おすすめのナレッジマネジメントツール6選｜選び方や注意点も解説

ナレッジマネジメントツールとは、社員の持つノウハウやナレッジを効率的に管理するためのツールです。コミュニケーション活性化にも貢献するとして注目されていますが、製品が多く選ぶのは難しいものです。この記事では、おすすめのナレッジマネジメントツールを紹介します。

目次

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1. ナレッジマネジメントツールで生産性向上を実現
2. ナレッジマネジメントツールは操作性・タイプ・対応デバイスで選ぶ
3. ナレッジマネジメントツールの選び方で重要な3つのポイント
4. ナレッジマネジメントツールのその他の比較ポイント
5. おすすめのナレッジマネジメントツール6選
6. ナレッジマネジメントツールの導入フローと注意点
7. まとめ

ナレッジマネジメントツールで生産性向上を実現

ナレッジマネジメントツールとは、社員の持つノウハウやナレッジを、企業全体で共有するためのツールです。ナレッジマネジメントツールを利用することで、必要なノウハウが共有されるため、業務の効率化や属人化を防ぐなど、多くのメリットが得られます。

ナレッジマネジメントツールの機能には、社内で従業員同士が質問・回答ができるFAQや、ドキュメントや文書などのファイル共有、社員のコミュニケーションを目的としたブログやSNSなど、効果的なナレッジマネジメントに向けた機能が搭載されています。

ナレッジマネジメントツールは操作性・タイプ・対応デバイスで選ぶ

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、使いやすさなどの操作性や、自社の目的に合っているタイプであるか、また対応デバイスなど重要な3つのポイントがあります。次の章でそれぞれのポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 社員全員が容易に操作できるか
2. 自社の目的に合ったタイプを確認する
3. スマホやタブレットに対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策を確認する
2. 利用規模や機能を拡張できるか
3. 他システムと連携できるか
4. 無料トライアルがあるか

ナレッジマネジメントツールの選び方で重要な3つのポイント

ナレッジマネジメントツール選びには、重要な3つのポイントがあります。社員全員が使用することを想定し、操作性や自社の目的に合うタイプ、対応デバイスなどに注目して選定する必要があります。ここからは、選定の重要なポイントについて具体的に解説します。

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社員全員が容易に操作できるか

ナレッジマネジメントツールは、社員のノウハウやナレッジを共有することが目的であるため、社員全員が使うことで効果を発揮します。操作が難しかったり、社員が使いこなせなかったりすると、社内に浸透しなくなり導入の意味がありません。

よって、社員全員が使いこなせるように、操作の難易度やUIの見やすさなどを確認すべきです。操作はできるだけ簡単で、シンプルな画面表示が理想的です。簡単で直感的に使えるようなツールなら、社内に浸透しやすいでしょう。

自社の目的に合ったタイプを確認する

ナレッジマネジメントツールのタイプは、大きく以下の4つに分けられます。タイプによって方法や特徴が異なるため、自社の目的に合ったものを選ぶ必要があります。それぞれの特徴とおすすめな企業を以下の表にまとめました。

タイプ	特徴	おすすめな企業
社内Wikiタイプ	社内情報を集約し、ツール上で共有して編集する	大手企業・中小企業
情報収集タイプ	社内ソースから情報収集し蓄積する既存情報を充実させて新しいナレッジを共有	大手企業
チャットタイプ	チャットで質問すると、ナレッジを持つ社員、またはAIが回答する	大手企業・中小企業
FAQタイプ	社内用・顧客用の一問一答形式	大手企業・中小企業

スマホやタブレットに対応しているか

ナレッジマネジメントツールは、社員全員のノウハウやナレッジを企業全体で共有するためのツールです。よって、PCだけでなく、スマホやタブレットなどのモバイルデバイスに対応しているか確認しておく必要があります。

モバイルデバイスに対応していれば、外出先からでも操作ができるため、情報共有がスムーズになり、業務の効率化に繋がります。リモートワーク中や出張先など、社内に限らずどこからでも、スケジュール管理やメッセージ確認などの機能を活用できます。

ナレッジマネジメントツールのその他の比較ポイント

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、上述の重要ポイントのほかにも、押さえておきたい比較ポイントがあります。セキュリティ対策のほかに、利用規模や機能の拡張・他システムとの連携が可能かどうかも確認しておきたい事項です。

また、使いやすいツールであるか、トライアルで実際に使い心地を試せるかどうかも、選定の重要なポイントになります。ここからは、ナレッジマネジメントツールを選定する際の、そのほかの比較ポイントについて具体的に解説します。

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セキュリティ対策を確認する

ナレッジマネジメントツールは、社外に流出してはならない機密性の高い情報などが含まれている場合があります。モバイルデバイスなどを利用し、社外で利用する機会も多いため、ログインの方法や、データセンター・サーバーの管理体制について確認が必要です。

