PBXでスマホを内線化しよう｜メリット・デメリット、方法を解説

PBXでは、スマホを内線化することが可能です。スマホを内線化することで、社員はどこにいても内線・外線が使用でき、会社のコスト削減にも繋がります。この記事では、PBXでスマホを内線化するメリット・デメリットや内線化の方法などを解説します。

目次

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1. PBXとスマホを連携して内線化しよう
2. PBXでスマホを内線化するメリット
3. PBXでスマホを内線化するデメリット
4. PBXでスマホを内線化する方法
5. 近年はクラウドPBXが主流に
6. PBXでスマホを内線化する際の注意点
7. まとめ

PBXとスマホを連携して内線化しよう

PBX（Private Branch eXchange）とは、複数の電話回線や電話機を一元管理し、外線電話と内線電話、または内線同士の接続を制御するシステムです。従来はオフィスに設置された固定電話機と連携するものでしたが、近年ではスマホを活用することもできます。

従業員は、スマホからPBXを経由して社内の通信回線にアクセスすることで、会社の電話番号を利用した発着信が可能になります。これは「スマホの内線化」と呼ばれる仕組みで、スマホ以外にタブレットなどを利用する場合もあります。

固定電話の場合は電話回線を用いてPBX環境を構築しますが、スマホを内戦化する場合はインターネット回線を用います。Wi-Fiやモバイルデータ通信といった無線通信によってPBXシステムに接続し、PBXの制御下でスマホの電話機能を使うことができます。

PBXでスマホを内線化するメリット

PBXでスマホを内線化することにより、企業と従業員の双方に様々なメリットが生まれることが期待できます。企業にとって、従来の内線電話機に比べて生産性やコスト効率が良い選択肢となります。

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社外にいても内線・外線通話ができる

スマホの内線化により、電話回線という物理的な制限がなくなり、社外にいても内線・外線通話を容易に行えるメリットがあります。例えば、オフィスにかかってきた電話を、各自が保有するスマホに転送したり、オフィス内メンバーとスマホで内線電話したりできます。

PBXによってはチャットやビデオ通話の機能も備えており、電話以外での連絡もスムーズに行えます。このようにスマホを内線化することで、場所にとらわれずに社内外の相手との円滑な連絡が可能になります。

これにより、リモートワークや在宅勤務などの多様な働き方を推進できるでしょう。また、営業先や出張先の従業員と連絡を取り合う際にも便利です。

会社の電話番号で発信できる

スマホを内線化することで、会社の電話番号での発着信が可能になるメリットがあります。特に取引先や顧客に発信する場合は、スマホの電話番号よりも固定電話番号を用いることで、相手に信頼されやすくなるでしょう。

また、従業員の私的な端末を利用する場合も端末の電話番号が相手に表示されないため、プライベートを安全に保護できます。リモートワークや在宅勤務の場合でも安心して電話業務を行えます。

設備費用を削減できる

スマホを内線化することで、「BYOD」を推進できます。BYODとは「Bring Your Own Device」の略称であり、従業員が私的に保有する携帯電話などの端末を業務に利用することです。

PBXによるスマホの内線化を導入し、BYODを実現することで、社内の固定電話機や会社から個人に配布する電話機が不要になります。これにより、電話機の購入費用や設置工事費用、運用費などを削減でき、経費節約に繋がります。

スマホの2台持ちが不要になる

スマホを内線化することで、従業員はスマホを2台持ちする必要がなくなります。私用のスマホを業務に転用できるためです。通勤・営業・出張時の手荷物を減らせるため管理も楽になり、従業員の利便性向上に繋がります。

また、使い慣れたスマホをそのまま業務に利用できるため、業務用端末の操作を新しく覚える必要がない点もメリットといえるでしょう。

PBXでスマホを内線化するデメリット

PBXでスマホを内線化することには、メリットが多い一方でデメリットもあります。スマホの内線化を検討している企業は、次のようなデメリットも認識しておきましょう。

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通話品質はインターネット環境に左右される

PBXでスマホを内線化するデメリットは、通信品質がインターネット環境に左右される点です。スマホの内線化は、インターネット回線を介して行うためです。通信回線が悪い場所では、接続が不安定になり、通話中のノイズや途切れが発生するリスクがあります。

場合によっては通話の続行が難しくなる恐れもあり、機会損失を招くこともあるでしょう。また、そもそもインターネット環境がない場所では、スマホを内線化できない点にも留意が必要です。

このようなリスクを軽減するには、良好な通信品質が担保された製品を選ぶ必要があります。自社の通信環境との相性を確認するために、無料トライアルを活用するのもおすすめです。

セキュリティリスクが高まる

スマホの内線化には、インターネットを介したデータ漏洩・ウイルス感染・ハッキングなどのセキュリティリスクがあります。また、モバイル端末は社外で操作する機会が多いため、端末そのものの紛失・盗難のリスクにも注意が必要です。

このようなリスクへの対策として、セキュリティ対策が万全のPBXを選んだり、従業員に情報セキュリティポリシーへの理解を促したりすることが求められます。

PBXでスマホを内線化する方法

PBXでスマホを内線化するには、「IP-PBX」「クラウドPBX」「FMCサービス」「専用アダプター」のいずれかを用います。それぞれの特徴を理解し、自社に適した方法を選択しましょう。

