勤怠表とは？勤怠表の目的や勤怠表作成のメリット・デメリットを解説

勤怠表とは、従業員の出勤・退勤時刻や労働時間など勤務状況を記録した書類を指します。勤怠表の記録・保管は法律で義務付けられており、勤怠管理における勤怠表の管理は重要性が高いです。本記事では、勤怠表の目的や勤怠表作成のメリット・デメリットをわかりやすく解説します。

目次

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1. 勤怠表とは
2. 勤怠表の目的と必要性
3. 勤怠表を作成する際の注意点
4. 勤怠表に記載する項目
5. 勤怠表の作り方とメリット・デメリット
6. おすすめの勤怠管理システム3選
7. まとめ
8. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠表とは

勤怠表とは、勤怠管理表や勤務実績表とも呼ばれ、従業員の出勤・退勤の時刻、休日出勤・欠勤・休暇など勤務状況を記録する書類を指します。勤怠表をもとに給与が決定するため、企業・従業員双方にとって重要な書類の1つです。

勤怠管理を行う際、勤怠表の取り扱いは法律にも大きく関わり、記録・一定期間の保管義務があります。記録・保管の義務を怠った場合は法律に反して罰せられるケースもあるため、勤怠表は重要性の高い書類としての認識が必要です。

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勤怠表と勤務表の違い

勤怠表と似て非なるものに、勤務表があります。勤怠表は従業員の出退社時刻・休日・欠勤など、実際の勤務状況を記録するものです。一方、勤務表は従業員の出勤日や休日などの予定を記載したものを指します。シフト表とも呼び、誰が出勤しているか把握する書類です。

勤怠表と出勤簿の違い

勤怠表・勤務表とあわせて使われることの多い出勤簿ですが、勤怠表とほぼ同じもので、違いは呼び方だけです。しかし、企業によっては、勤怠表は残業の算出のために、出勤簿は出勤の確認に利用するなど、勤怠表・出勤簿の目的を分ける場合もあります。

勤怠表の目的と必要性

勤怠表を作成する目的は、法定労働時間などの法律に沿った勤務を行い、適正な給与計算や支払いのためです。ここでは、それぞれの目的と必要性について詳しく解説します。

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法律を厳守するため

勤怠表は、労働基準法の中でも複数の法律に関わる重要な書類です。企業は法律に沿った適正な労働時間を管理する義務があり、勤怠表は労働基準法第108条内の「賃金計算の基礎となる事項」が記録された書類に該当します。

また、この記録義務を怠った場合は、賃金台帳調整義務違反で罰則の対象になります。さらに、記録義務を怠って残業代の未払いや有給休暇を従業員に付与しなかった場合は、重罰の懲役・罰金の対象になるケースもあります。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

参考：法令、就業規則等の周知義務、賃金台帳、記録の保存｜厚生労働省

従業員の勤務状況を把握する義務

企業は、従業員の出勤時間・退社時間・休日・欠勤・休暇など、実際の勤務状況を把握する義務があります。勤怠表はこれらの事項すべての記録が必須であり、記録を怠ると罰則の対象になりかねません。

勤怠表は、給与算出のベースとなる重要な書類であり、適正な賃金の支払いのためにも必要不可欠です。

参考：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

勤怠表を保管する義務

労働基準法109条「労働関係の重要な書類を最低5年保管しなければならない」という定めがあり、2020年4月1日の法改正から従来の保管期間3年間が5年間に延長されました。保管期間の起算日は、その勤怠の対象となる給与が支払われた日です。

以前の法改正前は、最後に記録した日が起算日だったため注意が必要です。また、派遣社員の場合は契約終了日が起算日となるなど、雇用体系によって起算日が異なるケースもあります。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省

法定労働時間を管理する

勤怠表は、労働基準法で定められている1日8時間、週40時間以内の法定労働時間を管理することが最大の目的です。法定労働時間を超えて残業を行う場合は、労働基準法第36条に定められている「36（サブロク）協定」を労働基準監督署に届け出る必要があります。

