がPBXの役割を果たす

ビジネスフォンの場合、PBXのように内線と外線の制御を行うのは「主装置」と呼ばれるものです。PBXと主装置の違いとしては、前述の利用想定規模のほかに、機能性も挙げられます。

PBXはコンピューターと連携してより高度な機能を持たせることもできますが、ビジネスフォンの主装置は比較的小規模な利用が前提とされているため、機能は限られます。

PBXで使える内線電話機の種類

PBXを用いた電話環境では、初めにすべての電話着信をPBXで受け、各内線電話に割り振ってから通話を開始します。PBXで使える内線電話機には、以下のようなものがあります。なお、家庭用の電話機は内線電話として利用できません。

電話機	回線の種類	特徴
多機能電話機	アナログ回線	ビジネス向けに使われる標準的な 電話機
コードレス型電話機	・アナログ回線 ・デジタル回線	通話範囲は限定されるが、 アンテナの増設で範囲を広げる ことができる
IP電話機	インターネット回線	スマートフォンやパソコンなどの 端末でも利用可能
ソフトフォン	インターネット回線	PCやタブレット端末に インストールし、インターネット上のPBXにアクセスして利用
携帯電話・スマホ	インターネット回線	専用のアプリをインストールし、 インターネット上のPBXに アクセスして利用

おすすめはスマホの内線化

以上のように内線電話としては複数の機器が使えますが、最近では「スマホの内線化」と呼ばれる、スマートフォンをビジネスフォンとして利用する方法が注目されています。注目される主な理由は以下の3点で、これからのPBX導入におすすめの方法です。

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簡単に内線化できる

スマートフォンの内線化には、専用アダプターを取り付ける方法やFMCを利用する方法があります。最近多く利用されているのは、インターネット回線を利用するIP-PBXやクラウドPBXです。

スマートフォンの内線化は、専用アプリをインストールするだけで簡単に実現でき、インストール後は、インターネットを介してPBXに接続できるようになります。グループ着信なども可能であり、Web電話帳を利用すれば誰からの着信かが一目で分かります。

社外からも利用できる

インターネットを介したPBXの利用では、モバイルデータ通信や公共Wi-Fiなどのインターネットに接続できる環境下であれば、どこからでも内線通話が可能です。したがって、発信者・受信者両方が外出中であっても、オフィスにいるのと同じように内線通話ができます。

内線化されたスマートフォンにも内線番号が割り振られるため、オフィスにかかってきた自分宛ての外線電話への対応も可能です。外出中にかかってきた外線電話に出られるようになることで、ビジネスチャンスを逃さず確実に捉えることができます。

また、現在の働き方改革への対応にも、スマートフォンの内線化はおすすめです。たとえば、テレワークを中心としている従業員も、オフィスにいる場合と同様に業務のための発着信ができ、従業員の通話料負担も軽減できます。

コスト削減につながる

現在では、ほとんどの従業員が私物のスマートフォンを持っています。そのため、企業側でビジネス用の電話機を用意すると、「2台持ちになり不便」という声が多くあります。そこで、私物のスマートフォンを業務用としても利用する「BYOD」が広まっています。

従業員のスマートフォンを内線化してBYODを推進することで、自社で電話機を用意する必要がなくなり、大幅なコスト削減が図れます。

また、外出中の従業員に対する電話を内線通話で行うことで、料金がかかる通話・固定電話の数を減らし、コスト削減につながります。従来まで個人のスマートフォンを使用し、経済的負担を負いながら顧客やオフィスに電話していた問題も、スマートフォンの内線化で解決できます。

PBXによる内線構築に関する注意点

PBXを用いて内線を構築する際には、注意しておきたいこともあります。特に以下2点は重要なポイントになりますので、確認しておきましょう。

接続可能な内線電話の数はPBXにより異なる

PBXでは接続できる内線電話の数が決まっており、製品によって小規模向けのものから大規模向けのものまであります。したがって、導入前に必要な内線数を算出し、対応可能なPBXを選択することが求められます。

当然のことながら接続可能な内線数が多い製品ほど価格も高くなるので、予算との兼ね合いも重要になります。特に、スマホを内線化する場合は内線数が多くなるため注意しましょう。

通話品質がインターネット環境にされる場合もある

インターネット回線を利用するIP-PBXやクラウドPBXの場合、通話する双方のインターネット環境が音声に大きく影響します。つまり、片方の通信環境が悪い場合、お互いに聞こえる音声に乱れが生じ、音質が低下して聞き取りづらくなります。

そのため、営業担当者が商談相手との会話を行う際など、重要な通話を行うことが想定される場合には、通信環境が安定した場所で通話を行うことが重要です。

まとめ

PBXには内線機能が備わっており、離れた部署やフロアとの内線通話は通話料なしで行えて、外線の振り分けも可能です。

内線通話するには、多機能電話機・コードレス型電話機・IP電話機などの電話機が必要ですが、近年注目されているのはスマートフォンの内線化です。従業員所有のスマートフォンを業務に使うBYODも促進でき、大きなコスト削減と利便性の向上による収益の増大に期待できます。