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IP-PBXを使う

IP-PBXとは、社内に専用機器を設置し、IPネットワークを介して通信回線を構築するタイプのPBXです。スマホにインストールした専用アプリを介して通信回線にアクセスすることで、そのスマホを内線化できます。

なお、IP-PBXには、社内にPBXの専用装置を設置する「ハードウェア型」と、サーバーにソフトウェアをインストールして利用する「ソフトウェア型」があります。いずれの場合も社内にPBXの設置が必要であり、装置のメンテナンスも自社で行います。

クラウドPBXを使う

クラウドPBXとは、クラウド上に設置されたPBXをインターネットを通じて利用することで、通信回線を構築する方法です。スマホを内線化するには専用アプリのインストールが必要ですが、端末の種類を問わないのでスマホ連携も簡単です。

クラウドPBXは、PBXのシステムがクラウド上に構築されているため、社内にPBX装置を設置せずに利用できるのが特徴です。装置の設置工事や自社でのメンテナンスが必要なく、コストを抑えてPBXを運用したい企業におすすめです。

FMCサービスを使う

FMCとは「Fixed Mobile Convergence」の略称で、インターネット通信を利用して通話するIP電話機と、モバイル端末を連携させるサービスです。FMCのサーバーにスマホの情報を登録することでスマホを内線化できます。

FMCサービスは主に通信キャリアが提供しており、利用するにはIP電話機とスマホの契約キャリアを一本化する必要があります。なお、FMCサービスでは、スマホが利用できるのは内線通話のみであり、外線への発信はできません。

専用アダプターを使う

社内既存のPBX装置とスマホをスマホ内線化用アダプターで繋ぐことで、スマホを内線化できます。専用アダプターは、インターネット回線と電話回線を接続する役割を担います。なお、スマホを内線化するには、専用アプリのインストールが必要です。

専用アダプターを使う方法では、既存のPBX装置をそのまま転用できるため、導入費用を抑えられる点がメリットです。ただし、対応機種が限られるため、自社既存のPBX装置や端末で利用可能かどうか事前に確認しましょう。

近年はクラウドPBXが主流に

以上のように、スマホの内線化には複数の方法がありますが、近年ではクラウドPBXが主流になっています。その理由としては、クラウドPBXには現代の企業ニーズにマッチしている部分が多いことが挙げられます。

前述のようにPBXは社内に物理的な機器を設置する必要がないため、導入費用も導入工数も押さえてスピーディーに運用を開始できます。インターネット環境があればどこでもPBXシステムを利用できるため、オフィス移転の際も電話番号などを変える必要がなく手間がかかりません。

また、近年では企業におけるIT化やデータ活用がどの業界でも行われていますが、特にクラウドPBXは業務効率化やデータ活用のための機能が豊富に備わっている傾向にあります。

既存のPBXと併用することも可能

社内に既にPBXを設置しているが、クラウドPBXによるスマホ内線化は利便性が高い、と感じている場合、既存のPBXとクラウドPBXを併用することもできます。完全にクラウドPBXに乗り換えることもできますが、すぐに完全移行するのは難しい場合にも便利です。

具体的には、「VoIPゲートウェイ」という電話回線とインターネット回線を中継する装置を使って既存のPBXとクラウドPBXを連携させます。こうすることで、今の環境にクラウドPBXによるスマホ内線化の仕組みをスムーズに導入できます。

クラウドPBXでは利用規模や機能によって複数のプランが設けられており、途中でプランを変更することも可能なので、クラウドPBXに完全移行できる時期が来たらより上位のプランに変更して本格運用を始めることもできます。

PBXでスマホを内線化する際の注意点

PBXでスマホを内線すると業務効率は高まりますが、運用していく上では私的通話や情報漏洩などのリスクがあることを把握しておく必要があります。ここでは、PBXでスマホを内線化する際の注意点を解説します。

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業務では専用アプリを利用する

PBXで従業員の個人スマホを内線化する際は、ビジネスとプライベートを区別することが大切です。具体的には、業務のための通話は専用アプリを介して行うというルールを徹底しましょう。

その理由は、通信料の負担を明確にするためです。ルールを徹底することで、アプリを介さない通話は、基本的に私的通話とみなすことができます。つまり、会社が私的な通信料を負担する必要がなく、不正な経費申請の抑止に繋がります。

セキュリティ対策を徹底する

PBXでスマホを内線化すると、上述のように情報漏洩のリスクが高まります。そのため、以下のようなルールを定めて運用することが推奨されます。

1. パスワードは複雑なものを設定し、定期的に変更する
2. PBXの専用アプリは常に最新の状態にアップデートする
3. スマホのOSも最新の状態を保つ

上記に加え、従業員の意識を向上させることも重要です。 セキュリティについて学ぶ研修を実施し、実際に情報が流出した際にどのような損失があるかを理解してもらいましょう。また、端末の紛失に備え、リモートロックができるシステムを選ぶと安心です。

まとめ

PBXでは、インターネット回線を利用することでスマホを内線化することもできます。これにより、社外からの内線・外線電話が可能になり、従業員の利便性の向上や多様な働き方の実現につながります。また、固定電話機などの設備費用の節約にも期待できます。

スマホを内線化するには、「IP-PBX」「クラウドPBX」「FMCサービス」「専用アダプター」のいずれかを導入します。

中でもクラウドPBXは、専用装置の設置工事やメンテナンスなどが不要で、手間・コストをかけずに運用できます。自社に適した方法でスマホを内線化し、電話業務の効率化を図りましょう。