勤怠表を記録することで、36協定や法定労働時間に反していないか管理することが可能です。

参考：36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針｜厚生労働省

法律を守らなかった場合の罰則

勤怠表は労働基準法第108条内の「賃金計算の基礎となる事項」に当たる、出退社の時間や欠勤などの勤怠状況が記された、給与のベースとなる書類です。勤怠表の記録を怠った場合、30万円以下の罰金が課せられるケースもあります。

また、勤怠表の保管を怠った場合も労働基準法違反となり、30万以下の罰則対象になる可能性も考えられます。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

長時間労働の是正のため

近年では、働き方改革を推進するための施策として、長時間労働の是正の指針が定められています。勤怠表に従業員の労働時間を日々記録すれば、長時間労働の発生を早期に把握するための大事な資料となります。

出勤時刻や退勤時刻、残業時間を継続的に確認し、特定の従業員・部署に業務負担が集中していないかを客観的に確かめることが可能です。また、労働時間の状況を把握することは、企業が長時間労働の是正に取り組むうえでも重要です。

勤怠表をもとに残業時間の傾向を分析することで、業務配分の見直しや人員配置の調整などの改善策を検討しやすくなります。

参考：働き方改革～一億総活躍社会の実現に向けて～｜厚生労働省

給与計算のため

勤怠表は、給与計算のベースとなる書類です。勤務表をもとに、出勤時間・退社時間から勤務時間を確認します。時間外労働が発生した場合には残業代の算出が必要となり、欠勤・有給休暇など基本給の増減の計算も場合によって発生します。

また、2023年4月1日より、月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられました。対象となるのは中小企業で、引き上げ後の割増賃金率は50%です。以前の割増賃金率は大企業が50％、中小企業は25％でした。引き上げに伴い、就業規則の変更も必要です。

参考：月60時間を超える時間外労働の 割増賃金率が引き上げられます｜厚生労働省

給与未払いを防ぐため

勤怠表は、従業員との給与未払いなどのトラブルを防ぐ証拠書類としての役割もあります。正しく勤怠表が記録されていれば、従業員の申告と相違があった場合、解決につながる確認書類となります。

勤怠表を作成する際の注意点

勤怠表を作成する際は、従業員の労働時間を正確に把握できるよう、記録方法や運用ルールを明確にしておくことが重要です。出勤時刻や退勤時刻、休憩時間などの記録が曖昧な場合、実際の労働時間と記録内容に差が生じる可能性があります。

また、記入漏れ・入力ミスが発生すると、給与計算の誤りや労働時間の管理不備につながることも考えられるため注意が必要です。特に、手書きやExcelなどで管理している場合は、定期的に内容を確認するような体制を整えるようにしましょう。

なお、勤怠表は労務管理の基礎資料として活用されるため、従業員が統一されたルールで記録できるようにすることも大切です。運用ルールを明確にし、正確な勤怠記録を残すことで、労働時間の適切な管理やトラブルの防止に役立ちます。

勤怠表に記載する項目

勤怠表に記載する項目は以下の内容になります。主に、労働時間や休日など実際に勤務した日・時間を記録するものです。記載する内容の項目ごとに、どのような内容なのか簡単に説明します。

項目	内容
出勤・退勤時刻	勤務開始時刻と退社時刻を記録
労働時間	出勤・退勤時刻から休憩時間を除いた時間
残業・深夜残業時間	所定労働時間を超えた勤務時間・その時間が深夜まで及んだ場合の残業時間
休日労働時間	法定休日に出勤した場合の勤務時間
早退・遅刻	定刻よりも早く退勤した場合・定刻よりも遅れて出勤した場合
欠勤日数	出勤日に出勤せず勤務していない日数
休日労働時間	法定休日に出勤した場合の勤務時間
有給の取得日数	有給休暇を取得した日数
出勤日と休日の区別	出勤日と休日の区別をわかりやすく記載

