製造業におすすめのグループウェア3選｜役立つ機能や選び方も解説

企業における情報共有やコミュニケーションを円滑にするグループウェアは、製造業でも有用です。グループウェアを導入することで、さまざまな課題解決に繋がります。本記事では、製造業で役立つ機能や製品の選び方を交え、おすすめの製造業向けグループウェアを紹介します。

目次

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1. グループウェアは製造業にもおすすめ
2. 製造業でよく見られる課題
3. 製造業の課題解決に役立つグループウェアの機能
4. 製造業におけるグループウェアの選び方
5. 製造業におすすめのグループウェア3選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアは製造業にもおすすめ

グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションの円滑化を実現し、組織内の業務効率化を支援するために開発されたツールのことを言います。グループウェアは製造業においても非常に有用なツールです。

製造業は工場や支店、ショールームなど複数の拠点を構え、プロジェクトや業務を進めるのが特徴です。しかし、複数の拠点で複数の人物が業務やプロジェクトに関わると、情報共有やコミュニケーションを円滑に進めることは困難です。

グループウェアには、文書管理機能やコミュニケーションツールなどの情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能が実装されています。そのため、グループウェアは、拠点間の連携が欠かせない製造業の生産性向上や業務効率化に大いに役立ちます。

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製造業でよく見られる課題

製造業は、市場のグローバル化や消費者のニーズの変化など世の中の変化に柔軟に対応し、発展を続けてきました。その一方で、課題も抱えています。ここからは、製造業が現在抱える課題について解説します。

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消費者のニーズの多様化に対応しきれない

昨今ではインターネットでの情報収集が盛んとなり、消費者のニーズは複雑に多様化しています。大量生産するスタイルから変化し、その都度生産業へ求められるものも変化してくるため、対応に頭を抱える企業も少なくありません。

短期間での変化にも対応するため、多くの企業がITツールを導入しDX化を図っていますが、現場の高齢化が進む製造業では思うように刷新できない状況にあります。

情報共有が十分にできていない

製造業が抱える課題としてまず挙げられるのは、情報共有が十分にできていない点です。製造業は本社や支社、工場など複数の拠点を構えており、一つの製品の製造に生産ライン、企画や営業など複数の部署が業務に関わります。

そのため、情報共有が不十分な場合、指示や作業内容が十分に行き渡らず、エラーが起こるリスクも高まります。さらに、指示や作業内容の確認の手間も増えるでしょう。

コミュニケーションに手間がかかる

従来の製造業には、コミュニケーションに手間がかかるという課題もあります。製造業では、現在も電話やメールで業務連絡をしている企業も多いです。しかし、電話で業務連絡をする場合は、相手の都合が悪いと繋がらないこともあります。

また、業務連絡をメールで行う場合は、定型文などの作成に時間がかかり、受け取ってすぐに相手がメールに目を通してくれるとは限りません。このように、電話やメールによるコミュニケーションは手間がかかり非効率です。

ペーパーレス化やITツール導入などDX化への遅滞

ペーパーレス化やITツール導入など、企業のDX化が進んでいない点も、製造業の抱える課題です。製造業の現場で高齢化が進んでいる背景もあり、書類も紙ベースが占め、保管場所の確保や管理に手間がかかるうえに、社外にいる場合は書類が閲覧できません。

ITツールを受け入れにくい土壌も影響し、情報のやり取りが遅延する現場では生産性が下がるだけでなく、目まぐるしく変化する消費者のニーズにも対応が困難です。

製造業の課題解決に役立つグループウェアの機能

製造業には、情報共有が不十分、コミュニケーションに手間がかかる、ペーパーレス化が進んでいないなどの課題があります。しかし、グループウェアは、これらの課題の解決に非常に有効です。ここからは、グループウェアに実装される機能について解説します。

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タスク・スケジュール管理機能

グループウェアには、タスク・スケジュール管理機能が実装されています。製造業は、納期に合わせた進捗管理が必要な業種です。各社員が抱える異なるタスクの進捗状況を把握できない場合は、納期遅延が発生しかねません。

グループウェアは、個人のタスクやスケジュール管理はもちろん、各個人のタスクやスケジュールを全体で共有できます。そのため、社員の情報共有の円滑化に貢献し、管理者も各業務を管理しやすくなります。

コミュニケーション機能

グループウェアのコミュニケーション機能は、情報伝達を効率化する機能です。コミュニケーション機能には、チャットや掲示板、アンケートなどが実装され、複数人とコミュニケーションを取ることができます。

また、部署全体へのメッセージの送信も可能です。コミュニケーション機能を活用することで、メールや口頭では時間のかかる業務連絡も円滑に進められます。

文書管理機能

グループウェアの文書管理機能は、書類をデジタルで管理できる便利な機能です。文書管理機能を使えば、社内の資料や書類をすべて電子化ができるため、社員はPCから必要な書類へすぐにアクセスできるようになり、社員同士の情報共有も円滑になります。