セキュリティ体制が万全でない場合、社外に情報漏洩するリスクも高まるため、重視すべきポイントです。また、AI搭載のツールが情報を学習して、社外秘情報が外部に情報提供されないかどうかも事前に確認しなければなりません。

利用規模や機能を拡張できるか

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、利用規模や機能を必要に応じて拡張できるかどうかも確認すべきポイントです。ツールの導入開始直後は、蓄積される情報量が少ないため、一部の部署などで段階的に始めると、その後の運用がスムーズになります。

そのため、状況に合わせて、利用規模や機能を拡張できるツールであることが理想的です。使わない機能を最初から搭載するよりも、ニーズに合わせて拡張することで、コストを抑えた導入ができます。

他システムと連携できるか

ナレッジマネジメントツールを導入する際は、他システムと連携できるかどうかも注目すべきポイントです。たとえば、SFAやCRMなどと連携することで、営業部門のナレッジ共有をより効果的に推進できます。

また、コミュニケーションツールとの連携ができるものであれば、コミュニケーションの内容も蓄積することができます。ただし、ツールによって連携の可否や相性があるため、事前に確認しておくと良いでしょう。

無料トライアルがあるか

ナレッジマネジメントツールは、社員全員が使いこなせる操作性が求められます。中には無料で試せる期間を提供する製品もあるため、本格的な導入の前に使い心地を体験できます。これにより、「導入が失敗した」という結果を防ぐことができます。

無料トライアル期間を利用して、社員誰でも使いやすい操作性であるか、操作画面はシンプルで見やすいものか、実際に操作して確認すると良いでしょう。また、トライアル期間中には、ベンダーのサポート体制についても注目して比較検討するのがおすすめです。

おすすめのナレッジマネジメントツール6選

ナレッジマネジメントツールの導入フローと注意点

ナレッジマネジメントツールの導入フローは、大きく3つに分けられます。これらは、ツールの運用をスムーズに行うために、社員全体に共有が必要なプロセスです。それぞれのフローについて、注意点を交えながら具体的に解説します。

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社員に必要性を理解してもらう

ナレッジマネジメントツールを導入する前に、社員にツールの必要性を理解してもらうことが重要なポイントです。導入の目的を明確に提示し、会社や社員にとってのメリットや、目標を共有します。

目的や目標が定まらないまま導入を行うと、情報共有が進まない状態が続き、スムーズに運用できない可能性があります。社員に必要性を理解してもらうことで、協力体制が整うため、ナレッジが蓄積するスピードが向上し機能しやすくなります。

導入コストと予算が見合うか確認する

ナレッジマネジメントツールの導入にはコストがかかるため、予算に見合うかも確認が必要です。初期費用が0〜20万円程度、月額費用が1ユーザーあたり数百円〜数千円かかります。利用規模が大きくなると費用がかさむため注意しましょう。

ナレッジマネジメントを行うことは社内の生産性向上に繋がりますが、導入コストが大きすぎると費用対効果が得られません。また、画像や動画など共有したいデータ量が大きい場合は、上位プランを選ぶ必要があります。

使い方を共有する

ナレッジマネジメントツールは、社員全員がもつノウハウやナレッジを共有するためのツールです。よって、社員全員に浸透させるために使い方を共有する必要があります。そのために、ツールの操作に慣れた人を準備しておくと良いでしょう。

使い方の共有は、資料を配布するだけでは浸透しにくくなる可能性があるため、研修会やオンライン説明会など、実際に操作しながら説明できる場を設けるのが理想的です。また、どのような情報を共有するのかを周知させることも重要なポイントです。

定期的な追加・更新を行う

蓄積されたナレッジは、長期間放置すると情報が古くなるため、有効な情報検索ができなくなる可能性があります。情報が古いまま放置され、検索結果に不要な情報が増えていくことにより、ツールを活用する社員が減る恐れがあります。

このような事態を防ぐためにも、ナレッジの定期的な追加や更新は重要なプロセスとなります。情報の更新や追加については、社員全員が定期的にチェックを行うなどのルールを設定することで、常に新鮮な情報が共有されます。

まとめ

ナレッジマネジメントツールは、社員が持つノウハウやナレッジを効率的に管理するためのツールです。コミュニケーションの活性化にも繋がることから、多くの企業で導入が進んでいます。

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、操作性やタイプ、対応デバイスなどの選定ポイントがあり、自社の目的に合ったツールを選ぶ必要があります。また、導入する際は社員全員に必要性を理解してもらうことが重要です。

理解がないまま導入を開始すると、浸透が思うように進まず、導入失敗という結果を招いてしまいます。自社の課題を洗い出し、目的や目標を明確にしたうえで、自社に合ったナレッジマネジメントツールを選定しましょう。