勤怠表の作り方とメリット・デメリット

勤怠表は、特に決められたひな型がないため、記載すべき項目が入っていれば、企業ごとに使いやすい仕様で作成できるのがメリットです。しかし、作成方法によってはデメリットが発生する可能性もあります。ここでは、作成方法別のメリット・デメリットを解説します。

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無料テンプレートを活用する

勤怠表を作成する際、無料でダウンロードできるExcelのテンプレートを活用できます。出退社を入力するだけで、自動的に残業時間や残業手当を算出できるものもあるため、Excelの知識が少ない方でも、手間・コストをかけずに勤怠表の管理が可能です。

しかし、勤務時間の入力のたびにExcelを開いたり、操作ミスでテンプレートに組み込まれている計算式などにエラーが発生したりすると、修正が難しくなるのがデメリットです。

メリット	デメリット
コストを抑えられる	入力のたびにExcelを開く必要がある
Excelの知識が少なくても作成可能	エラーが発生すると修正が難しい

エクセルで勤怠表を作成する

勤怠表は、Excelで簡単に作成することが可能です。自社の使いやすい様式で自由にカスタマイズでき、何よりコストがかからないのがExcel勤怠表のメリットです。タイムカードで従業員に打刻させている企業は、そのままタイムカードを継続使用できます。

しかし、Excelでの勤怠表は誤入力など、人為的なミスが発生しやすいのがデメリットです。従業員数の多い企業では、入力に手間がかかるため向いていないといえます。また、労働時間の適切な記録に求められている、客観的記録とはみなされない可能性もあります。

メリット	デメリット
コストを抑えられる	入力ミスをしやすい
自由度が高い	従業員数が多いと手間がかかる
打刻はタイムカードを使用できる	客観的記録とみなされない可能性がある

勤怠管理システムを活用する

勤怠管理システムを導入すれば、法律への適切な対応ができます。手作業による勤怠表作成と比べて管理の手間が少なく、リアルタイムで従業員の労働時間を把握できるため、過重労働の防止が可能です。

さらに、従業員による打刻で、残業時間や休日出勤など給与に関わる計算もオートメーション化されるため、勤怠管理に関わる業務を軽減できるのもメリットです。適切な勤怠表の作成や管理には、勤怠システムの導入がおすすめです。

ただし、導入や運用までにコストが発生するため、費用対効果を確かめる必要があります。システム導入の際には、自社の就業規則に沿った運用が可能かどうか確認することが大切です。
そして、社内のシステム環境を整え、運用ルールや操作方法など、従業員への研修・周知も求められます。

メリット	デメリット
従業員の正確な勤怠管理が可能	運用して軌道に乗るまで時間がかかる
勤怠管理に関わる業務の軽減	自社の就業規則に対応できない場合がある
労働時間の把握が可能	導入・運用コストが発生する
法改正もアップデートで対応可能

勤怠管理システムの選定ポイント

勤怠管理システムには、勤怠表の管理を効率化できるさまざまな機能がありますが、選定する際には以下のようなポイントにも注目しましょう。

1. 打刻方法は自社に合っているか（ICカード・生体認証・スマホなど）
2. 既存システムと連携できるか
3. 誰でも操作しやすいか

既存システムとの連携に関しては、特に給与計算ソフトとの連携性が重要です。勤怠データを給与計算ソフトに自動で反映できれば、正確かつ迅速な給与計算が可能になり、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。

また、ほぼ全員が毎日のように使うものであるため、操作しやすいか・UIが見やすいかなどもチェックしましょう。自社に適したシステムを選ぶことで、社内業務全体の効率化につながります。

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まとめ

勤怠表の作成は、法律に従って適切な労働時間を管理するために重要な業務です。給与計算にも関わり、従業員とのトラブル防止のためにも正しい勤務表の作成・管理が求められます。

勤怠表は決まった形式が存在せず、無料テンプレートやExcelでも簡単に作成可能です。しかし、手作業の勤怠管理は工数が多く、人為的ミスの発生リスクもあります。勤怠管理を適切に行うには、法律に沿って業務を軽減できる勤怠管理システムの導入がおすすめです。

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