文書管理機能を使い書類や資料を電子化して保存することで、紙代やインク代、書類の保管場所が不要になり、管理の手間やコストも削減できるでしょう。文書管理機能で熟練社員の技術をマニュアル化しておけば、品質の安定化、新人の効率的な教育にも繋がります。

ワークフロー機能

グループウェアのワークフロー機能は、申請から承認までの流れをシステム化できる機能です。ワークフロー機能を利用すれば、稟議書や申請書はシステム内のフォーム上で作成でき、書類の提出や承認もシステム上で完結可能になります。

このため、ワークフロー機能を利用すれば、書類の作成から提出、書類の回覧から押印といった手間を低減でき、業務を大幅に効率化できるでしょう。ワークフロー機能を活用することで、申請から承認までを可視化できるため、業務の透明性も高められます。

製造業におけるグループウェアの選び方

グループウェアを導入する際は、優れた機能を使用して業務の生産性を向上させられるように、ポイントをおさえて製品を選びましょう。ここからは、製造業におけるグループウェアの選び方を解説します。

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操作のしやすさ

グループウェアを選ぶ際は、操作のしやすさを確認しましょう。グループウェアは、各社員がタスク・スケジュール管理機能やコミュニケーション機能などを適切に利用して、効力を発揮するツールです。

製造業では従業員の高齢化も進んでおり、ITリテラシーの低い従業員が多い可能性が考えられます。グループウェアは、ITに詳しくない社員のことも考えて、操作性がシンプルで簡単に扱える製品を選びましょう。

モバイル端末への対応

グループウェアは、モバイル端末に対応している製品を選びましょう。スマホでも使えるマルチデバイス対応のグループウェアなら、社員は社外からでもスマホやタブレットから実装される機能を利用でき、社員同士の情報共有も円滑になるでしょう。

システムの導入形態

グループウェアの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は契約後短期間で利用でき、ランニングコストが安価な点が特徴です。

一方オンプレミス型は、欲しい機能を拡張できるカスタマイズ性の高さを持ち、強固なセキュリティを持つシステムを構築することもできます。グループウェアを導入する際は、クラウド型とオンプレミス型それぞれの特徴を理解して、自社に合った形態を選びましょう。

顧客管理機能の有無

顧客と直接取引をする企業は、顧客管理機能搭載のグループウェアや顧客管理システムと連携可能なグループウェアを選びましょう。グループウェアには、顧客の属性や対応履歴を保存し、顧客情報を共有できる顧客管理機能が搭載される製品もあります。

顧客管理システムと連携できるグループウェアで取引履歴や電話対応、クレーム対応などの顧客に関するリアルタイムの活動情報を共有できると、この情報を元に、顧客に対し適切な提案もできるようになります。

製造業への導入実績

グループウェアを選ぶ際は、製造業への導入実績も確認しましょう。グループウェアの中には、導入事例などが紹介されている製品もあります。ベンダーがホームページで紹介しているグループウェアの導入事例は、システムの選定時や導入時に参考になります。

製造業におすすめのグループウェア3選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際には、自社に必要な機能が実装されているかどうかも確認しましょう。図面や設計変更の通知書などを管理できるドキュメント機能、生産ラインと企画や営業を結ぶコミュニケーション機能などが充実したグループウェアもあります。

グループウェアが、自社の利用人数・規模に対応しているかも確認したいポイントです。クラウド型のグループウェアには、利用できる人数に制限があるタイプも多いため、自社の事業規模に応じた製品を選びましょう。

また、グループウェアのセキュリティ対策にも注目しましょう。グループウェアの利用が原因となって、機密情報が流出する可能性も考えられます。データの暗号化技術や認証機能などが搭載されているセキュリティ対策が万全なグループウェアを選びましょう。

グループウェアが他のツールと連携可能か、セキュリティ対策が十分かどうかという点にも注目しましょう。グループウェアには、勤怠管理システムやチャットシステムなど他のツールと連携できる製品もあります。

グループウェアを使用しているときに、トラブルが起こらないとは限りません。ベンダーが行うサポートの範囲と内容、対応時間を確認し、受けられるサポート内容を確認しましょう。

【重要なポイント2つ】

1. 自社に必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. 他ツールと連携できるか
3. サポート体制は十分か

まとめ

製造業には、情報共有が十分ではない、コミュニケーションに手間がかかる、ペーパーレス化が進んでいないなどの課題があります。グループウェアは、この製造業の課題を解決する手段となる有用なツールです。

グループウェアの文書管理機能で文書をデジタル化でき、コミュニケーション機能で業務連絡を行えるため、部署間や拠点間の情報共有を円滑にし、コミュニケーションを容易にします。

また、ワークフロー機能を利用すると、ペーパーレス化も推進できます。タスク・スケジュール管理機能は、各社員のタスクやスケジュールを全体で共有できるため、各業務の管理にも大いに役立つでしょう。
グループウェアは、クラウド型とオンプレミス型のそれぞれの特徴を把握して、必要な機能を備えているか、操作しやすいかなどを確認し、自社に合った製品を選びましょう。