おすすめの無料ナレッジマネジメントツール3選｜選び方も解説

社員の知識やスキルを蓄積・共有するナレッジマネジメントツールには、無料で利用できるものもあります。コストを抑えて導入できますが、機能は限られているため注意が必要です。この記事では、おすすめの無料のナレッジマネジメントツールや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. ナレッジマネジメントツールを無料で利用しよう
2. 無料のナレッジマネジメントツールのメリット
3. 無料のナレッジマネジメントツールの注意点
4. 無料のナレッジマネジメントツールを選ぶ際のポイント
5. 【トライアルあり】おすすめの無料ナレッジマネジメントツール3選
6. その他のナレッジマネジメントツールの選び方
7. まとめ

ナレッジマネジメントツールを無料で利用しよう

ナレッジマネジメントツールとは、社員が持つナレッジを社内全体で共有するためのツールです。ナレッジとは、知識・スキル・ノウハウといった知見を指し、過去の成功事例やプロジェクトなども含まれます。

ツールでは、ナレッジをデータベースに蓄積したり、蓄積したナレッジを分析して新たなナレッジを獲得できたりと、さまざまな機能を提供します。これにより、社内ナレッジの有効活用が可能です。

ナレッジマネジメントツールの中には、無料で利用できるものもあります。本記事では、無料のナレッジマネジメントツールのメリットや選び方などを解説します。

無料のナレッジマネジメントツールのメリット

無料のナレッジマネジメントツールを利用するメリットとしては、主に以下の通りです。

1. コストをかけずに導入できる
2. ツールの比較検討がしやすい
3. 有料ツールの導入前に使い勝手を確認できる
4. 有料ツールへの切り替えがスムーズ

ナレッジマネジメントツールには、さまざまな種類があり、目的によって適したツールが異なります。また、ツールによって操作性も異なります。フリープランや無料トライアルを活用し、使い勝手や機能を比較することで、自社の課題に合ったツールが選びやすいです。

なお、フリープランはコストをかけずに利用できるため、小規模なナレッジマネジメントから始めたい場合にもおすすめです。そして、規模を拡大する際は、有料プランへとスムーズに移行可能なため、操作感を十分に確かめてから、より便利な機能を利用できます。

無料のナレッジマネジメントツールの注意点

無料のナレッジマネジメントツールは、コストをかけずにナレッジの共有ができますが、必ずしも本格的な運用に向いているわけではありません。ここでは、無料のナレッジマネジメントツールの注意点を解説します。

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一部使用できない機能がある

フリープランでは、レポート機能やセキュリティ対策など、一部使用できない機能があることが多いです。ツールの利用状況を確認できるレポート機能があれば、ツールを導入したことで得られたナレッジマネジメントの効果を分析しやすくなります。

また、蓄積したナレッジに対するフィードバックや検索キーワードなども確認できるため、ナレッジの改善点や必要性の高いナレッジの把握に役立ちます。

セキュリティ対策に関する機能は、アクセス制御・暗号化・シングルサインオンなど、情報漏洩防止に役立つ機能を提供します。機密情報を扱う場合には、必要不可欠な機能です。無料で使用できる機能はツールによって異なるため、事前に確認しておくことが大切です。

ユーザー数・保存容量が限られている

フリープランや無料トライアルでは、利用できるユーザー数やファイルの保存容量が限られている場合があります。

フリープランの多くは、5〜10人程度までといったユーザー数に制限が設けられています。少人数の組織なら利用しやすいですが、より多くの社員が利用できるようにしたい場合は、有料プランが推奨されます。

一部のフリープランでは、ユーザー数に制限がない場合もありますが、その場合は保存容量が限られていることが多いです。「ファイルストレージ2GBまで」「ナレッジを記事として保存できる数が20記事まで」など、蓄積できるナレッジが制限されます。

なお、ユーザー数の制限だけであれば、少人数の利用を前提として長期的に無料ツールを使用できる可能性もあります。しかし、保存容量の制限がある場合は長期的な利用には向かないため、有料ツールへの切り替えを視野に入れておかなければなりません。

アプリ版は有料のみとなることがある

ナレッジマネジメントツールの中には、在宅勤務・リモートワークに対応したアプリ版を提供しているものもあります。手持ちのスマートフォンやタブレット端末で利用できれば、営業担当者などが社外からでも利用しやすく、ナレッジ共有が効率化します。

ただし、無料版では提供されていないことも多く、リモートワークへの対応も考慮する場合には、利便性が低下する点に留意しなければなりません。アプリ版も用意しているツールを選択する際には、無料で使用可能かの確認も行いましょう。

個別のサポートが受けられない

無料のツールは、個別サポートが受けられない場合が多い点にも注意しましょう。個別サポートがない場合、ツール利用時のトラブルは自己解決しなければいけません。そのため、サポートを利用できる場合に比べ、問題解決に時間がかかる恐れがあります。

また、有料ツールでは、導入支援・運用支援を標準のサポートとして提供している場合がほとんどです。サポートを利用することで、導入から運用開始までがスムーズに行えます。

無料ツールではこれらのサポートもないため、自社が持つ知識を活用して、計画的に導入・運用する必要があります。

オープンソースの利用にはスキルが必要

オープンソースソフトウェアとは、無償でソースコードが公開されているソフトウェアです。ライセンスに準拠した上で、誰でも利用・改変・再配布できます。

ナレッジマネジメントツールの中には、オープンソースのツールも存在します。無料でありながら、図表編集・高速検索・コメント機能など、便利な機能が利用でき、組織に合わせてカスタマイズ可能です。

しかし、オープンソースを利用する際は、プログラミングスキルや、オープンソースに関連するツールの知識が求められます。また、専門知識を持つ人材がいる場合でも、自社の課題に合わせてオープンソースの仕様変更・改変を行う際には、専任者の人件費がかかります。

無料のナレッジマネジメントツールを選ぶ際のポイント

低コストで利用できる無料ツールですが、無料版ならではの押さえておきたいポイントがあります。ここでは、無料のナレッジマネジメントツールを選ぶ際のポイントを解説します。

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必要な機能が無料で使えるか確認する

前述したようにナレッジマネジメントツールの無料プランには機能制限があるため、導入前に必要な機能が無料で使えるか確認しておく必要があります。特に、レポート機能やセキュリティ対策機能は無料で利用できない場合が多いため、注意が必要です。

導入後に狙った成果を得るためにも、まずは自社の導入目的を明確にして、必要な機能を洗い出しましょう。その上で複数のシステムの無料プランを比較検討し、無料プランで必要な機能が提供されていない場合は、有料プランを視野に入れることをおすすめします。

無料の期間を確認する

無料で利用できるツールの中には、完全無料でずっと使えるツールと、トライアル期間のみ無料で利用できるツールがあります。無料トライアルを提供している場合は、無料で利用できる期間を事前に確認しておくことが大切です。

無料トライアル期間はツールによって異なりますが、14〜30日間程度である場合が多く、中には60日間・約2ヶ月利用できるツールもあります。また、期間だけでなく、利用できる機能の範囲も十分か確認しておきましょう。

編集権限の設定や分析機能など、一部の機能は使えない場合がある点に留意が必要です。機能が制限されている場合でも、自社の利用目的を達成できるか確認しておきましょう。

利用人数・保存容量をチェック

無料のツールは、利用人数・保存容量が制限されている場合があります。利用人数は10人までであることが多いですが、一部のツールでは20人または制限がない場合も考えられます。

保存容量はストレージ2GB程度まで、記事数は20記事分までといったように、ナレッジの保存方法に合わせて制限が設けられていることがほとんどです。よって、自社で利用する際は、必要分に対応しているか確認しておくことを推奨します。

セキュリティ対策は十分か

無料ツールは、有料のものに比べてセキュリティが弱い製品が多いため、どのような対策が行われているのかを確認しましょう。

特に、半永久的に無料で利用できるタイプのツールは、アクセス制御をはじめとするセキュリティ機能が利用できないことがあります。そのため、機密情報の取り扱いには慎重な対応が求められます。

なお、無料期間が設けられているタイプのツールの中には、有料プランと変わらない機能を利用できるものもあります。セキュリティ対策を重視したい場合は、無料期間を活用して本格導入に向けた試験運用を行い、複数のツールを比較検討することをおすすめします。

将来的な運用も視野に入れる

無料で利用開始できるツールは導入しやすく、後に不要だと判断した場合にも費用負担がないことから、大きなデメリットとはなりません。しかし、ナレッジマネジメントツールには社員個々の知識やスキルが関わってくるため、社員からの協力が不可欠です。

したがって、社員の手間と時間を要したのにもかかわず、短期間でツールの利用を中止してしまうと、社員からの信頼性とモチベーションの低下を招いてしまいます。つまり、無料だからと安易に決めるのではなく、将来的な活用も視野に入れて検討することが大切です。

また、導入時は無料プランの機能性や容量で十分でも、運用を続けていくにつれて、自社の事業規模拡大やナレッジの増加などにより、補いきれなくなる可能性もあります。その場合に、スムーズに切り替えられる有料プランがあるかも確認しておくことをおすすめします。

安さだけにこだわりすぎない

コストをかけずに活用できるナレッジマネジメントツールは、企業の経済的な負担軽減に非常に有用ですが、安さだけにこだわることはおすすめできません。無料ツールは、利用人数や使える機能、容量などに制限があり、自社の導入目的を満たせない可能性があります。

いくら費用がかからなくても導入効果を得られなければ意味がありません。そればかりか、自社に適切でないシステムの導入によりスタッフの混乱を招き、業務効率を低下させる恐れもあります。

ナレッジマネジメントツールを導入する際は、自社の予算を明確にして、予算内で無理なく運用できる価格帯と得られる効果のバランスが取れた、費用対効果の高いシステムの選定が重要です。

【トライアルあり】おすすめの無料ナレッジマネジメントツール3選

その他のナレッジマネジメントツールの選び方

ナレッジマネジメントツールは、無料・有料に関わらず、操作性やナレッジ活用のタイプなどを確認しておくことが大切です。特に、以下のようなポイントに注目しながら比較検討するようにしましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 社員全員が容易に操作できるか
2. 自社の目的に合ったタイプを確認する
3. スマホやタブレットに対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 利用規模や機能を拡張できるか
2. 他システムと連携できるか

まとめ

ナレッジマネジメントツールは、ナレッジを蓄積して社内で共有し、有効活用するためのツールです。ツールの中には無料で利用できるものもありますが、利用期間・利用人数・機能・保存容量などの機能に制限がある場合が多いため、事前の確認が必要です。

また、ナレッジ活用の規模を拡大する可能性に備えて、有料プランにスムーズに移行できるかもチェックしておきましょう。セキュリティ機能も有料プランと比べると、十分ではない可能性も高く、機密情報を扱う際には気をつけなければなりません。

本記事の内容を参考に、無料のナレッジマネジメントツールを検討し、社員が持つナレッジの効果的な活用につなげましょう。